Organisasjon

Organisering av tjenesteområdet:

Organisasjon består av virksomhetsområdene: Dokumentsenter, HR/ HMS, IT, servicekontor og politisk sekretariat. I tillegg har organisasjon en stab som ivaretar fagområdene beredskap, stabsfunksjoner, forhandlinger, personvernombud, kommunikasjon, digitalisering, innovasjon, informasjonssikkerhet og miljøfyrtårn.
Fra mai 2020 ble det tidligere området innovasjon, digitalisering og kommunikasjon fusjonert sammen med organisasjon. Det er igangsatt ett arbeid for å se på organisering av organisasjon nå som to tidligere direktørområder er slått sammen under en direktør.

Litt mer forklaring på områder under:

Politisk sekretariat
Politisk sekretariat betjener og legger til rette for den politiske virksomheten i Sandnes kommune, og er bindeledd mellom folkevalgte, administrasjon og innbyggere. Det er politisk sekretariat som har sekretærfunksjon for kommunestyre, formannskap, administrasjonsutvalg, de faste utvalgene, kommuneplankomite, bydelsutvalg, eldreråd og rådet for personer med nedsatt funksjonsevne. Politisk sekretariat er ansvarlige for gjennomføring av valg, inkludert valgstyret, herunder også saker knyttet til oppnevninger av styrer, råd og utvalg. Politisk sekretariat er en støttefunksjon for ordfører og varaordfører, og har ansvar for ordførerens arrangementer. Videre ivaretas sekretariatfunksjonen for rådmann og for møtene i rådmannens ledergruppe. Andre støttefunksjoner opp mot folkevalgte utføres av politisk sekretariat, deriblant ansvar for godtgjørelse til folkevalgte med mer.

Servicekontoret
Servicekontoret veileder innbyggere innen alle kommunale tjenester. I dialog og ved bistand arbeider servicekontoret med å øke bruken av digitale løsninger. Servicekontoret er lokalisert i 1.etasje i nytt rådhus, og er for mange det første møtet med rådhuset og kommunen. Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon som er digitalt tilgjengelig oppsøker servicekontoret for bistand. Servicekontoret bidrar til å svare alle henvendelser i et klart språk og evaluerer egne løsninger og informasjon med «innbyggerbriller" på. Servicekontoret er knutepunkt for kommunens tjenester og er tilgjengelige i ulike kanaler; oppmøte, telefon, e-post og Facebook. Kontoret har ansvaret for forhåndsstemmingen ved valg. Her håndteres tidligstemming, ordinær forhåndsstemming, forhåndsstemmer på institusjoner og ambulerende stemmemottak. Funksjon som valgansvarlig er delt mellom servicekontor og politisk sekretariat.

Dokumentsenter 
Dokumentsenteret har ansvar for kommunens dokumenthåndteringssystem. Innsynsløsninger koblet mot dette systemet gjør deler av kommunens arkiver lett tilgjengelig for innsyn for presse og publikum. Dokumentsenteret har en sentral rolle i å langtidssikre relevant dokumentasjon i øvrige systemer i kommunen. Når presse, publikum og tidligere mottakere av kommunale tjenester har behov for innsyn, bistås disse med å spore opp og hente ut det som etterspørres. En jobber for å tilgjengeliggjøre arkivene samtidig som personvernet ivaretas. Dokumentsenteret er sentralt inn i arbeid med digitalisering og effektivisering av kommunens administrative arbeidsprosesser.

Beredskap
Sandnes kommune har et generelt beredskapsansvar som innebærer sikkerhet og trygghet for alle innbyggere, kommunens virksomhet, ansatte og areal. Situasjonen rundt Covid-19 har vist viktigheten av god beredskap både internt i egen organisasjon og overfor innbyggere. Sandnes kommune inngår i ett regionalt samarbeid om beredskap sammen med kommunene Stavanger, Sola og Randaberg.

HR/HMS
HR/ HMS-avdelingen gir råd og veiledning overfor ledere i arbeidsgiverspørsmål. Strategi for ledelse og medarbeiderskap setter rammer for kommunens arbeid med arbeidsgiverstrategi. Avdelingen ivaretar arbeidsgiverfunksjonen for kommunens lærlinger, rekrutteringstjeneste, kompetanseoppbygging samt revidere/ videreutvikle kommunens overordnede HMS-system. HR/HMS-avdelingen er kommunens kontaktpunkt overfor ekstern bedriftshelsetjeneste.

