Digitalisering og innovasjon

Digitalisering i Sandnes kommune

Et sentralt utgangspunkt for digitaliseringen av offentlig sektor i Norge er at innbyggerne i stor grad er digitale og forventer at det offentlige tilbyr gode digitale tjenester. Alt ligger således til rette for digitalisering, og spørsmålet er derfor ikke om vi skal digitalisere forvaltningen, men hvor fort vi skal digitalisere, og hva vi skal digitalisere når .

I Sandnes ser vi viktigheten av et regionalt samarbeid for å utnytte ressurser og ha mulighet til å utvikle større prosjekter. Derfor er det tatt initiativ til å samordne arbeidet med digitalisering i flere av kommune ne rundt Sandnes. Deltakelsen i DigiRogaland som samarbeidsarena for implementering og utvikling i digitale løsninger, gjenbruke av teknologi og kompetanse er en viktig for å raskere kunne realisere gevinster ved økt bruk av digitale tjenester.

Ny administrativ organisering og utvikling og digitalisering

Rådmannen har foreslått ny administrativ organisering med nytt direktørområde for utvikling og digitalisering.

For å få til en vellykket og framtidsrettet digitalisering av kommunen, er det nødvendig med overordnet koordinering og tverrsektoriell tenkning. Samarbeid mellom enheter og integrering av kommunale og nasjonale systemer er avgjørende for effektiv deling av data, forenklede løsninger der brukeren opplevelse settes i sentrum.

Økt automatisering, robotisering og kunstig intelligens vil være viktige satsningsområder for å effektivisere driften. Dette vil kreve ny og oppdatert kompetanse for å realisere mulighetene som allerede i dag er tilgjengelige i digitale tjenester. For å realisere gevinster når nye digitale løsninger benyttes er det avgjørende at gamle prosesser som krever manuell og fysisk behandling fjernes og ressurser omdisponeres.

Innflytting i nytt rådhus i 2019 kommer til å kreve endring i arbeidsmetoder og verktøy. Hele organisasjonen må tilpasse seg nye måter å jobbe på, samtidig som gevinsten må være tydelig både for ansatte og innbyggere.

Digitalisering i kommunen som helhet, inkludert de fem foretakene, krever kapasitet og kunnskap hos IT-drift og utvikling og digitalisering, samtidig som digital kompetanse må økes i hele organisasjonen. I dag er ikke kapasiteten og kompetansen god nok til å møte den framtiden vi ser kommer og de raske endringene vi er midt inne i.

Digitaliserings- og innovasjonsfond

Etableringen av digitaliserings- og innovasjonsfondet bidrar til en robust og forutsigbar finansieringsordning for digitaliserings- og innovasjonsprosjekter. Hovedregelen er likevel at digitaliseringsprosjekter og drift av eksisterende og framtidige løsninger er selvfinansiert av tjenesteområdene.

Det er viktig med god politisk styring og forankring. Vurdering og beslutning om gjennomføring av større prosjekt skal politisk forankres før iverksetting. Det rapporteres også til politisk nivå om bruk av fondet i perioderapport og i årsrapport.

Innovasjon

I forbindelse med etablering av Nye Sandnes fra 1. januar 2020 har fellesnemnda vedtatt at det skal utarbeides en ny strategi for digitalisering, smartby og innovasjon.

Sandnes kommune har lenge hatt fokus på innovasjon. I all nyansattopplæring og lederopplæring vektlegges temaet, som også er nevnt i Sandes kommunes arbeidsgiverstrategi. Ansvaret for innovasjon ligger i rådmannens stab ettersom det er en kommuneovergripende oppgave. Det finnes en rekke gode eksempler på innovasjon i Sandnes kommune som blir løftet frem både internt og eksternt, for å bygge forståelse for hva innovasjon er og hvordan det kan bidra til å løse utfordringer. Innovasjon skapes sjeldent alene men i samarbeid med andre, både innbyggere, næringsliv, akademia og sosiale entreprenører.

En rekke prosjekter som har blitt gjennomført i Sandnes kommune de siste årene kjennetegnes av å være såkalte smartby-prosjekter. Dette er prosjekter som bruker teknologi for å løse en utfordring og hvor det samarbeides på tvers av det offentlige, det private og akademia. En sentral del av et smartby-prosjekt er deltakelse fra innbyggere og sosiale entreprenører. Både innovasjonsprosjekter og smartby-prosjekter har behov for digitale løsninger og plattformer, digitalisering blir dermed et verktøy for å skape gode løsninger for og sammen med våre innbyggere.

