Digital kommune
Målet med digitalisering er å forbedre og effektivisere tjenestene til innbyggere og næringsliv ved bruk av ny teknologi. Hovedoppgaven er å legge til rette for å bistå tjenesteområdene i å ta i bruk ny teknologi og digitale tjenester. Det jobbes kontinuerlig med forbedring ved å implementere og utvikle digitale løsninger. Et av tiltakene en har jobbet mye med også i 2020 er prosesskartlegging og optimalisering ved bruk av eksisterende data og løsninger.
Covid-19 situasjonen har vist viktigheten av gode og tilgjengelige digitale løsninger for opprettholdelse av så ordinær drift som mulig i en utfordrende situasjon. Kompetansen og bruken av både eksisterende og nye digitale verktøy har gjennom 2020 fått et betydelig løft.
Den spesielle situasjonen i 2020 har også påvirket arbeidet med digitalisering. Det er gjennomført prosjekter som ikke var planlagt for å sikre samhandling og kommunikasjonsløsninger både internt og i møte med innbyggere, blant annet løsninger for koronatesting og forberedelser til vaksinelogistikk.
Hovedmålet innen digitalisering er nedfelt i "Helt enkelt, metodikk for arbeid med digitalisering smartby og innovasjon". Målet er å forbedre og effektivisere tjenester til innbyggere som bidrar til økt trivsel, livskvalitet, bærekraft og godt omdømme. For å nå målet har kommunen i 2020 jobbet spesielt med å kartlegge og fjerne unødvendige prosesser og teknologiske løsninger, en-dør-inn og en-stemme-ut, informasjonssikkerhet og automatisering.
Implementering og bruk av eksisterende og nye nasjonale felles løsninger er viktig for å redusere fremtidig utvikling og driftskostnader. Eksempel på nasjonale løsninger som ble tatt i bruk i 2020 er digital bekymringsmelding til barnevernet og modernisert folkeregister.
Mål 3: Sandnes skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler
Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov. I Sandnes kommune skal det satses på kunnskapsbygging som gjør kommunen bedre i stand til å møte fremtiden. For å møte fremtidens vekst og behov vil økt bruk av innovasjon, teknologi og digitale løsninger være viktige for å opprettholde og øke dagens tjenesteproduksjon så langt som mulig innenfor gjeldende rammer. Innovasjon og digitalisering sin oppgave er å legge til rette for, og å bistå tjenesteområdene i å ta i bruk ny teknologi og digitale tjenester.
DigiRogaland
Nettverket DigiRogaland som har målsetning at alle innbyggere i Rogaland skal ha lik tilgang til digitale tjenester. Sandnes kommune deltar i samarbeidet for å styrke muligheten for å realisere effekter av nasjonale løsninger og legge til rette for standardisering, samordnet arkitektur, utvikling og anskaffelsesprosesser for å gi bedre tjenester til innbygger og næringsliv. Rogaland er det første fylke i landet hvor samtlige kommuner signerte en slik samarbeidsavtale. Sandnes deltar aktiv i og er representert i flere av organene.
Metodikken er styrende for hvordan organisasjonen arbeider med fagfeltene innovasjon, digitalisering og kommunikasjon. Dette styrer hvordan kommunen skal være pådriver for endringer mot enda mer effektiv tjenesteproduksjon, hvordan en kan levere mer og bedre for samme eller redusert ressursinnsats.
I løpet av 2020 er det arbeidet med forankring og realisering av målsetninger i metodikk for arbeid med digitalisering, smartby og innovasjon. Det er i dette arbeidet i 2020 satt spesielt søkelys på èn dør inn. Det er blant annet anskaffet en ny skjemakatalog som vil bli tatt i bruk tidlig 2021 med mål om å forenkle både innbyggertjenester og intern behandling.
