Utviklingsresultat

Innovasjon

Innovasjon har vært et satsingsområde i kommunens arbeidsgiverstrategi siden 2015, og er en integrert del av både nyansattopplæring og lederopplæring. Sandnes kommune skal fremme innovasjon ved å våge å tenke nytt og skape verdi både for egen virksomhet, for samfunnet og for våre innbyggere. Vi deltar på en rekke arenaer hvor det offentlige, private, universitet og høyskoler deltar for å løse felles utfordringer for framtiden.

Eksempler på aktuelle innovasjonsprosjekter:

• Maptrends: prosjektet skal gi bedre kunnskapsgrunnlag om forflytning og transport i kommunen. Opplysninger fra SIM-kort vil gi nøyaktige data på hvor og hvordan grupper av innbyggere forflytter seg. Prosjektet gjennomføres sammen med Delfi Data, Kolumbus, Unified Messaging Systems ASA (UMS) og HjemJobbHjem. En pilot er gjennomført i 2017, og kommunen vurderer å videreføre prosjektet i 2018.
• Luftkvalitetsmålinger via mikrosensorer: et prosjekt for testing av mikrosensorer for måling av luftkvalitet i spesielt utsatte områder i Sandnes. Prosjektet skal gjennom forskning finne frem til om mikrosensorer er egnet til å erstatte tradisjonelle målestasjoner på sikt, og hvordan informasjon om luftkvalitet best kan gis til våre innbyggere. Prosjektet gjennomføres sammen med Lyse AS og Norsk institutt for luftforskning (NILU) med finansiering fra Regionalt forskingsfond Vestlandet.
• I samarbeid med biblioteket og frivillighetssentralen blir det nå arrangert faste reparasjonskafeer den siste lørdagen i måneden. Her kan man få utført mindre reparasjoner gratis, slik at man forlenger varigheten og unngår å øke avfallsmengdene våre. Reparasjonskafeene vedlikeholder og øker kunnskap om enkle reparasjoner og er også en fin møteplass i lokalmiljøet.
• «På gulvet» er en veiledningsmetode som er utviklet av barnevernet i Sandnes kommune for foreldre som har behov for en mer praktisk veiledning. Prosjektet er finansiert av fylkesmannen i Rogaland. Mer erfaring i bruk av metoden vil opparbeides i 2018.

Digital kommune

Digitalisering i Sandnesskolen

Oppvekst skole har i 2017 gjennomført pilotering i forhold til kommende digital satsing i skoleverket. Satsingen er forankret i vedtatt kompetanseutviklingsstrategi for Sandnesskolen. Satsingen har som målsetting å få på plass 1 til 1 dekning med digitalt verktøy for alle elever og ansatte i Sandnesskolen. I 2017 har to skoler (Skeiene ungdomsskole og Hana skole) vært pilotskoler. I tillegg har kommunaldirektør igangsatt utbedring av trådløs infrastruktur på skolene og anskaffet et klassesett med Chromebooks per skole. Sandnesskolen iverksatte også bruk av G Suite for Education som felles elektronisk plattform fra høsten 2017. Denne plattformen erstatter tidligere plattformer som har blitt brukt. Prosjektet er vedtatt og tildelt midler i økonomiplan 2018-2021, både i forhold til innkjøp av digitale enheter og oppdatering av trådløs infrastruktur.

Digitalisering i oppvekst barn og unge

Som en del av satsingen på barnehageområdet - utviklingsstøttende barnehage- har barnehagene tatt i bruk et eget utarbeidet e-læringsprogram.

IKT i barnehagen innebærer bruk av digitale verktøy i det pedagogiske arbeidet med barna. I barnehagenes realfagsprosjekt ble det i 2017 inngått avtale med Vitenfabrikken. Innholdet i avtalen er opplæring av barnehageansatte, aktiviteter for barn og utlån av digitalt utstyr.

PPT har tatt i bruk bærbart elektronisk verktøy for å øke både fleksibilitet og effektivitet.

