Medarbeiderresultat

Strategi for ledelse og medarbeiderskap er førende for arbeidet med medarbeiderresultat, og kommuneplanens hovedmål skal nås gjennom:

• god helse og godt medarbeiderskap
• god medvirkning og medbestemmelse
• nødvendig og riktig kompetanse

Medarbeiderundersøkelse gjennomføres annethvert år og ble gjennomført i 2021. 10- faktor er et digitalt utviklingsverktøy, og de ti faktorene er viktige innsatsfaktorer for å oppnå organisasjonens mål og kvalitet på tjenestene, jf. sak 3/21 i administrasjonsutvalget. Som tabellen nedenfor viser, ligger Sandnes kommune 0,1 over landsgjennomsnittet på alle indikatorer med unntak av faktor 1 indre motivasjon og 10 prososial motivasjon, hvor kommunen ligger på nivå med gjennomsnittet.

Det er mindre endringer i resultatene sammenlignet med undersøkelsen fra 2019. Faktor 2 mestringstro og 7 relevant kompetanseheving har økt med 0,1 poeng i 2021, og faktor 1 indre motivasjon og 9 mestringsklima har gått ned 0,1 poeng. Det er verdt å merke seg at undersøkelsen for 2021 er foretatt i en periode med pandemi, med store endringer og utfordringer for ansatte med tanke på arbeidsoppgaver og hjemmekontor.

Medarbeiderundersøkelsen er fulgt opp med handlingsplaner og tiltak i alle virksomheter, og ledere og medarbeidere skal arbeide med disse tiltakene frem til neste medarbeiderundersøkelse i 2023.

Omstilling og endring i organisasjonen

En stor organisasjon som Sandnes kommune har stadig behov for å tilpasse seg i takt med endringer i samfunnet. Innbyggere, næringsliv og medarbeidere skal få best mulig tjenester innenfor de rammene kommunen har. Det må etterstrebes best mulig organisering internt for å levere optimale tjenester eksternt og noen av endringene er listet opp under:

• Organisasjon:
  • Virksomhetsområdene Digitalisering og IT-drift er slått sammen. Den nye virksomheten heter Digitalisering og IT, og endringen ble gjeldende fra 1. august 2021.
• Helse og velferd:
  • Flyktningenheten er midlertidig lagt til Mestringsenheten.
  • Sykehjem, Enhet for hjemmetjeneste og rehabilitering og Enhet for funksjonshemmede har utført interne omorganiseringer av avdelinger.
• Byutvikling og teknisk:
• I januar 2021 ble tjenesteområdet endret fra å bestå av ni virksomheter til fem virksomhetsområder:
  • Byggdrift
  • Bydrift
  • Samfunn, plan og bygg
  • Park, idrett og vei
  • Klima, vann og miljø
• I tillegg ble det etablert tre tverrgående funksjoner:
  • Kart, oppmåling og analyse
  • Utbygging
  • Strategi, utvikling og prosjekt. I september 2021 ble denne enheten lagt ned og ansvaret for prosjektarbeid ble overført til Park, idrett og vei.
• Oppvekst:
  • Tjenesteområdet Oppvekst skole og Oppvekst barn og unge ble slått sammen. Nytt nivå med skolesjef og barnehagesjef ble opprettet, mens fagstabene fusjonerte.

Strategi for ledelse og medarbeiderskap

Vi skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere

Det å være en mangfoldig, inkluderende og likestilt arbeidsgiver handler om å gjenspeile det samfunnet vi er en del av. Det skal være et arbeidsliv for alle som kan og vil bidra, og alle medarbeidere skal ha like rettigheter. I 2021 er det jobbet med å bygge strategi for likestilling, inkludering og mangfold inn i kommuneplanen. Pandemi har påvirket arbeidet med tiltakene. Det ble likevel i 2021 lagt planer for videre arbeid i tjenesteområdene og med tillitsvalgte på alle nivå. Ved å sette tema inn i fast møtestruktur sikres tiltak og oppfølging på alle nivå. 

