Økonomireglement for Sandnes kommune

1.    INNLEDNING

Sandnes kommune skal være en handlekraftig og langsiktig forvalter av ressurser og miljø. Strategiene for å nå dette hovedmålet innenfor økonomiområdet er tydelige prioriteringer og god styring av ressursbruken. Kommunens økonomireglement er et viktig verktøy i den forbindelse.

Økonomireglementet er knyttet til kommunens øvrige regelverk og det pekes spesielt på saks- og delegasjonsreglementet, anskaffelsesreglene og kommunens etiske retningslinjer.

Formålet med økonomireglementet er:

• Å beskrive kommunens overordnede økonomiske rutiner samt fullmakter.
• Å bidra til god økonomistyring

Sandnes kommunes økonomireglement bygger på lover og forskrifter herunder:

• Kommuneloven av 25. september 1992.
• Bokføringsloven av 19. november 2004.
• Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter av 15.12.2000.
• Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning av 15.12.2000.
• Veileder – budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet av oktober 2011.
• Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak
  
  
  Lovene og forskriftene kan hentes på Lovdata

1.1 Definisjoner

Det benyttes ulike begreper i økonomireglementet og nedenfor følger definisjoner på disse:

Brutto rammebudsjett

Brutto budsjettramme for en enkelt organisatorisk enhet, det vil si brutto utgifter. 

Netto rammebudsjett

Netto budsjettramme som er vedtatt for en enkelt organisatorisk enhet i henhold til budsjettskjema 1B, det vil si brutto utgifter minus brutto inntekter.

Frie inntekter

De frie inntektene til kommunen består av skatteinntekter og rammetilskudd. Dette er inntekter som kan disponeres fritt uten andre føringer fra staten enn gjeldende lover og regelverk. De frie inntektene fordeles til kommunene gjennom inntektssystemet

Disposisjonsfond (ubundne fond)

Gjelder frie avsetninger i regnskapet for bruk senere perioder. Kan være avsetninger knyttet til enkelte resultatenheter eller avsetninger til ønskede formål.

Øremerkede tilskudd

Midler mottatt fra andre (staten, fylkeskommuner, andre kommuner, private mm) som er øremerket et bestemt formål.

Bundne fond

Avsetninger av øremerkede tilskudd i regnskapet for bruk til det øremerkede formålet senere perioder.

Budsjettjustering

Omdisponering av midler fra et formål til et annet.

Merforbruk

Forbruk utover vedtatt budsjett.

Merinntekter

Inntekter utover vedtatt budsjett og vedtatt ramme for investeringsprosjekter.

Selvkost

Innenfor flere kommunale tjenester setter selvkost den øvrige rammen for brukerbetaling, jfr. gjeldende lover. Selvkost innebærer at kommunens kostnader med å frembringe tjenestene skal dekkes av gebyrene som brukerne av tjenestene betaler. Kommunen har ikke anledning til å tjene penger på tjenestene. En annen sentral begrensning i kommunens handlingsrom er at overskudd fra det enkelte år skal tilbakeføres til abonnentene eller brukerne i form av lavere gebyrer innen de neste fem årene (håndteres gjennom selvkostfond). Sandnes kommune har vedtatt full kostnadsdekning innenfor følgende selvkostområder

• renovasjon, forurensningsloven § 34
• vann og avløp, Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter av 31.05.74 og rammeforskrift av 10.01.95 med senere endringer
• plan- og byggesaker, plan- og bygningsloven § 33-1
• arbeid etter matrikkelloven § 32 og forskrift § 16
• feiertjenesten, brannvernloven § 28
  
  I tillegg er det vedtatt gebyrer i henhold til delvis selvkost innenfor følgende områder
  • barnehager (kostpenger)
  • pleie- og omsorgstjenester (hjemmetjenester)
  • skole- og fritidsordningen (SFO) (utgifter til bygg er ikke medtatt)
    
    

Beregningsmetoden er fastsatt i retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-3/14)

2.       DRIFTSBUDSJETTET

2.1 Bystyret

2.1.1 Bystyret skal innen årets utgang i henhold til kommunelovens § 45.1 vedta et samlet budsjett for kommende kalenderår. Årsbudsjettet utgjør en selvstendig del av økonomiplanen hvor bystyret fatter bindende budsjettvedtak.

