Organisasjon

Covid-19 har i stor grad påvirket Organisasjon og leveransene fra området. Organisasjon har bidratt inn i pandemi-arbeidet på mange områder. Det har vært nødvendig å omstille ressurser til å styrke den overordnede beredskapen, etablere et bemanningskontor og bidra i arbeidet med smittesporing samt vaksinering.  

Mål 1: Sandnes kommune skal være en inkluderende og mangfoldig kommune 

I ny strategi for ledelse og medarbeiderskap som ble vedtatt juni 2020 er det satt spesielt søkelys på at Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere og at en skal arbeide systematisk og strategisk med helse, miljø og sikkerhet. I tillegg gjelder strategi for likestilling, inkludering og mangfold og gjeldende IA-avtale (Inkluderende Arbeidsliv).  

Strategi 2: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

God dialog med innbyggerne er grunnpilaren i en velfungerende kommune og viktig for å gjøre den enkelte i stand til å engasjere seg i sin hverdag. Kommunen skaper tilgang til større mengder data og løpende analyse for bruk i sentrale beslutninger og i strategiutvikling. Innbyggerne vil merke endringene i kommunen i form av krav til bruk av løsninger for selvbetjening og flere muligheter for å delta i samfunnsutviklingen.

Etikk er en viktig grunnmur i dialogen. Nye etiske regler for medarbeidere og etiske retningslinjer for folkevalgte ble utarbeidet og vedtatt i 2020. Se mer under medarbeiderresultat. Politisk sekretariat sine oppgaver er direkte knyttet til den politiske virksomheten, møter i folkevalgte organer, valg og øvrig politisk aktivitet.

Servicekontoret legger til rette for gode selvbetjeningsløsninger og løsninger som skal nå ut til hele befolkningen. Det er et mål å gi alle et hurtig svar, i et klart språk.

• Servicekontoret har i 2020 hatt en vellykket sammenslåing med ansatte i Forsand.  Sommeren 2020 ble det som vanlig oppbemannet i turistkontoret i Forsand, selv om det på grunn av pandemien var mindre turister på besøk enn tidligere år.
• Servicekontoret har fra mars 2020 hatt stor pågang i forhold til spørsmål om pågående pandemi.

Dokumentsenteret sikrer dokumentasjon for offentligheten og for kommunen selv i et langtidsperspektiv, og for sikre dataflyten internt og eksternt.

• I 2020 er det arbeidet med å få innført en ny saksbehandlingsflate for å videreutvikle sikringen og tilgjengeligheten av informasjon for kommunen selv og offentligheten. Arbeidet er utsatt grunnet Covid-19.

IT skal støtte digitaliseringsprosjekter og digitale løsninger. IT-bistand er etterspurt i hele organisasjonen.

• I rådhuset er det prioritert økt digitalisering og nye moderne løsninger. Dette har medført noen tekniske utfordringer. Utbedringer gjøres i et samarbeid mellom leverandør og Sandnes kommune.

Gjennomførte prosjekter i IT i 2020

• VPN løsning i forbindelse med hjemmekontor Covid-19
• Ny oppgradert fleksibel arbeidsplass som alternativ til VPN løsning, en sikrere løsning for tilgang til sikker sone.
• Sikring av tilgang til nettverk ute på lokasjoner
• Lagt grunnlag for bedre utnyttelse for måten vi skal jobbe med Teams som verktøy
• Oppgradert deler av IT plattform for å sikre stabilitet
• De kommunale foretakene er tatt inn i kommunens IT-løsninger.

Mobilitetsordningen HjemJobbHjem

Formålet med ordningen er å redusere andel bilbaserte jobbreiser blant de ansatte i bedriftene på Nord-Jæren. I 2020 ble ansatte i Sandnes kommune, som år 2 i et 3 årlig prosjekt, tilbudt å lease el-sykler gjennom kommunen og 158 ansatte signerte avtale. Det er totalt 476 ansatte som har benyttet seg av avtalen. Det er om lag 700 som til vanlig bruker HjemJobbHjem billettene, men etter utbruddet av Covid-19 med ansatte som har hjemmekontor er dette redusert med ca. 200 ansatte.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

I Sandnes kommune skal det satses på kunnskapsbygging som gjør kommunen bedre i stand til å møte framtiden.