De samme grep er gjort i ressurssenter for barn og familier (avdeling i barne- og familieenheten). Ressurssenteret flyttet til nye lokaler sommeren 2017 og ble da pilot for utprøving av elektronisk utstyr som planlegges tatt i bruk i nytt rådhus.

Det har de siste årene vært en stor utvikling av digitale verktøy for barn som ikke utvikler talespråk. Styrket barnehagetilbud har tatt i bruk disse verktøyene utfra enkeltbarns behov.

Helsestasjonstjenester er pilotkommune for utprøving av elektronisk meldingsutveksling mellom helsestasjonstjenester, Helse Vest og fastlegene.

Intranett – samhandlingsløsning

Etter et par års drift er den nye samhandlingsløsningen blitt godt implementert i organisasjonen. Tilgang til informasjon er bedre og bruken av samarbeidsrom er stor. Intranettet har imidlertid vist seg å være lite fleksibelt, dårlig tilpasset kommunens behov og for kostbart å gjøre endringer i. For å øke tilgjengeligheten på informasjon, har en i 2017 jobbet med anskaffelse av ny intranettløsning for å tilrettelegge intranettet for bruk på mobile enheter og tilgang også utenfor kommunens nettverk. Ny løsning vil settes i drift i 2018.

E-læring

I desember 2017 startet Sandnes kommune opp et digitaliseringsprosjekt som skal fortsette arbeidet med opplæringsplaner og opplæringsløp for ansatte og ansattgrupper. Flere e-læringsprogrammer som kan erstatte tradisjonelle kurs, samt blandet læringsprogrammer hvor en erstatter deler av dagens fysiske kurs med e-læring er under utvikling og vil bli tilgjengelige for ansatte i tiden framover. Dette vil være i tråd med kommunens digitale strategi, arbeidsgiverstrategi og andre styrende dokumenter.

Integrasjon, lønns- og personalsystem

Flere enheter i Sandnes kommune har tatt i bruk GAT og sender timene og korte sykefravær via GAT til lønnssystemet. Lønnssystemet Visma Enterprise HRM er master for persondata og vil eksportere data til flere systemer blant annet IDM-systemet (identitets- og tilgangsstyringssystem) som kommer i drift tidlig i 2018. Som arbeidsgiver har kommunen fått pålegg fra myndighetene om å ta imot digitale sykemeldinger fra januar 2018. I den forbindelse vil vår leverandør utvikle integrasjon mellom NAV og vårt lønnssystem til import av sykemeldinger og eksport av lederopplysninger.

Digitalisering innen lønn og regnskap

Oppgaver med høyt volum er prioritert for digitalisering. Eksempler er elektronisk fakturagrunnlag, inngående elektroniske fakturaer, elektroniske sykemeldinger og egenmeldinger samt elektroniske reiseregninger og andre elektroniske bilag til regnskap. Framover vil søkelyset rettes mot arbeidsprosesser og målet er å få til forbedring og effektivisering.

Etablering av nytt datasenter

Kommunen har etablert et fleksibelt, energieffektivt og topp sertifisert datasenter i GreenMountain. For å sikre tilgjengelighet til kommunens systemer er det lagt opp til løsninger som bidrar til økt driftssikkerhet og forenklet daglig drift. Prosessene med å etablere nytt datasenter startet etter beslutning om at det ikke skulle bygges datasenter i nytt rådhus. Etablering av nytt datasenter og flytting av eksisterende har pågått i hele 2017 og nærmer seg ferdigstillelse.

Digitale anskaffelser

Det elektroniske verktøyet for konkurransegjennomføring, Eu-supply, ble tatt i bruk i 2017. Løsningen er heldigital og sikrer økt sporbarhet, standardisering og oppfølging i hele konkurransegjennomføringen og kontraktsperioden. Det at alle konkurranser (inkludert frivillig kunngjøring under del I av regelverket) nå blir nå sendt via anskaffelser, slik at konkurransen gjennomføres ved hjelp av Eu-supply, bidrar til ytterligere digitalisering på området.

