Kontroll og styring

Styring og kontroll

Sandnes kommune har høyt fokus på styring og kontroll av kommunens tjenester og forvaltning. Tilsyn og revisjoner er sentrale redskap for forbedring og læring. Kommuneplan 2015-2030 er Sandnes kommune sin langsiktige og helhetlige strategi for samfunnsutviklingen og organisasjonen. God ledelse, målrettet ressursstyring og rett bruk av systemer sikrer betryggende egenkontroll. Aktiv bruk av kommunens eierpolitiske strategi sikrer en engasjert og målrettet utøvelse av kommunens eierskap i selskapene.

Endringer av rammebetingelsene

Kommuneloven og særlovgivningen med forskrifter legger rammene for primærkommunene sine oppgaver og ansvar. I tillegg har Stortinget i løpet av 2017 vedtatt flere normer som legger direkte rammer for tjenesteproduksjon, som for eksempel norm for lærertetthet i skolen fra 2018. Dette kommer i tillegg til andre statlig fastsatte normer for en rekke tjenester.

Endelig resultat av kommunereformen om nye oppgaver ble vedtatt av Stortinget 8. juni 2017. Resultatet ble en marginal endring i oppgavefordelingene mellom kommunene og de øvrige to forvaltningsnivåene.

Både forslag til ny kommunelov og ny lov om interkommunale selskaper (IKS) har vært på høring. Som del av videre lovarbeid ba Regjeringen en ekspertgruppe om å utrede nærmere om konkurranseforholdene mellom offentlige og private virksomheter. Bakgrunnen var ESA sin påpekning om blant annet kommunenes skattefritak og ubegrensede garanti (en kommune ikke kan slås konkurs). Sluttrapporten ble lagt frem i årsskiftet. Det ventes at lovforslagene kommer på høring i 2018.

Videre har det i 2017 blitt gjort flere endringer i rammene for kommunens utøvelse av samfunnsutviklerrollen. En rekke endringer er gjort i plan- og bygningsloven, bypakke Nord-Jæren er inngått og regionalplan for Jæren er tatt opp til revisjon. Konsekvensene av endringene er at kommunens handlingsrom begrenses.

Mål og strategier

Ledelse og styring av kommunen skjer gjennom politisk vedtatt organisering og fullmakt- og delegasjonsreglement, samt vedtatte planer og strategier. Kommuneplan 2015-2030 er Sandnes kommune sitt overordnede plandokument for kommunen som helhetlig samfunnsutvikler. Det vil si samordnet areal-, transport- og tjenesteutvikling som tilrettelegger for gode bo- og oppvekstvilkår, næringsutvikling og en fremtidsrettet attraktiv byutvikling. Samfunnsdelen av kommuneplanen tar stilling til de langsiktige utfordringer ved samfunnsutviklingen. Konkrete mål og strategier viser de valgte retningene for utvikling av lokalsamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Utfra dette utledes det i arealdelen rammer for kommunens forvaltning av en helhetlig og bærekraftig arealutvikling.

Hvert fjerde år, og senest ett år etter bystyrets konstituering, skal bystyret vedta en planstrategi. Til grunn ligger en analyse av utfordringene kommunen står overfor. Planstrategien fastsetter kommunens planbehov for fireårsperioden og gir føringer for arbeidet med revisjon av kommuneplanen. Planstrategi for gjeldende valgperiode ble vedtatt i bsak 28/16. Bystyret vedtok her at kommuneplanen skal revideres. Videre at samfunnsdelen skal behandles først. Det ble også vedtatt at revisjon av arealdelen skal begrenses. Prioritet skal være videreutvikling av byutviklingsretningen, inkludert Sandnes øst. Planprogrammet for arbeidet ble fastsatt i bsak 88/16. Planutviklingen har pågått i 2017 (se samfunnskapittelet). For styring og kontroll i 2017 har gjeldende kommuneplan vært lagt til grunn.

Foruten kommuneplan omfatter kommunens totale plansystem økonomiplan, kommunedelplaner og temaplaner samt strategidokumenter knyttet til tjenesteutvikling. For bruk i forvaltningen er det utformet utfyllende strategidokumenter og retningslinjer. Kommuneplanens 4-årige handlingsdel er økonomiplanen 2017-2020. Med årlig rullering foretar bystyret prioriteringer av tiltak og utviklingsoppgaver innenfor den økonomiske rammen kommunen rår over. Økonomiplanen er bystyrets «bestilling» til rådmannen og de kommunale foretakene. Rådmannen rapporterer tilbake på grad av måloppnåelse og gjennomføring i økonomi- og aktivitetsrapporter, perioderapporter og årsrapport. Tilbakemelding fra foretaksstyrene er integrert i rådmannens samlede konsernrapportering. For rapportering av måloppnåelse i 2017, på kommunens overordnede mål, se kapittel 8 Måloppnåelse for tjenesteområdene.

Egenkontroll og styring

Kommuneloven har lagt det øverste ansvaret for tilsyn med den kommunale forvaltningen til kommunestyret. I dette ansvaret ligger også å påse at regnskapet revideres på en betryggende måte. Ved konstitueringen i ny valgperiode velger bystyret et kontrollutvalg. Kontrollutvalget forestår på vegne av bystyret det løpende tilsynet med forvaltningen og kommunens egenkontrollansvar. Kontrollutvalget rapporterer og innstiller derfor også direkte til bystyret. I tillegg har staten gitt fylkesmennene ansvaret for å føre tilsyn med kommunal virksomhet. Formålet er å sikre kvalitet og forsvarlige tjenester, og at lovverk blir fulgt. Fylkesmannen er også tillagt samordningsplikt av tilsyn med kommunene. Det vil si at egne og andre statsetater sine tilsyn skal være koordinert. Samordningsplikten er en sentral forutsetning for at kommunene skal evne å gjennomføre og følge opp eventuelle pålegg etter tilsyn, herunder også økonomiske. Kommunen får årlig en oversikt for planlagte tilsyn. Fylkesmannen har i 2017 gjennomført følgende tilsyn:

• Helsetjenester til psykisk utviklingshemmede (landsomfattende tilsyn), overført fra 2016 til 2017
• Skolene sitt arbeid med elevene sitt psykososiale miljø
• Kommunal beredskapsplikt

Det foreligger sluttrapporter fra alle de tre tilsynene i 2017. I det landsomfattende tilsynet om helsetjenester til psykisk utviklingshemmede ble det ikke funnet avvik eller mangler. I de to andre tilsynene er det gitt frister for oppfølging av avvikene.

For tilsynet med skolene ble det gitt følgende pålegg:

• Sandnes kommune skal sørge for at skolen jobber aktivt, kontinuerlig og systematisk slik at elevenes rett til et godt psykososialt miljø blir oppfylt.
• Sandnes kommune må sikre at skoleledelsen involverer aktuelle råd og utvalg i arbeidet med det psykososiale miljøet.
• Sandnes kommune skal sørge for at skoleledelsen evaluerer det samlede arbeidet med forebyggende tiltak, individuelt rettet arbeid, medvirkning og informasjon knyttet til det psykososiale miljøet.

 I tilsynet med kommunal beredskapsplikt ble det avdekket følgende avvik:

• Sandnes kommunes helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse oppfyller ikke kravene etter sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt.
• Sandnes kommunes beredskapsplan oppfyller ikke alle kravene i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Tilbakemeldinger er gitt fra kommunen for begge tilsynene.

God egenkontroll av forvaltning og tjenesteyting stiller også krav til kommunen. Det gjelder både internkontrollsystem og dokumenterte rutiner, men også ressurser. Dette må løses innenfor tilgjengelige økonomiske rammer, og med tverrfaglig samarbeid. Tilstrekkelige ressurser til å ivareta kommunens egenkontroll inngår i behandlingen av økonomiplanen, med kontrollutvalgets budsjettramme og enkelttiltak i tjenesteområdene.

Saksbehandlings- og delegasjonsreglement

Med hjemmel i Kommuneloven har kommunen eget saksbehandlings- og delegasjonsreglement. Det regulerer ansvars-, myndighets- og oppgavefordelingen mellom kommunens politiske organer, og mellom politisk nivå og rådmannen. Her inngår også egne reglement for bydelsutvalg, nemnder og råd. Rådmannens videredelegasjon til virksomhetslederne framgår også. Gjeldende reglement ble ajourført med godkjenning i bsak12/15. Resultatene av oppdraget til ad hoc-utvalg for politisk struktur og folkevalgtes arbeidsvilkår om å revidere reglementet ble i bsak 100/17. Arbeidet har vært konsentrert om å få nødvendig klarhet i ansvars-, myndighets- og oppgavefordelingen. Videre er det foretatt flere presiseringer og endringer for å sikre at kommunen har et funksjonsdyktig reglement. Parallelt har ad hoc-utvalget også gjennomført sitt oppdrag om oppdatering av reglementet for bydelsutvalgene. Resultatet ble godkjent i bsak 101/17. 

