Økonomi

En profesjonell samarbeidspartner og tilrettelegger for effektiv ressursutnyttelse

Økonomiavdelingen er en stabsavdeling som har ansvar for kommunens handlings- og økonomiplan og rapporteringer til politisk nivå. Avdelingen har strategisk ansvar, gir råd og har kompetanse innen fagområdene anskaffelser, lønn, regnskap og økonomi. I tillegg gir avdelingen tjenester internt til kommunens virksomheter innen anskaffelser, regnskap, lønn og økonomistyring. Oppgaver som utføres i økonomiavdelingen følger i stor grad direkte av lover og forskrifter kommunen er pålagt å følge.

Økonomiavdelingen skal legge til rette for bærekraftig ressursutnyttelse i kommunen. Ved å få inn rett kompetanse og styrke arbeidet med å sette gode og adekvate kriterier om klima og miljø i kommunens anskaffelser av varer og tjenester, kan Sandnes i større grad bidra til å oppfylle FNs mål om klima og miljømessig bærekraft.

Gode og brukervennlige systemer, hjelp til selvhjelp, høy kompetanse og effektive arbeidsprosesser skal gi fornøyde brukere av økonomiavdelingen sine tjenester.

Organisering av tjenesteområdet:

Økonomiavdelingen består av Anskaffelser, Budsjett og analyse, Lønn, Regnskap, og Økonomi stab.

Økonomi fagstab
Økonomi fagstab har det strategiske ansvaret for totaløkonomien i Sandnes kommune. Ansvar for finansforvaltning, likviditetsstyring og kraftkontor kommer i tillegg. Avdelingen har også ansvar for sentrale inntekter og utgifter herunder inntektssystemet til kommunesektoren, skatt, rammetilskudd, renter og avdrag og utbytter.

Budsjett og analyse
Budsjett og analyse tilrettelegger og har prosessansvar for handlings- og økonomiplan, perioderapporter og årsrapporten. Analyser, kompetanse og informasjon skal utvikles slik at ressurser kan benyttes mest mulig effektivt i den enkelte virksomhet og på tvers av virksomheter og/eller tjenesteområder.

Avdelingen forvalter kommunens økonomi- og investeringsreglement og skal tilrettelegge, gi råd og samarbeide med de tjenesteytende virksomhetene for å sikre god økonomistyring på virksomhetsnivå. Budsjett og analyse har ansvar for forbedring av systemer, planer, rapportering og rutiner. Målet er at kommunens virksomheter kan ha best mulig oversikt over egen økonomi med bruk av minst mulig, men tilstrekkelig ressurser.

Regnskap
Avdelingen drifter kommunens regnskapssystem​ og har det overordnede ansvaret for at regnskapet er ført i henhold til lover, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk​. Avdelingen har ansvar for å utarbeide interne rutiner og retningslinjer og tilrettelegge slik at virksomhetene kan ha riktig regnskap i henhold til lover og regler. Regnskap utfører transaksjoner og foretar utbetalinger på oppdrag fra virksomhetene.

Avdelingen har også ansvar for å sende ut faktura for kommunens tjenester​ og innfordre krav​ og har ansvar for kommunens hovedbankavtale.

Regnskapsavdelingen avlegger regnskapet for Sandnes kommune med tilhørende selskaper, og det rapporteres inn jamfør KOSTRA forskriften og innlevering av merverdiavgiftsoppgaver.

Lønn
Lønningsavdelingen utfører lønnsutbetalinger og krever refusjoner fra NAV på oppdrag fra virksomhetene.      

Kommunens lønningsavdeling skal tilrettelegge for at virksomhetene kan ha god kontroll på lønnsutbetalingene og refusjoner. Etablering og utvikling av effektive løsninger og rutiner er sentralt.