Ledere og medarbeidere er viktige for å nå målsetting og leveranse. I 2020 ble ny strategi for ledelse og medarbeiderskap utarbeidet og vedtatt. Arbeidet med nytt lederutviklingsprogram startet og fortsetter i 2021. Se mer under medarbeiderresultat.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

Organisasjon har gjennomgått en omorganisering i 2020 for å møte fremtidens vekst og behov for økt bruk av innovasjon, teknologi og digitale løsninger. Dette for å opprettholde og øke dagens tjenesteproduksjon så langt som mulig innenfor gjeldende rammer. Digitalisering sin oppgave er å legge til rette for og å bistå tjenesteområdene i å ta i bruk ny teknologi og digitale tjenester.

En prosess for å se på organisering av kommunikasjon startet i 2020 og kommunikasjon ble overført til rådmannen fra og med 01.01.2021.

Ny organisasjonsdirektør begynte i stillingen mai 2020 og har arbeidet med å videreutvikle struktur og kultur innenfor organisasjonsområdet. 

Digitalisering skal være en pådriver for endring og forbedring som skal koble kompetanse og ressurser slik at Sandnes kommune leverer bedre og mer effektive løsninger i nært samarbeid med innbyggere og andre partnere, og i tråd med målene i strategien Helt enkelt.

Arbeidet med digitalisering er betydelig påvirket av Covid-19 situasjonen. I tillegg var aktiviteten i 2020 noe påvirket av vakante stillinger og foreldrepermisjoner. Samlet sett er resultatene av arbeidet i 2020 gode.

I Covid-19 sammenheng har en i betydelig grad utvidet bruken av allerede eksisterende digitale løsninger, samtidig har behovet for nye løsninger meldt seg. Eksempler på nye løsninger som er implementert og tatt i bruk er sikre videokommunikasjon-, booking- og logistikkløsninger for både Covid-19 testing og vaksinering.

Strategi 2: Sandnes skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er en viktig del i styring av virksomheten og arbeidet med internkontroll i kommunen. Kommunen skal være en trygg og sikker arbeidsplass for alle ansatte. Det skal arbeides målrettet og systematisk for å forebygge negative effekter på arbeidsmiljøet og miljøet rundt oss. Organisasjon må derfor være faglig i forkant på sine områder for å kunne være til nytte for resten av organisasjonen og innbyggerne. Organisasjon skal jobbe kunnskapsbasert, framtidsrettet og analytisk. Det må derfor over tid være samsvar mellom tilgjengelig kompetanse og oppgaver.

HMS – Organisasjon skal ha en førende rolle og utarbeide og følge opp det overordnede HMS-systemet. Organisasjon legger til rette for felles opplæring og felles lederutvikling, samt sette retningen for det kontinuerlige forbedringsarbeidet innenfor HMS-arbeidet

• Lederskolen har blitt endret. Nytt lederutviklingsprogram er under planlegging, men ikke igangsatt i 2020.
• Kurs for nyansatte er forbedret og er satte opp gjennom KS læring som er en nasjonal læringsplattform.
• Kompetansesenteret har arbeidet med utvikling av e-læringskurs. Det er god framdrift på dette.
• Kompis som kompetansekartleggingsverktøy kan bli enda bedre, avhengig av at alle ansatte legger inn CV og sine kompetanser.
• Tjenesteområdene blir bistått i rekrutteringsprosesser. Det tilbys også kurs i rekruttering og webcruiter for ledere.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Miljøledelsessystemet Miljøfyrtårn

Kommunen er partner i stiftelsen Miljøfyrtårn som eier Miljøledelsessystemet Miljøfyrtårn som utsteder Miljøfyrtårn sertifikat. Kommunen er sertifiseringsmyndighet i Sandnes kommune. I 2020 er det totalt 66 sertifiserte Miljøfyrtårnvirksomheter. I 2020 er det gjennomført 19 sertifiseringer for omliggende kommuner. Det er i tillegg 34 virksomheter som er ferdige med forberedelsene og som venter på å bli sertifisert. Sertifikatene må fornyes hvert 3. år.