Økonomiforvaltning

Økonomireglementet for Sandnes kommune regulerer økonomistyringen i kommunen som konsern. Revidert reglement, som nå i større grad tydeliggjør hva som er delegert til de kommunale foretaksstyrene, ble i bsak 78/17. Bystyret gir her definerte fullmakter innenfor økonomiområdet til hovedutvalgene, formannskapet og rådmannen samt foretaksstyrene. Det regulerer videre kravene til økonomisk rapportering, samt styring av bygge- og anleggsprosjekter.

Bystyret har vedtatt at det mellom perioderapportene skal avlegges aktivitets- og økonomirapporter til formannskapet. Rådmannen påser at økonomistyringen i enhetene følges opp månedlig. Tilsvarende ansvar tilligger foretaksstyrene, med minimum kvartalsvis oppfølging. Rogaland Revisjon IKS, kommunens valgte revisor, påser at kommunens virksomhet er i tråd med økonomireglementet gjennom løpende revisjon av kommunens (konsernets) regnskap. Revisor rapporterer til kontrollutvalget. Rådmannen har fulgt opp med videre delegering av fullmakter innenfor sitt ansvarsområde.

Videre er det satt i gang arbeid med ytterligere konkretisering av fullmakter knyttet til salg av kommunalt bebygde eiendommer. For to enkeltstående salg i 2017 er dette løst ved at bystyret har gitt dedikerte fullmakter for å gjennomføre disse. Rådmannen vil fremme sak til bystyret med forslag om et konsernreglement for slike fullmakter samt regnskapsprinsippene som må følges i slike saker.

Finansforvaltning

Fra 1. januar 2017 trådte ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners gjelds- og finansforvaltning i kraft. Det er foretatt revisjon av kommunens finansreglement som ble vedtatt i bsak 50/17. Formålet er å gi rammer og retningslinjer for kommunens finans- og gjeldsforvaltning. Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivå som er tillatt innenfor forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, langsiktige aktiva og gjeldsporteføljen. Hensikten er å hindre kommunen fra å ta vesentlig finansiell risiko og at forvaltningen skal foregå på en slik måte at den ivaretar hensynet til balanse mellom avkastning, risiko og likviditet. Etiske retningslinjer innen finansforvaltningen ble behandlet og fastsatt av bsak 134/17.

Finansielle nøkkeltall fastsatt

I økonomiplan 2018-2021 redegjorde rådmannen for kommunens samlede økonomiske situasjon for planperioden og på lang sikt mot 2030. Det ble videre fremholdt de økonomiske måltallene som Sandnes og Forsand kommuner har nedfelt for "Nye Sandnes" kommune. Utfra analysene ble det foreslått finansielle nøkkeltall for styringen av konsernet Sandnes kommune fremover. Bystyret vedtok i bsak 183/17 følgende finansielle nøkkeltall:

• Netto driftsresultat settes til minimum 3 prosent av driftsinntektene.
• Disposisjonsfond + mindreforbruk settes til minimum 7 prosent av driftsinntektene.
• Arbeidskapital settes til 10-15 prosent av driftsinntektene.
• Langsiktig lånegjeld (fratrukket pensjonsforpliktelser) skal ikke overstige 110 prosent av kommunens brutto driftsinntekter.
• Lånegjeld som betjenes av frie inntekter skal ikke overstige 90 prosent av kommunens frie inntekter.
• Andel sertifikatlån settes til under 70 prosent av langsiktig gjeld (fratrukket pensjonsforpliktelser).
• Netto lån med renteeksponering skal ikke overstige 20 prosent av kommunens brutto driftsinntekter

Det er valgt å rapportere på nøkkeltallene fra 2017, under kapittelet økonomiske måltall for bærekraftig utvikling.

Reglement for fellesnemnda - "Nye Sandnes"

Stortinget gjorde den 8. juni 2017 endelig vedtak om at kommunene Sandnes og Forsand skal slås sammen til en ny kommune fra 1. januar 2020. Reglene for gjennomføringen av sammenslåingen er hjemlet i Inndelingslova. Til å lede arbeidet med etableringen av den nye kommunen ble fellesnemnda formelt konstituert 29. august 2017. Nemda har ansvaret for at "Nye Sandnes" er etablert i samsvar med prinsippdokumentet og klar for overlevering til det nye kommunestyret som konstitueres i oktober 2019. Fra samme tidspunkt opphører fellesnemnda sin funksjon. De sittende kommunestyrene har ansvaret for å drive kommunene fram til avviklingstidspunktet 31. desember 2019. I bsak 81/17 godkjente bystyret mandat og reglementet for fellesnemnda. Tilsvarende vedtak ble gjort i Forsand kommunestyre i juni 2017. Reglementet avklarer også sentrale spilleregler mellom den nye kommunen og de to eksisterende kommunene underveis i prosessen. Blant annet gjelder dette samhandlingen om økonomiplanene. Det er videre fastsatt saksbehandlingsreglement for fellesnemnda, samt reglement for det partssammensatte utvalget som fungerer i prosjektperioden.

Ledelse

Sandnes kommune er en stor organisasjon med over 5 700 ansatte. Rådmannens videredelegering skjer til virksomhetslederne. Gjennom utforming av attraktive lederstillinger, med stort handlingsrom, legges det til rette for utvikling av engasjerte ledere som får og tar ansvar både for egen virksomhet og for helheten. Lederprogrammet, grunnopplæring for ledere, gir opplæring i nødvendige lover og lederverktøy, og sikrer at lederne får tilført nødvendig kunnskap for å kunne utføre lederoppgavene på en god og helsefremmende måte. Det gjennomføres i tillegg særskilt opplæring i blant annet økonomistyring og personalforvaltning for den aktuelle lederen. Lederopplæring har høy prioritet for å sikre styring og kontroll i organisasjonen.

Rådmannens ledergruppe består av kommunaldirektørene og er rådmannens rådgivende organ. I tillegg til å arbeide med løpende styrings- og ledelsesoppgaver er ledergruppen også styringsgruppe for blant annet kommuneplanrulleringen. I løpet av 2017 har omstillingsarbeid, digitalisering og innovasjon samt kartlegging av funksjoner og tjenester knyttet til ny kommune vært de mest sentrale arbeidsområdene for ledergruppen. For å sikre en helhetlig lederkultur og god informasjonsflyt er det etablert rutiner for ledermøter på alle nivå i organisasjonen.

Arbeidsgiverstrategien

Arbeidsgiverstrategien er en felles referanseramme for ledere, tillitsvalgte og medarbeidere, med særlig fokus på ledernes rolle. Strategien konkretiserer kommunens verdier og mål overfor dagens og framtidens medarbeidere. Den skal også bidra til å styrke kommunens omdømme, både internt og i omgivelsene for øvrig. Arbeidsgiverstrategien peker på de innsatsområder kommunen må være god på for å utvikle organisasjonen og medarbeiderne.

Etiske retningslinjer og fokus på etikk

I arbeidet med å sikre god styring og kontroll er felles rammer for arbeid med etikk vesentlig. Sandnes kommunes etiske retningslinjer gjelder for hele virksomheten. Retningslinjene framholder at kommunen skal ha høy etisk standard og utvise åpenhet, redelighet og ærlighet i all sin atferd. I retningslinjene er det konkretisert hvordan medarbeiderne skal forholde seg til spørsmål knyttet til habilitet, sensitive opplysninger, lojalitetsplikt, ytringsfrihet, mottak av gaver og annet lønnet arbeid, samt hvordan man skal varsle om mulig brudd.

Systemer og verktøy

Sandnes kommune bruker flere systemer og verktøy for å sikre betryggende kontroll i konsernet. Dette gjelder blant annet av økonomi, tjenesteleveranser, medarbeideroppfølging og dokumenthåndtering. De siste årene har det vært et økt fokus på informasjonssikkerhet og risikovurdering av systemer samt avvikshåndtering. Hvert tjenesteområde har egne systemer og rutiner for å sikre god internkontroll. I tillegg avlegges det årlig egne kvalitetsmeldinger til bystyret.

