Organisasjon

Strategisk støtte til kommunens virksomhet

Organisasjon består i hovedsak av interne tjenester som skal støtte kommunens primærvirksomhet gjennom å være utviklingsorientert, en aktiv støttespiller og strategisk partner.

Organisasjon forvalter kommunens strategi for ledelse og medarbeiderskap som beskriver hvordan kommunen skal utøve sin rolle som arbeidsgiver. Organisasjon gir lederstøtte til kommunens ledere og ivaretar arbeidsgiverfunksjon for lærlinger. Tjenesteområdet skal være en pådriver til innovative og digitale løsninger, og bistår med digitaliseringskompetanse overfor virksomhetsområdene. Organisasjon leverer it-tjenester og bistår inn i it-prosjekter, samt sikrer innsyn i og bruk av kommunens arkiver. Det er Organisasjon som betjener og legger til rette for den politiske virksomheten, og har overordnet beredskaps- og HMS ansvar. Tjenesteområdet kan i tillegg være mange innbyggere sitt første møte med kommunen da servicekontoret veileder innbyggere og er bindeleddet inn til tjenesteområdene. 

Organisering av tjenesteområdet:

Organisasjon består av virksomhetsområdene: Dokumentsenter, HR/ HMS, Digitalisering/ IT, Servicekontor og Politisk sekretariat. I tillegg ivaretar stabsfunksjoner fagområdene beredskap, forhandlinger, personvernombud, informasjonssikkerhet og miljøfyrtårn.

Litt mer forklaring på områder under: 

Politisk sekretariat
Politisk sekretariat betjener og legger til rette for den politiske virksomheten i Sandnes kommune, og er bindeledd mellom folkevalgte, administrasjon og innbyggere. Det er politisk sekretariat som har sekretærfunksjon for politiske utvalg og er ansvarlige for gjennomføring av valg. Politisk sekretariat er en støttefunksjon for ordfører og varaordfører, og har ansvar for ordførerens arrangementer. Videre ivaretas sekretariatfunksjonen for kommunedirektør.

Servicekontoret
Servicekontoret veileder innbyggere innen alle kommunale tjenester. I dialog og ved bistand arbeider servicekontoret med å øke bruken av digitale løsninger. Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon oppsøker servicekontoret for bistand. Servicekontoret er opptatt av et klart språk, og er tilgjengelige i ulike kanaler; oppmøte, telefon, e-post og Facebook. Kontoret har ansvaret for forhåndsstemmingen ved valg, og funksjon som valgansvarlig er delt mellom servicekontor og politisk sekretariat.

Dokumentsenteret
Dokumentsenteret har ansvar for kommunens dokumenthåndteringssystem. Innsynsløsninger koblet mot dette systemet gjør deler av kommunens arkiver lett tilgjengelig for innsyn for presse, publikum og tidligere mottakere av kommunale tjenester. Dokumentsenteret har en sentral rolle i å langtidssikre relevant dokumentasjon i øvrige systemer i kommunen. En jobber for å tilgjengeliggjøre arkivene samtidig som personvernet ivaretas. Dokumentsenteret er sentralt inn i arbeid med digitalisering og effektivisering av kommunens administrative arbeidsprosesser.

HR/HMS
HR/ HMS-avdelingen gir råd og veiledning overfor ledere i arbeidsgiverspørsmål. Strategi for ledelse og medarbeiderskap setter rammer for kommunens arbeid med å være en attraktiv og foretrukket arbeidsgiver. HR/ HMS ivaretar arbeidsgiverfunksjonen for kommunens lærlinger, rekrutteringstjeneste overfor barnehager, kompetanseoppbygging, revidere/ videreutvikle kommunens overordnede HMS-system og gir lederstøtte til kommunens ledere. HR/HMS-avdelingen er kommunens kontaktpunkt overfor ekstern bedriftshelsetjeneste.

Digitalisering og IT
Digitalisering og IT har ansvar for utvikling, drift og brukerstøtte for kommunens grunnleggende IT-plattform. Hovedansvaret er å levere en sikker, fleksibel, funksjonell og kosteffektiv IT-plattform som kan understøtte digitalisering og effektivisering av kommunens tjenesteleveranser. En skal samtidig være en pådriver for best mulig utnyttelse og bruk av digitale løsninger og teknologi ved videreutvikling og effektivisering av kommunens tjenesteleveranse. Tjenesten ivaretar brukerstøtte, IT-drift, digitalisering og prosjektstøtte/ teknologi rådgivning til virksomhetene.

Stabsfunksjoner:

Beredskap: Sandnes kommune har et generelt beredskapsansvar som innebærer sikkerhet og trygghet for alle innbyggere, kommunens virksomhet, ansatte og areal. Situasjonen rundt covid-19 har vist viktigheten av god beredskap både internt i egen organisasjon og overfor innbyggere. Sandnes kommune inngår i ett regionalt samarbeid om beredskap sammen med kommunene Stavanger, Sandnes og Randaberg.

Informasjonssikkerhet handler om sikring av informasjonsverdier med betydning for både offentlig forvaltning, virksomheter, organisasjon og enkeltpersoner. Tilgang til informasjon og informasjonssikring skal ikke være to motstridende interesser. Målet er å sikre informasjon mot misbruk.

Forhandling: Koordinerer og gjennomfører lokale forhandlinger for kommunens ansatte. Dette innbefatter dialog med ledere og tillitsvalgte, samt ledelse av selve de lokale lønnsforhandlingene. I tillegg fastsettelse av lønn ut over tariff i løpet av året, utarbeidelse av lokale særavtaler og utvikling og gjennomføring av kommunens lønnspolitikk.

