Sandnes kommune - Organisasjon

NR	TILTAKSTEKST	2020	2021	2022	2023
O1	1 stilling IDM (Identitetsforvaltning)	900	900	900	900
Det er innført en ny løsning for identitet- og tilgangsstyring (IDM) for å forvalte alle kommunens 18 000 brukere i nettverket som inneholder alle datasystemene. (medarbeidere, elever og andre brukere). Det er en tidkrevende jobb og viktig med kontinuerlig fokus på drift og videreutvikling av løsningen slik at en kan ta ut gevinster. Dette vil også øke sikkerheten i kommunens nettverk.
O2	Vaktordning beredskap	1300	1300	1300	1300
Sandnes kommune har per 1 juli 2019; 77 959 innbyggere og til nyttår økes dette med 1 193 innbyggere etter sammenslåing med Forsand kommune. Disse er fordelt på flere bydeler med tett eller spredt bebyggelse. Det store arealet gjør kommunen sårbar med tanke på naturbrannfare og ekstremvær. Økt turisme i regionen vil utfordre hvordan vi som kommune ivaretar vertsrollen og sikkerheten til våre besøkende. Behovet for å holde oversikt og fokus knyttet til disse utfordringene er krevende. Faren for at man kommer til kort særlig i helger, ferier og høytidsdager er til stede med mer tilfeldig bemanning og ressurstilgang. Hendelser i den siste tiden som har utfordret kommuner i Rogaland og Vestlandet er skogbrannen på Ombo, skogbrannen i Sokndal og evakueringen av cruiseskipet Viking Sky. På samme tid kan hendelser som bortfall av nettverk for kommunens tjenester være reelt eller at det kan inntreffe plutselige dødsfall som følge av ulykker lokalt eller på reise i utlandet for flere innbyggere med de forventningene det medfører. Rask koordinering og iverksettelse av tiltak ved hendelser, trygges ved å innføre en beredskapsvakt 24/7. Vaktordningen skal ha kompetent personell og fullmakt til å iverksette nødvendige tiltak når det måtte være behov for det. Sandnes kommune har et generelt beredskapsansvar som innebærer sikkerhet og trygghet for alle innbyggere, kommunens ansatte og areal. Hendelser kan oppstå til tider når kommuneadministrasjonen er sårbar. Dette er spesielt ved høytider og ferier. For å kunne utøve beredskapsansvaret ytterligere ønsker man å styrke beredskapsordninger framover.
O3	Ny løsning sak/arkivsystem (dokumenthåndteringssystem) – lisens, serviceavtaler og utvikling, jfr. investeringstiltak om anskaffelse av et mer fleksibelt dokumenthåndteringssystem	1600	1600	1600	1600
Jamfør investeringstiltak om anskaffelse av et mer fleksibelt dokumenthåndteringssystem beregnes en betydelig høyere kostnad til lisens, serviceavtaler og utvikling i årene framover. Reelle kostander vil bli betraktelig større enn det som Sandnes kommune betaler i dag. Årsaken er at kommunen har rullet ut Public 360 til alle enheter i kommunen og at lisenskostnaden ikke har blitt oppjustert parallelt hos leverandøren.
O4	Frittstående arkivkjerne - utvidelse av lisenskostnader	250	250	250	250
Etablering av frittstående arkivkjerne på sikker sone er nå over i drift. I løpet av 2020 planlegges det å utvide løsningen til å håndtere dataene fra ytterligere 5 fagsystem. Dette fører til at de elektroniske dataene fra disse systemene er sikret for ettertiden på en forskriftsmessig måte. Årlig lisens er kr 110 000 + mva. Estimert integrasjonskostnad per system er sirka kr 25 000 + mva. per system. På sikt vil det være framtidsrettet også å vurdere en skyløsning.
O5	Vaktordning knyttet til IT -beredskap og drift	1000	1000	1000	1000
Sandnes Kommune har ikke en vaktordning knyttet til hendelser som omhandler stans i infrastruktur IT. Ettersom kommunen i større og større grad tar i bruk digitale tjenester blir behov for stabilitet i infrastrukturen svært viktig. Det kan få alvorlige konsekvenser dersom ikke det er mulig å rette feil og melde ut om mulige konsekvenser ved brudd eller annen svikt i IT leveranse. I dag har kommunen ingen vaktordning som sikrer at noen til enhver tid har ansvar for å håndtere en hendelse knyttet til kommunens IT systemer. Det har allerede vært hendelser som viser at kommunen er svært sårbar når nettet er nede. Det bør være en vaktordning 24/7 som består av personer som har kompetanse til å utbedre feil, eller som kan sørge for at feil blir rettet ved å kontakte riktig kompetanse på området.