BaRm

Sandnes kommune brukte balansert resultatmåling (BaRM) som mål og styringsmodell for virksomheten fram til september 2017. Avtalen med Corporater ble sagt opp og avviklet i 2. perioderapport 2017, vedtatt i bsak 151/17. Revidert kommuneplan ventes lagt frem våren 2018.

Public 360° 

Public 360° er Sandnes kommunes elektroniske sak- og arkivsystem. Public 360° som styringsverktøy gir leder oversikt over saksbehandlingen i egen enhet og bidrar til at innkomne henvendelser blir fulgt opp og at saksbehandlingsfristene overholdes også ved fravær. Leder kan hente ut rapporter og statistikker på for eksempel saksbehandlingstid, antall vedtak/avslag og antall henvendelser. Systemet avleverer data til offentlig journal og andre innsynsløsninger, og er således sentralt for kommunens overholdelse av den lovhjemlede innsynsretten til presse og publikum.

Compilo kvalitets og avviksystem

Fra 2016 har kommunen brukt Compilo som kvalitet- og avvikssystem. Systemet gir muligheter for å melde avvik innen følgende tre hovedkategorier:

• HMS-avvik som gjelder arbeidsmiljøforhold for ansatte
• Avvik som gjelder tjenesteyting og brukere
• Avvik knyttet til interne/organisatoriske forhold

Fra 2017 ble det gjort noen forenklinger i systemet med en enklere struktur for melding av avvik innenfor HMS-området og avvik knyttet til interne/organisatoriske forhold. Modulen for avviksbehandling gir muligheter for å ta ut statistikker og rapporter, som gir gode muligheter til å få oversikter, følge opp og sette inn tiltak som kan bidra forbedring av arbeidsmiljøforhold og tjenesteyting.

Compilo har i tillegg til avviksmodul egne moduler for risikovurderinger og for dokumentstyring. Målet er at risikovurderingsmodulen kan brukes som et enkelt og nyttig verktøy og bidra til at en tilfredsstiller tilsynsmyndigheters krav til risikovurdering. Dette gjelder også i forhold til kommunes interne rutiner for helse, miljø og sikkerhet og tjenestekvalitet.

Compilo er lagt til rette for elektronisk varsling av kritikkverdig forhold på arbeidsplassen til kommunens varslingsgruppe.

ROS-analyser knyttet til fagsystemer

Det er systemansvarlig i kommunen som gjennomfører ROS-analyser mens ansvaret ligger hos systemeier. Det arbeides med å få på plass flere ROS-analyser knyttet til fagsystem som forvalter spesielt sensitive personopplysninger. IT-drift har gjennomført ROS-analyse på den tekniske delen.

Gat

Gat er en programvareløsning som sikrer ledere god bemanningsplanlegging og personalstyring. Alt fravær registreres i Gat og leder varsles ved uregelmessigheter. Gat gir også ledere god oversikt over status i forhold til ferie, avspasering og fleksitid. Arbeidsmiljøloven ligger til grunn som beregningsgrunnlag, i tillegg til kommunens eget personalreglement.

Kompis

Kompis er et styringsverktøy for medarbeideroppfølging og kompetansekartlegging. Kompis brukes til å synliggjøre kompetansekrav knyttet til ulike stillinger og i gjennomføring av medarbeider- og ledersamtaler. Systemet kan avdekke uutnyttet kompetanse og bidra til at ledere blir bevisste på kommunens ressurser. Kommunen får også en bedre oversikt over medarbeideroppfølging og at medarbeidersamtaler gjennomføres i tråd med Hovedtariffavtalens bestemmelser.

BRUKERAKTIVITET SORTERT PÅ MODUL, ANTALL

GDPR – The General Data Protection Regulation

Personvernforordningen (forordning 2016/679, på engelsk forkortet GDPR) er en forordning som skal styrke og harmonisere personvernet ved behandling av personopplysninger i Den europeiske unionen (EU). Det omhandler også i noen grad behandling som skjer utenfor EU eller overføring av personopplysninger ut av EU. Forordningen trer i kraft 25. mai 2018. Den avløser personverndirektivet og får direkte virkning i medlemslandene, og krever altså – i motsetning til direktiver – ikke nasjonal lovgivning.

Forordningen innebærer at kommunen må ha oversikt over alle behandlinger som har personopplysninger, og at hver behandling kun er knyttet til et formål. Kommunen må også ha klart for seg hvilket behandlingsgrunnlag som gjelder for den enkelte behandling. Alle formål som innebærer innhenting av personopplysninger skal risikovurderes. Kommunen har hatt gode rutiner i henhold til gjeldende lovverk, men må kvalitetssikre at dette er godt nok i forhold til nytt lovverk.

Kommunen startet i 2016/2017 forberedelsen til implementering av den nye forordningen, og arbeidet vil fortsette med økt fokus i 2018.

SAKIS – Sandnes kommunes informasjonssikkerhetsverktøy

Sandnes kommune har utviklet et nytt styringsverktøy for informasjonssikkerhet, SAKIS. Systemet erstatter kommunens tidligere håndbok for informasjonssikkerhet. Systemet skal gi kommunen en oversikt over sentrale områder som omhandler sikkerhet. Ambisjonen er å ha et styringssystem som imøtekommer kravene i henhold til standard for ledelsessystemer for informasjonssikkerhet (ISO 27001). Arbeidet med styringsverktøyet startet i 2017 og vil fortsette i 2018.

Tilsyn og egenkontroll

Informasjonssikkerhet handler om behandling av personopplysninger. I 2017 har det blitt gjennomført 50 egenkontroller. Lederer i enheter og staber fikk tilsendt skjema hvor det ble satt fokus på egen sikkerhet knyttet til forvaltningen av personopplysninger. På grunn av manglende kapasitet har det ikke blitt gjennomført tilsyn ved fremmøte i virksomheter.

Kommunen er barnehageeier og har således myndighetsansvar overfor kommunale og private barnehager. Dette innebærer blant annet ansvaret for tilsyn med barnehagene. Det er i 2017 gjennomført flere typer tilsyn:

• 38 brevtilsyn (egenrapportering fra barnehagene)
• 23 stedlige tilsyn (hver barnehage får tilsyn hvert fjerde år)
• 5 hendelse baserte tilsyn (blir foretatt på grunn av spesielle hendelser eller bekymringer)
• 66 informasjonsinnhenting ved gjennomgang av årsmelding rapporter
• 66 informasjonsinnhenting ved gjennomgang av barnehagens årsplan og kontrollert at denne er behandlet i barnehagens samarbeidsutvalg.

Rogaland brann og redning IKS har i 2017 gjennomført 31 tilsyn, 15 befaringer, 5 planuttalelser og 2 godkjenninger i barnehager og skoler. Dette skal bidra til at miljøet i barnehager og skoler fremmer helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold, samt forebygge sykdom og skade.

Kontrollutvalget

Kontrollutvalget utøver, i medhold av Kommuneloven, det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på vegne av bystyret. Videre skal utvalget påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen. Det tilligger også utvalgets ansvar å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger av bystyrets vedtak og forutsetninger. Dette skjer gjennom forvaltningsrevisjoner.

Bystyret vedtok i sak 117/16 kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020. Senhøsten 2017 startet arbeidet med oppdatering av planen. Kontrollutvalget rapporter resultater fra forvaltningsrevisjonene direkte til bystyret. Bystyret avgjør i sin behandling den videre oppfølgingen. Normalt legges ansvaret til rådmannen, eventuelt foretaksstyret.

Budsjettrammen for kontrollutvalget sin virksomhet fastsettes av bystyret etter innstilling fra utvalget. Rammen for kontroll og tilsyn i 2017 ble vedtatt videreført på samme nivå som 2016. Utvalgets forslag til tilpasninger av aktiviteten 2017 ble fastsatt av bystyret i orienteringssak 21/17.

Kontrollutvalget i Sandnes avlegger egen årsmelding til bystyret, se utvalgssak 5/18.