Miljøfyrtån er en nasjonal sertifiseringsordning som hjelper private og offentlige virksomheter til å drive lønnsomt og miljøvennlig. Miljøfyrtårn bygger på et operativt HMS system. Alle virksomheter i kommunen er planlagt ferdig sertifisert i løpet av 2023.

Omstilling

Innsparingene for 2020 og 2021 utgjorde totalt kr 8,6 millioner. Det gjenstår varige innsparingstiltak på kr 1,245 millioner fra 2022. 

Fra 01.08.21 er de tidligere virksomhetsområdene «IT drift» og «Digitalisering» samlet til et felles virksomhetsområde “Digitalisering og IT” med en felles leder. Organisasjon har kontinuerlig fokus på å finne hensiktsmessige og effektive måter å organisere tjenesteområdene på og vil fortsette dette arbeidet i kommende planperiode.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

For Sandnes kommune betyr dette at alle - uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsevne og seksuell orientering - opplever likeverd. Strategien for likestilling, inkludering og mangfold skal være en veiviser for kommunen og skal følges opp med tiltak i tjenesteområdene og i virksomhetene. Strategien vil revideres i kommende handlings- og økonomiplanperiode.

I strategi for ledelse og medarbeiderskap er det satt spesielt søkelys på at Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere, og at en skal arbeide systematisk og strategisk med helse, miljø og sikkerhet. I strategien er det definert klare og tydelige mål slik at kommunen fremstår som en ansvarlig arbeidsgiver som ivaretar likestilling, inkludering og mangfold. Det skal arbeides med å knytte strategien for ledelse og medarbeiderskap sammen med kommunens lederutvikling – og opplæring.

Samhandling mellom det offentlige og publikum er i økende grad digital. Sandnes kommune arbeider for å gjøre digitale løsninger til det beste alternativet for kontakten med innbyggerne, og bistå dem som har vanskeligheter med å benytte seg av slike løsninger. Manglende digital kompetanse kan bli en utfordring dersom løsninger som velges blir for krevende å bruke. Løsningene skal være a) enkle og lett forståelige, b) universelt utformet og brukerorientert, c) relevante og d) sammenhengende internt og på tvers av forvaltningsnivå.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

I Sandnes kommune skal det satses på kunnskapsbygging som gjør kommunen bedre i stand til å møte framtiden. Evnen til å henge med i utviklingen innen ny teknologi, nye samarbeidsformer, nye ledelsesformer og nye næringer vil være helt avgjørende for at Sandnes skal være en attraktiv kommune å bo og jobbe i.

God sikkerhetskultur og stabile IT-løsninger er sentralt for at befolkningen og sentrale brukere skal ha tillit til at alle systemer, nettverk og digitale tjenester som driftes av Sandnes kommune er sikre og pålitelige. Organisasjon har ansvar for å øke organisasjonens kompetanse og bevissthet omkring informasjonssikkerhet.

Det er etablert et eget digitaliseringsfond for finansiering av nye digitale løsninger/ systemer som gir realiserbar økonomisk gevinst. Bruk av fondet skal knyttes til kommunens vedtatte digitaliseringsstrategi. Nytt saksbehandlersystem vil bedre kvaliteten på arkivene og sikre god arbeidsflyt og digitalisering av tjenestene. Dette systemet skal etter planen tas i bruk innen sommeren 2022.

Drift av digital medarbeider (RPA) og drift og videreutvikling av skjemakatalog, foreslås finansiert med egne oppsparte midler i 2022, med hhv. kr 250 000 og kr 200 000. Digitale roboter utfører stadig flere rutineoppgaver som forenkler prosesser for ansatte og ledere i Sandnes kommune.  Ny skjemakatalog muliggjør enklere dialog for innbyggere og næringsliv, og forenkler videre saksbehandling og arkivering. Tjenesten er integrert mot sentrale registre og løsninger, blant annet det sentrale folkeregisteret, idPorten og elektronisk signering. Kommunedirektøren vil vurdere behov for tilleggsbevilgning i handlings- og økonomiplan 2023-2026.

Målet i Sandnes kommune er å kunne tilby antall lærlingeplasser tilsvarende 2 prosent per 1.000 innbyggere. Kommunen har et viktig samfunnsansvar for at ungdommer får en læreplass, og dette vil kunne være med på å sikre nyrekruttering på sikt. Lærlingeordningen er foreløpig ikke fullfinansiert, og utgiftene dekkes av de virksomheter som bruker lærlinger. Kommunedirektøren foreslår fullfinansiering av lærlingordningen i løpet av kommende økonomiplanperiode 2022-2025, og på den måten sikre at kommunen kan nå målet om antall læreplasser.

Ved økt digitalisering og effektivisering må informasjonssikkerhetsarbeidet styrkes for å minimalisere uønskede hendelser. I et stadig mer digitalisert samfunn er det behov for å sette søkelyset på sikkerhet, spesielt med hensyn til flere dataangrep.

Sandnes kommune som arbeidsgiver er en av de største virksomhetene i regionen. Kommunen er derfor bevisst på at en gjennom virksomheten innvirker på ytre miljø og klimaendringer. Skal Sandnes kommune kreve at næringslivet og resten av samfunnet gjennomfører ressurskrevende miljøtiltak, må kommunen gå foran som et godt eksempel og samtidig være åpne om hva som gjøres. Sandnes kommune har derfor valgt å bli en del av ordningen Miljøfyrtårn, og har som mål å sertifisere alle kommunens virksomheter innenfor denne ordningen innen 2023.