Organisasjon

Tjenesteområdet består av virksomhetene:

• Politisk sekretariat
• Servicekontoret
• Dokumentsenter
• HR/HMS
• Digitalisering og IT
• Organisasjonsdirektørens stab: beredskap, forhandling, informasjonssikkerhet og Miljøfyrtårn.

Satsingsområder for organisasjon i 2021 har vært; god servicekultur, innovative og digitale løsninger, god fagkompetanse og gode tjenester. Dette er forankret i tjenesteområdet gjennom fagdag om servicekultur, og virksomhetene har utarbeidet egne handlingsplaner i tråd med dette.

Digitalisering og IT ble fusjonert 1. august 2021 og samlokalisert på rådhuset. HR og HMS fikk i samme tidsrom ny leder. Kommunikasjon ble lagt inn under kommunedirektør fra og med januar 2021.

Covid-19 har i stor grad påvirket organisasjon og leveransene. Organisasjon har bidratt inn i pandemi-arbeidet på mange områder. Det har vært nødvendig å omstille ressurser til å styrke den overordnede beredskapen, etablere et bemanningskontor, logistikk av vaksinesenter og bidra i arbeidet med smittesporing. Dette har gått ut over utredninger og utviklingsarbeid som er knyttet til tjenesteområdet som for eksempel revidering av strategier og retningslinjer, lederutviklingsprogram og sykefravær.

Vedtatt omstilling gjennom prosjektet Sandnes 2025 har vært krevende, men er realisert uten at dette i særlig grad har gått ut over leveransen. Løsninger for innsparingskravene i 2021 er tatt gjennom reduksjon i driftsbudsjettet samt reduksjon i årsverk.

Mål 1: Sandnes kommune skal være en inkluderende og mangfoldig kommune 

Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere og en skal arbeide systematisk og strategisk med helse, miljø og sikkerhet. I tillegg gjelder strategi for likestilling, inkludering og mangfold og gjeldende IA-avtale (Inkluderende Arbeidsliv).

Strategi 3: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Servicekontoret er knutepunkt for dialog med innbyggerne. Det er lagt til rette for gode selvbetjeningsløsninger og løsninger som skal nå ut til hele befolkningen. Det er et mål å gi alle et hurtig svar, i et klart språk. Servicekontoret opplevde økt pågang og arbeidsmengde i 2021 grunnet disse sakene:

• Stor pågang i forhold til spørsmål om pågående pandemi. Servicekontoret har i tillegg avgitt ressurser til smittesporing
• Omlegging av renovasjonsordning med hageavfall 2021
• Avvikling av Stortings- og sametingsvalget 2021. Pandemien gjorde planleggingen mer krevende enn vanlig
• Oppbemanning av turistkontoret i Forsand juni- august
• Faktura for kommunale avgifter i Forsand ble en del av felles fakturering i 2021
• Stor pågang av henvendelser på grunn av en kald vinter 2021 og med til dels stort behov for brøyting og strøing (og deretter soping).
• Ansvarsoverføring til Servicekontoret fra 2021 for drift og utleie av konferanserom i rådhuset

Dokumentsenteret jobber for at kommunens arkiver er tilgjengelige for innbyggere, media, kommunens egne ansatte og at arkivene er sikret for fremtidig bruk. Dokumentsenteret har bl.a. arbeidet med disse utviklingstiltakene i 2021:

• Utforming av kravspesifikasjon for ny saksbehandlingsflate samt gjennomført en anbudsprosess for dette
• Sikring og tilgjengeliggjøring av både papirbaserte og digitalt skapte arkiver fra tidligere Sandnes og Forsand kommuner. 7 systemer med til sammen 118 gigabyte arkivverdig materiale ble i 2021 godkjent av Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA) og lagt i et sikkert depot for langtidsbevaring. 150 hyllemeter papirbaserte arkiver ble også sendt til IKA
• Prosjekt papirkutt har hatt som mål å redusere kostnader knyttet til papirbruken.

Mål 2: Sandnes kommune skal være en attraktiv kommune

Forhandling har gjennomført lokale forhandlinger for alle medarbeidere høsten 2021. Det er gått med ressurser både på arbeidsgiversiden og de tillitsvalgte til forarbeid, forhandlinger og etterarbeid.

HR/HMS har en førende rolle i å utarbeide og følge opp det overordnede HR og HMS-systemet.

