Økonomi

I tråd med digitaliseringsstrategien i Sandnes kommune legges det opp til flere programvareoppgraderinger.

En ny distribusjonsmodul gjør det mulig å bruke alle digitale distribusjonskanaler for utgående faktura som eFaktura, Vipps, Digital postkasse (via Difi) og ekstern print.

En meldingssentral for EHF (elektroniske faktura) i faktureringsmodellen, gjør at det kan sendes EHF til næringskunder som er registrert for dette automatisk.

En annen løsning gir innbyggerne innsyn i faktura som kommunen har utstedt. Her er det flere funksjoner deriblant mulighet til å søke om betalingsutsettelse, som kan innvilges automatisk etter forhåndsdefinerte vilkår. Med dette forventes det at antall henvendelser til avdelingene som har utstedt fakturaene reduseres.

Selvbetjeningsløsning for skyldnere (Infocenter Debitor) er etablert, men implementering gjenstår.

Remitteringsprosedyren kan også automatiseres, noe som både gir spart tid og sannsynligvis bedre kvalitet.

Totale kostnadsoversikter:

Oppgradering av programvare finansieres av disposisjonsfond på området i 2019.

Etterslep på budsjettmidler til lisenser/vedlikehold av dataprogrammer. Dette skyldes kjøp av nye moduler som det har vært behov for å anskaffe for å effektivisere og levere kvalitet samt årlige indeksregulering av priser som ikke er kompensert. Årlig driftskostnad kr. 330 000.

Økte lisenskostnader finansieres av disposisjonsfond på området i 2019.

For å få fart på digitaliseringsarbeidet i lønn og regnskap er det opprettet en prosjektstilling. Målet er kunne ta i bruk ny teknologi (robotteknologi) og å utnytte og ta i bruk nye datamoduler. Det er behov for å fristille en person i lønn og regnskap til å jobbe med digitalisering.

Prosjektstilling digitalisering dekkes av disposisjonsfond på området i 2019.

Rådmannen tilrår at utgiftene til et årsverk til innovasjonsarbeid (driftstiltak Ø2 fra økonomiplan 2018) finansieres ved bruk av disposisjonsfond for skatt (25701145) i de to første årene. Det ble opprettet en stilling i 2018 økonomiplan som er innarbeidet i basisbudsjettet for 2019.

Gevinster ved digitalisering er innarbeidet med kr 230 000 i 2019, økende til kr 460 000 fra 2020. Det er identifisert innsparingsmuligheter i form av spart tid som følge av satsingen på digitalisering i lønn og regnskap. Det vil imidlertid ta noe tid før gevinsten kan hentes ut i form av varig reduksjon i årsverk. I en mellomfase dekkes innsparingskravet ved å holde stillinger midlertidig ledig når det er sykefravær, permisjoner eller annet. Utfordringen framover kan også bli at medarbeidere med rett framtidig kompetanse slutter, mens medarbeidere som har utført oppgaver som digitaliseres, ikke har rett kompetanse for den videre driften av avdelingen. En slik situasjon kan medføre behov for omskolering.