Organisasjon

Organisering av tjenesten

Organisasjon består av følgende enheter: politisk sekretariat, dokumentsenter og arkivtjenester, IT, servicekontor, bedriftshelsetjeneste (BHT) og HR som inkluderer rekrutteringstjenesten, fagopplæring og kompetansesenter.

I tillegg har organisasjon en stab som ivaretar følgende fagområder: beredskap, strategisk systemansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS), forhandlinger, informasjonssikkerhet, personvernombud og digitalisering.  

Tilpasning til redusert ramme – omstilling og effektivisering

Gevinstrealisering gjennom økt digitalisering gir tilpasning til redusert ramme.

Ved naturlig avgang vil nyansettelse bli strengt vurdert for å holde tildelt budsjettramme.

På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer er nye innsparinger fra 2019 og 2020 som ble lagt inn i fjorårets økonomiplan videreført. For organisasjon utgjør dette kr 490 000 i 2019, økende til kr 980 000 fra 2020. Tiltaket er beskrevet i O2 i oversikt over driftstiltak.

Overordnet mål for organisasjon:

Yte de beste og mest effektive administrative tjenester til enhver tid.

Viktige styringsparameter er grad innovasjon med digitalisering som verktøy

Sikre grunnleggende ferdigheter blant barn og unge- uavhengig av familiebakgrunn

Innen skole- og barnehageområdene satses det på økt bruk av digitale verktøy. For at de kommunale enhetene skal kunne nå målene sine innen digitalisering er det nødvendig med oppgradering av infrastruktur og samband. Dette danner hele grunnmuren i muligheten for ansatte, elever og barnehagebarn til å jobbe digitalt og ha god trådløs dekning i en til en løsning. Behovene til enhetene utredes og tilrettelegges i samarbeid med IT.

Tilrettelegge for at hele befolkningen aktivt kan delta og bli hørt i lokaldemokratiet

Politisk sekretariat legger til rette for politisk virksomhet og sørger for at møteinnkalling og sakspapirer legges tilgjengelig på nett.

For å gi flest mulig av kommunens stemmeberettigede innbyggere muligheten til å delta i valg, driver valgorganisasjonen oppsøkende virksomhet, til hjemmeboende, bo- og aktivitetssenter og Funkishuset. Servicekontoret tar imot og organiserer forhåndsstemmegivning.

Politisk sekretariat mottar innbyggerforslag og underskriftskampanjer som videreformidles til ordfører og rådmann/direktør. Det aktuelle tjenesteområdet kontrollerer at innbyggerforslaget oppfyller kravene til behandling i bystyret og utarbeider sak eller informerer bystyret om eventuell avvisning av forslaget.

Gi rom for mangfold gjennom åpenhet og respekt for ulikhet

Bystyret vedtok i bsak 98/17 den 19. juni 2017 ny strategi for likestilling, inkludering og mangfold. Her heter det: Strategien skal fremme likeverd, like muligheter og rettigheter, tilgjengelighet og tilrettelegging for alle i Sandnes, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion og livssyn, funksjonsevne og seksuell orientering.

For Sandnes kommune betyr likestilling, inkludering og mangfold at alle, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion og livssyn, funksjonsevne og seksuell orientering opplever likeverd, har like muligheter og rettigheter og opplever tilgjengelighet og tilrettelegging.

Kommuneplan for Sandnes 2015-2030 beskriver følgende overordnede prinsipp for arbeidet med folkehelse, trivsel og miljø:

• Rettferdighet og likebehandling
• Langsiktighet, samarbeid, medvirkning og solidaritet

Strategien for likestilling, inkludering og mangfold skal være en veiviser for organisasjonen slik at vi jobber i samme retning i forhold til disse overordnede prinsippene. Strategien skal følges opp med tiltak i tjenesteområdene og i enhetene.

Gode nettsider og brukerrettet servicekontor som gjør det enkelt for befolkningen å oppsøke informasjon og henvende seg til rette avdeling

Servicekontoret bidrar til at nettsidene til kommunen utvikles i samsvar med brukerens behov. Endringsbehov fanges ofte opp i dialogen med innbyggerne.

