Organisasjon

Stillingen som digitaliseringssjef er gjort om fra prosjektstilling til fast stilling.

Digitalisering av arbeidsprosesser er et prioritert område og vil medføre forenkling av arbeidsoppgaver for ledere og nøkkelpersonell på HR området. Dette fører til bedre tjenester og sikrere behandling av data (personopplysninger). Utvikling på området medfører stadig økte kostnader (drift og innvestering) for å få bedre systemer og tilleggsmoduler.

IT kostnader knyttet til nytt intranett dekkes av disposisjonsfond på HR (25701255) i 2019.

Rådmannen ønsker å sette i gang lederopplæring. Kommunen har til sammen 400 ledere på alle nivå; rådmann, direktører/virksomhetsledere og avdelingsledere. I arbeidsgiverstrategien heter det at Sandnes kommune sine ledere skal få frem det beste i sine medarbeidere gjennom sitt lederskap. De skal involvere, utfordre, støtte og stille krav. I perioden 2009 – 2011 hadde kommunen et lederutviklingsprogram med tittel "god og helhetlig ledelse i Sandnes kommune".

Offentlig sektor er i stadig endring. For å møte en fremtid med blant annet stadig høyere grad av digitalisering og et stort fokus på innovasjonsledelse ønsker kommunen å tilby et utviklingsprogram for ledere. Forventninger om mer effektiv ressursbruk, høyere kvalitet i tjenestene og økt gjennomføringsevne, stiller store krav til styring og ledelse av virksomhetene.

Sandnes kommune anerkjenner og vektlegger betydningen av godt lederskap i alle ledd. Kommunen tilbyr per i dag en Lederskole bestående av 5 enkeltsamlinger. Målgruppen er nye ledere. Det er sentrale føringer som belyser viktigheten av satsing på nytenkning, utvikling og innovasjon i kommune Norge, og innovasjonsaspektet i offentlig sektor er stadig viktigere. På bakgrunn av dette er det viktig at våre ledere blir rustet med gode verktøy for utøvelse av godt lederskap. Lederne skal i samspill med medarbeiderne bidra til verdiskapning, ønskede utviklings­prosesser og at kommunens mål nås. Målgruppen for programmet skal være kommunens samlede ledelse.

Rådmannen tilrår derfor at det bevilges kr 1 million til utvikling og gjennomføring av et slikt lederutviklingsprogram i 2019.

Finansieres av fond på kommune felles.

Alle legevakter i landet er nå knyttet til helsenødnett, en statlig sambandsløsning for leger, legevakter og sykehus. Det er Helsedirektoratet som er ansvarlig for sambandet. Dette medfører merutgifter i årlig drift for Sandnes legevakt. Det er ikke avsatt midler til å dekke disse utgiftene i driftsbudsjettet. Rådmannen tilrår å bevilge midler til å dekke disse ekstra kostnadene.

Det ble lagt til kr 500 000 i kursmidler til helsenødnett i 2017 og 2018 basisbudsjett. Av disse er nå kr 70 000 overført kursbudsjett på legevakten og kr 430 000 skal brukes til inndekning av årlig kostnad på kr 1,3 millioner. Rådmannen tilrår at tiltaket fullfinansieres med kr 870 000.

Økt digitalisering har som hovedmål å øke fleksibiliteten og mobiliteten hos ansatte slik at de kan gi raskere og bedre tjenester til innbyggerne i Sandnes kommune. For å sikre tilgang til kommunens skybaserte tjenester kreves det en oppgradering og økning av dagens lisensordning som gir tilgang til de forskjellige tjenestene og fagsystemene som GAT, Outlook, Pulsen i skyen med flere. Dette er lisenskostnader knyttet til første steg på veien for Pulsen i skyen. Tilgjengelig for alle ansatte og på alle typer enheter som mobil, nettbrett, bærbare computere og lignende. Det er lisenskostnaden for grunnpakken for Office 365. Dersom alle skal ha fullversjon er det et  større beløp som må legges til grunn.

Målsetting: Alle skal få tilgang til skytjenester (eksempel nye Pulsen) enten fra jobb PC eller fra mobile enheter som mobil eller nettbrett.

Sandnes kommune har, per i dag, flere av nevnte lisenser. Forslag i økonomiplanen gjelder økningen i antall lisenser, dette for at alle ansatte skal få tilnærmet likt tilbud, uavhengig av stilling.

Da må ansatte ha en av tre typer Microsoft lisenser:

Starter med å gi ansatte innen helse, renhold en online versjon i første omgang. Deretter vil en se på bruksmønsteret og vurdere behovet for å gå over til en fullversjon. Bakgrunn for foreslått valg av type lisenser er en vurdering at det er mer kosteffektivt og å gå fra «lav kostnad» til «høyere kostnad» enn motsatt.

