Organisasjon

Strategisk støtte til kommunens virksomhet

Organisasjon består av interne tjenester som skal støtte kommunens virksomhet gjennom å være utviklingsorientert, en aktiv støttespiller og strategisk partner.

Organisasjon forvalter kommunens strategi for ledelse og medarbeiderskap som beskriver hvordan kommunen skal utøve sin rolle som arbeidsgiver. Organisasjon gir lederstøtte til kommunens ledere og ivaretar arbeidsgiverfunksjon for lærlinger. Tjenesteområdet skal være en pådriver til innovative og digitale løsninger, og bistår med digitaliseringskompetanse overfor virksomhetsområdene. Organisasjon leverer IT-tjenester og bistår inn i IT-prosjekter, samt sikrer innsyn i og bruk av kommunens arkiver. Det er Organisasjon som betjener og legger til rette for politisk virksomhet, og har overordnet beredskaps- og HMS ansvar. Tjenesteområdet er i tillegg mange innbyggere sitt første møte med kommunen da servicekontoret veileder innbyggere og er bindeleddet inn til tjenesteområdene.

Organisering av tjenesteområdet

Organisasjon består av virksomhetsområdene: Dokumentsenter, HR, Digitalisering/IT, Servicekontor og Politisk sekretariat. I tillegg ivaretar stabsfunksjoner fagområdene beredskap, HMS, forhandlinger, personvernombud, informasjonssikkerhet og miljøfyrtårn.

Politisk sekretariat
Politisk sekretariat betjener og legger til rette for den politiske virksomheten i Sandnes kommune, og er bindeledd mellom folkevalgte, administrasjon og innbyggere. Det er politisk sekretariat som har sekretærfunksjon for politiske utvalg og er medansvarlig for gjennomføring av valg. Politisk sekretariat har støttefunksjon for ordfører og varaordfører og ivaretar sekretariatfunksjonen for kommunedirektør.

Servicekontoret
Servicekontoret veileder innbyggere innen alle kommunale tjenester. I dialog og ved bistand arbeider servicekontoret med å øke bruken av digitale løsninger. Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon oppsøker servicekontoret for bistand. Servicekontoret er opptatt av et klart språk, bidrar i utvikling av nettsidene, og er tilgjengelige i ulike kanaler; oppmøte, telefon, e-post og Facebook. Kontoret har ansvaret for forhåndsstemmingen ved valg, og funksjon som valgansvarlig er delt mellom servicekontor og politisk sekretariat. Servicekontoret bidrar også aktivt inn i beredskapsarbeidet i kommunen.

Dokumentsenter
Dokumentsenteret har ansvar for kommunens dokumenthåndteringssystem. Innsynsløsninger koblet mot dette systemet gjør deler av kommunens arkiver lett tilgjengelig for innsyn for presse, publikum og tidligere mottakere av kommunale tjenester. Dokumentsenteret har en sentral rolle i å langtidssikre relevant dokumentasjon i øvrige systemer i kommunen. En jobber for å tilgjengeliggjøre arkivene samtidig som personvernet ivaretas. Dokumentsenteret er sentral inn i arbeid med digitalisering og effektivisering av kommunens administrative arbeidsprosesser.

HR
HR gir råd og veiledning overfor ledere i arbeidsgiverspørsmål. Strategi for ledelse og medarbeiderskap setter rammer for kommunens arbeid med å være en attraktiv og foretrukket arbeidsgiver. HR ivaretar arbeidsgiverfunksjonen for kommunens lærlinger, rekrutteringstjeneste for vikarer til barnehager, kompetanseoppbygging for medarbeidere og ledere, samt gir lederstøtte til kommunens ledere.

Digitalisering og IT
Digitalisering og IT har ansvar for utvikling, drift og brukerstøtte for kommunens grunnleggende IT-plattform. Hovedansvaret er å levere en sikker, fleksibel, funksjonell og kosteffektiv IT-plattform. Digitalisering og IT skal gi råd og støtte til virksomhetene i Sandnes kommune når det gjelder utnyttelse, utvikling og bruk av digitale løsninger. Tjenesten ivaretar også drift av grunnleggende IT-infrastruktur inkludert sikkerhet, nettverk, telefoni, samhandling og kontorstøtte.