Innkjøpsanalyseverktøyet SAS ble implementert i 2017 og har blant annet bidratt til

• analyse av tidligere kjøp for å lage nye og bedre innkjøpsavtaler
• å avdekke områder hvor det i dag ikke er avtaler, der det er behov for avtaler
• priskontroll og kontroll av at kjøp er fakturert i henhold til kommunens avtaler og betingelser

Identitets- og tilgangsstyring

Løsningen skal benyttes for å oppnå en sikker og effektiv administrasjon av brukertilganger og identitetshåndtering for alle ansatte i kommunens nettverk og fagsystemer. Anbudskonkurranse ble kunngjort i mai 2016 og leverandør av løsning ble valgt høsten 2016. I 2017 har det blitt arbeidet mye med å definere alle elementer (systemer og tilganger) som løsningen skal styre og automatisere. Løsningen vil settes i drift tidlig 2018. Etter hvert vil flere systemer bli koblet på og mer av tilgangstildelingen vil bli automatisert.

Digitalisering av papirbaserte arkiv

Det er inngått avtale om skanning av kommunens arkiver innenfor byutvikling. Servicetorget og saksbehandlere i Sandnes kommune bruker ofte arkivet i forbindelse med eiendomsopplysninger. Målet med digitaliseringen er å bevare informasjonsverdien som ligger i dagens papirarkiv. Digitalisering gjør at arkivene blir lettere tilgjengelig, enklere å finne fram i og hente ut opplysninger fra, både for interne og eksterne brukere. Digitaliseringen har startet og prosjektet vil fullføres innen september 2018.

Nytt administrativt system for oppvekst

Det er startet en jobb med anskaffelse av administrativt system for oppvekst som støtter arbeidsprosesser, dokumentasjonskrav og kommunikasjon innenfor områdene barnehage, skole og SFO. Det skal etableres en digital kommunikasjonskanal for å forenkle kommunikasjon om blant annet fravær, informasjonsskriv, månedsplaner, bilder og ulike beskjeder mellom tjenesteområdene og foresatte.

Omstilling og endring i organisasjonen 2017

I forbindelse med effektivisering og omstilling har det vært omorganiseringsprosesser i 2017. Tydeliggjøring av rollene virksomhetsleder og avdelingsleder bidro til en strukturell endring i noen av virksomhetene. Flere enheter har opprettet avdelingsledernivå og nye avdelinger. Disse blir nevnt under sitt respektive tjenesteområde. Vi har i 2017 hatt utskiftninger både som virksomhetsledere og avdelingsledere. En prosjektleder for sammenslåing av Sandnes og Forsand kommune ble opprettet i 2017.

Oppvekst skole

Oppvekst skole har i 2017 tildelt budsjettrammene til sine enheter via ny tildelingsmodell. Endringen innebærer at kommunaldirektør har lagt ut alle midler allerede ved årets start. Unntaket er midler tildelt gjennom økonomiplanen for kompensasjon av elevtallsvekst. Disse midlene tildeles gjennom høstjustering når nye elevtall foreligger (per 1. september). Gjennom endringen har en ønsket å sikre en større forutsigbarhet ute på den enkelte enhet. 2017 anses som et "innkjøringsår" i forhold til ny tildelingsmodell.

Senter for flerspråklige barn og unge (FBU) har hatt en mindre organisasjonsendring. Styrking av ledelse og tydeligere rollefordeling resulterte i to nye avdelinger med egne avdelingsledere.

Soma skole legges ned og Soma-Stangeland skole blir Stangeland skole.

Fagstab oppvekst skole ble også styrket med en ny stilling i forbindelse med at Sandnes kommune overtok ansvaret for skoledriften (ble vertskommune) av Forsand skule fra 1. juli 2017.

Oppvekst barn og unge

Omorganisering av barnehagene ble avsluttet i 2017. Prosjektet har resultert i at 27 virksomheter er redusert til 12 virksomheter. I hver virksomhet er det fra 2 til 4 barnehager tilknyttet med hver sin styrer/avdelingsleder. Virksomhetsleder har fullt ansvar for en barnehage i tillegg til hele virksomheten. Ny organisering trer i kraft fra 1. januar 2018.