Gjennomførte forvaltningsrevisjoner

I 2017 har kontrollutvalget avlagt til bystyret rapporter etter følgende gjennomførte forvaltningsrevisjoner:

• Sosiale tjenester
  Formålet var å vurdere hvordan NAV Sandnes arbeider for å redusere antallet sosialhjelpsmottakere i kommunen, og da særlig unge stønadsmottakere. Kontrollutvalget tilrådde oppfølging i henhold til revisor sine følgende tre anbefalinger:
  • Kommunen anbefales å vurdere behovet for å styrke brukermedvirkningen, ved å revitalisere brukerutvalget og gjennomføre brukerundersøkelse.
  • Kommunen anbefales å analysere hvorfor antall sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen 18-24 år har økt så sterkt de siste årene, for om mulig å finne årsakssammenhenger som kan peke fram mot aktuelle tiltak.
  • Kommunen anbefales å vurdere flere tiltak for å redusere stønadslengden blant unge sosialhjelpsmottakere i aldersgruppen 18-24 år.
• Byggesak
  Formålet var med revisjonen var her todelt. Den skulle vurdere resultatene/ effektene av omorganiseringen for om lag to år siden. Videre undersøke brukernes tilfredshet med byggesakstjenesten. Kontrollutvalget tilrådde i samsvar med revisor sine samlede anbefalinger følgende:
  • Kommunen bør redusere saksbehandlingstidene for byggesaker. Dette gjelder spesielt for ordinære byggesaker (12 ukers saker) for derigjennom også å redusere gebyrtapet.
  • Kommunen bør sette inn tiltak som kan styrke byggesaksbehandlingen.
  • Kommunen bør sikre at gebyrtapene ikke påvirker selvkostregnskapet.
  • Kommunen bør inntil videre tilbakeføre noe kapasitet fra tilsyn til byggesak for å få redusert saksbehandlingstidene (spesielt for 12 ukers saker).
• Innkjøp
  Forvaltningsrevisjon "Innkjøp" er også gjennomført i 2017. Kontrollutvalget behandlet saken i desember, men besluttet å ta saken opp igjen til ny behandling på nyåret 2018 grunnet medieomtalt varslingssak i Sandnes Eiendomsselskap KF som angår innkjøpsområdet. Saken ble sluttbehandlet 19. januar 2018 av kontrollutvalget. Kontrollutvalget tilrådde i samsvar med revisor sine samlede anbefalinger følgende:
  • Rådmannen bør sikre at anskaffelsene gjennomføres i tråd med regelverket.
  • Rådmannen bør innskjerpe praksisen for å sikre at enhetene kontakter Anskaffelsesenheten for anskaffelser over kr 100.000.
  • Rådmannen bør sikre at anskaffelsesdokumentasjonen arkiveres i det elektroniske arkivet.
  • Rådmannen bør vurdere ytterligere tiltak for å øke e-handelen.

Oppfølging av forvaltningsrevisjoner

På vegne av bystyret tilligger det kontrollutvalget å påse at bystyrets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjoner følges opp av administrasjonen og foretaksstyrene. Formålet er læring, forbedring og at nødvendige tiltak iverksettes. Normalt gis frist på 6 måneder til å rapportere status på oppfølgingen. I 2017 har kontrollutvalget avlagt status på oppfølging av følgende forvaltningsrevisjoner til bystyret:

• Jordvern
• Erfaringer med NAV organiseringen
• Ny giv – overgang fra ungdomsskole til videregående skole

Ved utgangen av 2017 har kontrollutvalget bestilt forvaltningsrapport med levering i 2018 for IT, frafall i ungdomsskolen og Sandnes Parkering KF.

Eierskap i selskaper

Eierpolitisk strategi

Bystyret vedtok i bsak 75/14 eierpolitisk strategi for Sandnes kommune. Strategien gir rammene for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap i selskaper, stiftelser og kommunale foretak. Formannskapet er delegert ansvar for løpende oppfølging av kommunale foretak og selskapene, samt oppfølging av aksjoner etter selskapskontroller. Eierpolitisk strategi revideres en gang i løpet av valgperioden. Revisjon av gjeldende strategi er startet og fremmes for politisk behandling våren 2018. Hensyn som må vektlegges i denne revisjonen, er samordning med føringer gitt i prinsippdokumentet for "Nye Sandnes".

Både forslag til revidert lov om interkommunale selskaper (IKS) og forslag til ny kommunelov (bsak 116/16) har vært på høring. Det var ventet at lovforslagene kom i 2017 når forslagene til ny kommune- og regionstrukturer ble behandlet av Stortinget. Begge lovforslagene er fortsatt på vent. Av høringsdokumentene fremgår flere vesentlige endringer. I ny kommunelov introduseres blant annet nye selskapsformer for regionale samarbeider/selskaper. I IKS loven reises spørsmål knyttet til for eksempel pensjon og regelverket om offentlig støtte. Regjeringen satte ned en ekspertgruppe for å se nærmere på grenseflater mellom offentlige og private aktør opp mot blant annet EØS regelverket og offentlig støtte. Rapporten ble avgitt ved årsskiftet. Gruppen har vurdert flere grunnleggende sider ved kommunenes virksomhet for eksempel ikke-skatteplikt og at en kommune ikke kan gå konkurs. Rådmannen ser det nødvendig å følge arbeidet tett fremover. Hvilke konsekvenser de to nye lovforslagene kan få er per nå uvisst. Arbeidet med revisjon av kommunens eierpolitiske strategi er tenkt sluttført innen våren 2018. Behovet for eventuelle tilpasninger til av nytt lovverk kan påvirke dette.

Kommunale foretak er en del av den kommunale virksomheten og omfattes således ikke av kommunelovens bestemmelser om selskapskontroll. Det er reglene om forvaltningsrevisjon som gjelder for foretakene. Kontrollutvalget har satt i gang forvaltningsrevisjon av Sandnes Parkering KF i 2017. Mandatet for revisjonen fremgår av utvalgssak 44/17.

Viktige kortsiktige forbedringer som det har blitt arbeidet med i flere av foretaksstyrene i 2017 er styreevaluering, meroffentlighet og risikostyring. Flere av styrene har gjennomført egenevaluering.

Utvikling av risikostyring har vært prioritert av styret i Sandnes tomteselskap KF. Konsolidering med datterselskaper og tilknyttede selskap, økonomiske nøkkeltall, rapporteringsform og rutiner har vært utviklingsarbeid for styret i 2017. Målet om å være i forkant har stått sentralt.

Styret i Sandnes eiendomsselskap KF har arbeidet med forbedringer av blant annet økonomirapportering, styring og risiko samt gevinstrealisering av ENØK investeringer. Det er videre gjennomført kontroll etter påseplikten om kontroll av lønns- og arbeidsforhold på byggeplassene.

Nye endringer fra 1. januar 2017 og høringsforslag om ytterligere endringer i lovgivningen for nullutslippskjøretøy i parkeringsvirksomheten har vært et av arbeidsområdene i Sandnes Parkering KF. Parkeringsområdet er i endring, med nytt nasjonalt tilsyn og parkeringsplassregister i tillegg til flere nye forskrifter.

Bystyret godkjente rådmannens forslag i økonomiplanen 2018-2021 om at hele organiseringen av virksomheten i konsernet utredes i 2018. Resultatene av dette og pågående forvaltningsrevisjon vil danne grunnlaget for en sak til bystyret om mulige fremtidige løsninger.

Meroffentlighet og konsernets praktisering har vært tema flere ganger i 2017. Bystyret har gjort vedtak tidligere om hvordan dette skal praktiseres generelt og i foretakene spesielt. Rådmannen vil følge opp dette arbeidet videre i 2018. Det vises for øvrig til årsrapportens kapittel om kommunale foretak og foretaksstyrenes egne årsrapporter til bystyret.

Selskapskontroll
Kontrollutvalget gjennomførte i 2014 en obligatorisk eierskapskontroll av kommunens utøvelse av eierskapet i selskapene. Det ble gitt fem anbefalingene som er fulgt opp og rapportert på til kontrollutvalget. Med grunnlag i overordnet analyse og planforslag fra kontrollutvalget vedtok bystyret i sak 129/16 Plan for selskapskontroll 2017-2020. Ny obligatorisk eierskapskontroll er her lagt til i siste del av perioden. De tre selskapene som er prioritert for selskapskontroll er Sandnes Pro-Service AS, Attende AS og Rogaland brann og redning IKS.