Aktivitetsplikten skal i Sandnes kommune følges opp gjennom kommuneplan, handlings- og økonomiplan og strategi for ledelse og medarbeiderskap.  Arbeidet følges opp på kommune felles og i tjenesteområdene med risikovurdering og egen tiltaksplan. I 2021 er følgende utført:

• Heltidsprosjektet Helse og velferd. Se kapittel 4 – Måloppnåelse for tjenesteområdene for utfyllende informasjon
• Oppfølging av sykefravær med søkelys på nærvær. Arbeidet har fokusert på sykefravær og frafall.
• Fortsatt deltakelse i prosjektet “Helt med”, som omhandler inkludering av personer med utviklingshemming i det ordinære arbeidslivet.
• Inkludering av søkere med minoritetsbakgrunn og funksjonshemming i jobbintervjuer dersom de er kvalifisert for stillingen.

Redegjørelsesplikten følges opp via statistikkpakke fra KS. Denne vil fra 2022, etter signaler fra KS, også inneholde tall på ufrivillig deltid og gjennomsnittlige antall uker foreldrepermisjon kvinner og menn.

Sandnes kommune har 6 210 medarbeidere, og av disse er 5 122 kvinner (82 prosent) og 1 088 er menn (18 prosent).

Utviklingstrekk fra 2019 til 2021 viser en økning i antall ansatte i 100 % stilling – en økning fra 48,5 prosent til 52,5 prosent. For kvinner er økningen fra 44,8 prosent til 49,3 prosent. Dette medfører en tilsvarende reduksjon av antall ansatte i mindre stillingsstørrelser. Dette er i tråd med målsetningen i arbeidet med heltidskultur – og vil motivere til videre arbeid med å nå målet om heltidskultur.

Sandnes kommune har flest deltidsansatte innen Helse og velferd og Oppvekst.

 Kvinners grunnlønn i prosent av menn har økt fra 91,9 prosent i 2019 til 93,4 prosent i 2021. 

Vi skal tenke nytt hver dag

Sandnes kommune involverer medarbeidere, innbyggere, næringsliv og andre samarbeidspartnere for å forbedre tjenestene våre – og for å utvikle nye.

Medvirkning og medbestemmelse

Godt samspill mellom ledere og medarbeidere gjennom medvirkning og medbestemmelse er en viktig forutsetning for å lykkes med å løse kommunens oppgaver overfor innbyggere og andre interessenter. Det er fulgt opp i 2021:

Faste forum som HAMU (hovedarbeidsmiljøutvalg), samarbeidsforum (medbestemmelse på kommunedirektørnivå), AMU (arbeidsmiljøutvalg) og medbestemmelse på tjenesteområde-nivå, i HMS-grupper og på virksomhetsnivå. I tillegg har det vært økt involvering og medvirkning i forbindelse med pandemi og omstilling.

Tillitsbasert kommune

I vedtak til handlings- og økonomiplan 2021-2024 ble det gitt oppdrag til kommunedirektøren om å særskilt vurdere om ulike administrative oppgaver kan endres til mer produksjonsrettet arbeid. Hensikten var en rasjonell drift, der krav og dokumentasjon skulle holdes på et minimum. KS har valgt å ha spesielt fokus på tillitsbasert kommune i Debattheftet for 2022. Et av regjeringens viktigste prosjekter er en tillitsreform i offentlig sektor. Reformen handler om å gi de ansatte tid og tillit til å gi brukerne bedre tjenester, og den skal utformes i tett samspill med brukerorganisasjoner, tillitsvalgte og ledelsen i alle store offentlige virksomheter. Samtidig vil regjeringen gi større frihet til kommunale og regionale myndigheter, som er de viktigste tjenesteyterne. Tillitsbasert kommune er i tråd med rammene som ligger i vedtatt strategi for ledelse og medarbeiderskap i Sandnes kommune, hvor tillit mellom ledere og ansatte er et viktig satsningsområde.

KS og Sandnes kommune vil ha fokus på dette området i årene som kommer.

Vi skal samhandle på tvers

Vi jobber på tvers av faggrupper, funksjoner, tjenesteområder og sammen med eksterne aktører for å løse nåværende og fremtidige utfordringer. Vi lytter til andres meninger og innspill.