Program for prosessoptimalisering «minuttjakt»
I program for prosessoptimalisering arbeides det med å automatisere (robotisere), forenkle og fjerne unødvendige prosesser. De største gevinstene realiseres når prosesser forenkles eller endres uten tilførsel av ny teknologi eller løsninger. Gevinster i form av unngått investering og implementeringer som følge av forenkling av arbeidsprosesser kan ikke måles direkte. Direkte målbar effekt av robotiserte oppgaver var i 2020 på 3 389 timer.
Nytt oppvekst administrativt system
I 2020 har arbeidet med nytt oppvekst administrativt system vært ressurskrevende. Leverandøren er fulgt opp tett spesielt knyttet til arbeidet med å ivareta informasjonssikkerhet og at leveransen er i henhold til kontrakt. Et annet viktig arbeid i dette prosjektet har vært universell utforming. Det har vært brukt uavhengige eksperter til å gjennomgå løsningene for sikre at løsningen ivaretar alle krav og standarder for universell utforming.
Aktiv kommune
I 2020 ble tjenesten Aktiv kommune tatt i bruk. Målet med tjenesten er å øke tilgjengeligheten av kommunale ressurser/lokaler og forenkle forvaltning av utleie av disse. Løsningen er innført i samarbeid med flere av kommunene i DigiRogaland.
Omstilling og endring i organisasjonen
Byutvikling og teknisk har i 2020 arbeidet med ny organisering av virksomheter og tjenester som skal tre i kraft fra 2021. Tjenesteområdets aktiviteter ble kartlagt ved gjennomgang av arbeidsprosessene i de enkelte virksomhetene. I forbedringsprosjektet ble mer enn ett hundre utfordringer kartlagt, og en høy andel ble relatert til organisatoriske forhold. Funnene fra forbedringsarbeidet ble tatt inn i en prosess der organiseringen av tjenesteområdet ble vurdert. En bredere involvering enn vanlig ble gjennomført. Alle ledere og ansattes tillitsvalgte ble tatt med i dette arbeidet, og endringer i organiseringen ble besluttet.
I prosessen ble ulike modeller utarbeidet og vurdert mot fordeler og ulemper, trusler og muligheter. Plan, samfunn og bygg ble samlet til en virksomhet. Tre virksomheter gis tverrgående funksjoner og skal bidra til at arbeid i tjenesteområdet som går på tvers av virksomhetene styrkes og koordineres. Videre ble ny stilling som klimasjef etablert for å styrke tjenesteområdets og kommunens innsats for klima.
Bydrift har opprettet to nye avdelinger, en for Bad som omfatter nye Austrått svømmehall og Sandnes parkering som har kommet til.
Direktør for tjenesteområdet oppvekst skole sa opp sin stilling og sluttet i desember 2020. Arbeidet med å se på eventuell ny organisering startet i 2020. Ny organisering der oppvekst barn og unge, og oppvekst skole ble ett tjenesteområde er under arbeid. I tillegg ble det vedtatt at tjenesteområdet skal besette to nyopprettede stillinger, skolesjef og barnehagesjef.
Noen skoler har fått opprettet avdelingsnivå innenfor skolene i tillegg til SFO som allerede var utskilt som avdeling. I tillegg har Kleivane skole blitt etablert som virksomhet.
Det har vært noen endringer i helse og velferd der virksomheter har slått sammen avdelinger og noen har fått opprettet nye.
I Oppvekst barn og unge har Styrka barnehagetilbud opprettet ny avdeling. I tillegg har Gandsfjordbarnehagene hatt en virksomhetsoverdragelse slik at Rabalder barnehage nå er kommunal og tilhører dette området.
Digitalisering er blitt egen virksomhet under tjenesteområdet organisasjon. Ny organisasjonsdirektør begynte i stillingen mai 2020 og har jobbet med struktur og kultur.
Tjenesteområdet kultur og næring har, i tillegg til at Sandnes kunst og kulturhus er kommet inn under området, hatt noen endringer i struktur på Sandnes bibliotek og Sandnes kulturskole som begge har opprettet ny avdeling.