IT-drift
IT har ansvar for å drifte kommunens IT systemer og gi support til brukerne. Tjenesten deles inn i tre tjenesteområder. Brukerstøtte har ansvar for å bistå brukerne med IT relaterte henvendelser og være en SPOC (Single Point Of Contact) for denne type henvendelser. Operasjonell drift har ansvar for å drifte hele IT løsningen til Sandnes kommune. Utvikling og leveranser har ansvar for videreutvikling av eksisterende IT løsning og prosjekter knyttet til IT.

Informasjonssikkerhet
Informasjonssikkerhet handler om sikring av informasjonsverdier med betydning for både offentlig forvaltning, virksomheter, organisasjoner og enkeltpersoner. Tilgang til informasjon og informasjonssikring skal ikke være to motstridende interesser. Målet med informasjonssikring er å sikre informasjonen mot misbruk.

Kommunikasjon
Kommunikasjon er strategisk rådgiver for kommunens kommunikasjon både eksternt og internt, og har et særlig ansvar for kommunes intranett (Pulsen), hjemmesider og facebookkonto. Avdelingen bidrar med rådgiving og tekstarbeid i ulike prosjekt og oppdrag til alle tjenesteområder og ordfører. Kommunikasjon produserer en rekke filmer til bruk både internt og ekstern. Medierådgivning er en viktig oppgave for avdelingen som nå består av tre årsverk.

Digitalisering og innovasjon
Digitalisering og innovasjon er en pådriver og rådgiver ved innføring og bruk av digitale løsninger. Enheten skal bidra til at digitale løsninger forbedrer og effektiviserer tjenester til innbyggere og næringsliv. Enheten jobber tett sammen med kommunes virksomheter for å realisere og prioritere digitaliseringsprosjekter. Hovedoppgavene er tjenesteutvikling, prosessforbedring, effektivisering og gevinstrealisering.

Miljøfyrtårn
Miljøfyrtårn er en nasjonal sertifiseringsordning som hjelper private og offentlige virksomheter til å drive lønnsomt og miljøvennlig. Miljøfyrtårn har tilpassede krav for ulike bransjer og sertifikatet tildeles etter en uavhengig vurdering. Det leveres årlige miljørapporter og hvert tredje år blir virksomheten resertifisert. Miljøfyrtårn bygger på et operativt HMS system. Alle virksomheter i kommunen er planlagt ferdig sertifisert i løpet av 2023.

Sandnes 2025

Sandnes kommune er i en krevende økonomisk situasjon. Innsparinger ble vedtatt i handlings- og økonomiplan 2020-2023, og grunnet sviktende inntekter må rådmannen innarbeide nye innsparinger i kommende økonomiplanperiode. Innsparingene for 2020 utgjør kr 2,7 millioner og de nye innsparingene utgjør om lag kr 5,3 millioner for organisasjonsavdelingen fra 2021. Samlet skal tjenesteområdet omstille for kr 8,6 millioner i 2021. Organisasjonsavdelingen har vurdert tiltak totalt for avdelingen, og har ikke fordelt busjettreduksjoner pro-rata ut på virksomhetene.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

For Sandnes kommune betyr målet at alle, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsevne og seksuell orientering, opplever likeverd. Strategien for likestilling, inkludering og mangfold skal være en veiviser for organisasjonen og skal følges opp med tiltak i tjenesteområdene og i virksomhetene. I strategi for ledelse og medarbeiderskap er det satt spesielt søkelys på at Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere og at en skal arbeide systematisk og strategisk med helse, miljø og sikkerhet.

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Digitale ferdigheter
Behovene til tjenesteområdene utredes og tilrettelegges i samarbeid med IT. Innen skole- og barnehageområdene satses det videre på økt bruk av digitale verktøy.

Strategi 2: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Samhandling mellom det offentlige og publikum er i økende grad digital. Sandnes kommune arbeider kontinuerlig for å gjøre digitale løsninger til det beste alternativet for kontakten med innbyggerne og bistå dem som har vanskeligheter med å benytte seg av slike løsninger. Digital analfabetisme kan bli en utfordring dersom løsninger som velges blir for krevende å bruke. Sandnes kommune skal derfor sikre at løsninger som utvikles ikke virker ekskluderende, men ivaretar flest mulige behov. Løsningene skal være

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Sandnes kommune skal være er en attraktiv arbeidsplass som tilrettelegger for fleksibilitet, utvikling og arbeidsglede. Strategi for ledelse og medarbeiderskap skal peke på de innsatsområdene kommunen må være god på for å utvikle organisasjonen og medarbeiderne. Kommunens ledere har et stort ansvar for å både skape gode arbeidsplasser og ha et høyt faglig nivå på tjenestene. Det er viktig at kommunen tilbyr et lederopplæringsprogram som setter lederne i stand til å ivareta dette ansvaret.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

For å møte fremtidens vekst og behov vil økt bruk av innovasjon, teknologi og digitale løsninger være viktige for å opprettholde og øke dagens tjenesteproduksjon innenfor gjeldende rammer. 