Kommunen har gjennomgått en omfattende digital modning under pandemien, både i form av teknologiske løsninger og organisasjonsutvikling. Faggrupper er satt sammen på tvers av organisasjonstilhørighet, og har tatt i bruk tilgjengelig teknologi for å løse konkrete oppgaver.

Kommunen har vist stor evne til å tilpasse seg nasjonale føringer som ofte er kommet på kort varsel. Dette kan forklares både med organisasjonskulturen i kommunen, med medarbeidere som tar nye utfordringer, og en fleksibel organisasjon som tillater dette. Noen eksempler på dette er:

• TISK-arbeidet (testing, isolering, smittesporing og karantene)
• Vaksinering
• Gjennomføring av Stortings- og Sametingsvalg
• Møte- og konferansevirksomhet
• E-læring
• Rekruttering og innføringsprogram

Erfaringen viser at digitale plattformer fremmer samarbeid. Det er viktig at lærdom og erfaring ikke går tapt, men systematiseres og utvikles slik at man i arbeidet med fremtidens arbeidsplass inkluderer dette. Bedre innsikt vil kunne gi nye måter å samhandle på, virke rekrutteringsfremmende, være god livsfasepolitikk og gi nye muligheter for en mangfoldig arbeidsplass.

Vi skal rekruttere, beholde og utvikle fremtidsrettet kompetanse

Motiverte og kompetente medarbeidere er en forutsetning for at Sandnes kommune når sine mål. Kompetanse er summen av formelle kvalifikasjoner, ferdigheter, personlig egnethet og holdninger.

Rekruttere

Det var i 2021 totalt 3 785 søkere til utlyste stillinger. Det er flere tjenesteområder som av ulike årsaker har hatt rekrutteringsutfordringer i 2021:

• Helse og velferd: fastleger, sykepleiere og vernepleiere
• Oppvekst: rektorer, lærere, barnehagelærere, støttepedagoger, helsesykepleiere, fagarbeidere, psykologer og andre stillinger ved PPT
• Byutvikling og teknisk: enkelte lederstillinger, ingeniører og fagarbeidere
• Organisasjon: rådgivere og konsulenter ved Digitalisering og IT
• Økonomi: rådgivere ved Anskaffelser og konsulenter ved Lønn

Arbeidet med rekrutteringstiltak, som for eksempel annonsering, lønn og personalpolitiske tiltak videreføres inn i 2022.

Beholde

Gjennom sentrale og lokale lønnsforhandlinger kan man bruke lønn som virkemiddel for å rekruttere og beholde medarbeidere. Det har i 2021 vært søkelys på å ha en konkurransedyktig lønn for sykepleiere og vernepleiere. I lokale forhandlinger har det blitt prioritert å heve lønnen for de med lengst ansiennitet som et tiltak for å beholde medarbeidere.

Det ble gjennomført lokale forhandlinger i 2021 for alle medarbeidere. I kapittel 4 ble det avsatt 1 prosent. Partene hadde angitt føringer knyttet til disponering av denne potten. Lokale forhandlinger ble gjennomført uten brudd. I kapittel 3 og 5, der det kun er lokale forhandlinger, ble det brudd mellom Sandnes kommune og NITO. I kapittel 3 og 5 var rammen om lag 3,8 prosent (datolønnsvekst). I kapittel 3.4.3, som omfatter avdelingsledere, ble det gitt kronetillegg (de øvrige kapitlene fikk prosenttillegg) for å løfte de som lå lavest. Målet var harmonisering av lønn for avdelingsledere.

Medarbeider-/ledersamtaler

For å følge opp medarbeidere er medarbeidersamtaler et viktig virkemiddel. I slutten av 2021 ble det utviklet nye skjema i Kompis, som er det digitale verktøyet for medarbeideroppfølging:

• Oppstartssamtale
• Prøvetidssamtale
• Medarbeidersamtale
• Sluttsamtale

Det er gjennomført 637 medarbeidersamtaler i Kompis. Dette er en nedgang sammenlignet med tidligere år. 2022 blir et viktig år for at alle skal benytte digitalt verktøy og sikre oppfølging på alle tjenesteområder.