Stabsfunksjoner:

Beredskap: Sandnes kommune har et generelt beredskapsansvar som innebærer sikkerhet og trygghet for alle innbyggere, kommunens virksomhet, medarbeidere og areal. Situasjonen rundt covid-19 har vist viktigheten av god beredskap både internt i egen organisasjon og overfor innbyggere. Sandnes kommune inngår i ett regionalt samarbeid om beredskap sammen med kommunene Stavanger, Sandnes og Randaberg. Det er etablert en vaktordning for overordnet beredskap.

HMS: HMS har ansvar for å utvikle og forbedre kommunens overordnede HMS-system og skal sørge for at ledere, medarbeidere, AMU og HAMU medlemmer får tilbud om den opplæringen de skal ha for å kunne jobbe systematisk med HMS. Det er et mål for HMS at en skal jobbe risikobasert og være «etterpåklok i forkant». HMS bistår virksomhetene med systemer og kompetanse for å kartlegge og vurdere risiko ved arbeidsmiljøet for så å kunne sette inn gode tiltak. HMS forvalter kommunens avvikssystem, og bistår virksomhetene med oppfølging av tilsyn og avvik. HMS er kommunens kontaktpunkt overfor ekstern bedriftshelsetjeneste.

Informasjonssikkerhet og personvern: Informasjonssikkerhet og personvern handler om sikring av informasjonsverdier med betydning for både offentlig forvaltning, virksomheter, organisasjon og enkeltpersoner. Tilgang til informasjon og informasjonssikring skal ikke være to motstridende interesser. Målet er å sikre informasjon mot misbruk og ivareta innbyggernes personvern. Stillingen som informasjonssikkerhetssjef er frikjøpt 20 prosent til ledelse av faggruppen for informasjonssikkerhet og personvern i Digi Rogaland.

Forhandling: Forhandling koordinerer og gjennomfører lokale forhandlinger for kommunens medarbeidere. Dette innbefatter dialog med ledere og tillitsvalgte, samt ledelse av selve de lokale lønnsforhandlingene. I tillegg fastsettelse av lønn ut over tariff i løpet av året, utarbeidelse av lokale særavtaler og utvikling og gjennomføring av kommunens lønnspolitikk.

Miljøfyrtån: Miljøfyrtårn er en internasjonal sertifiseringsordning som hjelper private og offentlige virksomheter til å drive lønnsomt og miljøvennlig. Miljøfyrtårn bygger på et operativt HMS system. Alle virksomheter i kommunen er planlagt ferdig sertifisert i løpet av 2025.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

For Sandnes kommune betyr det at alle, uavhengig av kjønn, graviditet, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder og andre vesentlige forhold ved en person, opplever likeverd.

Vi skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere

I strategi for ledelse og medarbeiderskap er det satt spesielt søkelys på at Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere, og at en skal arbeide systematisk og strategisk med helse, miljø og sikkerhet. I strategien er det definert klare og tydelige mål slik at kommunen fremstår som en ansvarlig arbeidsgiver som ivaretar likestilling, inkludering og mangfold. Det skal arbeides med å knytte strategien for ledelse og medarbeiderskap sammen med kommunens lederutvikling og opplæring.

Det skal gjennomføres et lederutviklingsprogram i kommunen for ledere som har personalansvar, dette utgjør om lag 350 ledere på ulike nivå i organisasjonen. Det skal gjennomføres en kick-off i november 2022. Modul 1-3 gjennomføres i 2023 og siste modul i 2024. I prosjektet vil en benytte seg av både intern og ekstern kompetanse, og det vil bli stilt krav om forberedelser og etterarbeid knyttet til hver modul. De ulike modulene i lederutviklingsprogrammet er direkte knyttet til verdiene i strategi for ledelse og medarbeiderskap: at våre ledere skal være modige, romslige og sunne. Gode ledere vil bidra til bedre trivsel og arbeidsmiljø som utvikles sammen med ansatte, tillitsvalgte og verneombud.