Lønn forvalter lover, regler og rutiner innen lønnsfeltet og er rapporteringsansvarlig for a-meldingen. Kommunens virksomheter kan kontakte lønn for å få rådgivning om feriepenger, foreldrepenger, og refusjoner fra NAV.                                                     

Lønn gir og støtte og support vedrørende reiseregningssystem og personalmeldinger.

Anskaffelser
Anskaffelser skal sørge for at anskaffelsesprosessen gjennomføres i tråd med lov og forskrift om offentlig anskaffelser. Enheten er eier av anskaffelsesprosessen​ og ansvarlig for å iverksette oppstart av anskaffelsesprosess i samarbeid med virksomheten​e. Anskaffelser har og ansvar for at prosessen planlegges og gjennomføres på en formålstjenlig og kostnadseffektiv måte i henhold til rammebetingelser​. Anskaffelser utarbeider maler og gir råd til andre enheter i kommunen og politisk ledelse​. Avdelingen forvalter og drifter kommunens rammeavtaler samt konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV)​ og e-handel.

I 2023 vil rutiner for kontraktsoppfølging bli utarbeidet.

Omstilling

Arbeidet med å beskrive rolle, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver (RAMKO) i alle virksomhetene i økonomiavdelingen ferdigstilles i 2022. Målet med arbeidet har vært å tydeliggjøre og stadfeste eller revurdere hvilke oppgaver som bør gjøres sentralt av virksomhetene i økonomiavdelingen og hvilke oppgaver som bør gjøres av virksomhetene i kommunens tjenesteområder eller av andre sentrale virksomheter. Arbeidet har synliggjort oppgaver som kan fases ut, effektiviseres eller digitaliseres.

Et brukerutvalg bestående av en virksomhetsleder fra hvert tjenesteområde har gitt innspill til arbeidet og oppgavefordelingen. Det vil bli igangsatt tiltak som tydeliggjøring av oppgaver og ansvar for virksomhetslederne, forbedring av informasjon om kontaktperson, oppdatering av rutiner og veiledninger, og forbedring av skjema. Bedre sammenheng med rutinene for de ulike interne tjenestene og mer forutsigbarhet ved utarbeidelse av felles årshjul og månedshjul vil også bli vurdert. I tillegg må rutiner ved organisasjonsendringer tydeliggjøres.

Det er mangel på prosjektlederkompetanse i Sandnes kommune, noe som kommer fram i de større anskaffelsesprosessene. I anskaffelsesprosesser er det og utfordringer med å få synliggjort alle kostnader og ressursbehovet til drift- og forvaltningsfasen. Hvordan det juridiske skal følges opp i kontraktsfasen er også en stor utfordring.

Regnskap har siden 2019 hatt en prosjektstilling som har vært dedikert til digitaliseringsarbeid og som skal bidra til at prosesser automatiseres, ny teknologi tas i bruk og at nye datamoduler benyttes.  Arbeidet med digitalisering og RAMKO har ført til forbedringer og muliggjort at to stillingsressurser er overført til lønnsavdelingen.

Det er i 2022 påbegynt prosess med at økonomiavdelingens datasystemer skal gå fra lokalt installert til skybasert løsning. Prosessen med å anskaffe nytt ERP system er svært omfattende og krevende. Det vil bli vurdert om prosessen må skyves ut i tid både grunnet mangel på ressurser internt og som følge av få valgmuligheter i markedet. Nyutvikling vil mest sannsynligvis skje i skybaserte løsninger.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Sammensetningen av medarbeidere i avdelingen bør gjenspeile samfunnets mangfold. Medarbeidere i Økonomi skal ha tilstrekkelig kompetanse og utøve sine oppgaver med faglig integritet.

Ved anskaffelser skal mulighetene for å reservere kontrakter for virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer vurderes. Det skal legges til rette for nødvendig opplæring og kompetanseheving. I tillegg må kommunens ordninger i større grad bidra til stabilitet og vedlikehold av kompetanse.

Forbedring og forenkling av språk og informasjonskanaler er viktig for at innbyggerne forstår faktura, purringer og innfordringstiltak.