Servicekontoret har som mål å være oppdaterte på alle digitale tjenester som tilbys fra tjenesteområdene. Servicekontoret bidrar også med å markedsføre og gi veiledning slik at brukeren blir i stand til å ta i bruk de digitale selvbetjeningsløsninger som til enhver tid er tilgjengelige via kommunens nettsider.

Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon som er digitalt tilgjengelig, kan oppsøke servicekontoret for bistand. Her er det digitale veiledere tilgjengelige. Ved flytting til nytt rådhus vil det tilrettelegges for 6 publikums pc-er i nytt flott servicekontor.

Utnytte nye medieplattformer til å nå ut med informasjon til befolkningen

Servicekontoret svarer på alle henvendelser som kommer til kommunen via Facebook. Det er et mål å gi alle et hurtig svar, i et klart språk.

Digitale løsninger som knyttes til kommunens nettsider understøtter arbeidet med å utvikle digitalt førstevalg mot kommunens målgrupper. Eksempler på dette er Tømming av søppel-app og PDF-app for effektiv lesing av politiske saksdokumenter.

Klart språk i all formidling, hvor tekst og innhold utformes slik at alle kan forstå

Servicekontoret bidrar til å svare alle henvendelser i et klart språk. Her hjelpes også innbyggere med å tolke tekster som er vanskelige å forstå. Veldig mange av dem som henvender seg til servicekontoret er fremmedspråklige som trenger hjelp til å forstå den kommunale organisasjonen og tjenestene som tilbys.

Vektlegge tverrsektorielt samarbeid og informasjonsdeling

Organisasjon jobber kommuneovergripende og skal bidra til ensartede overordnede prosesser, rutiner og retningslinjer for alle tjenesteområdene i Sandnes kommune. Alle enhetene i organisasjon har rådgivingsoppgaver i forhold til hele den kommunale organisasjonen.

• IT skal tilrettelegge for oppdaterte IT-utstyr og systemer for alle kommunens enheter.
• Dokumentsenteret skal gi veiledning og opplæring i bruk av kommunens sak-arkivsystem, Public 360. Skal delta i prosessene omkring anskaffelse, avslutting og oppdatering av alle fagsystemer for å kunne sørge for at bevaringspliktig dokumentasjon i kommunen blir ivaretatt i henhold til gjeldende lover og standarder.
• HR bistår ved ansettelser og tolking av kommunens rolle som arbeidsgiver. I tillegg skal HR legge til rette for opplæring gjennom kompetansesenteret og har videre ansvar for kommunens intranett, Pulsen.
• Fagstab/forhandling skal gjennomføre lønnsforhandlinger med de ansatte, på vegne av rådmannen.
• Organisasjon bidrar med å legge til rette for møteplasser, som for eksempel ledersamlingene Okarina og tar prosjektlederansvar for kommuneovergripende prosjekter, som utrulling av sak- og arkivsystemet Public 360.
• Servicekontoret søker alltid å finne tilpasninger som gjør at innbyggerne ikke blir sendt videre i systemet. Dette betinger at enhetene er villige til å gjøre informasjon tilgjengelig for servicekontoret for å imøtekomme innbyggernes informasjonsbehov. Det er også viktig å involvere servicekontoret i pågående digitaliseringsprosjekter og andre prosjekter som endrer tjenesteleveransen for et stort antall innbyggere. Servicekontoret har som mål å alltid gjøre veien inn til en tjeneste så smidig som mulig.

Prioriteringer 2018-2021

I kommende økonomiplan er det lagt inn følgende investeringstiltak for å videreføre og styrke det tverrsektorielle samarbeidet og informasjonsdeling:

• F13 Oppgradering Public 360
• F26 Public 360 tilleggsmoduler

Utnytte ny teknologi og vektlegge innovasjon

Innovasjon og digitalisering betyr å sette brukernytte og gode tjenester først. Utnytte effekten av ny teknologi og smarte løsninger som bidrar til en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og medarbeidere. Det er i samspillet mellom prosesser, teknologi og organisasjonen at innovasjon skjer.

