Økonomi

En profesjonell samarbeidspartner og tilrettelegger for effektiv ressursutnyttelse

Økonomiavdelingen er en stabsavdeling som har ansvar for deler av kommunens strategiske planer og rapporteringer til politisk nivå. I tillegg gir avdelingen tjenester internt til kommunens virksomheter innen anskaffelser, regnskap, lønn og økonomistyring. Oppgaver som utføres i økonomiavdelingen følger i stor grad direkte av lover og forskrifter kommunen er pålagt å følge.

Økonomiavdelingen skal legge til rette for effektiv ressursutnyttelse i kommunen, til beste for nåværende og fremtidige generasjoner. Ved å få inn rett kompetanse og styrke arbeidet med å sette gode og adekvate kriterier om klima og miljø i kommunens anskaffelser av varer og tjenester, kan Sandnes i større grad bidra til å oppfylle FNs mål om klima og miljømessig bærekraft.

Avdelingen skal tilrettelegge for at virksomhetene i Sandnes kommune har god økonomistyring og gjennomfører riktige anskaffelsesprosesser. Avdelingen skal utbetale rett lønn til rett tid og ha ajourført regnskap.

Gode og brukervennlige systemer, hjelp til selvhjelp, høy kompetanse og effektive arbeidsprosesser skal gi fornøyde brukere av økonomiavdelingen sine tjenester.

Organisering av tjenesteområdet:

Økonomiavdelingen består av anskaffelser, budsjett og analyse, lønn, regnskap, og økonomi stab.

Omstilling

Innsparinger utgjør om lag kr 2,3 millioner for økonomiavdelingen fra 2021.

Innsparingskravet er innfridd ved reduksjon av to stillinger i regnskapsavdelingen. I tillegg holdes stillinger vakante ved svangerskapspermisjoner og eventuelle sykemeldinger i hele økonomiavdelingen.

Arbeidet med å beskrive rolle, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver (RAMKO) i alle virksomhetene i økonomiavdelingen pågår og vil fortsette i 2022. Målet med arbeidet er å tydeliggjøre og stadfeste eller revurdere hvilke oppgaver som bør gjøres sentralt av virksomhetene i økonomiavdelingen og hvilke oppgaver som bør gjøres av virksomhetene i kommunens tjenesteområder eller av andre sentrale virksomheter. Arbeidet synliggjør også oppgaver som kan fases ut, effektiviseres eller digitaliseres. Regnskap har siden 2019 hatt en prosjektstilling som har vært dedikert til digitaliseringsarbeid og som skal bidra til at prosesser automatiseres, ny teknologi tas i bruk og at nye datamoduler benyttes.  Som følge av arbeidet med digitalisering og RAMKO gjøres det et forsøk på å holde ytterligere 2,6 faste stillinger på regnskap vakante fra og med våren/sommer 2021, i tillegg til en vakant som følge av permisjon.  

Risikoanalyse ved å holde disse stillingene vakante er gjennomført og omfordeling av oppgaver er utført etter avtale og i samråd med de ansatte. Det er tatt noen strategiske grep som å gå fra forskuddsfakturering (langtidsplasser sykehjem og SFO/Barnehage) til etterskuddsfakturering. Det reduserer behovet for blant annet krediteringer og gir innsparing i form av redusert tidsbruk. Noen oppgaver som gjøres i årsoppgjøret er flyttet til andre tidspunkt. Enkelte oppgaver er også flyttet til andre virksomheter i økonomiavdelingen. I forbindelse med årsoppgjøret i perioden januar-mars, er det er stor belastning på enkeltpersoner i regnskapsavdelingen og det jobbes en del overtid.  Oppgavenes art krever spesiell kompetanse og lar seg vanskelig fordele på flere medarbeidere.

Oppdatering av rutiner og veiledninger til bruk for kommunens virksomheter slik at de blir enklere og lettere tilgjengelig, bør også prioriteres i 2022.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Sammensetningen av medarbeidere i avdelingen bør speile samfunnets mangfold. Medarbeidere i økonomi skal enten ha eller opparbeide seg tilstrekkelig kompetanse og utøve sine oppgaver med faglig integritet.

For å nå målet skal det ved rekruttering være fokus på at ingen skal diskrimineres på grunn av kjønn, alder, etnisk opprinnelse, nedsatt funksjonsevne, religion eller seksuell legning i rekrutteringen av nye ansatte.

