Organisasjon

Organisering av tjenesteområdet:

Organisasjon er virksomhetene IT, Servicekontor, Politisk sekretariat, Dokumentsenter og HR / HMS som inkluderer rekrutteringstjenesten, fagopplæring og kompetansesenter. I tillegg har organisasjon en stab som ivaretar fagområdene: beredskap, forhandlinger og personvernombud.  

Litt mer forklaring på områder under:

Politisk sekretariat

Politisk sekretariat betjener og legger til rette for den politiske virksomheten i Sandnes kommune, og er bindeledd mellom folkevalgte, administrasjon og innbyggere. Der et politisk sekretariat som har sekretærfunksjon for bystyre, formannskap, administrasjonsutvalg, de faste utvalgene, kommuneplankomite, bydelsutvalg, eldreråd og rådet for personer med nedsatt funksjonsevne ligger her. Politisk sekretariat er ansvarlige for gjennomføring av valg, inkludert valgstyret, herunder også saker knyttet til oppnevninger av styrer, råd og utvalg. Politisk sekretariat er en støttefunksjon for ordfører og varaordfører, og har ansvar for ordførerens arrangementer. Videre ivaretas sekretariatfunksjonen for rådmann og for møtene i rådmannens ledergruppe.  Andre støttefunksjoner opp mot folkevalgte utføres også av politisk sekretariat, deriblant ansvar for godtgjørelse til folkevalgte med mer. Politisk sekretariat har også ansvar for bestilling av felles rekvisita til Sandnes rådhus og for produksjon av adgangskort til ansatte i Sandnes kommune.

Servicekontoret 

Servicekontoret veileder innbyggere innen alle kommunale tjenester. I dialog og ved bistand arbeider servicekontoret med å øke bruken av digitale løsninger. Servicekontoret er lokalisert i 1.etage i nytt rådhus og er for mange det første møtet med rådhuset og kommunen. Besøkende får veiledning i å finne frem, samt mulighet til å benytte seg av pc. Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon som er digitalt tilgjengelig oppsøker servicekontoret for bistand. Servicekontoret hjelper med å finne riktig informasjon, tolke tekster og veilede i digitale løsninger. Servicekontoret bidrar til å svare alle henvendelser i et klart språk. Servicekontoret evaluerer egne løsninger og informasjon med «innbyggerbriller" på, og i dialog med innbyggerne fanges det opp endringsbehov for at tjenester skal være i større samsvar med innbyggernes behov.  Servicekontoret er knutepunkt for kommunens tjenester og er tilgjengelige i ulike kanaler; oppmøte, telefon, e-post og Facebook. Servicekontoret har ansvaret for forhåndsstemmingen ved valg. Her håndteres tidligstemming, ordinær forhåndsstemming, forhåndsstemmer på institusjoner og ambulerende stemmemottak.

Dokumentsenter

Dokumentsenteret har ansvar for kommunens dokumenthåndteringssystem. Innsynsløsninger koblet mot dette systemet gjør deler av kommunens arkiver lett tilgjengelig for innsyn for presse og publikum. Dokumentsenteret har også en sentral rolle i å langtidssikre relevant dokumentasjon i øvrige systemer i kommunen. Når presse, publikum og tidligere mottakere av kommunale tjenester har behov for innsyn, bistås disse med å spore opp og hente ut det som etterspørres. Dokumentsenteret jobber altså for å tilgjengeliggjøre arkivene. Men samtidig skal personvernet ivaretas.

Beredskap

Sandnes kommune har et generelt beredskapsansvar som innebærer sikkerhet og trygghet for alle innbyggere, kommunens virksomhet ansatte og areal.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

For Sandnes kommune betyr målet at alle, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsevne og seksuell orientering, opplever likeverd. At alle har like muligheter og rettigheter og opplever tilgjengelighet og nødvendig tilrettelegging. Strategien for likestilling, inkludering og mangfold skal være en veiviser for organisasjonen slik at alle jobber i samme retning i forhold til disse overordnede prinsippene. Strategien skal følges opp med tiltak i tjenesteområdene og i virksomhetene. Sandnes Kommune har også et eget kapittel i arbeidsgiverstrategien med fokus på mangfold og et med fokus på helsefremmende arbeidsplasser.

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Digitale ferdigheter

Innen skole- og barnehageområdene satses det på økt bruk av digitale verktøy. For at enhetene skal kunne nå målene sine innen digitalisering er det nødvendig med oppgradering av infrastruktur og samband. Dette danner hele grunnmuren i muligheten for ansatte, elever og barnehagebarn til å lære seg å jobbe digitalt og ha god trådløs dekning i en til en løsning. Behovene til tjenesteområdene utredes og tilrettelegges i samarbeid med IT.