Sandnes kommune ønsker gjennom digitalisering å fornye, forenkle og forbedre arbeidsprosesser og har som mål å benytte digitale førstevalg for alle arbeidsprosesser. Sandnes har fokus på tjenester som bidrar til å effektivisere og forbedre tjenestene til innbyggerne ved at selvbetjeningsløsninger og elektronisk kommunikasjon er primærkanalen for dialog mellom innbyggerne og kommunen. Prosjekter som gir høye kostnadsgevinster og/eller bedre tjenestetilbud blir prioritert for utvikling og implementering. Målet er at digitaliseringen skal gi innsparinger på sikt ved at kvaliteten på tjenester og samhandling, både internt og eksternt, blir bedre.

For å tilby bedre og mer helthetlige digitale tjenester ønsker rådmannen at det skal være en samlet overordnet satsing på digitalisering, innenfor alle fag- og tjenesteområder. Dette blir en primæroppgavene for nytilsatt prosjektsjef for digitalisering. Prosjektsjef skal ha oversikt og sikre gjenbruk av data, samt sikre at det ikke anskaffes og driftes parallelle løsninger på tvers av områdene. I tråd med økt forventning innen digitalisering har IT foretatt en organisasjonsendring og opprettet et digitaliseringskontor for å bistå områdene i nye og kommende digitaliseringsprosjekt.

Det arbeides nå med implementering og utvikling av følgende prosjekter:

• SvarUt, er en løsning for effektiv utsendelse av utgående post, digitalt og per brev. Løsningen er koblet opp mot kommunens sak/arkivsystem.
• SvarInn, er en løsning som åpner for at digitale meldinger automatisk kan hentes inn til sak/arkivsystemet og arkiveres.
• Ta i bruk nasjonale registre, som folkeregisteret, for å bli mer effektiv. Personvern og informasjonssikkerhet er en integrert del av arbeidet, noe som blir viktigere når ny Personvernforskrift trer i kraft i mai 2018.
• Difis signeringstjeneste gir kommunen en mulighet til å tilby en brukervennlig, sikker og effektiv håndtering av dokumenter som krever signatur fra innbyggere. Dette reduserer behovet for manuell håndtering av utlevering og innhenting av dokumenter som krever signatur.
• Videreutvikling av dokumenthåndteringssystemet, Public 360, som et verktøy som bidrar til å effektivisere kommunikasjonen mellom innbyggerne og kommunen, samt kommunens interne saksbehandlingsprosesser. Det skal blant annet tas i bruk en modul for i større grad å automatisere repetitive oppgaver, som vil kunne omfatte alt fra korrespondanse og beslutningsprosesser til arbeidsflyt. Ved å utnytte denne type teknologi effektiviseres saksbehandlingen, og det frigjøres tid som ansatte kan bruke på andre oppgaver.

Prioriteringer 2018-2021

I kommende økonomiplanperiode er lagt inn følgende nye driftstiltak for videreføring og styrking av fokus på å utnytte ny teknologi og innovasjonsarbeid:

• O3 Prosjektstilling digitaliseringssjef
• O6-O7 Arkiv-digitalisering av personalarkivet, finansieres ved bruk av fond
• O8-O9 Arkiv-skanning av papirarkiver i forbindelse med flytting til nytt rådhus, finansieres ved bruk av fond
• O10-11 Dokumentsenteret – logistikk koordinator flytting til nytt rådhus, finansieres ved bruk av fond
• O12 1 årsverk IT-rådgiver
• O13 Styring av mobile enheter i kommunens nettverk
• O15 Økt bredbåndsbredde

I investeringsbudsjettet er det lagt inn følgende tiltak:

