Økonomi

Økonomiavdelingen består av fagstab økonomi, budsjett og analyse, anskaffelser, lønn, regnskap og kemnerkontoret.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Gjennom kommunens anskaffelser tas det en proaktiv rolle ved at tilbydere som bruker attførings- og vekstbedrifter som underleverandører gis tilleggspoeng, der konkurranseformen tillater det.

Arbeidet gjennomføres i henhold til vedtatt anskaffelsesstrategi i Sandnes kommune. 

Strategi 3: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Økonomiplan, årsrapport, årsregnskap, perioderapporter, innkjøpspolitikk og anskaffelsesstrategi publiseres på internett som elektroniske dokumenter. Alle offentlige rapporter publiseres nå på nett.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Anskaffelser gjennomføres på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Anskaffelser gjennomføres slik at de bidrar til at kommunen opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at kommunens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte og i overensstemmelse med gjeldende regelverk.

Det stilles krav til bruk av lærlinger i anbudsprosesser. Sandnes følger seriøsitetsbestemmelsene og ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal minimum 7 prosent av arbeidede timer innenfor bygg- og anleggsfagene samlet utføres av lærlinger. Det stilles også krav til at leverandører som har avtale med kommunen, på forespørsel og innen tidsfristen satt av oppdragsgiver, skal kunne dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir overholdt i egen virksomhet og hos eventuelle underleverandører.

Sandnes kommune vurderer hvilke anskaffelser som utgjør en miljøbelastning, og stiller relevante miljøkrav tilpasset den enkelte anskaffelse. Kommunen innretter sin innkjøpspraksis slik at den bidrar til å redusere miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger.

Ny kommunelov ble vedtatt 22. juni 2018 og trådte i kraft 1. januar 2020. Tilhørende budsjett- og regnskapsforskrift, forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner mv. ble vedtatt 7. juni 2019. I forskriften er det vedtatt nye obligatoriske oppstillinger til økonomiplanen, årsbudsjettet og regnskapet. Systemene ble i 2020 tilrettelagt for at økonomioppfølging og rapportering ble gjort i samsvar med dette.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

Økonomiavdelingen skal levere kostnadseffektive tjenester med høy grad av faglig integritet og kvalitet. Elektroniske systemer og rutiner skal tas i bruk for å effektivisere driften og arbeidsprosesser. Manuelt arbeid skal fases ut.

Som en del av omstillingsarbeidet gjennomgår alle virksomhetene i økonomiavdelingen rolle, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver. Målet er blant annet å vurdere om det er oppgaver som gjøres av virksomhetene i tjenesteområdene som bør gjøres sentralt eller motsatt. Det er også et mål å se om oppgaver er rett plassert i de sentrale stabene og om det er ytterligere oppgaver som bør digitaliseres, effektiviseres eller som det går an å slutte å gjøre. Arbeidet ferdigstilles i 2021.

Digitalisering

Det satses på utvidet bruk av systemer og moduler som konkurransegjennomføringsverktøy og e-handel. Elektroniske løsninger og nettversjoner av rapporter er stadig under utvikling for å få bedre og enklere tilgang til informasjon og saker som skal til politisk behandling.

På kommunens intranett legges informasjon til virksomhetsledere og andre medarbeidere som har behov for informasjon fra økonomiavdelingen. Økonomireglementet samt diverse bilagsskjema er nå tilgjengelig for virksomhetsledere på intranett.

Det er imidlertid ønskelig med bedre systemer og løsninger for å gjøre arbeidsdagen enklere for ledere og andre med økonomiansvar.

Det ble i handlings- og økonomiplan 2020-2023 vedtatt, å gå til anskaffelse av nytt Business Intelligence (BI) verktøy for Sandnes kommune. BI dreier seg om å gjøre om data i en virksomhet til god og lett tilgjengelig informasjon. I en økonomiavdeling vil det dreie seg om budsjett, regnskap, fakturaer, sykefravær, innkjøp og annet. Gevinsten er at ledere og andre vil bruke mindre tid på å hente ut og sette sammen informasjon fra ulike moduler/systemer. Innføring av nytt BI system var planlagt i 2020, men måtte utsettes på grunn av bemanningssituasjon og prioritering av andre oppgaver. Det planlegges nå en behovskartlegging i alle tjenesteområdene da det er mer data enn økonomidata som bør inn i et slikt system. Automatisk datafangst vil være avgjørende for å få til en ressurseffektiv ordning.

Arbeidet med digitalisering i lønnsavdelingens og i regnskapsavdelingen pågår. Eksisterende systemer og nye moduler brukes i stadig større grad av kommunens virksomheter og informasjon og data blir dermed tilgjengelig elektronisk.

Følgende arbeidsprosesser, rutiner, systemer og moduler er endret, tatt i bruk eller vil bli tatt i bruk i nær framtid:

Kunnskap, kartlegging og statistikk skal være grunnlaget for kommunens planarbeid og prioriteringer

Økonomiavdelingen benytter ulike datakilder for å sammenligne Sandnes med andre kommuner og finne ut om ressursene brukes optimalt. I et samarbeide med de 10 største kommunene (ASSS nettverket) sammenligner avdelingen data om tjenestene, utgifter, inntekter, produksjon og kvalitet. I 2019 ble Sandnes kommune valgt som lederkommune for ASSS nettverket. Ledervervet varer fram til september/oktober 2021.

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Anskaffelser skal, ved gjennomføring av konkurranser om tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for kommunen, stille krav til leverandørene som forhindrer sosial dumping. Sandnes kommune skal følge lov og forskrift om lønns – og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

En attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking

Det jobbes for et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. Medarbeidere blir involvert og hørt ved endringer i arbeidsoppgaver og ved omorganisering. Saker tas opp i AMU og i medbestemmelsesmøter. Arbeidsmiljøet blir jevnlig undersøkt i form av medarbeiderundersøkelsen og medarbeiderne velger sammen med leder ut områder for forbedring.

Det legges opp til mye intern opplæring og kunnskapsdeling i det daglige arbeidet i økonomiavdelingen. I tillegg forventes det at medarbeiderne er selvlærte og holder seg faglig oppdatert. Ved behov for kurs benyttes også kompetansen som eksisterer internt i organisasjonen. Eksterne kurs begrenses i størst mulig grad som følge av innsparinger innen reise/kurs.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Ved kjøp av varer og tjenester skal det vurderes hvilke anskaffelser som utgjør en vesentlig miljøbelastning. Innkjøpspraksisen bidrar med andre ord til å redusere miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger. Det å ta hensyn til levetid og livssykluskostnader i anskaffelser, kan i tillegg spare både ressurser og miljø.

Overgang til papirfri hverdag gir miljøgevinst.