2.1.2 Bystyret vedtar budsjett når det gjelder frie inntekter (skatt og rammetilskudd), renter, avdrag, anvendelse av netto driftsresultat mv.

2.1.3 Bystyret vedtar driftsbudsjettet som en nettoramme i henhold til budsjettskjema 1B.

2.1.4 Endringer utover vedtatt netto rammebudsjett i skjema 1B skal bare foretas av bystyret med de unntak som framgår av fullmakter i paragraf 2.2-2.4.
Endringer innenfor netto budsjettramme kan foretas av rådmannen og av det respektive styret i de kommunale foretakene i tråd med delegerte fullmakter så lenge de ikke er i strid med mål, prioriteringer og forutsetninger som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Endringer på frie inntekter og finansieringstransaksjoner gjøres kun av bystyret.

2.1.5 Vedtatt økonomiplan skal oversendes departementet (fylkesmannen) til orientering innen 15. januar i budsjettåret.

2.1.6 Bystyret godkjenner kjøp av bygg/lokaler/anlegg til bruk i kommunal tjenesteproduksjon, dersom dette ikke allerede er vedtatt i økonomiplan/perioderapport, etter innstilling fra rådmannen. Rådmannen må fortløpende vurdere om saken er av prinsipiell betydning og medfører behov for behandling i bystyret.

2.2 Formannskapet

2.2.1 Formannskapet kan inndra fullmakter som gis i punkt 2.3 - 2.4 og godkjenne/omgjøre vedtak i politiske utvalg som er fattet i henhold til fullmakter, men som blir anket av rådmannen.

2.2.2 Formannskapet disponerer reserve for tilleggsbevilgninger. I saker om bruk av reserven skal det alltid opplyses om saldo på budsjettposten etter at foreslått disponering foretas.  For behandlingen av søknader gjelder eget reglement vedtatt av bystyret.

2.2.3 Formannskapet godkjenner avhending av kommunalt eide bygg og anlegg etter innstilling fra rådmannen.  I saker om avhending av kommunalt eide bygg og anlegg som forvaltes av kommunale foretak, avgir formannskapet innstilling til bystyret når tiltaket ikke er vedtatt i eller avviker fra vedtatt økonomiplan. 

2.3 Rådmannen 

2.3.1 Rådmannen utarbeider samlet budsjettforslag som grunnlag for bystyrets behandling av økonomiplan. Rådmannen er ansvarlig for løpende kontroll av den økonomiske utvikling, herunder rapportering til utvalg, formannskap og bystyre.

2.3.2 Rådmannen fordeler vedtatt netto rammebudsjett til hver resultatenhet innenfor hvert tjenesteområde ved budsjettårets begynnelse. Det er en forutsetning at de interne kontraktene justeres i samsvar med tildelt netto ramme. Rådmannen har fullmakt til å fordele lønnsreserven som følge av lønnsoppgjør.

2.3.3 Rådmannen kan foreta tekniske justeringer mellom resultatenhetene.

Til samfinansiering av tiltak mellom tjenesteområder eller resultatenheter kan rådmannen også foreta nødvendige budsjettjusteringer. Dette kan for eksempel gjelde prosjekter for å forbedre administrative rutiner, organisasjonsutvikling eller samarbeid om andre tjenesteovergripende tiltak eller prosjekter.

Rådmannen kan også foreta tekniske justeringer mellom resultatenheter innenfor samme tjenesteområde, som følge av de ulike finansieringsmodellene.

Det er en forutsetning at

• endringer ikke er i konflikt med mål og prioriteringer i årsbudsjettet eller andre politiske vedtak
• endringene ikke er av vesentlig betydning
  
  Nettorammen på driftsbudsjettet til en resultatenhet kan også bli endret som følge av regnskapstekniske føringer i henhold til den enhver tid gjeldende regnskapslovgivning. Slike endringer vil være begrunnet i regnskapsforskriftene.