Arbeidsgiverstrategi

Sandnes kommune må ta et betydelig ansvar både som offentlig aktør og som den største arbeidsgiveren i kommunen. Arbeidsgiverstrategien har definert klare og tydelig mål slik at kommunen fremstår som en ansvarlig arbeidsgiver som ivaretar likestilling, inkludering og mangfold.

Strategi 2: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

I møtet med innbyggeren strekker kommunen seg langt i å imøtekomme informasjons- og veiledningsbehov innen alle kommunens tjenester. Samhandling mellom det offentlige og publikum er i økende grad digital.

Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon som er digitalt tilgjengelig, kan oppsøke servicekontoret for bistand. Her er det digitale veiledere tilgjengelige.

Digitale løsninger som knyttes til kommunens nettsider understøtter arbeidet med å utvikle digitalt førstevalg mot kommunens målgrupper. Eksempler på dette er Tømming av søppel-app og PDF-app for effektiv lesing av politiske saksdokumenter.

Servicekontoret

Servicekontoret bidrar til å svare alle henvendelser i et klart språk. Her hjelpes også innbyggere med å tolke tekster som er vanskelige å forstå. Veldig mange av dem som henvender seg til servicekontoret er fremmedspråklige som trenger hjelp til å forstå den kommunale organisasjonen og tjenestene som tilbys.

Servicekontoret skal i perioden: 

• Kontinuerlig utvikle kommunens nettsider for økt brukervennlighet 
• Kontinuerlig utvikle kommunens selvbetjeningsløsninger for økt brukervennlighet  
• Tilrettelegge for, og ta imot, forhåndsstemmer i forbindelse med Kommunestyret- og Fylkestingsvalg og Stortingsvalg.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Sandnes kommune skal være er en attraktiv arbeidsplass som tilrettelegger for fleksibilitet, utvikling og arbeidsglede. Arbeidsgiverstrategien skal peke på de innsatsområdene kommunen må være god på for å utvikle organisasjonen og medarbeiderne.

Kommunens ledere har et stort ansvar for å både skape gode arbeidsplasser og ha et høyt faglig nivå på tjenestene. Det er viktig at kommunen tilbyr et lederopplæringsprogram som setter lederne i stand til å ivareta dette ansvaret.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

IT

IT har ansvar for å drifte kommunens IT systemer og gi support til brukerne. Tjenesten deles inn i tre tjenesteområder:

Brukerstøtte

Dette tjenesteområdet har ansvar for å bistå brukerne med IT relaterte henvendelser og være en SPOC Single Point Of Contact for denne type henvendelser.

Operasjonell drift

Dette tjenesteområdet har ansvar for å drifte hele IT løsningen til Sandnes kommune.

Utvikling og leveranser

Dette tjenesteområdet har ansvar for videreutvikling av eksisterende IT løsning og prosjekter knyttet til IT.

Bemanning

IT er per i dag på et minimumsnivå bemanningsmessig i forhold til forsvarlig drift og brukerstøtte av kommunens nettverk og fagsystemer. I gjeldende økonomiplan, vedtatt i bsak 145/18, ble IT styrket på bemanningssiden. IT har som mål å øke bemanning og kapasitet i løpet av høsten 2019. På grunn av utfordrende arbeidsmarked i IT bransjen vil IT måtte kjøpe tjenester inntil bemanning er økt.

Dokumentsenteret

Dokumentsenteres skal jobbe for mer automatisert arkivering slik at saksbehandlere bruker mindre tid på dette og kvaliteten på arkivene blir bedre. Dette skal gjøres ved å:

• Tilgjengeliggjøre for intern og ekstern bruk både av analogt og digitalt skapte arkiver.
• Legge til rette slik at flere datasystemer i kommunen også i arkivlovgivningens forstand kan regnes som fullelektroniske.

Beredskap

Sandnes kommune har et generelt beredskapsansvar som innebærer sikkerhet og trygghet for alle innbyggere, kommunens virksomhet ansatte og areal.

Hendelser oppstår til tider når kommuneadministrasjonen er sårbar. Dette er spesielt ved høytider og ferier. Sandnes kommune mangler i dag en vaktordning knyttet til generell beredskap. Den overordnede kommunale beredskapsordningen håndterer driftstekniske oppgaver, men ikke generell beredskap. For å kunne utøve beredskapsansvaret styrkes nå beredskapsordninger, inkludert vaktordning, fremover slik at administrasjonen ikke skal komme i situasjoner som forsinker tiltak i å bli iverksatt eller skader kommunens omdømme. 

GDPR

Det er, per i dag, ikke avsatt ressurser til eget personvernombud. Det er hjemlet i lov at personvernombudet skal ha tid og ressurser til å utøve funksjonen som ombud.