• F12 Digital strategi
• F13 Oppgradering public 360
• F15 Nettverksstruktur i nytt rådhus
• F16 PB med mer utstyr til kontorpulter ved innflytting i nytt rådhus
• F22 Lisenser, IT
• F23 IT – Skype for Business
• F24 ID håndtering
• F25 TEIS, en integrasjonsplatform, finansieres med bruk av fond
• F26 Public 360 tilleggsmoduler, finansieres med bruk av fond

Være en attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking

Sandnes kommune skal være er en attraktiv arbeidsplass som tilrettelegger for fleksibilitet, utvikling og arbeidsglede. HR er ansvarlige for å utarbeide og sørge for oppfølging av kommunens arbeidsgiverstrategi. Arbeidsgiverstrategien skal peke på de innsatsområdene kommunen må være god på for å utvikle organisasjonen og medarbeiderne.

Kommunen ønsker å beholde og rekruttere dyktige medarbeidere. I all hovedsak skal medarbeidere beholdes gjennom faglige gode arbeidsmiljø.

Kommunen skal ikke være lønnsledende, men konkurransedyktig. Sandnes Kommune har fleksible arbeidstidsordninger som gjør arbeidsdagen lettere for den enkelte medarbeider. Dette gjelder primært stillinger som ikke har faste arbeidstidsordninger eller turnus.

Medarbeidere skal få rom til å komme med forslag og forbedringer på en måte som inspirerer til å bidra. Det er også viktig at medarbeidere varsler om faglige utfordringer som ledere kan ta tak i og vurdere nødvendige tiltak.

Bedriftshelsetjeneste bistår med råd og veiledning for å forebygge slik at arbeidsmiljøet preges av faglig og positive opplevelser.

HR, gjennom kompetansesenteret, tilrettelegger og gjennomfører opplæring gjennom et variert kurstilbud som lederkurs, kurs i sak- og arkivsystemet og andre IT-kurs samt fagrelaterte kurs for enhetene.

Arbeidshverdagen for ansatte forenkles ved å tilby flere fagsystem tilgjengelig på mobile/håndholdte enheter, oppdatering av informasjon skjer direkte der og da. Vi skal ta i bruk app på mobile enheter for å få tilgang til kommunens sak/arkivsystem. Dette gjøres ved at E-Worker tas i bruk. Dette øker fleksibiliteten og mobiliteten ved at ansatte ikke lenger vil være avhengig av å være på kontoret med en PC for å få tilgang til eller legge inn dokumenter i sak/arkivsystemet. I første omgang skal det gjennomføres et pilotprosjekt før en større utrulling vurderes.

Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver og en helsefremmende arbeidsplass

Arbeidsmiljølovens §1-1 slår fast at arbeidsmiljøet skal være helsefremmende: "Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon."

Som helsefremmende arbeidsplass fokuserer Sandnes kommune på hvordan en kan organisere arbeidet, skape et arbeidsmiljø og en samværskultur som gir god helse og utvikling for alle ansatte.
En grunnleggende forutsetning for en helsefremmende arbeidsplass er det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet som reduserer risikoen for sykdom og ulykker.

Innen organisasjon har en flere oppgaver knyttet til oppfølging og tilrettelegging av arbeidsmiljøet for kommunens medarbeidere:

• Ansvar for å støtte leder i oppfølgning av medarbeidere (inkluderende arbeidsliv), som er sykemeldte eller står i fare for å bli.
• Ansvar for arbeidsgiverstrategien med tilhørende planer og veiledere.
• Sekretæransvar HAMU og tjenesteområdenes AMU.
• Hovedansvar for kommunens avvik og varslingssystem.
• Ansvar for tilrettelegging og gjennomføring av medarbeiderundersøkelser annet hvert år.
  • HR ha ansvar for å støtte enhetene i oppfølgning av undersøkelsen.

Bedriftshelsetjenesten har nødvendig kompetanse for å imøtekomme og å kunne forebygge fysiske, organisatoriske og psykososiale utfordringene for kommunens ansatte. Bedriftshelsetjenesten bistår arbeidsgiver i spørsmål som har med arbeidsmiljøet å gjøre.