2.3.4 Rådmannen gis fullmakt til å opprette og nedlegge faste stillinger og engasjement iht. arbeidsmiljøloven, samt omgjøre stillinger. Fullmakten kan videredelegeres til resultatenhetene.

2.3.5 Alle vedtak om budsjettendringer som er gjort i henhold til delegasjonsfullmakten, skal snarest mulig rapporteres til enheten Budsjett og analyse på fastsatt skjema.

2.3.6 Rådmannen kan inngå finansielle leieavtaler under forutsetning av at avtalen er i tråd med bystyrets vedtak om låneopptak etter ØR 2.1 og investeringsrammer i tråd med ØR pkt 3.1 jf. ØR pkt 3.7-3.9.

2.3.7 Rådmannen godkjenner ekstern innleie av bygg/lokaler/anlegg til bruk i kommunal tjenesteproduksjon.

2.4 Resultatenhetene 

2.4.1 Resultatenheten er ansvarlig for gjennomføring av inngått intern kontrakt.

2.4.2 Resultatenheten er ansvarlig for at netto budsjettramme for resultatenheten ikke overskrides. Direktørene disponerer disposisjonsfondene for resultatenhetene i dialog med resultatenhetsledere.

2.4.3 Resultatenheten kan fritt omdisponere innenfor netto budsjettramme. Omdisponeringene bør fortrinnsvis gjøres gjennom justering av budsjettet.

2.4.4 Resultatenheten kan gis fullmakt å opprette og nedlegge faste stillinger og engasjement i henhold til arbeidsmiljøloven samt omgjøre stillinger ved behov. Det forutsettes at dette er nedfelt i vedkommende enhets interne kontrakt og at det er tilpasset budsjettrammen i den 4-årige økonomiplanperioden.

2.4.5 Resultatenheten kan ikke inngå finansielle leieavtaler. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell.

2.5 Styrene i de kommunale foretakene

2.5.1 Styret er ansvarlig for å utarbeide forslag til årsbudsjett og økonomiplan for foretakets samlede virksomhet i samsvar med rundskriv om økonomiplanarbeidet i kommunen. Forslagene skal settes opp i tråd med «Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak» og ved behov tilpasses skjema 1B og 2B for kommunen. Styrebehandlet forslag oversendes rådmannen for videre behandling innen oppsatte tidsfrister slik at det avlegges et avstemt økonomiplanforslag for konsernet til formannskapet.

2.5.2 I samsvar med netto driftsramme fastsatt av bystyret som foretakets årsbudsjett, har styret ansvar for å fastsette detaljert årsbudsjett og påse at det foretas budsjettjusteringer gjennom året. Det er videre styrets ansvar å påse at foretaket har nødvendige økonomistyringsrutiner for virksomheten.

2.5.3 Styret kan foreta omdisponeringer innenfor fastsatt netto driftsramme når

• endringene ikke er i konflikt med mål og prioriteringer i årsbudsjettet eller andre politiske vedtak
• endringene ikke er av vesentlig betydning

2.5.4 Styret kan opprette og nedlegge faste stillinger og engasjement i henhold til
arbeidsmiljøloven samt omgjøre stillinger ved behov, forutsatt at det er tilpasset budsjettrammen inneværende år og de tre øvrige år av økonomiplanperioden.

2.5.5 For økonomirapportering og avleggelse av årsregnskap gjelder dette reglements kap. 3, 4, 5 og 6 og de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter for kommunale foretak.

 

3. INVESTERINGSBUDSJETTET

3.1 Bystyret

3.1.1 Bystyret fastsetter investeringsbudsjettet som en brutto ramme per investeringsprosjekt i budsjettskjema 2B.

3.1.2 Endring utover vedtatt brutto ramme i skjema 2B skal bare foretas av bystyret med de unntak som framgår av fullmakter i punkt 3.4.1-3.4.4.

3.1.3 Bystyret vedtar disponering av netto merinntekter fra salg av anleggsmidler og eiendommer, etter innstilling fra rådmannen, i forbindelse med økonomiplan og/eller perioderapport.