Ved planlagt innføring av Chromebook i alle Sandnes skolene, var det nødvendig å installere egne internettlinjer på skolene samt øke kommunens sentrale internettlinje. Gjestenett til politikerne er også inkludert her, men ikke for alle innbyggere (det er et større stykke arbeid å utrede). Helårsvirkningen for denne oppgraderingen er betydelig. Se bsak 40/18

Rådmannen tilrår at IT får tilført midler fra 2019.

Ønske og krav om økt digitalisering, flere skybaserte tjenester samt økning av trafikk i kommunens nettverk viser et sterkt behov for å styrke IT enheten med tyngre kompetanse og flere ressurser. IT klarer i dag ikke å levere tilfredsstillende tjenester til fagområdene i kommunen.

Konsekvens ved lav IT bemanning er at IT ikke klarer å fange opp «varsler» i forkant. I dag jobber IT mest reaktivt og det kan ofte ta lang tid å løse et problem. Dette går også utover den digitale sikkerheten ved at det ikke er ressurser nok til å følge opp trusler overfor nettverket. IT blir mer og mer sårbare etterhvert som økt digitalisering trer i kraft. Rådmannen tilrår styrkning av IT avdelingen med 2 nye stillinger.

Det er vedtatt at hustrykkeriet skal legges ned ved flytting til nytt rådhus. De to stillingshjemlene, datautstyr, lisenser og forbruksvarer for produksjon av ID-kort flyttes over fra hustrykkeriet (ansvar 1530) til politisk sekretariat (ansvar 1016). Det er i 2. perioderapport 2018 foreslått at dette gjøres fra og med 01.01.2019.

Årsbudsjett for lønn hustrykkeriet er per i dag kr 1,1 million. Andre driftsutgifter må også overføres til politisk sekretariat når disse budsjettene slås sammen. Da lønn og andre utgifter på hustrykkeriet er blitt dekket inn ved salg av trykkeritjenester, så vil dette fra 2019 bli en ekstrautgift som må dekkes inn. Maskinene i dagens trykkeri leies, så det vil ikke bli inntekter for salg av utstyr. Avtalene for leie av maskiner er sagt opp per 01.12.2018. Rådmannen tilrår å dekke tapte trykkeriutgifter.

Organisasjonen v/IT og servicekontoret har behov for innleid kompetanse innen telefoni. Kommunen har i dag ikke nødvendig kompetanse og kapasitet til å få et velfungerende telefonisystem på plass. Det er ulike software som skal samhandle, Trio, Pulsen, AD, Skype og i nytt rådhus er det bestemt at alle ansatte skal ha mobiltelefoner. Dette krever tillegg av et ekstra program, Mobilt bedriftsnett. Alt dette skal samhandle og det er ulike systemeiere. Estimert tidsbruk for konsulent er 1/2 år. Det har vært uløste utfordringer siden innføring av Skype og ny Trio i 2016.

Økt fleksibilitet og mobilitet samt digitalisering i nytt rådhus medfører økte kostnader til oppkoblingspunkt. Alle trådløse aksesspunkter i kommunens bygg må også ha vedlikehold fra leverandør (pålagt av produsent). Bevilgningen omhandler driftskostnader og vedlikehold av aksesspunkter. Rådmannen tilrår at IT kommune felles får tilført midler til å dekke denne kostnaden.

Det er en betydelig jobb med å forvalte 12000 Chromebook. Oppdragsmengden ble betydelig underestimert. I etterkant ser en at det er en god del arbeid og at det er nødvendig med en heltidsstilling til å forvalte Chromebook og det som følger med løsningen av Google suite.

Det er innført ny løsning for identitet- og tilgangsstyring (IDM) for å forvalte alle kommunens 18,000 brukere i nettverket som inneholder alle data systemene. (medarbeidere, elever og andre brukere). Det er en tidkrevende jobb og viktig med kontinuerlig fokus på drift og videreutvikling av løsningen slik at en kan ta ut gevinster. Dette vil også øke sikkerheten i kommunens nettverk

På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer fant rådmannen det nødvendig å innarbeide nye innsparinger i økonomiplan 2018-2021, driftstiltak O2, på kr 490 000 i 2019, økende til kr 980 000 fra 2020. Innsparing fra 2019 planlegges løst ved å digitalisere ansettelseskontrakter. Ved å digitalisere prosessen rundt ansettelseskontrakter etableres det løsninger for eSignering, svar inn og eDialog, som også kan benyttes til andre typer løsninger som krever signering. Det bør også vurderes om Public 360 kan brukes til å automatisere saksgang ved å ta i bruk robotteknologi og fjerne prosesser og løsninger som da er overflødige. Videre effektivisering vil gjøre det mulig å ta innsparingene i 2020 ved hjelp av robotteknologi.

Det er økt med en 10 % stilling basert på antall ansatte.