| NR | TILTAKSTEKST | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 |
| Ø1 | To nye rådgiverstillinger lønn | 1300 | 1300 | 1300 | |
| Lønn har for tiden 9 hjemler, men har ansatt to ekstra medarbeidere som følge av at virksomheten de siste årene har fått tilført flere og mer komplekse oppgaver. I en overgangsfase, til digitaliseringsprosjekter gir innsparingseffekt, vil det være behov for å fortsette med 11 medarbeidere. Rådmannen vil løse utfordringen ved å finansiere stillingene av ledige fondsmidler og be om overføring av hele mindre forbruket i økonomiavdelingen fra 2019 til 2020. Når det gjelder nye oppgaver de siste årene i virksomheten kan nevnes: • Digitaliseringen har foreløpig medført større behov for support og veiledning til brukere/ledere. • GDPR krever større fokus og større nøyaktighet på tilganger og rettigheter til systemer. • Lønnskjøring for Forsand (I 2019 har avdelingen en midlertidig ansatt som jobber med Forsand og fakturerer for en 70 prosent stilling for å kjøre lønn for Forsand. Forsand har sirka 720 lønnsmottakere. • Innføring av A-ordningen(rapportering til statlige myndigheter som krever mer nøyaktige data og mer kontroll). • Innrapportering jamfør innskjerping av fordelsbeskatning – manuelle rutiner • Innføring av El-sykkelordning med trekk i lønn. • Ny beregning av Lørdags og søndagstillegg fra 1. januar 2019 og per i dag finnes ingen systemer som fullt ut digitaliserer dette arbeidet. Arbeidet må delvis gjøres manuelt for alle ansatte i turnus. • Virksomheten har behov for medarbeidere med høyere kompetanse/utdanning. Risikoen med for lav bemanning er forsinkelser og feil lønnsutbetalinger. • Rapportering gjennom A-ordningen og tapt refusjon fra Nav. |
|||||
| Ø2 | To nye rådgiverstillinger lønn dekkes av fond på området | -1300 | -1300 | -1300 | |
| Stillingene finansieres av fond på området i en 3 års periode. Denne finansieringen vil avhenge av at økonomiavdelingen får med seg hele sitt mindre forbruk i 2019 på disposisjonsfond til 2020. Dette må behandles av bystyret i sak om årsregnskap og årsrapport for 2019. | |||||
| Ø3 | Programvareoppgraderinger regnskapsavdelingen | 400 | 400 | 400 | 400 |
| Ny programvare og oppgradering av eksisterende systemer i tråd med digitaliseringsstrategien i Sandnes kommune. Oppstartskostnader på kr 214 000 kommer i tillegg og er forutsatt finansiert av fond i 2020. Under følger en oversikt av programmene med tilhørende kostnad; • FakturaFirewall. Kr 100 000 i oppstart og kr 180 000 i drift. Gir forhåndsdefinisjon av fakturakrav som referansenummer, og utsjekk om forfallsdato er jamfør leverandøravtalen. Gevinsten er en mer standardisert fakturaflyt. • Innfordring Digitext. Kr 60 000 i oppstart og kr 50 000 i drift. Løsningen medfører at kommunikasjon med skyldnere kan skje via sms. Sikrer at rett mottaker får sms og at det ikke foreligger reservasjoner på telefonnummer. • Autopay. Kr 30 000 i oppstartskostnader og kr 100 000 i årlig drift. Løsningen gjør at remitteringsfiler fra Visma økonomi og lønnsutebetalingsfiler går til utbetaling uten at de må legges inn manuelt. Gevinsten er spart tid/ressurser. • Mobil godkjenning av faktura. Kr 24 000 i oppstartskostnad og kr 45 000 i årlig drift. Gevinsten er at de som skal godkjenne fakturaer når de ikke er innlogget på arbeidsstasjonen slipper å logge seg inn på fleksibel arbeidsplass for å godkjenne fakturaer. • Medlemskap i KS sitt forum for eiendomsskatt kr 35 000. |
|||||
| Ø4 | SAS innkjøpsanalyse reversering | -900 | -900 | -900 | -900 |
| Som omtalt i 2. perioderapport 2019 er avtalen med leverandøren av innkjøpsanalysesystem sagt opp da systemet kombinert med en medarbeider til å drifte systemet ikke ga tilstrekkelig gevinst. I tillegg til lisensen foreslås det å fjerne stillingshjemmelen som er knyttet til drift og vedlikehold av systemet. | |||||
| Ø5 | SAS innkjøpsanalyse reversering av resterende innsparingskrav | 900 | 900 | 900 | 900 |
| Innsparingskrav knyttet til stillingshjemmelen og lisensen foreslås i tråd med tiltak Ø4 reversert. | |||||
| Ø6 | 0,5 årsverk overføres kraftkontor | -400 | -400 | -400 | -400 |
| Kraftkontoret er finansiert med 1 årsverk i basisbudsjettet til Nye Sandnes. På grunn av dette kan det halve årsverket som skal overføres fra økonomiavdelingen spares inn. | |||||
| Ø7 | Overføring skatteoppkreving til Skatteetaten | -5100 | -8800 | -8800 | -8800 |
| I foreslått nasjonalbudsjett for 2020 skal skatteoppkrever funksjonen overføres til staten fra juni 2020. | |||||
| Ø8 | Innsparing kommunesammenslåing | -800 | -800 | -800 | -800 |
| Leder for økonomiavdelingen i Forsand har sluttet og det vil etter kommunesammenslåingen ikke være nødvendig å erstatte denne stillingen. Rådmannen foreslår at stillingen spares inn. | |||||
| Ø9 | Gevinster ved digitalisering | -230 | -230 | -230 | -230 |
| Gevinster ved digitalisering er innarbeidet med kr 230 000 i 2019, økende til kr 460 000 fra 2020. Det er identifisert innsparingsmuligheter i form av spart tid i regnskapsavdelingen. Fram til ytterligere gevinster ved digitalisering kan hentes ut i form av varig reduksjon i årsverk, vil innsparingen løses ved vakante stillinger når det er sykefravær, fødselspermisjoner eller annet. | |||||
| Ø10 | Generell innsparing økonomi | -530 | -790 | -790 | -790 |
| På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer finner rådmannen det nødvendig å innarbeide nye innsparinger på kr 530 000 fra 2020, og økende til kr 790 000 fra 2021. Det er i tiltak Ø1 forutsatt at stillingene skal finansieres av ledige fondsmidler, men at det da blir nødvendig å be om overføring av hele mindre forbruket i økonomiavdelingen fra 2019 til 2020. En ny reduksjon allerede fra 2020 må løses med reduksjon i bemanningen. Det vil få konsekvenser for kvaliteten og tilbudet økonomiavdelingen yter til virksomhetene i kommunen. På lengre sikt vil det være mulig å hente ut effektiviseringseffekt som følge av digitaliseringsarbeidet i form av reduksjon i bemanningen. Dette vil primært bli løst ved naturlig avgang. | |||||
| TOTALSUM ØKONOMI | -6660 | -10620 | -10620 | -10620 | |
Sist oppdatert: 10.10.2019