Aspervika barnehage ble lagt ned og Kleivane barnehage startet opp høsten 2017.

Ved tidligere samorganisering /opprettelse av Barne- og familieenheten ble tre stillinger øremerket tidlig innsats/førskole overført fra PPT til BFE. Disse ressursene ble i 2017 tilbakeført til PPT sin førskoleavdeling.

Helsestasjonstjenester har hatt en omorganisering av tjenestetilbud og har endret sin struktur. Det er opprettet en ny avdeling med egen avdelingsleder.

Styrka barnehage har omstrukturert sin virksomhet og opprettet en ny avdelingslederrolle. Enheten består nå av to avdelinger med egne avdelingsledere.

Levekår

EFF, enhet for funksjonshemmede, har opprettet en ny avdeling i 2017 og to nye bofellesskap.

Jæren øyeblikkelig hjelp ble i april en del av Sandnes legevakt som egen avdeling med avdelingsleder.

Levekår er i gang med å se på ny struktur av tjenestetilbud knyttet til sykehjem og hjemmetjeneste. Prosjektet skal være ferdig i 2018.

Kultur og byutvikling

Fra 1. januar 2017 ble ny organisering av kulturskolen iverksatt der det ble formelt opprettet avdelingsledernivå. Sandnes bibliotek gjennomførte også en strukturell endring og har nå to avdelinger knyttet til seg, med egne avdelingsledere.

Teknisk

Ny direktør for teknisk begynte 1. februar 2017. Det har vært flere omorganiseringsprosjekt i tjenesteområdet.

Ny virksomhet prosjektstyring ble opprettet fra 1. januar 2017.

Byggdrift har gjennomført et prosjekt som resulterte i at driftsoperatøravdelingen ble delt i to avdelinger med tilhørende avdelingsledere. Ny organisering vil gjelde fra 1. januar 2018 og er i første omgang en prøveordning på et år.

Sandnes matservice har flyttet sin virksomhet og foretatt en omorganisering som er gjeldende fra 1. januar 2018, der produksjonskjøkken trekkes ut som egen avdeling.

Park, idrett og vei har fjernet to lederstillinger og består nå av en virksomhet med økt faglederrolle i stedet for avdelingsledere.

Organisasjon

En styrking av fagstab organisasjon ble gjennomført i 2017. En ny stilling ble opprettet. HR har økt med en prosjektstilling i et år knyttet til utvikling av e-læring.

Økonomi

Ingen organisatoriske endringer. Ny leder ved seksjon lønn ble ansatt.

Kommunereformen

Sandnes og Forsand kommuner fortsatte prosessen med kommunesammenslåing på bakgrunn av prinsippdokumentet endelig vedtatt 6. juni 2016. Midlertidig fellesnemnd gikk over til fellesnemnd idet Stortingets vedtak ble gjort 8. juni 2017. Felles kommunestyremøte mellom Forsand og Sandnes kommuner ble holdt med Fylkesmannen i Rogaland på Lysefjordsenteret 29. august 2017. Prosjektleder ble først midlertidig ansatt i august og fast ansatt i desember. Partssammensatt utvalg og fellesnemnda har hatt egne møteserier utover høsten og lagt milepælsplan for hele prosjektperioden. Det er nedsatt fire politiske temagrupper som omhandler

• identitet, symboler og felles kultur
• lokaldemokrati
• reglement og delegasjon
• forberedelse til valg 2019

Tolv ulike administrative arbeidsgrupper innenfor stab- og støttefunksjoner er satt ned og i gang med sitt arbeid. Fagmiljø på virksomhetsnivå i tjenesteområdene gjør seg kjent med hverandre og bygger seg sammen der det er naturlig gjennom vertskommunesamarbeid (skole), kjøp av tjenester (jordmor) og samarbeidsavtaler (barnehage). Rådmann tilsettes i januar 2018.