3.2 Byggeprosjekter – godkjenning av kostnadsrammer, prosjektavslutning med mer:

3.2.1 Fagplaner med redegjørelse for kapasitetsbehovet i tjenester som barnehage, grunnskolen og omsorg behandles politisk i løpet av 1. halvår når ikke annet følger av lov- og regelverk, og danner grunnlag for utarbeidelse av økonomiplanforslaget. Løsninger utformes i et samarbeid mellom rådmannen og de daglige lederne i foretakene. Arbeidsprosessen og framdriftsplan framgår av rundskriv fra rådmannen om økonomiplanprosessen.

3.2.2 Rådmannen avholder årlig i første halvdel av januar, oppdragsmøte med de daglige lederne i kommunale foretak om vedtatt investeringsbudsjett.
Investeringsbudsjettet består av tallbudsjett og en tekstlig beskrivelse av de ulike prosjektene. Sammen med rådmannens føringer utgjør dette det endelige oppdraget for foretakene. Endringer gjennom budsjettåret følger av vedtatte perioderapporter.

3.2.3  Definisjoner

K0 – Byggeprogram:

Byggeprogram utarbeides for alle investeringsprosjekt etter programfasen

Byggeprogrammet skal beskrive følgende elementer:

• Forutsetninger
• Funksjoner
• Romprogram
• Framdriftsplan
• Kostnadskalkyle (20% prosjektreserver)
• Entrepriseform
• Konkurranseform

K1 – Kostnadsoverslag 1:

Kostnadsoverslag 1 utarbeides etter forprosjekt, men kun for byggeprosjekt med byggherrestyrt detaljprosjektering.

Kostnadsoverslaget 1 skal beskrive følgende elementer:

• Klare funksjonsbeskrivelse
• Standardkrav
• Romprogram
• Framdriftsplan
• Reviderte kalkyler basert på konsulent kalkyler (8-12% prosjektreserver)

K2 – Kostnadsoverslag 2:

Kostnadsoverslag 2 utarbeides etter anbudskonkurranse før kontrahering.

Kostnadsoverslaget skal beskrive følgende elementer:

• Endelig funksjonsbeskrivelse
• Romprogram
• Framdriftsplan
• Anbud (8-12% prosjektreserver)

Byggeregnskap:

Byggeregnskap utarbeides innen 15 måneder etter at bygget(investeringsprosjektet) er formelt overtatt. Byggeregnskap skal godkjennes av revisor før saken legges fram for behandling. Revisorgodkjenning legges med som vedlegg til saken.

3.2.4 Byggeprosjekter- utarbeidelse av byggeprogram (K0)

Byggeprogramkomite utnevnes i samsvar med gjeldende rutiner for kommunale byggesaker.

3.2.4.1 Forslag til byggeprogram (K0) skal oversendes rådmannen til orientering, før styret i eiendomsforetaket sluttbehandler saken.

3.2.4.2 Styret kan godkjenne byggeprogrammet (K0) når prosjektet er innenfor rammen av vedtatt avsetning, innhold og framdrift i vedtatt økonomiplan eller det er ubetydelige avvik i disse.

3.2.4.3 Ved økonomisk avvik eller avvik fra innhold eller framdrift i (K0) oversendes saken til rådmannen. Saken fremmes for formannskapet for behandling. 

3.2.4.4 Økonomisk avvik på 5 prosent eller mer i (K0), eller vesentlig endring av prosjektet sammenlignet med vedtatt økonomiplan, krever bystyrets godkjenning.

3.2.5 Byggeprosjekter – prosjektering og anbudskonkurranse (K1 eller K2)

Med godkjent byggeprogram (K0) føres byggeprosjektet videre avhengig av entrepriseform til kostnadsoverslag 1 (K1) som gjelder for byggherrestyrt prosjektering eller direkte til kostnadsoverslag 2 (K2) ved entreprenørstyrt prosjektering. K1 legges frem før anbudsutlysing. K2 legges uavhengig av entrepriseform frem etter anbudskonkurranse, men før kontrahering.

3.2.5.1 Styret i eiendomsforetaket kan godkjenne kostnadsoverslag 1 (kun for byggherrestyrte entrepriser) og 2 (for alle entrepriser) når disse er innenfor rammen av vedtatt avsetning, innhold og framdrift i vedtatt økonomiplan eller senere innenfor godkjent endret ramme for oppdraget som bystyret har vedtatt i perioderapport.

