Økonomi

Økonomi består av virksomhetene Anskaffelser, Budsjett og analyse, Fagstab økonomi, Lønn og Regnskap.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Gjennom kommunens anskaffelser tas det en proaktiv rolle ved at tilbydere som bruker attførings- og vekstbedrifter som underleverandører gis tilleggspoeng, der konkurranseformen tillater det.

Arbeidet gjennomføres i henhold til vedtatt anskaffelsesstrategi i Sandnes kommune. 

Strategi 3: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Økonomiplan, årsrapport, årsregnskap, perioderapporter, innkjøpspolitikk og anskaffelsesstrategi publiseres på internett som elektroniske dokumenter. Alle offentlige rapporter publiseres nå på nett.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Anskaffelser gjennomføres på en måte som bidrar til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Anskaffelser gjennomføres slik at de bidrar til at kommunen opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at kommunens anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte og i overensstemmelse med gjeldende regelverk.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

Økonomiavdelingen skal levere kostnadseffektive tjenester med høy grad av faglig integritet og kvalitet. Elektroniske systemer og rutiner skal tas i bruk for å effektivisere driften og arbeidsprosesser. Manuelt arbeid skal fases ut.

Som en del av omstillingsarbeidet gjennomgår alle virksomhetene i økonomiavdelingen rolle, ansvar, myndighet og kjerneoppgaver. Målet er blant annet å vurdere om det er oppgaver som gjøres av virksomhetene i tjenesteområdene som bør gjøres sentralt eller motsatt. Det er også et mål å se om oppgaver er rett plassert i de sentrale stabene og om det er ytterligere oppgaver som bør digitaliseres, effektiviseres eller som kan utgå.  Arbeidet ble ikke ferdigstilt i 2021 og fortsetter i 2022.

Digitalisering

Data, saker og informasjon skal være i elektronisk format. I digitaliseringsarbeidet skal arbeidsprosesser kartlegges for å se på hvilke prosesser som kan forbedres og effektiviseres ved å integrere data i ulike systemer og få til effektiv datafangst.

Elektroniske løsninger og nettversjoner av rapporter er stadig under utvikling for å få bedre og enklere tilgang til informasjon og saker som skal til politisk behandling.

På kommunens intranett legges informasjon til virksomhetsledere og andre medarbeidere som har behov for informasjon fra økonomiavdelingen. Økonomireglementet, rutiner for anskaffelser, rutiner og frister i forbindelse med lønnsutbetalinger samt diverse bilagsskjema er tilgjengelig på Pulsen.

Det er imidlertid ønskelig med bedre systemer og løsninger for å gjøre arbeidsdagen enklere for ledere og andre med økonomiansvar. Det var i 2021 avsatt midler til anskaffelse av nytt Business Intelligence (BI) verktøy for Sandnes kommune. BI dreier seg om å gjøre om data i en virksomhet til god og lett tilgjengelig informasjon. I en økonomiavdeling vil det dreie seg om budsjett, regnskap, fakturaer, sykefravær, innkjøp og annet. Gevinsten er at ledere og andre vil bruke mindre tid på å hente ut og sette sammen informasjon fra ulike moduler/systemer. I 2021 ble det besluttet å gå ut på anbud av et nytt og skybasert ERP-system innen økonomi og det tas sikte på at dette også kan inneholde en BI-modul.

Arbeidet med digitalisering i lønnsavdeling og i regnskapsavdelingen pågår. Eksisterende systemer og nye moduler brukes i stadig større grad av kommunens virksomheter og informasjon, og data blir dermed tilgjengelig elektronisk. I lønnsavdelingen er roboten Botulf tatt i bruk til å utfylle personalmeldinger ved nyansettelser, og selvbetjeningsløsningen Visma Enterprise Meg Selv er tatt i bruk. For å effektivisere fakturabehandling i regnskapsavdelingen er det innført krav til kommunens virksomheter om bruk av de eksisterende verktøy, blant annet eBilag, fakturafil og eOrdre. Økt bruk av referanser på faktura, samt elektronisk sending og mottak av faktura vil effektivisere fakturabehandlingen ytterligere.

Kunnskap, kartlegging og statistikk skal være grunnlaget for kommunens planarbeid og prioriteringer

Økonomiavdelingen benytter ulike datakilder for å sammenligne Sandnes med andre kommuner og finne ut om ressursene brukes optimalt. I et samarbeid med de 10 største kommunene (ASSS nettverket) sammenligner avdelingen data om tjenestene, utgifter, inntekter, produksjon og kvalitet.

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Anskaffelser skal, ved gjennomføring av konkurranser om tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter for kommunen, stille krav til leverandørene som forhindrer sosial dumping. Sandnes kommune skal følge lov og forskrift om lønns – og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

En attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling og kompetansestyrking

Det jobbes for et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø. Medarbeidere blir involvert og hørt ved endringer i arbeidsoppgaver og ved omorganisering. Saker tas opp i AMU og i medbestemmelsesmøter. Arbeidsmiljøet blir jevnlig undersøkt i form av medarbeiderundersøkelsen og medarbeiderne velger sammen med leder ut områder for forbedring. Resultatene fra medarbeiderkartleggingen i 2021 var som tidligere år, svært gode. Høy turnover er imidlertid en stor utfordring, som medfører tap av eksisterende kompetanse, vakanser i stillinger i nyrekrutteringsfasen med merarbeid for gjenværende medarbeidere. Det går også med mye ressurser til opplæring av nye medarbeidere.

Det legges opp til intern opplæring og kunnskapsdeling i det daglige arbeidet i økonomiavdelingen. I tillegg forventes det at medarbeiderne er selvlærte og holder seg faglig oppdatert. Ved behov for kurs benyttes også kompetansen som eksisterer internt i organisasjonen. Digitale kurs er en effektiv måte å øke kompetansen på.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Ved kjøp av varer og tjenester skal det vurderes hvilke anskaffelser som utgjør en vesentlig miljøbelastning. Innkjøpspraksisen bidrar med andre ord til å redusere miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger. Det å ta hensyn til levetid og livssykluskostnader i anskaffelser, kan i tillegg spare både ressurser og miljø.

Overgang til papirfri hverdag gir miljøgevinst. 

Strategi 5: Sandnes kommune skal tilrettelegge for framtidens næringer og nye arbeidsplasser

Anskaffelser skal legge til rette for samspill mellom interessenter i forkant av en anskaffelsesprosess, herunder sluttbruker, innbyggere og næringsliv, for å stimulere til økt verdiskapning og bedre behovsdekning i kommunen. Virksomheter skal motiveres til samarbeid med relevante interessenter for å sikre at gode og fremtidsrettede løsninger anskaffes.