Ombudet skal gjennom rollen som rådgiver og tilsyn se til at kommunen oppfyller kravene i den nye personopplysningsloven av mai 2018.

Prioriteringer innen ovennevnte strategi i økonomiplanen 2020-2023

• O1 1stilling IDM (identitetsforvaltning)
• O2 Vaktordning beredskap
• O3 Ny løsning sak/arkivsystem
• O4 Frittstående arkivkjerne – utvidelse av lisenskostnader
• O5 Vaktordning knyttet til IT-beredskap og drift
• O9 Forsand, reiseutgifter overgangsordning
• O10 Forsand, 0,8 årsverk tillitsvalgt i 2020
• O11 Økt stilling tillitsvalgte

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Organisasjonskultur 

Å skape en felles identitet, tillit og tilhørighet på tvers av kommunen krever målrettet arbeid. God ledelse, sterkt medarbeiderskap samt medbestemmelse er viktig i arbeidet med organisasjonskultur. 10-faktor medarbeiderundersøkelse gjennomføres hvert annet år og ble gjennomført våren 2019, neste gjennomføring er våren 2021.

HR og HMS Analyse 

Tall og statistikk er viktig for å sikre at beslutninger tas på riktig grunnlag, for å se utvikling og trender, og for å måle effekten av iverksatte tiltak. HR/HMS skal i perioden ha økt fokus på nøkkeltall og analyse. I første omgang vil HR/HMS jobbe med å systematisk ta i bruk flere deskriptive målinger. Eksempelvis gir deskriptive målinger svar på spørsmål om demografi, personalkostnader og turnover. Dette gir historiske nøkkeltall om hva som har skjedd og hva som skjer nå, og selv om det er for sent til å påvirke gir de en oversikt og mulighet for å sikre fremgang til neste måling.  

HR/HMS skal i løpet av perioden: 

• Kartlegge og utarbeide en oversikt over hvilke deskriptive nøkkeltall organisasjonen har behov for både i sentralisert og desentralisert HR/HMS arbeid. 
• Bruke Robotic Process Automation (RPA) teknologi til å hente ut nøkkeltall. 
• Samarbeide med andre interne tjenester og eksterne samarbeidspartnere for å utvikle og samle nøkkeltall i et «lederdashbord».  

Prosjekter vil sendes inn til digitaliseringsfondet for finansiering. 

Lederutvikling 

Ny arbeidsgiverstrategi betyr implementering av ledelsesprinsipper og plattform for ledelse for ny kommune. Dette vil danne grunnlaget for opplæring og utvikling, og lederne må få den rette kompetansen for å lede etter kommunens prinsipper.

Ledere skal legge til rette for at medarbeider utvikler seg og tar ansvar slik at det skapes resultater som sikrer at organisasjonen når sine mål. Økt grad av digitalisering, innovasjon og endring, forventes å gi mer effektiv ressursbruk, høyere kvalitet i tjenestene og økt gjennomføringsevne. Dette stiller store krav til styring og ledelse av enhetene, og det er viktig at våre ledere blir rustet med gode verktøy for utøvelse av godt lederskap. 

HR/HMS skal i perioden: 

• Gjennomgå ledernivåene i organisasjonen og tydeliggjøre de ulike lederrollene. 
• Evaluere eksisterende lederskole for nye ledere og interne kurs til ledere. 
• Kartlegge behov, utarbeide og igangsette lederutviklingsprogram.

Kompetanse 

Kompetanseplaner er tatt i bruk og er en integrert del av felles system for medarbeideroppfølging, Kompis. Alle nyansatte medarbeidere og ledere tildeles automatisk kompetanseplaner i basiskompetanse ved oppstart som en del av kommunens «onboarding». Målet er at alle medarbeidere skal ha to kompetanseplaner, en ansattplan (det vil krever at alle ansatte skal mestre/ha kjennskap til) og en fagplan (knyttet til din stillingskategori). HR/HMS har ansvaret for innholdet i ansattplanen og tjenesteområdene i fagplanene.

Det skal utdannes fagkompetanse i tråd med de overordnede målene i «Samfunnskontrakt for flere læreplasser» i samarbeid med tjenesteområdene.