3.2.5.2 Ved økonomisk avvik eller avvik fra innhold eller framdrift ved K1 og K2 skal saken oversendes til rådmannen som saksforbereder for behandling i formannskapet. Formannskapet fatter endelig vedtak om godkjenning av henholdsvis (K1) og (K2) for disse byggeprosjektene.

3.2.5.3 Ved overskridelser av vedtatt kostnadsramme over 5 prosent eller vesentlig avvik i innhold eller framdrift fremmes saken til bystyret.

3.2.6 Byggeregnskap

Byggeregnskap skal avlegges innen 15 måneder etter ferdigstillelse.

 3.2.6.1 Formannskapet godkjenner byggeregnskapet når prosjektet er avlagt i samsvar med godkjent kostnadsoverslag II og oppdraget. Bystyret orienteres i egen melding eller gjennom rapportering i nærmeste perioderapport.

3.2.6.2 Ved økonomisk avvik på 5 % eller mer, eller vesentlig avvik fra innhold eller framdrift, legges byggeregnskapet fram for bystyret.

Når godkjent byggeregnskap foreligger, aktiveres bygget i eiendomsforetakets balanse. Det utarbeides husleiepris og utstedes/ajourføres leieavtale for aktuelt bygg i samsvar med prinsippene om internhusleie i Sandnes kommune.

3.3 Kommunaltekniske prosjekter og anlegg

3.3.1 Kommunaltekniske prosjekter – kostnadsrammer, anleggsregnskap med mer: 

I tråd med rutine for kommunaltekniske prosjekter, er formannskapet delegert myndighet av bystyret til å godkjenne oppstart av prosjekter når økonomisk ramme er kr 10 millioner eller mer og innenfor rammen av vedtatt avsetning, innhold og framdrift i vedtatt økonomiplan. (Budsjettjustering mellom ulike prosjekt, utover rammene i ØR 3.4.1-3.4.4, må vedtas av bystyret.)

Prosjektene utvikles ved forstudie (K0), og deretter KI og KII. KI-prosjekter som avviker vesentlig fra forutsetningen må fremmes på ny som KII-prosjekt for godkjenning av oppstart.

3.3.1.2 Ved avvik på 5 prosent eller mer, fremmes sak om oppstart for bystyret for endelig godkjenning.

3.3.2 Anleggsregnskap avlegges innen 12 måneder etter at prosjektet er avsluttet for godkjenning i samme politiske organ som vedtok oppstart.

3.3.2.1 Ved avvik på 5 prosent eller mer fremmes anleggsregnskapet for bystyret til godkjenning.

3.3.3 Utvalg for tekniske saker er delegert myndighet til å godkjenne oppstart av prosjekter og tilhørende anleggsregnskap når prosjektets bruttorammer er inntil kr 10 millioner og innenfor rammen av vedtatt avsetning, innhold og framdrift i vedtatt økonomiplan. (Budsjettjustering mellom ulike prosjekt, utover rammene i ØR 3.4.1-3.4.4, må vedtas av bystyret.) Ved avvik på 5 prosent eller mer skal saken fremmes for bystyret som fatter endelig vedtak.

3.4 Rådmannen

3.4.1 Rådmannen kan disponere midler til økning av utgiftene på inntil kr 1 million på ett prosjekt i investeringsbudsjettet gjennom tilsvarende reduksjon av utgiftene til et annet prosjekt. Budsjettjustering skal foretas. Omdisponering mellom investeringsprosjekt skal meldes til bystyret i perioderapporter.

3.4.2 Rådmannen kan overføre fra driftsbudsjettet inntil kr 1 million for å finansiere nye bevilgninger eventuelt justere vedtatte bevilgninger i investeringsbudsjettet, under forutsetning av at driftsbudsjettet går i balanse eller mindreforbruk etter overføringen. Budsjettjustering skal foretas.