Ved anskaffelser skal mulighetene for å reservere kontrakter for virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer vurderes. Det skal legges til rette for nødvendig opplæring og kompetanseheving. I tillegg må kommunens ordninger i større grad bidra til stabilitet og vedlikehold av kompetanse.

Forbedring og forenkling av språk og informasjonskanaler er viktig for i størst mulig grad å sikre at innbyggerne forstår faktura, purringer og innfordringstiltak.

Dersom avdelingen oppnår tilstrekkelig kapasitet, vil det å ta inn personer på arbeidspraksis bidra til inkludering.

Mål 2: Sandnes skal være en attraktiv kommune

En seriøs og profesjonell kontraktspartner, god økonomistyring og effektiv ressursutnyttelse gir kommunen godt omdømme.

Riktig kompetanse på rett plass, og mulighet for kompetanseutvikling i tråd med behov og endringer i samfunnet og organisasjonen er viktig. Det er viktig å henge med på utvikling innen fag og teknologi og være positiv og ta i bruk nye teknologiske nyvinninger.

Mål for den interne tjenesteytelsen er at

• Rolle, ansvar, myndighet og oppgaver for økonomiavdelingen og for virksomhetene i tjenesteområdene er tydelig definert og kommunisert.
• Virksomhetsledere skal bruke minst mulig, men tilstrekkelig med tid for å ha god kontroll på egen økonomi.
• Virksomhetsledere skal få bistand til innovasjon og utvikling i forbindelse med anskaffelser av varer og tjenester.
• Virksomhetsledere skal få bistand til å stille gode miljø- og klimakrav i anskaffelser av varer og tjenester.

Anskaffelser skal gjennom sine kontrakter og prosesser være seriøse og profesjonelle. Leverandører og næringsliv skal oppleve Sandnes kommune som en ryddig kontraktspart som etterlever de grunnleggende prinsipper om likebehandling, forutsigbarhet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Sandnes kommune skal jobbe for standardiserte kontrakter i regionen slik at næringslivet kan være trygge på prosessene og vilkårene som legges til grunn når de interagerer med kommunen. Sandnes kommune skal være samarbeidsvillige, krevende, men løsningsorienterte i møte med leverandører.

Innovasjon, støtte og systemutvikling

I takt med omstilling og digitalisering er det viktig å være tydelig på hvilke servicenivå kommunens innbyggere og interne virksomheter kan forvente å få. Dette gjelder spesielt i forhold til telefonhenvendelser og personlig kontakt med saksbehandlere. Det er mulig å ha gode løsninger og systemer for innbyggere og virksomheter slik at de i enda større grad kan finne informasjon og utføre oppgaver selv. Det må imidlertid være lett å forstå innhold og informasjonen både i løsninger og på det som sendes ut.

Også egne virksomheter har behov for tjenester fra økonomi, og økt digitalisering og omstilling vil også påvirke måten disse tjenestene gis. Dette gjelder blant annet økonomistyring, fakturaer, innfordringstiltak, konkurransegrunnlag i forbindelse med anskaffelser. Det må også være muligheter for personlig veiledning og kontakt for de som ikke finner fram i løsningene, eller der saker er av mer kompleks karakter.

Arbeidet for mer effektive prosesser knyttet til inntektsbasert fakturering (innbyggere skal slippe å levere opplysninger inn) og at regnskapsavdelingen gir god informasjon om grunnlaget for fakturering, vil pågå også i tiden som kommer.

Virksomhetene i økonomi gir støttetjenester til kommunens virksomheter og ledere. Ved gode interne rutiner og tydelig definerte roller, myndighet og arbeidsfordeling, fremmes Sandnes kommune som en attraktiv arbeidsplass. Det er mange lover, forskrifter og interne regler og rutiner som forvaltes og ivaretas av økonomiavdelingen. Medarbeidere i økonomiavdelingen skal i samarbeid med virksomhetene påse at lover, forskrifter og interne regler og rutiner overholdes.

Innkjøperne skal ha enkelt tilgjengelige og oppdaterte veiledere, maler og verktøy til bruk i virksomhetens anskaffelsesprosesser i konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Alle nyansatte ledere skal få informasjon om hvordan anskaffelser skal gjennomføres. Dette skaper trygghet i forhold til at regelverk blir fulgt og at deres behov blir ivaretatt.