Kontrollutvalget har i 2017 avlagt sluttrapport etter selskapskontroll med IVAR IKS. Det ble gitt tre anbefalinger til selskapet:

• Styret bør hvert år foreta en skriftlig egenvurdering med hensyn til kompetanse, kapasitet og habilitet.
• Alle eiernes styremedlemmer bør registrere styrevervet i IVAR i KS sitt styreverv-register.
• Valgkomiteen for IVAR bør selv skriftlig begrunne sitt forslag ved innstilling på styrekandidater

Til eierkommunene ble det gitt følgende to anbefalinger:

• Alle eierkommuner bør informeres om forslaget til felles eierstrategi.
• Felles eierstrategi bør også behandles av representantskapet i IVAR (orienteringssak).

Det skal rapporteres fra selskapet og eierkommunene på oppfølgingen av anbefalingene i 2018. I slike saker gir både selskapet og eierkommunene statusrapport til kontrollutvalget.

Kontrollutvalget i Sandnes kommune har i samarbeid med de øvrige kontrollutvalgene i eierkommunene bestilt kontroll av Rogaland brann og redning IKS. Rapporten ventes lagt frem til politisk behandling i 2018.

Endringer og utvikling av kommunens eierportefølje

Det har vært følgende utvikling og endringer av eierporteføljen i løpet av 2017:

• Det heleide datterselskapet Forus Utvikling AS i Forus Næringspark AS avla i 2017 statusrapport etter 10 års drift til eierkommunene (orienteringssak i bystyret 62/17). Selskapet gjør her rede for den samlede aktiviteten og kostnadsutviklingen siden oppstarten.
• Generalforsamlingen i Lyse AS ga i 2016 valgkomiteen i oppgave å revidere retningslinjer for sammensetning og oppnevningsprosess for konsernstyret. Forslaget ble presentert i eiermøtet i februar 2017 og deretter behandlet i selskapets styrende organ i 2017. Generalforsamlingen i april 2017 godkjente den nye ordningen for sammensetning av konsernstyret (orienteringssak 5/17 i formannskapet).
• Haugesund kommune og fylkeskommunen er godkjent av eierkommunene som ny deltaker i Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) IKS med virkning fra 1. januar 2017 (bsak 158/17). Sandnes kommune sin eierandel i selskapet er etter dette 18,19 prosent. Fylkeskommunen har tilsvarende eierandel og er sammen med Sandnes kommune de to største eierne i selskapet.
• Eiernes strategi for videreutvikling av Rogaland Revisjon IKS omfatter blant annet flere deltakerkommuner. I 2017 er Suldal kommune godkjent som ny deltaker med virkning fra 1. januar 2017 (bsak 17/17). Sandnes kommune sin eierandel i selskapet utgjør etter dette 15,9 prosent. I 2017 har også ny revisorlov vært på høring. Med grunnlag i eiernes strategi for utviklingen av felles kommunerevisjon har en samarbeidet om høringsuttalelse (fsak 40/17). Fellesnemnda for "Nye Sandnes" har etter innstilling fra kontrollutvalgene i Sandnes og Forsand kommuner valgt Rogaland Revisjon IKS som revisor for sitt arbeid.
• I Sandnes indre havn infrastrukturselskap AS (SIAS) ble det i forkant av generalforsamlingen 2016 gjort et arbeid med revisjon av vedtekter og aksjonæravtale. Formålet var tydeliggjøring av SIAS som et rent refusjonsbasert selskap som ikke driver omsetning. Bystyret behandlet sak 84/16 i forkant av generalforsamlingen. I 2017 er det mottatt forhåndsuttalelse med godkjenning fra Skatt Vest av de foreslåtte endringene og skatte- og avgiftsmessige virkninger av disse. Godkjenningen gir rammene for den videre organisering og gjennomføring. Med god oppfølging fra selskapet er risikostyringen av virksomheten ivaretatt tilfredsstillende for aksjonærene.
• De tre regionale idrettsanleggene er organisert i to IKSer. Sandneshallen og Randaberghallen eies av Multihallen og Storhallen IKS mens Sørmarka Flerbrukshall IKS eier Sørmarka Arena. Det fjerde anlegget i samarbeidsavtalen kommer nå til oppføring i Sola kommune. Prinsippsak og kostnadsoverslag 1 for sykkelvelodromen med flerbruksflater - Sola Arena - ble behandlet i eierkommunene vinteren 2017 (bsak 22/17) og prosjektet har vært lagt ut på anbudskonkurranse. Evalueringen er i sluttfasen og sak om endelig kostnadsoverslag 2, inkludert finansieringsplan, ventes lagt fram for politisk behandling i eierkommunene mars/april 2018. Sola Arena skal oppføres, eies og driftes av Sørmarka Flerbrukshall IKS. Med sluttgodkjenning følger også at Sola kommune trer inn som eier i Multihallen og Storhallen IKS, slik at alle fire eierkommuner er deltakere i begge selskapene. Samtidig skal eierbrøkene ajourførtes i 2018 slik at de nå blir folketallbaserte. Reorganisering av selskapsstrukturen for de to IKSene avventes til nytt lovforslag om IKSer foreligger, da dette kan ha økonomiske-, styrings- og avgiftsmessige konsekvenser.
• I løpet av 2016 gjorde eierkommunene i vekst- og attføringsbedriftene et betydelig arbeid med rammebetingelsene til bedriftene. Endret statlig politikk har gitt utfordringer for flere av bedriftene. Samtidig opplever eierkommunene vekst i behovet for varig tilrettelagte arbeidsplasser. Resultat av arbeidet ble lagt fram for by-/kommunestyrene med forslag til eierpolitiske grep (bsak 139/16). Arbeidet er fulgt opp i 2017. Sandnes og Gjesdal kommuner har sammen med Sandnes ProService AS deltatt i et nasjonalt prosjekt i regi av Arbeidssamvirkets landsforening (ASVL) om inkluderende kommune. Formålet med pilotprosjektet er å få frem verktøy og metoder, og muligheter i revidert Lov om offentlige anskaffelser har stått sentralt. På nyåret planlegges et frokostmøte der virkemidler som for eksempel reserverte kontrakterReserverte kontrakter er en av flere anbudsformer hjemlet i Lov om offentlig anskaffelser blir presentert. Vekst- og attføringsbedriftene kommunen eier inviteres til å presentere seg med sine produkter og tjenester overfor tjenesteområder og foretak i de to kommunene. Pilotprosjektet skal rapportere sine resultater på en nasjonal samling i mars.
• Eierkommunene i Rogaland brann og redning IKS har i 2017 fortsatt arbeidet med forbedring og utvikling av styringsdialog og økonomiplanarbeidet. 26. april 2017 ble ny hovedbrannstasjon åpnet. Samlokaliseringen er resultat av mange års arbeid og et langsiktig mål om stordriftsfordeler. Nasjonal politikk for brann- og redningstjenesten er i endring. Dette har konsekvenser for eierkommunene, både økonomisk og styringsmessig. Arbeidet med tunnelsikkerhet og tilskuddsveksten har derfor vært prioritert av eierkommunene i 2017. Brann- og redningstjenesten for Ryfast, som er verdens lengste undersjøiske tunnel, gir utfordringer for kommunene. Strand kommune har søkt om å bli deltaker i selskapet fra 1. januar 2019. Tilsvarende har Hjelmeland kommune søkt om deltakelse. Nasjonale føringer er at brannregionene på sikt skal være felles med politidistriktene. Dette har også vært et tema i revisjonen av dimensjoneringsforskriften som ble fullført på slutten av året. Virkninger av den nye forskriften blir en viktig oppgave for eierne i selskapet fremover.
• Oppdraget fra samrådsmøtet i Rogaland Arboret om utredning av framtidig driftsform og mulig samarbeid med Stavanger Botaniske hage er sluttført. Anbefalingene ble drøftet i samrådsmøte i januar 2017. Forslaget omfatter blant annet en sammenslåing av de to driftsenhetene, prioritering av den vitenskapelige delen og utvikling av et Botanisk Vitensenter. Stifterkommunene behandlet saken i 2017 og det er gitt tilslutning til prinsippene. Fylkeskommunen har nå saken til administrativ drøfting og det forventes at saken fremmes politisk tidlig 2018. En tilslutning vil gi mandat for å iverksette arbeidet med å slå sammen de to driftsenhetene og fremme ny sak om framtidig selskapsform til sommeren 2018. Velger fylkeskommunen å ikke slutte seg til prinsippene må det foretas en ny vurdering om mulige løsninger og ny sak legges fram.