O6	0,6 årsverk reduksjon i Forsand	-580	-580	-580	-580
Leder for organisasjon i Forsand har sluttet og det vil etter kommunesammenslåingen ikke være nødvendig å erstatte denne stillingen. Rådmannen foreslår at stillingen spares inn.
O7	Innsparing IT Forsand	-1200	-1200	-1200	-1200
Avtale med Stavanger om drift av IT systemer for Forsand avsluttes til nyttår. Nye Sandnes samler all IT-drift i kommunen og rådmannen anslår at budsjettet kan reduseres med kr 1,2 millioner.
O8	Innsparing Personal/HMS	-500	-500	-500	-500
Rådmannen forslår å harmonisere budsjettpostene til fellesopplæring, annonser og HMS i den nye kommunen. Fellesopplæring reduseres med kr 310 000, annonser reduseres med kr 140 000 og HMS reduseres med kr 50 000.
O9	Forsand, reiseutgifter overgangsordning	800	800	800
Fellesnemnda vedtok i møtet 27.08.2019 reglene for reiseutgifter. Ordningen innebærer at Sandnes kommune skal dekke de faktiske utgiftene i en overgangsperiode ut til 31.12. 2022. Omfanget gjelder få personer i Nye Sandnes. Ved å gi kompensasjon for de reelle utgiftene blir kostnadene om lag kr 800 000 for hvert år og totalt kr 2,4 millioner for de tre årene. Dette gjelder dersom 10 personer reiser tur retur hver dag. Av ulike årsaker reiser ikke alle hver dag., Det kan være hybride kontorløsninger eller andre alternative arbeidsformer som gjør at det ikke er nødvendig.
O10	Forsand, 0,8 årsverk tillitsvalgt i 2020	700
Hovedtillitsvalgte ber om å beholde sitt frikjøp i 2020. Begrunnelsen er merarbeid knyttet til kommunesammenslåing. • Fagforbundet 60 prosent • Utdanningsforbundet 20 prosent
O11	Økt stilling tillitsvalgte	130	130	130	130
Dette er hjemlet i avtaleverket. Økningen kommer fra 1.8.2019
O12	Gevinster ved digitalisering	-490	-490	-490	-490
På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer fant rådmannen det nødvendig å innarbeide nye innsparinger i økonomiplan 2018-2021, driftstiltak O2, på kr 490 000 i 2019, økende til kr 980 000 fra 2020. Innsparing fra 2019 planlegges løst ved å digitalisere ansettelseskontrakter. Ved å digitalisere prosessen rundt ansettelseskontrakter etableres det løsninger for eSignering, svar inn og eDialog, som også kan benyttes til andre typer løsninger som krever signering. Det bør også vurderes om Public 360 kan brukes til å automatisere saksgang ved å ta i bruk robotteknologi og fjerne prosesser og løsninger som da er overflødige. Videre effektivisering vil gjøre det mulig å ta innsparingene i 2020 ved hjelp av robotteknologi.
O13	Generell innsparing organisasjon	-1120	-1680	-1680	-1680
På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer finner rådmannen det nødvendig å innarbeide nye innsparinger på kr 1,1 millioner fra 2020, økende til kr 1,7 millioner fra 2021. Innsparingen håndteres ved å redusere budsjettrammene på enkelte enheter i organisasjon. Det vil bli igangsatt en omorganiseringsprosess med mål om å redusere ett årsverk innen HR. Fordelingen mellom områdene vil bli videre utredet i 2020 og fordelt der hvor innsparingsmuligheter er størst jamfør digitalisering og andre effektiviseringstiltak. Eventuelt behov for reduksjon av bemanning vil primært bli løst ved naturlig avgang. En reduksjon i ressurser innen organisasjon vil kunne føre til reduserte støttetjenester og oppfølgning av andre avdelinger i Sandnes kommune samt befolkningen.
	TOTALSUM ORGANISASJON	2790	1530	1530	730

Sist oppdatert: 10.10.2019