Det å være en mangfoldig, inkluderende og likestilt arbeidsgiver handler om å gjenspeile det samfunnet vi er en del av. Det skal være et arbeidsliv for alle som kan og vil bidra, og alle medarbeidere skal ha like rettigheter. Sandnes kommune som arbeidsgiver skal fremme likestilling og hindre diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder og andre vesentlige forhold ved en person. Med likestilling menes likeverd, like muligheter og like rettigheter. Likestilling forutsetter tilgjengelighet og tilrettelegging.

I ny kommuneplan 2023-2028 er det  er det tatt inn forslag om at Sandnes kommune skal være en inkluderende, mangfoldig og likestilt arbeidsgiver. Strategi for ledelse og medarbeiderskap følger opp med at vi skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere. Vi skal tenke nytt hver dag. Vi skal samhandle på tvers. Vi skal rekruttere og beholde fremtidens kompetanse.

Aktivitetsplikten (likestillings- og diskrimineringsloven) skal i Sandnes kommune følges opp gjennom kommuneplan, handlings- og økonomiplan og strategi for ledelse og medarbeiderskap. Arbeidet følges opp på kommune felles og i tjenesteområdene med risikovurdering og egen tiltaksplan.

2023-2026:  

• Oppfølging i alle tjenesteområder for å sikre tiltak og oppfølging på alle nivåer.
• Heltidsprosjektet Helse og velferd, med utvidelse av to stillinger innen Organisasjon for å dekke resten av kommunen.
• Oppfølging av sykefravær med søkelys på nærvær og godt arbeidsmiljø for alle medarbeidere.
• Fortsatt deltakelse i prosjektet “Helt med”, som omhandler inkludering av personer med utviklingshemming i det ordinære arbeidslivet.
• Oppfølging av rekrutteringsveileder og inkludering av søkere med minoritetsbakgrunn og funksjonshemming i jobbintervjuer.
• Prosjektet Menn i helse, for å omskolere og rekruttere menn til Helse og velferd.

Vi skal rekruttere, beholde og utvikle fremtidens kompetanse

I Sandnes kommune skal det satses på kunnskapsbygging som gjør kommunen bedre i stand til å møte framtiden. Evnen til å henge med i utviklingen innen ny teknologi, nye samarbeidsformer, nye ledelsesformer og nye næringer vil være helt avgjørende for at Sandnes skal være en attraktiv kommune å bo og jobbe i. Det arbeides for at Sandnes kommune fortsatt skal være en attraktiv og foretrukket arbeidsgiver, dette for å sikre at kommunen rekrutterer og beholder riktig antall medarbeidere med rett kompetanse. Det skal tilrettelegges for fleksibilitet, utvikling og arbeidsglede. Kommunens ledere har et stort ansvar for både å skape gode arbeidsplasser og ha et høyt faglig nivå på tjenestene. Kommunen vil i 2023 tilby lederutvikling og -opplæring som setter lederne i stand til å ivareta dette ansvaret.

I følge vedtatt lønnspolitikk, som ble revidert 2022, skal Sandnes kommune være konkurransedyktige på lønn for å kunne beholde og rekruttere dyktige medarbeidere. For å sikre dette må det være en tett dialog med kommuner i nærområdet. Det konkurreres både med privat næringsliv og offentlige arbeidsplasser og det er rekrutteringsutfordringer i flere av tjenesteområdene.

Målet i Sandnes kommune er å kunne tilby antall lærlingeplasser tilsvarende to prosent per 1 000 innbyggere. Kommunen har et viktig samfunnsansvar for at ungdommer får en læreplass, og dette vil kunne være med på å sikre nyrekruttering på sikt. Lærlingordningen er foreløpig ikke fullfinansiert, og utgiftene dekkes av de virksomheter som bruker lærlinger. Fullfinansiering er vedtatt i handlings- og økonomiplan 2022-2025 og vil skje i perioden 2023-2025.

2023-2026:

• Omdømmebygging blir viktig fremover, og det skal jobbes med hvordan bygge opp Sandnes kommune som en merkevare for å sikre fremtidig rekruttering.
• Stillingsannonser skal gjennomgås for å se på hvordan de kan bli bygget opp på en hensiktsmessig måte.
  
• Ny rekrutteringsveileder skal gjøres kjent og sikre at vi rekrutterer rett kompetanse for fremtiden.