Økonomi

Organisering av tjenesten

Økonomiavdelingen består av fagstab økonomi, budsjett og analyse, anskaffelser, Lønn og regnskap og skatt.

Tilpasning til redusert ramme – omstilling og effektivisering

Som følge av kommunens stramme økonomiske rammer er nye innsparinger fra 2019 og 2020 som ble lagt inn i forårets økonomiplan videreført. For økonomi utgjør dette kr 230 000 i 2019, økende til kr 460 000 fra 2020. Tiltaket er beskrevet i driftstiltak Ø1.

Klart språk i all formidling, hvor tekst og innhold utformes slik at alle kan forstå.

I økonomiavdelingen er det stort fokus på bruk av klart og godt språk i all kommunikasjon, både internt i administrasjonene, i saker til politisk behandling og ut mot eksterne brukere.

De fleste av økonomiavdelingens planer, rapporter og strategier publiseres digitalt. Økonomiplan, årsrapport, årsregnskap, innkjøpspolitikk, anskaffelsesstrategi er eksempler på dokumenter som publiseres på internett som elektroniske dokumenter. På kommunens intranett legges informasjon til virksomhetsledere. Når vi skriver for nett legges det blant annet vekt på at overskrifter skal gi mening.  Konklusjoner skrives inn som første del av teksten. Kort og enkel setningsstruktur vektlegges.

Kemnerkontoret bruker mest mulig standardiserte tekster hvor kun nødvendig informasjon framkommer. All lovhenvisning og annen tilleggsinformasjon oppsummeres i slutten av brev i stedet for i selve teksten.

Anskaffelser arbeider kontinuerlig med å utvikle maler, kontrakter og konkurransedokument slik at språket er tilpasset leverandørmarkedet og publikum på en klar og forståelig måte.

Det benyttes standardmaler i systemer for fakturering, innfordring og vederlagsberegning. Dokumentasjon som er nødvendig ved mer kompleks beregninger lages som vedlegg.

Vektlegge tverrsektorielt samarbeid og informasjonsdeling, internt og i samarbeid med andre kommuner

Flere enheter i økonomiavdelingen bidrar med rådgivningstjenester til øvrige enheter. Dette gjelder innenfor fagområdene anskaffelser, lønn, budsjett og regnskap. Det foregår således utstrakt samarbeid i form av rådgivning og dialog mellom økonomiavdelingen og øvrige enheter.

• Økonomiavdelingen skal levere kostnadseffektive tjenester med høy grad av faglig integritet og kvalitet til interne og eksterne kunder.
• Rutiner og systemer skal tilrettelegges slik at det blir så enkelt som mulig for resultatenhetsledere og andre å styre egen økonomi, følge regler for anskaffelser, bruke økonomi- og lønnssystemer, foreta kontroller, kontere fakturaer og lage personalmeldinger.
• Anskaffelser samarbeider med de andre kommunene/fylkeskommunen på Nord Jæren ved inngåelse av rammeavtaler. I det daglige arbeidet har en også utstrakt informasjons- og erfaringsutveksling med andre offentlige instanser for å følge opp lovkrav i forhold til offentlige anskaffelser.
• Informasjon om skatteinngang og analyse av tallene skjer i samarbeid mellom kemnerkontoret og stab.
• Lønn og regnskap ser på rutiner og prosesser i samarbeid med andre avdelinger for å forenkle og gjøre de mest mulig effektive. Eksempler på dette er:
  • Samhandling med tjenesteytere for å effektivisere prosessen for inngående faktura (redusere kostnader og tidsbruk, minimalisere antall purringer og ta vare på vårt renomme).
  • Samarbeid med tjenesteytere for å digitalisere og effektivisere faktureringsprosessen (standardisering og digitalisering av fakturagrunnlag) møter med samarbeidspartnere for å avstemme tidsplaner (for eksempel servicekontoret).
  • Samarbeid om nye løsninger for kommunens tjenesteområder (for eksempel legge til rette for 12 terminer for kommunale avgifter).
  • Opplæring av ansatte i andre avdelinger i bruk av fagsystemer for lønn og regnskap.
  • Lønn og regnskap har også møter og erfaringsutveksling med andre kommuner som gir oss nyttige innspill til forbedring av egne rutiner.
• Gjennom nettverk med de 10 største kommunene (ASSS-kommunene) i Norge, møtes økonomirådgivere og fagpersoner. Hovedfokus i arbeidet i nettverksgruppene er utvikling og analyse av økonomi og styringsdata på aggregert nivå. Det utarbeides rapporter som presenterer situasjonen i de samarbeidende kommunenes tjenester når det gjelder økonomi, produksjon, effektivitet og kvalitet. Sammenligningen kan benyttes som beslutningsgrunnlag for ønskelige omprioriteringer.