Sandnes kommune hadde en turnover på 13,4 prosent i 2021. Når det samtidig på enkelte områder er vanskelig å rekruttere nye medarbeidere er det viktig å beholde og videreutvikle de medarbeidere som allerede er ansatt.

Kompetanse

Det er gjennomført opplærings- og utviklingsarbeid i 2021. Tjenesteområdene jobber kontinuerlig med kompetansehevende tiltak. Grunnet pandemi var det behov for raske endringer og nye metoder for læring ble utviklet:

Nye e-læringskurs:

• Ansattkurs (lagt inn som et krav i Kompetanseplan for alle medarbeidere). 
• «10-faktor»-medarbeiderundersøkelsen for ledere
• Kronologisk sykefraværsoppfølging
• Palliasjon – i samarbeid med Helse og velferd
• Opplæring valgmedarbeidere
• Opplæring i Public 360

Gjennomførte klasseromskurs/seminarer:

• Det har vært gjennomført 98 kurs og 5 webinarer.

Lærlinger

Sandnes kommune bidrar gjennom lærlingordningen til at kommunens innbyggere får sluttført sin utdannelse. Lærlingordningen sikrer at vi får tilført ny kunnskap samtidig som eksisterende kompetanse blir videreført i fagene. Fagopplæring hadde 89 lærlinger per 31. desember 2021 (tall per 1. august 2021 var om lag 120). Måltallet er 160 lærlinger. Det er iverksatt flere tiltak for å øke antall lærlinger, jf. sak 26/21.

HMS

Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er en viktig del i styring av virksomheten og arbeidet med internkontroll i kommunen. Kommunen skal være en trygg og sikker arbeidsplass for alle medarbeidere. Sandnes kommune jobber kunnskapsbasert, framtidsrettet og analytisk. I 2021 har arbeidet med revidering av overordnet HMS-håndbok startet. Håndboken skal være ferdig revidert første halvår 2022. Høsten 2021 ble det avholdt kurs innen avvikshåndtering, risikovurdering og kvalitetssystemet Compilo.

Avviksbehandling

Kommunen bruker Compilo som kvalitets- og avvikssystem. I 2021 ble det meldt inn 10 259 avvik. Avvik blir sendt til nærmeste leder og lukkes når tiltakene er behandlet. Det arbeides med å gi alle ansatte opplæring i hvordan en registrerer avvik i Compilo og på den måten bygge opp en god avvikskultur i kommunen.

Sykefravær

Det samlede sykefraværet i Sandnes kommune i 2021 ble målt til 8,9 prosent. Det er en økning på 0,2 prosentpoeng fra 2020. Måltallet for kommunen er 6,5 prosent.

Bedriftshelsetjeneste

Sandnes kommune valgte i 2020 å gå fra intern bedriftshelsetjeneste til ekstern bedriftshelsetjeneste. I 2021 hadde kommunen en avtale med den eksterne bedriftshelsetjenesten Aktimed. Ved utløp av kontraktsperioden gikk kommunen ut på anbud og det ble inngått ny avtale med Avonova gjeldende fra 1. mars 2022.

Etikk

Nye etiske regler og etiske retningslinjer er inkludert i kompetanseplanen for alle medarbeidere i 2021. Gjennom kjennskap til etiske retningslinjer og kultur for refleksjoner ivaretas fokus på etikk og etiske standarder i Sandnes kommune. Arbeidet følges opp i alle tjenesteområder.

Varsling

Nye varslingsrutiner ble vedtatt i 2021. Varslingsrutinene er et system for varsling av kritikkverdige forhold. Endringen i varslingsrutiner er at alle varslinger skal sendes til Organisasjon, og så er det en partsammensatt varslingsgruppe som behandler og fordeler videre for oppfølging av sakene. Dette for å sikre en mest mulig lik behandling. Et varsel kan leveres anonymt eller med navn, digitalt gjennom Compilo eller på papir. Uansett hvordan kommunen mottar et varsel, har den en aktivitetsplikt der varselet skal undersøkes og saksbehandles. Retningslinjene med tilhørende varslingsplakat veileder alle parter i en varslingssak og sikrer korrekt saksbehandling.