Avvikling

• Oppfølging av Stortingets vedtak om regionale bompengeselskaper er gjennomført i 2017. Eierkommunene i Nord-Jæren Bompengeselskap har solgt sine aksjer til det regionale selskapet Sørvest Bomvegselskap AS (bsak 199/17). Oppgjøret ble foretatt til pålydende.

Utvidelser

• I 2017 har bystyret godkjent kjøp av VeiTre AS sine aksjer i Nygaardshagen Parkering AS (bsak 90/17). I transaksjonen er det foretatt en reseksjonering slik at privat og offentlig del er separate eierseksjoner.
• Videre har bystyret i sak 116/17 vedtatt at kommunen ønsker å kjøpe aksjepost i Filmkraft AS. Møte med aksjonærene er avholdt og det avventes eiermøtet i selskapet 29. januar 2018 for tilsvar på henvendelsen. I forhandlingsmandatet har bystyret lagt til grunn at administrasjonen i selskapet lokaliseres i lokalene på KINOKINO.

Risiko tilknyttet selskapene

Sandnes kommune har eierskap i åtte interkommunale selskaper (IKS), tre interkommunale samarbeid (IS), 15 aksjeselskap (AS). Kommunens eierandel, grad av politisk styring og økonomiske risiko varierer mellom de ulike selskapene og selskapstypene. Kommunen har i tillegg til selskapene organisert egen virksomhet i fem kommunale foretak (KF).

For å anskueliggjøre økonomisk risiko og grad av politisk styring er selskapene grovt vurdert og innplassert i fire grupper hvor:

1. er høy grad av økonomisk risiko – liten direkte politisk styring
2. er høy grad av økonomisk risiko – stor grad av politisk styring
3. er lav økonomisk risiko – liten direkte politisk styring
4. er lav økonomisk risiko – stor grad av politisk styring

SELSKAP ETTER GRAD AV ØKONOMISK RISIKO OG POLITISK STYRING

Som det framkommer av figuren følger det ulik grad av økonomisk risiko og grad av politisk styring for de ulike selskapene. De ulike selskapsformene, samt selskapenes virksomhetsområder, er med på å fastsette dette. Når det gjelder risiko, har ikke kommunen kun en økonomisk risiko. Det finnes også andre risikoelementer, som for eksempel risikoen for tap av tingsinnskudd, produksjon av samfunnsutviklertjenester og omdømme. Nedenfor er det satt opp informasjon om noen risikomomenter kommunen står ovenfor. Det må jobbes videre med en systematisk tilnærming vedrørende rapportering på økonomisk risiko i de ulike selskapene. Nøkkeltall som likviditetsgrad, gjeldsgrad og soliditet bør eksempelvis være med. I tillegg bør det for hver av selskapene rapporteres på selskapsspesifikk risiko. Det er også aktuelt å gjennomføre stresstester for noen av selskapene. Innledningsvis presenteres kommunens kommunale foretak. Ettersom årsregnskapene 2017 for de ulike selskapene ikke er behandlet ennå i selskapsorganene, presenteres tall fra 2016 for IKS-ene og AS-ene, mens tall fra 2017 benyttes for KF-ene.

KF

Kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt. Foretaket er fullt og helt underlagt bystyret og kommunelovens bestemmelser og forskrifter. Foretakets forpliktelser er kommunens forpliktelser, og kommunen er kontraktsmotpart i de avtalene foretaket inngår. Rettslig er det ordfører, på vegne av bystyret, som har søksmålskompetansen.

Det er ulike risikoelementer knyttet til hver av foretakene ettersom virksomhetsområdene er svært ulike. Foretakenes økonomiske stilling er viktig, ettersom kommunen vil bli ansvarlig dersom foretakene ikke klarer å møte sine forpliktelser. I tabellen under framkommer innskutt egenkapital i selskapene, selskapenes brutto driftsinntekt, brutto investeringsutgifter og utbytte for foretakene. Omfanget av driften i foretakene er svært ulik, som framkommer ved brutto driftsinntekt og brutto investeringsutgift. I det følgende vil det bli gitt nærmere kommentarer knyttet til de ulike foretakene.

Som det framkommer av tabellen har bykassen skutt inn egenkapital i alle foretakene ved opprettelsen, med unntak av Sandnes havn KF som ble konvertert fra Kommunal Bedrift til KF ved lovendringen 1. januar 2000. Transaksjonen utgjorde kr 281,7 millioner.

Bykassen mottar årlig overføring av opptjent overskudd fra Sandnes parkering KF på kr 1,1 million. I tillegg betaler KF-et årlig kr 1,7 millioner til teknisk for leie av vei- og gategrunn hvor det drives avgiftsbelagt parkeringsvirksomhet. I 2017 foretas overføring på kr 12 millioner fra Sandnes tomteselskap KF for budsjettert salg av den gamle brannstasjonen og grønne/grå restarealer. Salget ventes gjennomført i 2018 og sluttoppgjøret inkludert balanseføringer i KF-ene skjer i 2018.

Bykassen yter kun rent drifts- og investeringstilskudd til Sandnes kunst- og kulturhus KF. Tilskuddet utgjør kr 16,546 millioner av brutto driftsinntekter inkluderer kr 0,6 millioner til RAS og kr 5,3 millioner for håndtering av internhusleien til KF eiendom. Det ytes tilskudd til Sandnes eiendomsselskap KF for drift og konserninterne kapitalutgifter, mens KF-et fakturerer internhusleie til bykassen. De øvrige foretakene er selvfinansierende.

Som det framkommer av tabellen over utgjør Sandnes eiendomsselskap KF en betydelig del av Sandnes kommune sin økonomi, med brutto driftsinntekt på kr 534,5 millioner og brutto investeringsutgift på kr 766,7 millioner. I tabellen under presenteres konsernintern gjeld, anleggsmidler, internhusleie, kapitalkostnader og planlagt vedlikehold for foretaket.

Det konserninterne lånet på 5,126 milliarder inkluderer lånefinansiering av pågående byggeprosjekter. KF-et betalte renter og avdrag for faktisk lån på kr 4,480 milliarder i 2017. Lånet som inngår i beregningen av internhusleien hensyntar fortløpende nedbetaling (avdrag) og gevinst ved salg av eiendom. For mer detaljer se note 7 i årsregnskapet for Sandnes eiendomsselskap KF. Kapitalkostnadene på kr 229 millioner består av kr 110,2 millioner i rentekostnader og kr 118,8 millioner i avdrag. Bokførte avskrivinger 2017 utgjør kr 114,6 millioner. Av anleggsmidlene utgjør kr 672,5 millioner anlegg under utførelse og kr 268,8 millioner er tomter. Netto tilgang anleggsmidler 2017 utgjør kr 504,3 millioner. Av KF-et sine totale brutto driftsinntekter utgjør internhusleien og tilskudd fra kommunen 81,5 prosent. Selve internhusleien på kr 342,5 millioner utgjør 64,1 prosent av bruttoinntektene.

Per utgangen av 2017 rapporterer KF-et om et estimert etterslep på det planlagte vedlikeholdet på omlag kr 900 millioner. Nøkkeltallet for vedlikehold utgjør kr 17 per m2. Det er en nedgang fra kr 21 per m2 i 2016. Mellom de ulike byggkategoriene er det dels store variasjoner. Høyest er nøkkeltallet for kommunale utleieboliger med kr 55 per m2 og lavest er barnehagebygg med kr 6 per m2.

Tomteselskapet, Havn og Parkering har datterselskap som alle er etablerte AS-er. Datterselskapene i Havn og Parkering er 100 prosent eid av KF-et, mens i Tomteselskapet, er kommunen en av aksjonærene sammen med en eller flere private aksjonærer. I disse AS-datterselskapene har kommunen en risiko fortrinnsvis i forhold til tap av innskutt aksjekapital. Risikoen kan også knytte seg til faren for tap av arealer/opsjonsavtaler som er lagt inn i selskapet ved stiftelsen av AS-et. Risikoen utløses ved en eventuell konkurs av AS-et.

For Sandnes tomteselskap KF har bystyret vedtatt tre finansielle nøkkeltall. Målene er ambisiøse og hensikten er måling og styring av virksomheten i et langsiktig perspektiv:

• Lønnsomhet: Årlig resultat på minimum 15 prosent etter finanstransaksjoner
• Likviditet og finansieringsevne: Til enhver tid ha en kontantbeholdning > kr 100 millioner større enn summen av neste to års forventede utbetalinger, fratrukket 30 prosent av forventede innbetalinger.
• Soliditet: Egenkapitalandel > 45 prosent inkludert ansvarlig lån.