• Lederopplæring- og utviklingsprogram har vært under planlegging i 2021 og skal realiseres i 2022
• Gjennomgang og søkelys på overordnet HMS-arbeid og arbeidet ble styrket med en ny rådgiverstilling i økonomiplanen for 2022–2025. Det har vært gjennomført kurs innen avvikshåndtering, risikovurdering, sykefraværsoppfølging og kvalitetssystemet Compilo.
• Avdelingen har bidratt med betydelige ressurser inn i arbeidet med covid-19 som oppretting av bemanningskontor, samt flere stillinger til arbeidet med smittesporing
• Fagopplæring hadde 89 lærlinger pr 31.12, dette er godt under måltallet for 160 lærlinger, og det er iverksatt flere tiltak for å øke antall lærlinger

Strategi 4: Sandnes skal inspirere og tilrettelegge for sunn mobilitet 

HjemJobbHjem er en mobilitetsordning på Nord-Jæren. Målsetning er å redusere personbiltrafikken i byområdene gjennom å tilrettelegge for at flere velger å gå, sykle eller reise med kollektivtransport til og fra jobb:

• Helseprosjektet “La bilen stå i 12 uker” ble gjennomført som ett ledd i etablering av en nye og bedre vaner for ansatte i Sandnes kommune. Ett av kriteriene for å få være med i prosjektet var at medarbeidere brukte bilen til og fra jobb før prosjektet startet og at de forpliktet seg til å benytte sykkel, gange eller kollektiv i forbindelse med jobbreise. 32 deltakere fullførte prosjektet. 93,5 prosent av gruppen sier at prosjektet har gitt motivasjon til varig endring. Den metabolske alderen er redusert med totalt 37 år. Gruppen hadde en total vektnedgang på 54,8 kg.
• Totalt 573 elsykler er leaset av medarbeidere gjennom kommunens ordning for leasing, hvor målet er å tilrettelegge for at flere skal endre reisevaner
• Kjøpte hjem-jobb-hjem billetter er redusert ned til om lag 255 per måned, da 2021 har vært et år med mye hjemmekontor knyttet til pandemi

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Sandnes kommune er opptatt av at kommunens innbyggere og næringsliv har tillit til at informasjon, herunder sensitiv eller personlig, håndteres på en betryggende måte og i henhold til gjeldende lover og regler.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

Digitalisering og IT har som mål å forbedre og effektivisere tjenestene til innbyggere og næringsliv ved bruk av ny teknologi. Hovedoppgaven er å bistå tjenesteområdene i å ta i bruk ny teknologi og digitale tjenester. Det jobbes kontinuerlig med forbedring ved å implementere og utvikle digitale løsninger:

• Digitalisering og IT-Drift er slått sammen for å sikre sammenheng med utvikling av digitale løsninger, drift og vedlikehold og optimalisering av eksisterende løsninger
• Også i 2021 ble det benyttet innleid personell for å ivareta daglig drift. Det er fremdeles krevende å rekruttere nye ansatte med relevant IT-kompetanse
• Covid-19 situasjonen har vist viktigheten av gode og tilgjengelige digitale løsninger for opprettholdelse av så ordinær drift som mulig i en utfordrende situasjon
• Kompetansen og bruken av både eksisterende og nye digitale verktøy har gjennom 2020 og 2021 fått et betydelig løft
• Grunnet kapasitet, leveranseproblemer og mulige endrede behov og løsninger valgte virksomheten i 2021 å utsette oppgraderingen av trådløst nett på 8 bo- og aktivitetssenter (H6/P8). Prosjektet er overført til 2022 og det jobbes med å finne kostnadseffektive løsninger

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Digitalisering og IT

• Trusselbildet knyttet til digitale løsninger er i stadig utvikling og må håndteres. Det jobbes kontinuerlig med å sikre digitale løsninger jamfør sak 54/21.
•  I 2021 er det innført to-faktor autentisering på flere av kommunes løsninger, blant annet e-post.
• Det er gjennomført et forprosjekt for planlegging og risikovurdering for fremtidig sikker og kostnadseffektiv drift av kommunens grunnleggende infrastruktur, og som resultat av dette planlegger det overgang til sky-drift for resterende infrastruktur 