HR/HMS skal i perioden: 

• Måle bruken av kompetanseplaner og følge opp implementeringen av planer for nyansatte medarbeidere og ledere.
• Fortsette arbeidet med kompetanseplaner for å nå målet om at alle ansatte skal ha to kompetanseplaner. Arbeidet vil skje i tett samarbeid med tjenesteområdene. 
• Arbeide videre med å utvikle e-læringskurs. 
• Se på hvordan organisasjonen kan øke bruken av tilgjengelig kompetansekartlegging. 
• Tilby kurs til ledere i Kompis for utvidet bruk av systemet. 
• Videreutvikle instruktørutdanningen i fagopplæring. 
• Følge opp og kvalitetssikre den yrkesfaglige utdanningen i henhold til gjeldende lover

Rekruttering 

HR er total leverandør av rekrutteringstjenester i organisasjonen og bistår i all lederrekruttering samt rekruttering av spesialiserte rådgiverstillinger. I dag er det nærmere 400 ledere som rekrutter egne medarbeidere. Det er det viktig å arbeide målrettet med å sikre høy rekrutteringskompetanse i organisasjonen og sikre prosesser i tråd med gjeldende retningslinjer og lov- og avtaleverk. 

HR/HMS skal i perioden: 

• Ta i bruk GAT til booking og bekreftelse av vikarer til barnehager. 
• Erstatte eksisterende kontraktsmodul med integrert kontraktsmodul i webcruiter med elektronisk signatur. 
• Avdekke tiltak for å effektivisere rekrutteringsprosessen av lærlinger. 
• Bistå tjenesteområdene i rekrutteringsutfordringer.
• Tilby kurs i rekruttering og webcruiter for leder. 

HMS og IA 

Arbeidsmiljøet påvirker ansattes helse og jobbengasjement samt kvaliteten på tjenestene som leveres. Satsningen på et inkluderende arbeidsliv (IA) skal bidra til redusert sykefravær og et positivt arbeidsmiljø. God HMS-kultur og systematisk oppfølging er med på å styrke kvaliteten på tjenester og arbeidsmiljø. Systemer og rutiner for å ivareta ansattes medvirkning er viktig for å få kunnskap om arbeidsforholdene i organisasjonen og skape godt samarbeid mellom partene.

HR/HMS skal i perioden: 

• Følge opp tiltak i etterkant av sykefraværsprosjektet. 
• Sette struktur for vernetjenesten og HAMU/AMU.  
• Lage årshjul for saker som skal tas opp i HAMU/AMU. 
• Tilby grunnopplæring i arbeidsmiljø til verneombud og ledere. 
• Arbeide videre med HMS-opplæring slik at obligatorisk grunnopplæring kan settes sammen av ulike kursmoduler som er tilpasset rolle og organisatorisk tilhørighet. 
• Ta i bruk ny versjon av Compilo. 
• Øke bruken av statistikken i Compilo for å bidra til at organisasjonen i større grad arbeider risikobasert. 

Digitalisering og robotisering 

HR/HMS har stort fokus på digitalisering og robotisering. Det er mange administrative prosesser knyttet til både HR og HMS, og avdelingen jobber med å kartlegge prosesser som kan meldes inn som Robot Process Automation (RPA) prosjekt. Som støttefunksjon er det viktig å huske at «brukerne» er lederne, og at målet hele tiden er å gjøre det lettere for ledere å ivareta sin rolle og ansvar.  

HR/HMS skal i perioden: 

• Bruke RPA teknologi aktivt som verktøy for å realisere prosjekter.  
• Ha tett samarbeid med digitaliseringssjefen for bistand til å realisere prosjekter.  

Prosjekter vil bli sendt inn til digitaliseringsfondet for finansiering. 

Lønnspolitikk

Sandnes Kommune skal være konkurransedyktige, kommunen må beholde og rekruttere dyktige medarbeidere.

• Kommunens lønnspolitikk skal være basert på likeverd og være tydelige kommunisert innad og utad. Den skal revideres i perioden.
• Avlønning skal vurderes på tvers av områdene og fastsettes på likeverdige vilkår.
• Ulike vakt og arbeidstidsordninger skal harmoniserer i perioden, gjelder generelt og spesielt i forhold til nye Sandnes.

Prioriteringer innen ovennevnte strategi i økonomiplanen 2020-2023

• O1         1 stilling IDM (Identitetsforvaltning)
• O2         Vaktordning beredskap
• O3         Ny løsning sak/arkivsystem (dokumenthåndteringssystem) – lisens, serviceavtaler og
                utvikling, jfr. investeringstiltak om anskaffelse av et mer fleksibelt
                dokumenthåndteringssystem
• O4         Frittstående arkivkjerne - utvidelse av lisenskostnader
• O5         Vaktordning knyttet til IT -beredskap og drift
• O6         0,6 årsverk reduksjon i Forsand
• O7         Innsparing IT Forsand
• O8         Innsparing Personal/HMS
• O9         Forsand, reiseutgifter overgangsordning
• O10       Forsand, 0,8 årsverk tillitsvalgt i 2020
• O11       Økt stilling tillitsvalgte
• O12       Gevinster ved digitalisering
• O13       Generell innsparing organisasjon