Kommentar til måltallene for 2017 finnes i Sandnes tomteselskap KF sin årsrapport. KF-et har et positivt driftsresultat på kr 15,6 millioner i 2017. Kostnader solgte tomter utgjør kr 223,5 millioner, mens inntektene fra salg utgjør kr 253,5 millioner. Opptjent egenkapital 31. desember 2017 utgjør kr 373,4 millioner etter overføring av kr 12 millioner til bykassen i henhold til bystyrevedtak.

Ansvarlig lån fra bykassen til KF-et utgjør per utgangen av 2017 kr 104 millioner. Lånet avdras over 30 år med årlig avdrag til bykassen på kr 4,3 millioner og renteberegnes med 3 måneders NIBOR + marginpåslag på 3 prosent (4,5 millioner). Bystyret har i tillegg vedtatt en avtale mellom Sandnes Havn KF og Sandnes tomteselskap KF knyttet til utvikling av havneområdet i indre Vågen til byutviklingsformål. Lånet på kr 93,2 millioner er knyttet opp til overføring av tomter fra Sandnes Havn KF. Det forrentes med 3 måneders NIBOR fra tidspunktet del av tomt stilles til disposisjon og fram til betaling av det enkelte avdrag. Avdrag skjer etter hvert og i samme takt som delfelter i Havneparken selges til sluttkjøper.

I tabellen under framkommer AS-datterselskaper i Sandnes tomteselskap KF per utgangen av 2017. Over tid endres dette, ferdige utbyggingsområder avsluttes og selskap avvikles og nye etableres for å utvikle nye utbyggingsområder til bolig-, nærings- og kombinert formål og i noen områder også arealer til offentlige formål. Aktiviteten og dermed også økonomisk situasjon i det enkelte selskapet variere over tid avhengig av hvor i utviklingsløpet selskapets aktivitet er. Normalt vil de første årene være finansiert med opptrekk av byggelån for opparbeidelse av infrastruktur og utgiftssiden er tung. Risiko håndteres ved stram prosjektstyring både med tanke på framdrift og økonomi. Etter hvert som salg av delfelter kommer i gang styrkes inntektssiden og den økonomiske balansen. Salg er forbundet med markedsrisiko. Prosjektkonkurransemodellen er et virkemiddel som demper risikoen og gir handlingsrom for tiltak ved behov. I ferdigstillelsesfasen til slutt er normalt omsetningen liten og risikoen lav.

I tabellen under framkommer Sandnes Havn KF og Sandnes Parkering KF sine 100 prosent eide datterselskap, samt innskutt aksjekapital og opptjent egenkapital i datterselskapene.

Oppsummering KF

Konsernets økonomiske risiko ved foretaksorganiseringen er i hovedsak knyttet til den økonomiske risikoen som følger av KF-ene sin produksjon. Unntaket er Sandnes eiendomsselskap KF som i hovedsak leverer bygg og boliger for bruk i kommunens øvrige tjenesteproduksjon. Samtidig er KF-et betydelig byggherre i det regionale markedet og eksponeres dermed for betydelig risiko gjennom stort omfang av anbudskonkurranser og resultatene som oppnås i disse. Handlingsrommet til å utvikle eiendomsmassen i samsvar med tjenesteområdene sine behov for effektiv produksjon, samt å utføre langsiktig verdibevarende vedlikehold er to andre risikoområder for konsernet.

Risikoen knyttet til Sandnes tomteselskap KF sin virksomhet er i første rekke knyttet til langsiktig utvikling av utbyggings- og transformasjonsområder kombinert med svingninger i regional utvikling med tanke på befolkningsutvikling, næringsliv og sysselsetting. Mye aktivitet skjer i datterselskaper og kravene til risikostyring i disse er vesentlig for at KF-et styres samlet i tråd med de tre måltallene for virksomheten. Dreiningen fra feltutbygginger til transformasjons- og byomformingsarealer i byvekstaksen øker virksomhetens økonomiske risiko da gjennomføringstiden er lengre og infrastrukturtiltak mer omfattende. Styring i henhold til målet om å til enhver tid ha en egenkapitalandel på minimum 45 prosent er vesentlig for å håndtere framtidig økonomisk risiko, men også for å skape handlingsrom for at konsernet er aktiv i å realiseres arealutviklingen i kommuneplan.

Sandnes Parkering KF er i økt grad risikoeksponert med tanke på inntektsgrunnlaget. Gjennomføringen av byomformingen av sentrum innebærer bortfall av parkeringsplasser i anleggsperioden og etter fullført utbygging. Nasjonal politikk for parkerings- virksomheten er i endring og tilpasninger framover er en sentral oppgave for konsernet for å skape handlingsrom og redusere risiko.

Virksomheten i Sandnes Havn KF er underlagt havneloven. Loven er nå revidert og endringer må sees både i forhold risiko og muligheter. Økonomisk er utviklingen av havnen knyttet opp mot salg av arealene i Havneparken.

IKS

Interkommunale selskaper er egne rettssubjekt. Et særtrekk ved selskapsformen IKS er at hver deltakerkommune har et ubegrenset ansvar (prorata ansvar) for selskapets forpliktelser. Sandnes kommune sin eierandel i det enkelte IKS-et er bestemmende for kommunens ubegrensede ansvar. Samlet skal deltakerkommunenes ansvarsandeler utgjøre et IKS sine samlede forpliktelser.

Ettersom kommunen har et prorata ansvar, er kommunen ansvarlig for selskapets gjeld i samsvar med eierbrøken. IKS-ene kan ikke ta opp lån med mindre det er fastsatt en låneramme i selskapsavtalen. Kommunens totale potensielle risiko når det gjelder gjeld, tilsvarer dermed kommunens prosentvise eierandel av lånerammen. Deltakerkommunene er i tillegg ansvarlig for alle selskapets forpliktelser, altså alle selskapets fordringer. Dette gjelder også ved avvikling av selskapet. Dersom et IKS avvikles er deltakerkommunene ansvarlig for alle selskapets forpliktelser i inntil tre år etter avviklingstidspunktet.

Andre økonomiske risikoaspekter kommunen kan ha overfor IKS-ene er dersom det er innskutt kapital i selskapene (for eksempel ved opprettelse), tingsinnskudd i form av anlegg/utstyr/bygg samt at det kan ytes driftstilskudd til selskapet. Selskapsavtale og/eller eierstrategi kan også fastsette utbyttestrategi overfor selskapet. I tabellen under framkommer kommunens eierandel i IKS-ene, kapital- og tingsinnskudd, driftstilskudd og utbytte for 2016.

Som det framkommer av tabellen over har kommunen skutt inn totalt kr 9,5 millioner i IKS-ene. Kommunen har kun foretatt tingsinnskudd til Brannvesenet Sør-Rogaland IKS. I 2016 ble det gitt driftstilskudd til foretakene Brannvesenet Sær-Rogaland IKS, Opera Rogaland IKS, Sørmarka Flerbrukshall IKS og Multihallen og Storhallen IKS på til sammen kr 65 millioner. Kommunen mottok utbytte på totalt kr 1,9 millioner fra IKS-ene i 2016.

Dersom det skulle skje noe med selskapene har kommunen økonomisk risiko knyttet til faren for tap av kapital- og tingsinnskudd samt utbytte som presentert i tabellen over. Den største økonomiske risikoen kommunen har knytter seg til selskapets forpliktelser samt gjeld, som presenteres per 31. desember 2016 i tabellen under.

I tabellen over framkommer kommunens prorata ansvar beregnet med kommunens eierandel som andel av selskapenes forpliktelser (kortsiktig og langsiktig gjeld). Faktoren «totalt potensielt tap» viser kommunens totale økonomiske risiko i form av selskapets forpliktelser (prorata ansvar) og forutsatt at selskapet har benyttet hele lånerammen. I tillegg inkluderer faktoren innskutt kapital og tingsinnskudd. Ved beregning av totalt potensielt tap er eventuell gjeld selskapene måtte ha trukket fra i faktoren prorata ansvar, ettersom den økonomiske risikoen knyttet til gjeld framkommer i form av lånerammen ved beregning av totalt potensielt tap. «Total låneramme» er selskapets totale låneramme, og i beregningen av totalt potensielt tap er den delen av lånerammen Sandnes kommune kan bli ansvarlig for (eierbrøk) benyttet. 