Bruk av digitaliseringsfond og midler knyttet til "digital strategi"

IT
IT er per i dag på et minimumsnivå bemanningsmessig i forhold til forsvarlig drift og brukerstøtte av kommunens nettverk og fagsystemer. Det er igangsatt ett arbeid for å se på arbeidsprosesser opp mot digitalisering for å sikre at alle ledd i prosessene blir ivaretatt nå og i fremtiden.

Dokumentsenteret
Dokumentsenteret skal jobbe for mer automatisert arkivering slik at saksbehandlere bruker mindre tid på dette og kvaliteten på arkivene blir bedre. Dette skal gjøres ved å:

Beredskap
Kommunen er sårbar ved hendelser som oppstår i perioder uten ordinær bemanning, som høytider og ferier. Sandnes kommune mangler i dag en vaktordning knyttet til generell beredskap. Den overordnede kommunale beredskapsordningen håndterer driftstekniske oppgaver, men ikke generell beredskap. I økonomiplan for 2020-2023 ble det avsatt midler til en beredskapsordning for generell beredskap. Som følge av kommunens økonomiske situasjon er dette ikke iverksatt enda, men vil bli vurdert nærmere i 2021.

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Organisasjonskultur
Å skape en felles identitet, tillit og tilhørighet på tvers av kommunen krever målrettet arbeid. God ledelse, sterkt medarbeiderskap samt medbestemmelse er viktig i arbeidet med organisasjonskultur. Her vil vedtatt strategi for ledelse og medarbeiderskap være sentral. 10-faktor medarbeiderundersøkelse gjennomføres hvert annet år og vil bli gjennomført og fulgt opp våren 2021.

HR/HMS
Kommunens HMS-system på overordnet nivå revideres og videreutvikles, og en skal etablere ett system som fanger opp behov for forbedringer i organisasjonen. Kommunens overordnede HMS-håndbok skal revideres i 2021. Tall og statistikk er viktig for å sikre at beslutninger tas på riktig grunnlag, for å se utvikling og trender, og for å måle effekten av iverksatte tiltak. HR/HMS skal i perioden ha økt søkelys på nøkkeltall og analyse.

Lederutvikling
Ny strategi for ledelse og medarbeiderskap vil danne grunnlaget for opplæring og utvikling, og lederne må få den rette kompetansen for å lede etter kommunens prinsipper.

Kompetanse
Alle nyansatte medarbeidere og ledere tildeles automatisk kompetanseplaner i basiskompetanse ved oppstart som en del av kommunens «onboarding». Målet er at alle medarbeidere skal ha to kompetanseplaner; en ansattplan og en fagplan. HR/HMS har ansvaret for innholdet i ansattplanen og tjenesteområdene i fagplanene. Det skal arbeidet med å utvikle e-læringskurs.

Rekruttering
HR er total leverandør av rekrutteringstjenester i organisasjonen og bistår i all lederrekruttering samt rekruttering av spesialiserte rådgiverstillinger. I dag er det nærmere 400 ledere som rekrutter egne medarbeidere. Det er viktig å arbeide målrettet med å sikre høy rekrutteringskompetanse i organisasjonen og sikre prosesser i tråd med gjeldende retningslinjer og lov- og avtaleverk.

HMS og IA
Arbeidsmiljøet påvirker ansattes helse og jobbengasjement samt kvaliteten på tjenestene som leveres. Satsningen på et inkluderende arbeidsliv (IA) skal bidra til redusert sykefravær og et positivt arbeidsmiljø. God HMS-kultur og systematisk oppfølging er med på å styrke kvaliteten på tjenester og arbeidsmiljø. Systemer og rutiner for å ivareta ansattes medvirkning er viktig for å få kunnskap om arbeidsforholdene i organisasjonen og skape godt samarbeid mellom partene.

Digitalisering og robotisering 
HR/HMS arbeider aktivt med digitalisering og robotisering, og avdelingen kartlegger prosesser som kan meldes inn som Robot Process Automation (RPA) prosjekt. Målet er å gjøre det lettere for ledere å ivareta sin rolle og ansvar.

Lønnspolitikk
Sandnes kommune skal være konkurransedyktige på lønn. Kommunen må beholde og rekruttere dyktige medarbeidere.  

Informasjonssikkerhet
Ved økt digitalisering og effektivisering må informasjonssikkerhetsarbeidet styrkes for å minimalisere uønskede hendelser. I et stadig mer digitalisert samfunn er det behov for å sette søkelyset på sikkerhet, spesielt med hensyn til flere dataangrep.