Utnytte ny teknologi og skape en organisasjonskultur for innovasjon

Sandnes kommune har stort fokus på innovasjon og det å ta i bruk ny teknologi. For økonomiavdelingen er det viktig å holde seg oppdatert på ny teknologi og innovative, effektive løsninger som kan bidra til å løse egne og andre kommunale oppgaver på en bedre og mer kostnadseffektiv måte.

Elektroniske systemer og oppdaterte rutiner skal tas i bruk for å effektivisere driften av avdelingen. Manuelt arbeid skal fases ut.

Internt i økonomiavdelingen har følgende områder hatt fokus i forhold til digitalisering og ny teknologi:

• Anskaffelser har tatt i bruk digitale verktøy på anskaffelsesområdet når det gjelder bestilling (e-handel) og innkjøpsanalysesystem. Det jobbes med å implementere et konkurransegjennomføringverktøy (KGV).
• Kemnerkontoret jobber med digitalisering av all intern og mest mulig ekstern kommunikasjon og bilagsbehandling. Det siste manuelle arkivet tilhørende skatteregnskapet fases ut 31.desember 2017. Etter dette vil kemnerkontoret i størst mulig grad forsøke å være papirløst.
• Lønn og regnskap arbeider med å få lagret mest mulig dokumentasjon og bilag elektronisk. Det vil redusere behovet for arkivering og gjøre det enklere å finne igjen dokumentasjon.
• Innen fakturabehandling har en hatt en høy fokus på digitalisering over flere år og i løpet av de to siste årene har andelen av elektroniske fakturaer økt med 50 prosent til om lag 80 prosent av totalmassen. Det er høyt fokus på samhandlingen mellom tjenesteyter og regnskap for å standardisere og digitalisere faktureringsprosessen. Det er tatt i bruk nye digitale verktøy for å innhente eksterne opplysninger (som informasjon fra NAV). Det er tatt i bruk mobilløsning for reiseregninger og vi ser på ytterligere muligheter for å ta i bruk mobilløsninger til for eksempel fakturagodkjenning. Det ses også på muligheten for bedre den eksterne kommunikasjonen med kommunens kunder og leverandører gjennom bruk av ny løsning for innbyggerinnsyn (kunden kan lese egen saldo og utsette betaling), samt digitalisere eksterne konsulenters deltagelse i fakturaprosessen, noe som er en manuell prosess i dag.
• I forbindelse med innføring av nytt ID håndteringssystem vil HRM lønn være masterdata for personopplysninger og organisasjonsstrukturer. Dataene i dette systemet vil være viktig som grunnlag ved elektronisk tildeling av roller og tilganger i andre datasystemer.

Anskaffelsesområdet er et viktig ledd i innovasjonsarbeidet til hele kommunen. Med innovasjon tenker en her på endringsprosesser som går utover vanlig tjenesteutvikling i kommunen, og som endrer måten tjenesten ytes på. De fleste endringsprosesser vil før eller siden føre til anskaffelser av varer, tjenester, bygg eller anlegg. Måten anskaffelsene gjennomføres på har vesentlig betydning for innovasjonspotensialet. Anskaffelser kan hemme eller fremme innovasjon. Anskaffelser bør i større grad enn hittil brukes som et strategisk verktøy for å stimulere utvikling og innovasjon.