Innkjøpsavdelingen skal tilby differensierte og målrettede kompetansehevingstiltak rettet mot ulike roller og områder. Dette gjelder både internt i avdelingen og eksternt mot andre enheter.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Økonomiavdelingen skal med sitt arbeid bidra til at

• tilgjengelige ressurser kan benyttes og forvaltes på en god og effektiv måte til beste for nåværende og fremtidige generasjoner
• verdiskapningen i samfunnet fremmes
• miljømessig bærekraft fremmes
• tjenester, utvikling og løsninger tilfredsstiller dagens behov uten å ødelegge fremtidige generasjoners muligheter for å tilfredsstille sine behov
• mål for økonomisk handleevne over tid blir vedtatt og oppfylt

Effektiv ressursbruk og økonomisk bærekraft

Økonomiavdelingen skal gi god støtte til Sandnes kommune sine virksomheter slik at de kan bruke sine ressurser på å levere på dette målet. Gode og lite ressurskrevende rutiner og systemer vil igjen bidra til dette. Det kan eksempelvis være gode veiledninger, god støtte til effektiv utnyttelse av regnskapssystemet, prekontering og effektivisering av fakturaflyten.

Det bør jobbes videre med å vurdere om det skal settes krav til miljømessig bærekraft i kommunens finansplasseringer i takt med utviklingen på området. I tillegg vil arbeidet med etisk gjennomlysing av finansplasseringene fortsette.

EUs taksonomi er et nytt regelverk som er laget for å definere bærekraftige økonomiske aktiviteter. For å kunne defineres som bærekraftig, må en økonomisk aktivitet bidra vesentlig til ett av målene om å:

• begrense klimaendringene
• tilpasning til klimaendringene
• beskytte vann og marine ressurser
• sirkulær økonomi
• hindre forurensing
• beskytte og gjenopprette biologisk mangfold og økosystemer

I praksis vil dette regelverket for eksempel berøre kommuner som låntakere. Prosjekter som tilfredsstiller «grønne» kriterier vil kunne gi lavere lånekostnad. Men Innføring av taksonomi vil innebære strengere dokumentasjonskrav enn dagens regelverk ved opptak av grønne lån.

Det bør foretas en gjennomgang av og eventuelt revidere målene for økonomisk handleevne. Lånegjelden er nå høyere enn det som er målfestet. Dersom lånegjelden ikke reduseres må netto driftsresultat økes, investeringene reduseres eller annen egenfinansiering av investeringer økes.

For å sikre bærekraftig økonomisk utvikling utover de fire årene kommunene er pålagt å sette opp inntekter og utgifter for, er det lagt vekt på å synliggjøre investeringsbehovet de neste 10 årene. Oppgaven videre er å lage prognoser for det samlede inntekts- og utgiftsnivået i drift.

Klima- og miljøvennlige innkjøp

Anskaffelsene til kommunen skal redusere miljøbelastningen, påvirke arbeidsforhold og sikre like konkurransevilkår og fremtidig konkurransekraft for næringslivet. Samfunnsansvarlige anskaffelser skal bidra til å sikre godt omdømme og tillit til offentlig anskaffelsesvirksomhet. Etablert metodikk og rutiner for krav og kriterier når det gjelder miljøansvar skal følges. Det skal stilles krav i kontrakter som sikrer seriøsitet og motvirker sosial dumping og forhindrer arbeidskriminalitet.

Sandnes kommune skal gjennom sine anskaffelser bidra til bedre behovsdekning og økt innovasjonsevne. Behov skal vurderes åpent og defineres basert på en grundig og bred involvering av alle interessenter, både fagpersoner og brukere.

Anskaffelser vil øke og legge til rette for involvering og samspill mellom interessenter i forkant av en anskaffelsesprosess for å utfordre og stimulere til nytenkning både internt og i leverandørmarkedet. Dette vil bidra til å øke forståelsen, kompetansen og kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser i kommunen og næringslivet.

Kommunen som organisasjon anskaffer i dag varer og tjenester for over kr 1 milliard per år, og klimagassutslippene fra disse anskaffelsene kan i utgangspunktet forventes å være betydelige. Den nye klima‐ og miljøplanen og kommunens anskaffelsesstrategi har målsetninger om at kommunen skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger i et livssyklusperspektiv.

Det jobbes i dag aktivt med å ta miljøhensyn i anskaffelser. Dersom kommunen i større grad skal bidra til å oppfylle mål om miljø- og klimamessig bærekraft, bør det brukes mer ressurser på å videreutvikle kompetanse på området.