Som tabellen viser har kommunen en stor økonomisk risiko knyttet til IKS-ene. Totalt potensielt tap utgjør kr 1,3 milliarder.

Oppsummering IKS

Det følger av selskapsformen IKS at konsernets risiko er høy da kommunen står prorata ansvarlig for forpliktelser og gjeld i samsvar med eierbrøk. Sandnes kommune er i flere av selskapene nest største eier, da eierbrøk ofte er folketallsbasert. Vesentlige eierkrav til IKS-ene er derfor at det er utarbeidet og brukes et finansreglement i selskapene samt at det foreligger klare prosedyrer for hvordan investeringsbeslutninger tas. Risikovurderinger må inngå som del av dette. Selskapskontroll er verktøy for kommunen til å forbedre og målrette eierkravene. IVAR IKS har for eksempel implementert finansreglement som del av oppfølgingen av selskapskontrollen. IKS Sørmarka og IKS Multihallen og Storhallen er også selskaper hvor dette er prioritert tema til arbeidet med eierstrategi når Sola Arena kommer inn. I tillegg er det nødvendig å ta aktivt grep om finansforvaltningen i selskapene for å dempe økonomisk risiko. Anleggsverdiene til IKS-ene vil nærme seg kr 0,5 milliarder og dette er i høy grad lånefinansiert. Eierkommunene dekker finansutgiftene gjennom sum årlig driftstilskudd. Finansutgiftene gir dermed direkte konsekvenser for tilskuddet. IKS brannvesenet er det IKS-et hvor driftstilskuddet er størst. Med gjennomføring av ny brannstasjonsstruktur vil dette øke betydelig framover. Økonomisk risiko kan dempes ved å utforme funksjonskrav for nye stasjoner, bruke revidert dimensjoneringsforskrift proaktivt samt ta et aktivt eiergrep med virkninger og handlingsrom som ny beredskapsplan (nytt krav) gir. Med et høyt estimert «potensielt tap» må det framover settes klare krav til risikostyring i selskapene gjennom oppdateringer av de enkelte eierspesifikke eierstrategiene overfor IKS-ene.

AS

Aksjeselskap er egne rettssubjekt. I et AS hefter eierne kun for innskutt aksjekapital. Økonomisk risiko i forhold til eierandel i AS-et er dermed direkte knyttet til verdien av aksjekapitalen som kommunen har skutt inn. Verdien av aksjekapitalen kan være betydelig høyere enn innskutt kapital (eksempelvis Lyse), og størrelsen på et eventuelt tap kan dermed bli betydelig større enn den innskutte kapitalen. Kommunen vil i enkelte tilfeller kunne få et personlig og direkte ansvar for selskapsforpliktelsene til et kommunalt eid aksjeselskap. Et slikt ansvar oppstår dersom kommunen har stilt en egen garanti overfor selskapskreditorene. Andre risikomomenter knytter seg til selskapenes utbyttestrategi, kapital og tingsinnskudd, makroøkonomiske- og markedsmessige forhold.

Som det framkommer av tabellen over har kommunen skutt inn til sammen kr 208,7 millioner i de ulike AS-ene. Kommunen mottok i 2016 kr 82 millioner i utbytte fra Lyse Energi AS, kr 20 millioner fra Forus Næringspark AS og kr 2,1 millioner fra SF Kino AS. Utbytte på kr 20 millioner fra Forus Næringspark AS vil kommunen kun få utbetalt i årene 2016 og 2017, jamfør aksjonæravtalen. Disse to utbyttene på til sammen kr 40 millioner er avsatt til næringsutviklingsfond. Utbytte fra AS-ene er et vesentlig økonomisk bidrag til driftsresultatet i Sandnes kommune. Sandnes kommune hadde i 2016 en netto finansinntekt på eksterne finanstransaksjoner på kr 91,4 millioner. Uten utbyttene ville kommunen hatt en netto finansutgift på eksterne finanstransaksjoner på kr 12,7 millioner. Et sentralt risikomoment knyttes dermed til selskapenes framtidsutsikter, da endring i utbetaling av utbytte vil direkte påvirke kommunens sentrale inntekter.

Ved etableringen av Lyse AS ble kr 3 milliarder omdannet fra egenkapital til ansvarlig lån fra eierne. Lånet var avdragsfritt tom 2008, deretter nedbetales det over 30 år med like store avdrag og det forrentes med NIBOR + 2 prosent. Ved utgangen av 2017 er ansvarlig lån på kr 2,1 milliarder. For Sandnes utgjør avdraget kr 19,5 millioner årlig som inntektsføres i investeringsregnskapet. Renteinntektene utgjorde kr 12,2 millioner og føres i driftsregnskapet. Samlet overføring fra Lyse utgjør kr 113,7 millioner i 2017 for Sandnes. Eierne har satt mål overfor Lyse om en utbyttestrategi der utbyttenivået i 2012 skal gradvis dobles fram mot 2020/2021. Det innebærer blant annet at Lyse foretar strategiske utbyttefond vurderinger i det enkelte årsoppgjøret for å sikre eierkravet. Gjennomføringen sees i sammenheng med utviklingen av selskapet og dets risiko og danner grunnlaget for eierorganets endelige fastsetting av utbyttet.

Forus næringspark AS har ett datterselskap, Forus utvikling AS, hvor Sandnes kommune har en eierandel på 40 prosent. Forus utvikling AS har gjeld på kr 100 millioner, hvor Sandnes kommune har ett garantiansvar tilsvarende eierbrøken, altså kr 40 millioner. Selskapets formål er å utvikle felles infrastruktur på Forus, selskapet skal deretter avvikles.

I tabellen under framkommer SF Kino AS sitt årsoverskudd og utbytte i perioden 2010-2017. Selskapet har gitt et utbytte på totalt kr 96,1 millioner i perioden. Dette utgjør kr 17,2 millioner med Sandnes sin eierbrøk på 17,9 prosent. 

Sandnes kommune er aksjonær i tre av totalt fem vekst- og attføringsbedriftene på nord-Jæren (Sandnes Proservice AS, Allservice AS og Attende AS). Felles for bedriftene er at de i henhold til lov er avskåret fra å utdele utbytte. Årsoverskuddet i tiltaksbedriftene skal tilføres egenkapitalen. Risikoeksponeringen for bedriftene er økt de siste årene som følge av at en mye større del av Tiltaksforskriften nå er omfattet anbudskonkurranser. De tre bedriftene har gjennomført/står i dels store omstillinger inklusiv nedbemanning for å tilpasse seg nye ytre rammevilkår.

Oppsummering AS

Utbytte og finansinntekter fra ansvarlig lån i AS-ene har direkte betydning for kommunen økonomiske handlingsrom. Risikoen knytter seg til at selskapene kan levere årsresultater i tråd med eierforventningene. Med en konkurs taper kommunen i tillegg aksjekapitalen, men også leveranse av tjenester slik som for eksempel tiltaksplassene i vekst- og attføringsbedriftene. Tjenestetilbud til disse brukerne vil kommunen være forpliktet til å yte og med omlag 100 varig tilrettelagte arbeidsplasser er omfanget betydelig. På samme måten som i IKS-ene er de viktigste grepene for å dempe risiko som ligger i eierskapet i AS-ene at eierne stiller tydelige krav om finansreglement og regler om investeringsbeslutninger gjennom eierstrategiene overfor selskapene.

Avslutning

På samme måte som de andre kommunene på nord-Jæren har Sandnes organisert mange tjenester og oppgaver i kommunalt eide samarbeid og selskaper. Risikoeksponeringen både økonomisk, innen tjenesteleveranser og omdømme øker i forhold til at bystyret selv har den avgjørende myndigheten. Håndtering av risikoen i selskapene kan i første rekke dempes gjennom bevisste og entydige eierkrav om finansstyring og risikovurderinger i beslutningsgrunnlaget i det enkelte selskap. Det er opprettet eierstrategier overfor flere av selskapene og disse er viktige eierstyringsverktøy. Større fokus på risikostyring, krav om rapportering og risikoanalyser før store investeringsbeslutninger er tre sentrale tema i oppdatering av eierstrategiene fra eierne. Kravet om langsiktighet i utviklingen av selskapet er et fjerde tema, og spesielt i selskapene der det er lagt en utbyttestrategi. Økonomisk for kommunen er god risikostyring i selskapene et vesentlig grunnlag for egen håndtering av konsernets samlede risiko på kort og lang sikt.