Den tydelige sammenhengen mellom de tre kommuneovergripende temaene gjør at det er en betydelig gevinst ved å klare å se disse i sammenheng, og å klare å koordinere innsatsen. Det er derfor av stor betydning at strategien omfatter alle de tre aspektene hvor økt innovasjonsevne vil være hensikten med å utvikle strategien.

Strategidokumentet skal legge grunnlaget for utviklingen av våre digitale tjenester og våre smartby-prosjekter i samarbeid med lokale, regionale og nasjonale samarbeidspartnere. Strategien skal være et verktøy for innovasjon som skal gjøre det attraktivt å leve, å besøke, og å drive næring i den nye kommunen.

Prognose

Digitalisering av tjenester og prosesser utvikler seg fort. Sandnes kommune må være offensiv i arbeidet med å tilegne seg kompetanse og ta i bruk nye verktøy.

Flere innbyggere og medarbeidere, høy satsing på digitalisering, større grad av inkludering og mangfold krever effektive arbeidsprosesser og økt fokus på kompetanseutvikling. Målet er å opprettholde høy kvalitet i tjenestetilbudet til innbyggere og brukere.

Teknologi vil erstatte manuelle prosesser i framtiden. Robotteknologi og automasjon vil kunne overta noen av disse prosessene. Dette betyr at menneskelige ressurser på sikt kan blir frigjort til å gjøre andre oppgaver, og vi kan dekke økte og andre behov i befolkningen. Opplæring av medarbeidere for å gi dem kompetanse til å utføre nye oppgaver, blir svært viktig framover. I overgangen mellom eksisterende metoder for oppgaveløsninger og framtidige robotiserte og automatiserte løsninger vil ressursbruken være større og realisering av gevinster kan i noen tilfeller ha lengre perspektiv enn gjeldende økonomiplan.

Få å unngå digitale klasseskiller må teknologien og digitale løsninger være tilgjengelige på flere språk, universelt utformet og brukervennlig, for å sikre at størst mulig del av befolkningen tar i bruk ny teknologi.

Oppvekst skole

Digitalisering er en viktig faktor i grunnskolen i dag. Digitale ferdigheter er en av de 5 grunnleggende ferdigheter i kunnskapsløftet, sammen med leseferdigheter, skriveferdigheter, matematiske ferdigheter og muntlige ferdigheter.

Elever i Sandnesskolen har fått en-til-en dekning på digitale enheter. Tilgangen på digitale verktøy er økende og for å få effektiv bruk av digitale verktøy satses det videre på å bygge kompetanse, videreutvikle og måle resultatene for bruken av digitale læringsressurser.

Digitale investeringer i skolen er kostbare, og det er en stor utfordring at en stadig raskere utvikling gjør at det som er gode løsninger i dag kan være avleggs om få år.

Skole, barnehage og SFO skal innføre nytt oppvekst-administrativt system som gir en felles løsning for kommunikasjon, søknader og saksbehandling. Dette vil forenkle hverdagen for foresatte, med færre verktøy og kanaler for kommunikasjon mot kommunale tjenester, og følger opp arkitekturprinsippene med å sette brukeren i sentrum.

Oppvekst barn og unge

I forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver fra 2017 stilles det krav om at barnehagene skal legge til rette for at barn utforsker, leker, lærer og selv skaper noe gjennom digitale uttrykksformer. Å tilføre digitale verktøy, som barnehagebarn sammen med ansatte kan lære og leke sammen med, vil bidra til at barnehagene i Sandnes oppfyller rammeplan for barnehage og bidrar til at barnehagebarna får digitale ferdigheter. I løpet av 2018 vil barnehagene få oppdatert sitt nettverk. I økonomiplan 2018 er det bevilget i overkant av 3,1 million til dette formål. Hensikten med å oppdatere nettverket er at barnehagen kan ha flere digitale nettverk i bruk samtidig.

Fra høsten 2018 er det planlagt at barnehagen skal ta i bruk digital kommunikasjon med barnets foresatte. Dette krever at barnehagene har digitalt verktøy som de ansatte kan ta i bruk for å få gjennomført arbeidet effektivt og profesjonelt.

Endringer i barnehageloven gir barn med behov for alternativ og supplerende kommunikasjon (ASK) rettigheter i forhold til dette. Pc med touchskjerm er et nyttig verktøy for barn som ikke har et funksjonelt talespråk og som har behov for alternativ og supplerende kommunikasjon. 