Kommunale foretak – innlemming i linjeorganisasjonen
Spørsmålet om organisering av tjenesteproduksjon i kommunale foretak var ikke av en del av prosessen om overordnet administrativ organisering i ny kommune. Tidligere Sandnes bystyre vedtok imidlertid et verbalforslag i forbindelse med økonomiplan 2019-2022 om å se på alle fem foretakene for en mulig avvikling og alternativ innlemming som enheter i linjeorganisasjonen. Sak om endelig organisering ble behandlet av bystyret i juni Bsak 81/19, etterfulgt av endelig vedtak i Fellesnemnda Nye Sandnes. Beslutningen ble at tre foretak avvikles fra 31. desember 2019, mens Sandnes Havn KF og Sandnes tomteselskap KF videreføres i nye Sandnes. Fra 1. januar 2020 ble Sandnes Parkering en del av virksomheten Bydrift i Byutvikling og teknisk. Sandnes kunst- og kulturhus er virksomhet i tjenesteområde Kultur og Næring, mens Sandnes Eiendom er ny stab hos rådmannen. Avviklingsregnskapene for disse tre foretakene ble fastsatt av kommunestyret 25. mai 2020. Forsand Elverk KF ble overført til Lyse Elnett AS 2. januar 2019. Avviklingsregnskapet ble avlagt fra foretaksstyret 15. september 2020 og kommunestyret fastsatte regnskapet med sin behandling 16. november 2020. Implementering av virksomhetene som de tre tidligere foretakene utførte, har pågått utover i 2020. Det har omfattet så vel sammenslåing av balansene med kommunekassen, som organisatoriske forhold og bygging av nye styringsstrukturer.
Kommunesammenslåing
2020 var det første operative året for nye Sandnes. Styringsgrunnlaget har vært den første felles økonomiplan, støttet av Prinsippdokumentet. Erfaringene fra det første året viser ulikheter mellom tjenestene med hensyn til hvor smidig driften i den nye kommunen har gått, derav også hvordan brukere og innbyggere har opplevd å være en del av en ny kommune. Økonomisk har året vært krevende i forhold til å ha styringsgrep om forpliktelser og avtaler. Det gjelder ikke kun Kraftfondet, men også driftsutgifter og investeringsprosjekter. Rådmannen har gitt en redegjørelse på forespørsel fra Kontrollutvalget. Fylkesmannen (Statsforvalteren) har hatt en evaluering med formannskapet. Erfaringene er søkt samlet og brukes i arbeidet med forbedringer og utvikling.
I tillegg har Covid-19 pandemien, med hjemmekontor og nedstenging vanskeliggjort arbeidet med å bygge en felles kultur i den nye organisasjonen. Ansatte fra tidligere Forsand kommune har dels kunnet bruke Kommunehuset på Forsand som arbeidssted og man har ikke fått den integrasjonen man hadde som mål. At fergeforbindelsen Lauvik-Oanes har vært stengt store deler av året har gjort denne delen av sammenslåingsarbeidet ekstra krevende, både administrativt og med hensyn til det politiske arbeidet.
Et sentralt grep i Fellesnemnda sitt arbeid var å styrke innbyggerinvolvering og deltakelse. Områdeutvalgene ble utformet som et ledd i dette. Av opplæringstiltak for folkevalgt i 2020 ble områdeutvalgene prioritert. I løpet av 2020 er utvalgene kommet i arbeid og rollene til utvalgene tar form. Tilsvarende er Sandnes unges kommunestyre i arbeid og har vist seg som en viktig stemme i lokaldemokratiet.
Å gjennomføre implementeringen av kommunesammenslåingen er krevende og arbeidet tar tid. Prinsippdokumentet har nedfelt en forventet overgangsperiode på to år. Det er nødvendig og gir en god styringsramme for det kommende året. Samtidig legger rådmannen vekt på at styringsfarten må holdes i alle tjenesteområdene og kommunen felles, slik at ny kommune står godt fundamentert til å møte fremtiden når overgangsperioden er over. Ny kommune sin krevende økonomiske situasjon fordrer at dette gjennomføres styrt og effektivt.
Sist oppdatert: 23.02.2021