Informasjonssikkerhet og personvern handler om god og trygg forvaltning av våre innbygger- og ansattdata. Informasjonssikkerhetsområdet har et overordnet ansvar for veiledning og kompetanseheving for ansatte i kommunens virksomheter:

• Det er i 2021 registrert 187 avvik knyttet til informasjonssikkerhet
• Kommunen meldte inn 9 saker til Datatilsynet
• Per i 31.12.21 er det registrert 324 behandlinger av personopplysninger i Draftit
• Ledergrupper og medarbeidere har arbeidet med økt bevissthet, eierskap og kunnskap om emnet informasjonssikkerhet og behandlinger av personopplysninger 
• Internkontroll for informasjonssikkerhet ble gjennomført i områdene oppvekst og organisasjon
• Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon av personvern. Resultat og oppfølging er planlagt i 2022.
• Sandnes kommune leder DigiRogalands faggruppe for informasjonssikkerhet og personvern, og ble i 2021 med i KS sitt fagråd

Beredskap har ansvaret for å utvikle, samordne og koordinere kommunens arbeid med beredskap og samfunnssikkerhet. Planlegging av rekruttering av ny beredskapsleder startet i 2021 og ny beredskapsleder startet februar 2022. I 2021 har disse områdene preget arbeidet:

• Pandemihåndteringen
• Det er arbeidet videre med oppfølgingsplanen til den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen for 2020-2024. Målet er å redusere konsekvensene av hendelser som kan oppstå
• Rapport som gjelder grunnforhold, ble ferdigstilt og overlevert Byutvikling og teknisk for videre oppfølging
• Tilsyn av beredskap ble gjennomført av Statsforvalter i 2021. Statsforvalteren beskriver Sandnes kommune som en solid beredskapskommune. Det ble gitt to avvik som vil bli fulgt opp våren 2022
• Rogaland revisjon har revidert kommunens arbeid med håndteringen av pandemi i perioden mars 2020 til mars 2021. I rapporten fremkommer det hva kommunen har håndtert bra og noen forbedringspunkter.

Politisk sekretariat sine oppgaver er direkte knyttet til den politiske virksomheten, møter i folkevalgte organer, gjennomføring av valg og andre støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse:

•  Flere politiske møter ble avholdt digitalt, med behov for å sette inn ekstra ressurser fra sekretariatet og fra IT
• Mange bryllup er blitt avlyst og flyttet på grunn av covid-19 restriksjoner, og det er lagt ned mye arbeid i god tilrettelegging for brudeparene
• Store arrangementer som for eksempel nyttårsmottakelse og 8. mai-markering er blitt avlyst, og utdelinger måtte organiseres på annen måte
• Medarbeidere har hatt sentrale roller knyttet til gjennomføring av Stortings- og sametingsvalget 2021 som har vært ekstra krevende under en pandemi
• Flere medarbeidere hadde funksjoner inn mot beredskapsledelsen og smittesporing

Tv aksjonen 2021 samlet inn om lag kr 4,4 millioner i Sandnes kommune. Organisasjon har via ansatte i organisasjon organisert for tv-aksjon i Sandnes, jamfør sak 18/21.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Miljøledelsessystemet Miljøfyrtårn er Norges mest brukte sertifikat for virksomheter for å dokumentere miljøinnsats og for å oppfylle både lovbestemte krav og krav satt av Miljøfyrtårn. Sertifikatet er anerkjent ved offentlige innkjøp, og godkjent som miljødokumentasjon i anbudskonkurranser i Norge og EU.   

Sandnes kommune sertifiserer egne virksomheter ved å tilrettelegge tjenester og systemer for å ha orden i eget hus og for å redusere miljøbelastning. Kommunen bidrar også til at næringslivet skal kunne dokumentere sin miljøinnsats ved å tilby gratis sertifiseringsmøte:

• Det er 97 sertifikater totalt i Sandnes kommune. Disse fordeler seg slik: 2 videregående skoler (fylkeskommunale), 2 Vinmonopol i Sandnes (Statlige), 69 private virksomheter samt 22 kommunale virksomheter/lokasjoner.
• Per 1. januar 2022 arbeider 39 prosent av alle ansatte i virksomheter/lokasjoner som er godkjente Miljøfyrtårn. I tillegg kommer 16 prosent av alle ansatte som arbeider i virksomheter/lokasjoner som er under sertifisering.