Sandnes kommune - Organisasjon

Nr	Tiltakstekst	2018	2019	2020	2021
O1	Økt tilskudd til interkommunalt arkiv	168	168	168	168
Flere enheter har avlevert arkivmateriale som skal avleveres videre til depot hos Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKA). I tillegg er det store mengder material i kjelleren som er klar til avlevering. Avlevering til IKA sammen med omfattende digitaliseringsarbeid som pågår er vesentlig å få gjort i 2018 før flytting til nytt rådhus. Eierkommunene i Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS har mottatt selskapets budsjettforslag. Tilskuddet fra eierkommunene foreslås økt med 16,9 prosent (kr 1,4 millioner). Hovedårsaken er helårsvirkning av husleien i Arkivets hus og samsvarer med signalene gitt i bsak 142/14. Sandnes kommune er i dag største eier med 24,15 prosent eierandel. Forutsatt godkjenning hos eierne om at Haugesund og fylkeskommunen går inn som nye eiere, vil Sandnes sin eierandel reduseres til om lag 18 prosent. Endelig eierbrøk vil foreligge innen kort tid. Beregnet økning fra 2017 til 2018 i eiertilskuddet for Sandnes er kr 168 300 (totalt kr 1,164 millioner).
O2	Gevinster ved digitalisering		-490	-980	-980
På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer fant rådmannen det nødvendig å innarbeide nye innsparinger i økonomiplan 2017-2020, driftstiltak O10, på kr 490 000 i 2019, økende til kr 980 000 fra 2020. Innsparing fra 2019 planlegges løst ved å digitalisere ansettelseskontrakter. Ved å digitalisere prosessen rundt ansettelseskontrakter etableres det løsninger for eSignering, svar inn og eDialog, som også kan benyttes til andre typer løsninger som krever signering. Det bør også vurderes om Public 360 kan brukes til å automatisere saksgang ved å ta i bruk robotteknologi og fjerne prosesser og løsninger som da er overflødige. Det vil også bli tatt i bruk ChatBot (robot som chatter) for å tilby bedre tjenester til innbyggerne. Videre effektivisering vil gjøre det mulig å ta innsparingene i 2020 ved hjelp av robotteknologi. Rådmannen vil vurdere tiltakene nærmere og komme tilbake med en ytterligere konkretisering i neste års økonomiplan. Les mer om kommunens satsning på digitalisering her.
O3	Prosjektstilling digitaliseringssjef		950	950
Digitialiseringssjefen tiltrådte 1. august, i en midlertidig prosjektstilling til utløpet av 2020, og skal jobbe med digitalisering på et strategisk og utviklingsmessig nivå. I 2018 skal kostnadene til stillingen dekkes ved bruk av eksisterende midler. Det må settes av midler til å dekke kostnader til stillingen i resten av prosjektperioden.
O4	Implementering av ny personvernlov	500
Fra 25. mai 2018 trer ny personvernlov i kraft. Alle private og offentlige virksomheter er pålagt å følge EU sin forordning (Forordningen ble formelt vedtatt i EU-institusjonene den 14. april 2016). Det må settes av midler til å digitalisere prosesser for å ha bedre oversikt over de personopplysninger som kommunen til enhver tid forvalter. Det er også nødvendig med opplæring i hele organisasjonen.
O5	Implementering av ny personvernlov - finansieres ved bruk av disposisjonsfond	-500
Rådmannen tilrår at utgiftene til implementering av ny personvernlov (driftstiltak O4) finansieres ved bruk av kr 382 000 fra disposisjonsfond for organisasjon felles (25701208) og kr 118 000 fra disposisjonsfond for kompetansetjenester (25701137).
O6	Arkiv-digitalisering av personalarkivet	800
I forbindelse med flytting til nytt rådhus er det behov for å digitalisere den delen av personalarkivet som kun er på papir. Dette dreier seg om 40 hyllemeter med personalmapper på ansatte som jobber i kommunen. Innholdet i personalarkivet som er fra etter mars 2013, da kommunen tok i bruk Public 360, er digitalt. Alt før denne tiden er på papir og er sentralisert på rådhuset. Ved å digitalisere innholdet fra før mars 2013 blir hele personalmappen til den ansatte digital og dermed tilgjengelig for leder. Videre kan papirmappene arkiveres i depot utenfor rådhuset.
O7	Arkiv-digitalisering av personalarkivet - finansieres ved bruk av disposisjonsfond	-800
Rådmannen tilrår at utgiftene til arkiv-digitalisering (driftstiltak O6) finansieres i sin helhet ved bruk av disposisjonsfond for personal (25701255).
O8	Arkiv-skanning av papirarkiver i forbindelse med flytting til nytt rådhus	300
Flere enheter har papirarkiver som er i daglig bruk. Disse er det ikke satt av plass til i nytt rådhus. For at saksbehandlere skal kunne ha dem tilgjengelig for oppslag så foreslås det å skanne disse inn i et system for oppslag.
O9	Arkiv-skanning av papirarkiver i forbindelse med flytting til nytt rådhus - finansieres ved bruk av disposisjonsfond	-300
Rådmannen tilrår at utgiftene til arkiv-skanning av papirarkiver i forbindelse med flytting til nytt rådhus (driftstiltak O8) finansieres i sin helhet ved bruk av disposisjonsfond for kompetansetjenester (25701237).