Bedriftshelsetjenesten styrker nå det helsefremmede arbeidet, og HMS arbeidet gjennom en omprioritering av ressurser innen organisasjon.

Beredskap som prioritert tema innenfor fysisk planlegging

De fysiske omgivelsene er vesentlig for livsutfoldelse og oppvekstmiljø, ikke minst robuste løsninger som forebygger konsekvensene av naturpåvirkede hendelser. Det å ha et overordnet blikk på dette i fysisk planlegging er avgjørende for å ivareta sikkerheten til befolkningen.

Beredskapssjefen samarbeider med KUBY/samfunnsplan og Teknisk/VAR for å se nærmere på utfordringene Sandnes har som by. Sentrumsområdet er etablert på delvis utfylte masser og delvis gammel havbunn. Videre er en del av Sandnes bygget på kvikkleiere. I et byutviklingsperspektiv, med tilrettelegging for høyhus og stor grad av fortetting, vil det være vesentlig å fremskaffe mer kunnskap om eksisterende grunnforhold. Slik kunnskap er nødvendig for å kunne vurdere kvalitet på stedlige masser og kunne gi anbefalinger om kompenserende tiltak i forhold til byggetekniske løsninger og eventuelle fysiske tiltak som må til for å kunne ivareta sikkerheten. Dette gjelder både bygningsstruktur, viktig infrastruktur og samferdsel. Historisk er det kjent at å bygge på kvikkleire kan være risikofylt. Samtidig kan man forebygge skader ved å skaffe seg kunnskap om hvordan man skal forhold seg til denne problematikken.

Sandnes kommune har inngått et samarbeid med senter for risikostyring og samfunnssikkerhet ved universitetet i Stavanger. Et PhD-prosjekt med tittel «Klimatilpasninger og sikkerhetsvurderinger av områder med ustabile grunnforhold - Case studie Sandnes kommune». Phd-prosjektet er godkjent med støtte fra Forskningsrådet med oppstart september 2017 og varer 3 år fremover. Prosjektet omfatter kontakt med andre relevante forskningsmiljøer, direktorater og myndigheter og avsluttes med en doktorgradsavhandling.

I kommende kommuneplanperiode vil samarbeidet på tvers av tjenesteområder i Sandnes kommune fortsette, da med særlig fokus på samfunnssikkerhet i arealplanleggingen.

Prioriteringer 2018-2021

I kommende økonomiplanperiode er det lagt inn følgende nytt driftstiltak for å gjennomføre Phd-prosjektet som gjennomføres som et samarbeid mellom Kultur og byutvikling, teknisk og beredskap:

• K1 PhD-prosjekt (stilling)

I tillegg er det, innenfor beredskap, lagt inn nytt driftstiltak for å få på plass beredskapsvaktordning for psykososialt kriseteam:

• O14 Psykososialt kriseteam

Tilrettelegge for lærlingeplasser i kommunen og kreve dette av anbudsbedrifter

Lærlingene yter og gir verdiskapning til kommunen og innbyggere samtidig som de får opplæring på vei mot fagbrevet. Lærlingeordningen er organisert i HR.

I tekstvedtak til økonomiplan 2017-2020 ønsket politikerne å øke antall lærlingeplasser i kommunen. HR har laget opptrappingsplan som øker antallet læringer og planen ble vedtatt i administrasjonsutvalgets sak 1/17 den 27. mars 2017.

Rådmannen legger opp til følgende opptrapping for å nå bystyrets mål om to lærlinger per hver 1000 innbygger i 2019:

2019 150 læreplasser

2018 130 læreplasser

2017 110 læreplasser

2016 90 læreplasser

2015 85 læreplasser

Sandnes kommune har utlyst ledige læreplasser i følgende fag i 2017:

• Helsearbeiderfag
• Barne- og ungdomsarbeiderfag
• Kontor- og administrasjonsfag
• Institusjonskokkfag
• Idrettsanleggsfag
• Anleggsgartnerfag
• IKT servicemedarbeiderfag
• Malerfag
• Vei- og anleggsfag
• Landbruksmaskinmekanikerfag