Kultur og byutvikling

Virksomhetene innen kultur og byutvikling tar i bruk digitale verktøy i sitt arbeid med mål om forenkling og forbedring av sine tjenester. Fokus ligger på utvikling av systemer som kan forenkle og automatisere deler av saksbehandlingen, samt tilrettelegge for digitale søknadsverktøy tilpasset både innbyggere og næringsliv. Vi har også fokus på at publikum skal ha enkel tilgang til sentrale kartbaser og sakarkiv, enten til bruk i utforming av egne søknader, eller for å få tilgang til pågående saker i eget nabolag. Som et ledd i dette har vi det siste året digitalisert hele det historiske byggesaksarkivet, og tilrettelagt dette for innsyn for publikum.

Vi jobber også med å øke publikums engasjement og deltakelse i planprosesser, og har tatt i bruk flere digitale verktøy for å presentere nye reguleringsplaner og større byggeprosjekt i 3D.

Som en av de større kommunene i landet er vi aktivt med i utviklingen av nye digitale verktøy innenfor fagfeltene plan, byggesak og geodata. Sandnes er pilotkommune for flere utviklingsprosjekter på nasjonalt og regionalt nivå på disse områdene. 

Gjennom systematisk arbeid med gode systemer står vi nå klar til å åpne boksamlingen på Sandnes bibliotek for våre låntakere også utenfor bibliotekets ordinære åpningstider. Meråpent bibliotek er allerede innført på bibliotekfilialen på Høle, og vil bli innført på hovedbiblioteket i løpet av 2018. 

Levekår

Strategi for velferdsteknologi peker på viktige utviklingsområder for digitalisering og teknologisk utvikling for tjenestene i levekår. Det er særlig fokus på digitalisering av kommunikasjon mellom innbyggere og tjenestene. Levekår deltar i to nasjonale prosjekter som skal gi løsninger for digital søknad og kommunikasjon direkte inn i fagsystemene. Det ene prosjektet heter Digisos og omhandler NAV sitt fagsystem. Det andre prosjektet skal gi digitale løsninger for kommunale helsetjenester i levekår og omhandler den elektroniske pasientjournalen Visma Profil. Videre utreder kommunen mulige digitale løsninger for en mer fleksibel avlastningstjeneste, der foresatte enkelt kan bestille opphold på ønsket tidspunkt. Dette vil gjøre tjenesten mer brukertilpasset og frigjøre administrasjonstid.

Sandnes kommune er tatt opp i det nasjonale velferdsteknologiprogrammet i to satsningsområder, for barn/unge med nedsatt funksjonsevne, og for implementering av ny teknologi

Utfordringer ved innføring av digitale løsninger innen levekår:

• Store brukergrupper som ikke fullt kan nyttiggjøre seg standard digitale løsninger, eksempelvis eldre, mennesker med lese- og skrivevansker og mennesker med store funksjonsnedsettelser. Det må derfor være tilgjengelig tilpassede løsninger til disse brukergruppene.
• Digitalisering og velferdsteknologi stiller høye krav til tilgjengelige trådløse nettverk og god datahastighet. Per i dag er trådløse nettverk på institusjoner tiltenkt pårørende og brukere, og kan ikke brukes til å digitalisere tjenestene, uten endringer i nettverket.
• Framtidens velferdsteknologi kommer til å kreve sentraliserte robuste trådløse nettverk med god døgnbasert driftsfunksjon.
• Dagens løsninger er ikke tilfredsstillende når det gjelder administrasjons- og brukergrensesnitt, da det ikke eksisterer integrasjon mellom de fleste av systemene, noe som kan gi unødvendige og kompliserte opplæringsprosesser og pålogginger.
• Holdningsendring og endring i arbeidsmetoder vil kreve systematisk omstillingsarbeid.

Økonomi

Innen økonomi er mulighetene mange for effektivisering og utvikling ved hjelp av digitalisering.

Lønn og regnskap har satt i gang et eget digitaliseringsprosjekt der en ser på rutiner og kartlegger muligheten for å ta i bruk ny teknologi på manuelle rutiner. Effektivisering av rutiner og bruk av automatiserte løsninger frigjør midler til bedre internkontroll og overvåking av prosesser. Det er laget en prioritering over hvilke rutiner som er enkle å gjøre noe med og hvilke som er viktige ut fra volum, men som kan være mer tidkrevende å gjøre noe med.

Innen anskaffelser ser en stor nytte av å ta i bruk digitaliserte prosesser, både for korrekt gjennomføring av innkjøp og gjennomføring av konkurranser i henhold til gjeldende regelverk. Det satses derfor på utvidet bruk av systemer og moduler som innkjøpsanalyse, konkurransegjennomføringsverktøy og e-handel.

Innen budsjett og analyse er elektroniske løsninger og nettversjoner av rapporter under stadig utvikling for å få bedre og enklere kobling til saker som skal til politisk behandling.