3.4.3 Rådmannen gis fullmakt til å budsjettere investeringsprosjekter som gjelder administrasjonsavtaler, prosjekter som finansieres av avtaler om kostandsbidrag, godkjente utbyggingsavtaler og frikjøp parkering med likelydende beløp på inntekts- og utgiftssiden, slik at prosjektets nettoramme ikke påvirker lånebehovet i investeringsbudsjettet.

3.4.4 Resultatenheter som har egne disposisjonsfond kan benytte midlene til investeringsformål innenfor en ramme på kr 1 million. Rådmannen må i forkant godkjenne investeringen etter søknad. Budsjettjustering skal foretas. Bystyret orienteres om dette i perioderapportene.

3.5 Investeringsbudsjettet er ettårig.

3.5.1 Vesentlige endringer i løpet av året som kan få betydning for de investeringsinntekter og utgifter som er fastsatt i årsbudsjettet, skal behandles i nærmeste sak om perioderapport (tertial). Det skal i saken foreslås budsjettjusteringer slik at investeringsbudsjettet framstår som realistisk og i balanse. Det gis anledning til å disponere udisponerte midler fra foregående år i prosjekter som ikke har bevilgning inneværende år i påvente av oppbudsjettering i årsoppgjørssaken.

3.6 Investeringsprosjekter uten bevilgning stenges når årsregnskap er vedtatt.

3.7 Fullmaktene over kan bare benyttes i den grad det ikke kommer i strid med mål, prioriteringer og forutsetninger som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak.

4. RAPPORTER/SAKER

4.1 Regnskap

4.1.1 Registreringer i regnskapet følger til enhver tid gjeldende regnskapsregler. Krav til detaljering og spesifikasjon vil være større enn i bystyrets budsjettvedtak.

4.1.2 Regnskapet danner grunnlag for kontroll og resultatvurdering.

4.2 Administrativ rapportering 

4.2.1 Resultatenhetene skal hver måned rapportere til rådmannen hvis det foreligger vesentlige avvik i forhold til netto budsjettramme. Rapporteringen skjer gjennom kommunens system for rapportering. Handlingsplan skal utarbeides av resultatenhetsleder innen 15. i hver måned.

4.2.2 Daglig leder i kommunalt foretak skal minimum hvert kvartal eller i samsvar med styrets fastsatte rapporteringsrutine avgi samlet økonomirapport til styret. Prognose for året skal framgå. Det skal redegjøres for vesentlige avvik og mulige avbøtende tiltak. For investeringsbudsjettet skal avviksrapportering omfatte avvik ift. framdrift, innhold og økonomi per prosjekt vs. godkjent oppdrag. Vesentlige avvik skal meldes til rådmannen for vurdering av eventuelle konsekvenser i tjenesteproduksjonen og de totale økonomiske rammene.

4.3 Rapportering til politisk nivå 

4.3.1 Perioderapporter

4.3.1.1 Etter første (30.4) og andre tertial (31.8), skal det legges frem sak om budsjettforbruket så langt i året, og med prognose for resten av året (forventet årsresultat). Rapportering til bystyret skjer ihht. skjema 1A og 1B, driftsbudsjett og 2A og 2B, investeringsbudsjett.

Perioderapporten inkluderer også de kommunale foretakene.

Vesentlige endringer og uforutsette behov skal omtales i perioderapporten. Det kan fremmes søknader om tilleggsbevilgninger for det som  ikke lar seg løse innenfor vedtatt netto driftsramme i skjema 1B   eller innenfor vedtatt investeringsramme i skjema 2B

4.3.1.2 Formannskapet behandler perioderapportsaken og avgir innstilling til bystyret som fatter endelig vedtak.

4.3.1.3 Saksforhold i perioderapporten som angår arbeidsgiver og arbeidstaker, skal behandles av administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget avgir egen innstilling vedrørende forhold som angår arbeidsgiver og arbeidstaker til bystyret.

4.3.1.4 Utvalgene og foretaksstyrene skal etter at formannskapet har avgitt innstilling i perioderapportsaken, få disse framlagt som melding.