Mål 2: Sandnes skal være en attraktiv kommune

En seriøs og profesjonell kontraktspartner, god økonomistyring og effektiv ressursutnyttelse gir kommunen godt omdømme.

Riktig kompetanse på rett plass, og mulighet for kompetanseutvikling i tråd med behov og endringer i samfunnet og organisasjonen er viktig. Det er viktig å henge med på utvikling innen fag og teknologi og være positiv og ta i bruk nye teknologiske nyvinninger.

Mål for den interne tjenesteytelsen er at

• virksomhetsledere skal bruke minst mulig, men tilstrekkelig med tid for å ha god kontroll på egen økonomi
• virksomhetsledere skal få bistand til innovasjon og utvikling i forbindelse med anskaffelser av varer og tjenester
• virksomhetsledere skal få bistand til å stille gode miljø- og klimakrav i anskaffelser av varer og tjenester
• rolle, ansvar, myndighet og oppgaver for økonomiavdelingen og for virksomhetene i tjenesteområdene er tydelig definert og kommunisert

Anskaffelser skal gjennom sine kontrakter og prosesser være seriøse og profesjonelle. Leverandører og næringsliv skal oppleve Sandnes kommune som en ryddig kontraktspart som etterlever de grunnleggende prinsipper om likebehandling, forutsigbarhet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Sandnes kommune skal jobbe for standardiserte kontrakter i regionen slik at næringslivet kan være trygge på prosessene og vilkårene som legges til grunn når de interagerer med kommunen. Sandnes kommune skal være samarbeidsvillige, krevende, men løsningsorienterte i møte med leverandører.

Innovasjon, støtte og systemutvikling

I takt med omstilling og digitalisering er det viktig å være tydelig på hvilke servicenivå kommunens innbyggere og interne virksomheter kan forvente å få. Dette gjelder spesielt i forhold til telefonhenvendelser og personlig kontakt med saksbehandlere. Gode selvbetjeningsløsninger og systemer for innbyggere og virksomheter vil legge bedre til rette for at de kan finne informasjon og utføre oppgaver selv.

Ambisjonene for selvbetjening gjelder også for tjenester til egne virksomheter. Dette gjelder blant annet økonomistyring, fakturaer, innfordringstiltak og konkurransegrunnlag i forbindelse med anskaffelser. Personlig veiledning og kontakt bør forbeholdes saker av mer kompleks karakter.

Arbeidet for mer effektive prosesser knyttet til inntektsbasert fakturering (innbyggere skal slippe å levere opplysninger inn) og at regnskapsavdelingen gir god informasjon om grunnlaget for fakturering videreføres.

Virksomhetene i økonomi gir støttetjenester til kommunens virksomheter og ledere. Ved gode interne rutiner og tydelig definerte roller, myndighet og arbeidsfordeling, fremmes Sandnes kommune som en attraktiv arbeidsplass. Det er mange lover, forskrifter og interne regler og rutiner som forvaltes og ivaretas av økonomiavdelingen. Medarbeidere i økonomiavdelingen skal i samarbeid med virksomhetene påse at lover, forskrifter og interne regler og rutiner overholdes.

Innkjøperne skal ha enkelt tilgjengelige og oppdaterte veiledere, maler og verktøy til bruk i virksomhetens anskaffelsesprosesser i konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Alle nyansatte ledere skal få informasjon om hvordan anskaffelser skal gjennomføres. Dette skaper trygghet i forhold til at regelverk blir fulgt og at deres behov blir ivaretatt.