Prosessene forut for anskaffelsene legger premissene for innovasjonspotensiale. Tidlig og strukturert dialog med leverandørmarkedet har vist seg til å være av sentral betydning for å sikre innovasjonspotensialet i en anskaffelse. Når anskaffelser foretas under tidspress, er det erfaringsmessig ikke tid for innovasjonsfremmende dialog med markedet. Det er derfor avgjørende for å sikre en god prosess at det settes av nok tid og ressurser til å gjennomføre anskaffelsen.

For å videreutvikle og styrke kommunens satsing på innovasjon er det i kommende økonomiplanperiode lagt inn en ny stilling innen anskaffelser.

• Ø1 Gevinster ved digitalisering
• Ø2-3 Anskaffelser, et årsverk til innovasjonsarbeid, finansieres ved bruk av fond

Være en attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking

Det legges opp til mye intern opplæring og kunnskapsdeling i det daglige arbeidet i økonomiavdelingen. I tillegg forventes det at medarbeiderne er selvlærte og holder seg faglig oppdatert. Ved behov for kurs er internkompetanse også benyttet eksempelvis i form av Excel-kurs. Eksterne kurs begrenses i størst mulig grad som følge av innsparinger innen reise/kurs. Innkjøpssertifisering for rådgivere i anskaffelser er likevel prioritert i forhold til ekstern opplæring.

Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver og en helsefremmende arbeidsplass

Det jobbes for et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. Medarbeidere blir involvert og hørt ved endringer i arbeidsoppgaver og ved omorganisering. Saker tas opp i AMU og i medbestemmelsesmøter. Arbeidsmiljøet blir jevnlig undersøkt i form av medarbeiderundersøkelsen og medarbeiderne velger sammen med leder ut områder for forbedring.

Sandnes kommune skal gå foran på miljøvern og klima gjennom innkjøp, energiløsninger i kommunale bygg og effektiv arealutnyttelse 

Medarbeidere oppmuntres til å benytte seg av sykkel/gange i forbindelse med kortere reiser, og kollektiv transport ved lengre reiser. Videre forsøker vi å forbruke minst mulig kontormateriell og oppmuntrer til gjenbruk av inventar.

Anskaffelser i Sandnes forsøker å involvere brukere og interessenter tidlig i anskaffelsesprosessen slik at de kan komme med innspill for å kunne avdekke eventuelle miljømessige konsekvenser ved anskaffelsen. Det er videre viktig å ha en dialog med markedet før konkurransedokumentene blir utformet.

Eksempler på hvordan anskaffelser i Sandnes kan gå foran i miljøspørsmål gjennom innkjøp:

• Bruk av ytelses- og funksjonsspesifikasjoner benyttes for å åpne opp for mer klimavennlige løsninger. Det kan settes spesifikke krav som for eksempel til maks utslipp eller kjemikaliebruk, dersom de er relevante og det ikke begrenser konkurransen unødvendig.
• For noen anskaffelser kan det være hensiktsmessig å kreve miljømerkede produkter. Her er det viktig å ha sjekket ut med markedet at kravene/kriteriene ikke begrenser konkurransen unødig.
• Bruke tildelingskriterier for å premiere de mest miljøvennlige løsningene.
• Se at det å ta hensyn til miljøet og begrense kostnader i drift kan være to sider av samme sak – å la være å kjøpe kan bety lav miljøbelastning. Å legge vekt på livssykluskostnader ved anskaffelser kan også medføre miljøgevinst.
• Vurdere muligheten for å sette en pris på den eksterne miljøbelastningen av ytelsen.