Legge aktivt til rette for kompetanseheving og jobbkvalifisering

For kommunen er det et mål å ha gode og kvalifiserte arbeidstakere. For at arbeidstakerne skal trives er det viktig at de føler seg faglig kompetente og får faglig utvikling og kompetanseheving. HR tilrettelegger for kurs og opplæringsvirksomhet på tvers i hele organisasjonen gjennom kompetansesenteret samt tilrettelegger for lærlinger og praksisplasser. Ikke alle lærlinger klarer et fult fagbrev, men kan allikevel få et kompetansebevis.

Opplæring tilrettelegges på nye plattformer som for eksempel e-læring på håndholdte enheter. Deling av e-læringskurs med andre kommuner er nyttig og effektivt og sikrer lik praksis i kommunene.

Sikre personopplysninger som Sandnes kommune behandler i henhold til GDPR (General data protection regulation)

GDPR er EUs nye personvernforordning og trer i kraft fra 25. mai 2018. Kravene til å behandle personopplysninger skjerpes ytterligere. Alle virksomheter som behandler personopplysninger om egne ansatte, kunder, brukere eller andre må følge de nye reglene.

Det nye regelverket gir norske og europeiske virksomheter nye plikter og mer ansvar for å ivareta personvern. Samtidig så styrkes rettighetene til dem som får sine personopplysninger registrert.

For kommunens del handler det i korthet om å skaffe seg oversikt over alle systemer som inneholder personopplysninger og sørge for at disse er dokumenterte.  Det skal også dokumenteres hvordan personopplysningene sikres teknisk. Alle behandlinger av personopplysninger må dokumenteres, herunder innsamling, bearbeiding, lagring og eventuell sletting. Også rutiner og prosesser skal dokumenteres. Forordningen innebærer også at det skal gis informasjon til innbyggere, ansatte og øvrige brukere av kommunens tjenester om hvilke opplysninger kommunen behandler, på en måte som alle kan forstå. Det skal også være på plass en beredskapsplan for sikring av personopplysninger i tilfelle katastrofer.

Det må utarbeides et bevarings- og kassasjonsreglement for kommunen, basert på Riksarkivarens reglement/veiledere. Dette skal beskrive hvilke dokumenter og opplysninger som kan kasseres/slettes og hvilke som skal bevares. Eksisterende prosesser og rutiner må gjennomgås og oppdateres slik at de sikrer at personvernet ivaretas i tråd med de nye kravene i personvernforordningen. På de områder hvor det i dag ikke er rutiner, må dette utarbeides.

Organisasjon har ansvar for informasjonssikkerhetsarbeidet i kommunen og ansvar for ordning med personvernombud. Det er et pågående arbeid med å forenkle og digitalisere informasjonssikkerhetsarbeidet.

I kommende økonomiplanperiode er det lagt inn følgende nye driftstiltak for å styrke arbeidet rundt personopplysninger og informasjonssikkerhet:

• O3 Prosjektstilling digitaliseringssjef
• O4-5 Implementering av ny personvernordning, finansieres ved bruk av fond

Være brukerorientert i utviklingen av fremtidens tjenester

I utvikling av nye digitaliseringsløsninger er det helt nødvendig å ha brukerens behov og kunnskapsnivå i fokus. Å lage systemer som ikke er til nytte eller som er for vanskelige for brukerne vil ikke føre til gevinst og effektivitet, verken for brukere eller kommunen.

Nye brukere og nye generasjoner fører til nye behov innenfor tjenestetilbudet. Det kan være en utfordring å tilrettelegge for nytenking samtidig som nåværende brukere fortsatt har behov for og ønske om å beholde etablerte og kjente tjenester.

Det er viktig å satse på digitalisering som forenkler innbyggernes tilgang til tjenester og å legge til rette for selvbetjening og innsynsløsninger som gjør kontakten mellom bruker og tjenestetilbyder enklere og mer effektiv.