O10	Dokumentsenteret- logistikkkoordinator flytting til nytt rådhus	800
Flytting til nytt rådhus medfører betydelige ryddeoppgaver i kommunens gamle arkiver i kjelleren på rådhuset. Det er to arkivrom i kjelleren som inneholder 700 hyllemeter (tilsvarende om lag 9 000 arkivbokser) med avsluttet arkivmateriale. Det er ikke satt av plass til dette i det nye rådhuset og man håper å kunne avlevere dette til depot hos interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKA) selv om materialet ikke tilfredsstiller krav til at det skal være eldre enn 25 år. Det meste av materialet må gjennomgås for å foreta en arkivbegrensning på dokumenter som det ikke er arkivplikt på. Etter gjennomgang skal alt pakkes i nye bokser og merkes forskriftsmessig for deretter å bli avlevert. Det er en krevende jobb som dokumentsenteret må hente inn ekstrahjelp til, og som også må ha en viss fagkunnskap. Dokumentsenteret har startet en kartlegging av materialet sammen med rådgiver hos IKA. Dette for å få en oversikt over arbeidsmengde og ressursbehov for deretter å kunne planlegge gjennomføringen. Et foreløpig anslag tilsier at det minst vil være behov for ett årsverk til å gjennomføre oppgaven med selve ryddingen i arkivboksene.
O11	Dokumentsenteret- logistikkkoordinator flytting til nytt rådhus - finansieres ved bruk av disposisjonsfond	-800
Rådmannen tilrår at utgiftene til logistikkoordinator flytting til nytt rådhus (driftstiltak O10) finansieres ved bruk av kr 271 000 fra disposisjonsfond for dokumentsenter (25701210) og kr 529 000 fra disposisjonsfond for kompetansetjenester (25701137).
O12	1 årsverk IT rådgiver	350	350	350	350
I første perioderapport 2016 ble det opprettet en stilling til IT finansiert av inntekter fra kommunale foretak. Deler av denne stillingen skyldes økte oppgaver til drift og vedlikehold for Sandnes eiendomsselskap KF, på grunn av den store veksten i foretaket. IT kan ikke fakturere kommunale foretak som får midler fra bykassen uten at økte utgifter i foretaket finansieres av kommunen. På bakgrunn av dette må den delen av stillingen som gjaldt økte oppgaver for eiendomsforetaket finansieres i kommunen, i stedet for fakturering til eiendomsselskapet.
O13	Styring av mobile enheter i kommunens nettverk	150	150	150	150
Sandnes kommune tar i bruk mobile enheter innen skole, mobil omsorg og teknisk. Det er behov for et styringsverktøy for å ivareta sikkerheten på disse plattformene. I den forbindelse må driftsbudsjettet økes.
O14	Psykososialt kriseteam	910	910	910	910
Helse- og omsorgsloven pålegger kommunene å ha et psykososialt kriseteam tilgjengelig ved behov (HOL § 3-2). I Sandnes kommune er det mellom 15 og 30 utkallinger av psykososialt helsepersonell i løpet av året. Dette er oftest akutt hjelp for etterlatte etter selvmord, men også for pårørende til omkomne etter ulykker. Sandnes kommune har per i dag ikke en betalt beredskapsvaktordning for psykososialt kriseteam. Flere kommuner har i dag valgt å prioritere dette. I forhold til bemanning er det om lag 20 personer med helsefaglig bakgrunn, flere psykiatriske sykepleiere. Utfordringene med å få personell til å registrere seg på kontaktlister for aktuelle helger og høytidsdager øker. Det er legevakten som tilkaller psykososialt kriseteam etter behov, og når det er få som vil stå frivillig på listen blir sårbarheten stor. Siden påsken 2016 har Sandnes kommune valgt å betale beredskapsvakt i påskeuken, i fellesferien på sommeren og i romjulen, for å få forutsigbarhet i forhold til den psykososiale beredskapen. Det er behov for betalt beredskap i perioder også framover. Dette tiltaket må lønnsjustertes hvert år framover.
O15	Økt båndbredde	600	600	600	600
Økt fokus på digitalisering i skole og barnehage krever økt båndbredde for å kunne ta i bruk digitale enheter. Dette i tillegg til nybygg, flytting og stor økning av teknisk digitale enheter (nettbrett, PC, mobiltelefoner mm) som kobles opp i kommunens nettverk, gjør at det kreves økning av båndbredde. Ansatte må ha rask respons på fagsystem for en velfungerende hverdag. Fokus på økt digitalisering og veksten i Sandnes kommune viser at datatrafikk øker dramatisk, noe som krever årlige investeringer for å ha kapasiteten på samband for alle ansatte på et akseptabelt nivå. Dette er en driftsoppgave og gjelder kun økt kapasitet fra Lyse.
O16	Ny finansieringsmodell for helsenett	-334	-334	-334	-334
Kommunene betaler en årlig kontingent for å være tilknyttet helsenettet, en sikker digital arena for helsesektoren. For å forenkle betalingen her, er det i Statsbudsjettet foreslått å overføre budsjettmidlene til helsenettet til Helse- og omsorgsdepartementets budsjett i 2018. For Sandnes innebærer det at rammetilskuddet reduseres og at kommunens kostnader på kr 334 000 til helsenettet overtas av Helse- og omsorgsdepartementet.

Sist oppdatert: 14.10.2017