Innkjøpsavdelingen skal tilby differensierte og målrettede kompetansehevingstiltak rettet mot ulike roller og områder. Dette gjelder både internt i avdelingen og eksternt mot andre enheter.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Økonomiavdelingen skal med sitt arbeid bidra til at

• tilgjengelige ressurser kan benyttes og forvaltes på en god og effektiv måte til beste for nåværende og fremtidige generasjoner
• verdiskapningen i samfunnet fremmes
• miljømessig bærekraft fremmes
• tjenester, utvikling og løsninger tilfredsstiller dagens behov uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter for å tilfredsstille sine behov
• mål for økonomisk handleevne over tid blir vedtatt og oppfylt

Effektiv ressursbruk og økonomisk bærekraft

Økonomiavdelingen skal gi god støtte til Sandnes kommune sine virksomheter slik at de kan bruke sine ressurser på å levere på dette målet. Gode og lite ressurskrevende rutiner og systemer vil igjen bidra til dette. Det kan eksempelvis være gode veiledninger, god støtte til effektiv utnyttelse av regnskapssystemet, prekontering og effektivisering av fakturaflyten. Økonomiavdelingen arbeider med å anskaffe et nytt virksomhetsstyringsverktøy som blant annet skal effektivisere handlings- og økonomiplanprosessen og de lovpålagte rapporteringene som perioderapport og årsrapport.

Det jobbes videre med å vurdere om det skal settes krav til klima- og miljømessig bærekraft i kommunens finansplasseringer i takt med utviklingen på området.

EUs taksonomi er et nytt regelverk som er laget for å definere bærekraftige økonomiske aktiviteter. For å kunne defineres som bærekraftig, må en økonomisk aktivitet bidra vesentlig til ett av målene om å

• begrense klimaendringene
• tilpasning til klimaendringene
• beskytte vann og marine ressurser
• sirkulær økonomi
• hindre forurensing
• beskytte og gjenopprette biologisk mangfold og økosystemer

I praksis vil dette regelverket for eksempel berøre kommuner som låntakere. Prosjekter som tilfredsstiller «grønne» kriterier vil kunne gi lavere lånekostnad. Men Innføring av taksonomi vil innebære strengere dokumentasjonskrav enn dagens regelverk ved opptak av grønne lån.

For å sikre bærekraftig økonomisk utvikling utover de fire årene kommunene er pålagt å sette opp inntekter og utgifter for, er det lagt vekt på å synliggjøre investeringsbehovet de neste 10 årene. Oppgaven videre er å lage prognoser for det samlede inntekts- og utgiftsnivået i drift.

Klima- og miljøvennlige innkjøp

Anskaffelsene til kommunen skal redusere miljøbelastningen, påvirke arbeidsforhold og sikre like konkurransevilkår og fremtidig konkurransekraft for næringslivet. Samfunnsansvarlige anskaffelser skal bidra til å sikre godt omdømme og tillit til offentlig anskaffelsesvirksomhet. Etablert metodikk og rutiner for krav og kriterier når det gjelder miljøansvar skal følges. Det skal stilles krav i kontrakter som sikrer seriøsitet og motvirker sosial dumping og forhindrer arbeidskriminalitet.

Sandnes kommune skal gjennom sine anskaffelser bidra til bedre behovsdekning og økt innovasjonsevne. Behov skal vurderes åpent og defineres basert på en grundig og bred involvering av alle interessenter, både fagpersoner og brukere.

Anskaffelser vil øke og legge til rette for involvering og samspill mellom interessenter i forkant av en anskaffelsesprosess for å utfordre og stimulere til nytenkning både internt og i leverandørmarkedet. Dette vil bidra til å øke forståelsen, kompetansen og kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser i kommunen og næringslivet.

Kommunen som organisasjon anskaffer i dag varer og tjenester for over kr 1 milliard per år, og klimagassutslippene fra disse anskaffelsene kan i utgangspunktet forventes å være betydelige. Den nye klima‐ og miljøplanen og kommunens anskaffelsesstrategi har målsetninger om at kommunen skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger i et livssyklusperspektiv.

Det jobbes i dag aktivt med å ta miljøhensyn i anskaffelser. Dersom kommunen i større grad skal bidra til å oppfylle mål om miljø- og klimamessig bærekraft, bør det brukes mer ressurser på å videreutvikle kompetanse på området.