4.3.2 Økonomi og aktivitetsrapport 

4.3.2.1 Det legges fram forenklet økonomi- og aktivitetsrapport til formannskapet i per utløpet av månedene mars, mai, oktober og november. Rapportene skal gi en økonomisk status for tjenesteområdene samt skatteinngangen. Utviklingen i ventelister, boligproduksjon og andre utvalgte nøkkeltall for virksomheten skal også inngå. Kort tekstlig status på utvalgte investeringsprosjekter inkludert prosjekter som foretakene utfører skal framgå av investeringsoversikten i rapporten. Det skal ikke foretas justering i budsjettene i de forenklede økonomirapportene.

4.3.3. Skjema 1B

Skjema 1B sendes til medlemmene i formannskapet og gruppelederne og Kontrollutvalget i de månedene det ikke er rapportering etter punkt 4.3.1, 4.3.2 og 5.1.1.

4.3.4. Rapport over skatteinngang

Rapport over skatteinngang sendes til medlemmene i formannskapet og gruppelederne og kontrollutvalget hver måned.

4.4 Nasjonal rapportering (KOSTRA) 

4.5.1 Kommunelovens § 49 pålegger kommunene å rapportere om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonalt informasjonssystem (KOSTRA). Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats, brukere mv) med økonomidata (utgifter og inntekter pr funksjon). Sammenstillingen skal gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper.

4.5.2 Økonomiavdelingen har hovedansvar for gjennomføring av rapporteringen når det gjelder teknisk tilrettelegging og innhenting av økonomidata. Resultatenhetene er ansvarlig for å rapportere tjenesteproduksjonsdata innen fastsatte frister. Resultatenhetene har et særlig ansvar når det gjelder kvalitetssikring av tjenesteproduksjonsdata. De kommunale foretakene er tilsvarende ansvarlige for å bidra til korrekt rapportering i tråd med frister fastsatt av SSB.

5. ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT

5.1 Generelt

5.1.1 Kommunen skal utarbeide årsregnskap og årsrapport, jfr. kommunelovens § 48.

5.1.2 Årsregnskapet (konsern) skal være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Regnskapet er offentlig fra det tidspunkt det er avlagt. Revisjonen reviderer regnskapet innen 15. mars.

5.1.3 Styret i kommunalt foretak er ansvarlig for å avlegge endelig årsregnskap og årsrapport i tråd med de gjeldende tidsfrister og påse at styregodkjent årsregnskap og årsrapport oversendes rådmannen og kontrollutvalget i tide.

5.1.4 Kontrollutvalget skal i tråd med kommunelovens § 77 4. ledd og kontrollutvalgsforskriften § 7 uttale seg om kommunens årsregnskap inkludert de kommunale foretakene før bystyret godkjenner regnskapet. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til denne før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til bystyret.         

5.1.5 Rådmannen er ansvarlig for å utarbeide kommunens årsrapport og den skal avlegges senest 31. mars året etter regnskapsåret. Årsrapporten behandles sammen med årsregnskapet.

5.1.6 Årsregnskapet og årsrapporten skal vedtas av bystyret senest seks måneder etter regnskapsårets slutt.

5.1.7 Årsregnskapet, årsrapporten og revisjonsberetningen skal snarest mulig og senest en måned etter at årsregnskapet er vedtatt av bystyret sendes til departementet (fylkesmannen) og Statistisk sentralbyrå. Ved oversendelsen skal også kontrollutvalgets uttalelse, formannskapets innstilling og bystyrets vedtak i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet og årsrapporten legges ved.

5.1.8 Utvalgene fatter endelig vedtak ved behandling av resultatenhetenes resultatvurderinger som framlegges i forbindelse med årsoppgjørsavslutningen. Utvalgene behandler kommunens samlede årsregnskap og årsberetning som melding.

5.2 Strykningsbestemmelser

5.2.1 Dersom driftsregnskapet ved regnskapsavslutningen viser seg å gi et regnskapsmessig merforbruk, skal det reduseres i henhold til regnskapsforskriftens § 9 ved å:

1. Stryke eventuelle budsjetterte overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap vedtatt av bystyret selv.
2. Stryke eventuelle avsetninger til fond når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger. 
3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger.

5.2.2 Unntatt fra strykninger:

1. Overføringer til investeringsregnskapet vedtatt av andre enn bystyret selv.
2. Avsetninger begrunnet i at midlene etter lov, forskrift eller avtale er reservert særskilte formål (bundne fond).

5.3 Overføring av mindreforbruk - resultatenhetene

5.3.1 Overføring av mindreforbruk mellom budsjettår kan bare gjøres dersom kommunen samlet sett går med overskudd eller er i balanse etter avsetningene.

5.3.2 Forutsetninger:

1. Av årets mindreforbruk i resultatenhetene skal det trekkes 20 prosent til oppbygning av kommunens (bykassens) felles reservefond.
2. Deretter kan resultatenhetene overføre det resterende mindreforbruket til egne disposisjonsfond innenfor en gitt ramme i henhold til §§ 5.3.3-5.3.6.
   
   
   

5.3.3 Resultatenhetene eksklusiv utførerenhetene, selvkostområder og enheter med negativ budsjettramme kan få overført et regnskapsmessig mindreforbruk på inntil 3 prosent av netto budsjettramme mellom budsjettår forutsatt at vilkårene beskrevet i punkt 5.3.1 og 5.3.2 er oppfylt. Dernest betinger det at oppgaver er løst på en rimelig god måte i forhold til forutsetninger nedfelt i vedkommende enhets interne kontrakt

5.3.4 Drift og investeringer innenfor selvkosttjenester (pt VAR, plan og byggesaksområdet samt skolefritidstjenesten), skal ved et regnskapsmessig mindreforbruk ved årets slutt i sin helhet avsettes til selvkostfond – bundne fond. Det forutsettes at de ulike selvkosttjenestene avstemmes samlet uavhengig av hvor kostnadene er regnskapsført.

5.3.5 Utførerenhetene (eksklusiv selvkosttjenestene) kan få overført et regnskapsmessig mindreforbruk på inntil 2,5 prosent av brutto budsjettramme.

5.3.6 Resultatenheter med negativ netto budsjettramme kan få overført et regnskapsmessig mindreforbruk på inntil 2,5 prosent av brutto budsjettramme

5.4 Overføring av merforbruk - resultatenhetene

5.4.1 Bystyret vedtar overføring av merforbruk i resultatenhetene i sak om årsregnskapet.

5.4.2 Resultatenheter med merforbruk skal benytte tidligere avsatte midler på disposisjonsfond til inndekning eller reduksjon av regnskapsmessig merforbruk.

5.4.3 Resultatenheter med negativ budsjettramme må påregne en inndragning i etterfølgende årsbudsjett tilsvarende merforbruket i foregående regnskapsår. Ved spesielle forhold kan det gjøres unntak fra dette. Eventuelle unntak må foreslås av rådmannen i sak til bystyret om årsregnskapet.

5.4.4 Drift og investeringer innenfor selvkosttjenester (pt VAR, plan og byggesaksområdet samt skolefritidstjenesten) skal ved et regnskapsmessig merforbruk ved årets slutt finansieres ved bruk av eventuelle selvkostfond. Hvis det etter bruk av fond fortsatt er underskudd, dekkes dette midlertidig av bykassen inneværende år. Underskuddet må dekkes fullt ut over påfølgende 5 år. Det forutsettes at de ulike selvkosttjenestene avstemmes samlet uavhengig av hvor kostnadene er regnskapsført.

5.5 Kommunale foretak

For overføring av mer- og mindreforbruk i de kommunale foretakene gjelder Kommunelovens bestemmelser kapittel 11 med tilhørende forskrifter. 

6. BUNDNE FOND OG ØREMERKEDE TILSKUDD

6.1 Mottak av øremerkede tilskudd utover vedtatt budsjett skal omtales i saker om perioderapporter to ganger i året. Budsjettjusteringer foretas fortløpende, og senest en måned etter mottak av tilskuddet.

6.2 Resultatenhetene kan avsette til og disponere bundne driftsfond (som følge av øremerkede midler). I forbindelse med bruk av bundne driftsfond skal utgifts- og inntektssiden i budsjettet justeres tilsvarende. Dersom avsetning eller bruk av disse fondene berører prinsipielle forhold skal dette legges frem for formannskapet.