Økonomiavdelingen

Gode systemer, hjelp til selvhjelp, høy kompetanse og effektive arbeidsprosesser skal gi fornøyde brukere av økonomiavdelingen sine tjenester. Vekst og relativt lav ressursbruk på administrative tjenester i kommunen, krever løpende effektivisering.

Organisering av tjenesten

Økonomiavdelingen består av økonomi-stab, budsjett og analyse, anskaffelser, lønn og regnskap og Sandnes kemnerkontor. Økonomi yter tjenester både internt til kommunens enheter, til næringslivet og til kommunens innbyggere.

Omstilling og effektivisering

Vedtatte innsparinger fra økonomiplan 2016-2019 er innarbeidet i basisbudsjettet for 2017, og beskrevet i sak om omstilling og effektivisering 2016-2019. På grunn av kommunens stramme økonomiske rammer ser rådmannen seg nødt til å innarbeide nye innsparinger på kr 230 000 i 2019, økende til kr 460 000 fra 2020. Rådmannen vil komme tilbake med en løsning på hvordan disse innsparingene skal effektueres.

Driftsrammer

Tusen kroner

Samfunnsutvikling, prognoser for 2017-2020

Lav ressursbruk

ASSS-rapport for 2015 viser at Sandnes kommune bruker langt mindre ressurser til administrasjon enn gjennomsnittet. De økonomiske rammene til kommunen er fortsatt stramme. Prognosene framover tilsier at inntektsforutsetningene ikke vil bli vesentlig forbedret. Arbeidsmarkedet i regionen er preget av driftsinnskrenkninger og høy arbeidsledighet. Befolkningsveksten er avtakende, men krever fremdeles investeringer i bygg til lovpålagte tjenester.

Omstilling, effektivisering, strammere rammer, fortsatt vekst, et høyt investeringsnivå og økonomisk lavkonjunktur i regionen, medfører behov for både tettere og bedre oppfølging fra økonomi.

I ny lov og forskrift om offentlige anskaffelser er det et krav om å innrette anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Videre er det økt fokus på menneskerettigheter samt sosiale og innovative egenskaper som kan vektlegges i anskaffelsen.

Det er tatt betydelige grep for å tette etterslepet på inngåelse av nye kontrakter. Det er imidlertid lav kapasitet og kompetanse innen innovative anskaffelser, miljø, universell utforming og etiske krav i anskaffelsesprosessen. Med innovative anskaffelser menes en ny vare, en ny tjeneste, en ny produksjonsprosess, anvendelse eller organisasjonsform som er lansert i markedet eller tatt i bruk i produksjonen for å skape økonomiske verdier.

Digitalisering og effektivisering

Flere prosjekter, nye systemer moduler og applikasjoner kan gjøre det mulig å videreutvikle og effektivisere driften av økonomiavdelingen slik at det kan settes inn ressurser på områder som bør styrkes.

Nytt direktiv om offentlige anskaffelser antas å tre i kraft fra januar 2017. Direktivet inneholder en rekke nye bestemmelser, herunder at Sandnes kommune pålegges å bruke elektronisk kommunikasjon i anskaffelsesprosessen fram til inngåelse av kontrakt. Det stilles blant annet krav om at konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig elektronisk og at leverandører innleverer forespørsler om å delta og gi tilbud elektronisk. For å få til dette må det anskaffes et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Verktøyet vil bidra til å effektivisere anskaffelsesprosessene.Det er ikke lagt inn midler til dette i budsjettet og rådmannen vil komme tilbake til det ved en senere anledning dersom det blir behov for det.

Bruk av nytt e-handelssystem, bedre kataloger i e-handelsløsningen og innføring av innkjøpsanalysesystem vil også bidra til bedre ressursutnyttelse i kommunen.

Med bruk av nye applikasjoner på mobiltelefoner kan bruk av kontanter på sikt fases ut.

Det vurderes også om følgende programvare skal tas i bruk:

Styrings- og analyseverktøy som gir oversikt over og analysemuligheter av nøkkeltall på kommune og resultatenhetsnivå. Eksempler på nøkkeltall er fravær, refusjonsinntekter, bemanning, aktivitet, produksjon, budsjett, innkjøp, iplos, resultat av brukerundersøkelser, resultat av medarbeiderundsøkelser mm.

Integrasjon mellom Visma Økonomi og Sofie (skatt) girmulighet til å avregne skyldig parkeringsgebyr, eventuelt kommunale avgifter mot til gode skatt.

Integrasjon NETS: Automatisk filutveksling til og fra NETS, i forbindelse med mottak av innbetaling fra bank, vil bidra til at manuelle prosesser blir automatisert.

Visma Fakturering og integrasjon mot digital postkasse og innbyggerinnsyn, gir direkte kommunikasjon med innbyggerne i kommunen og ny selvbetjeningsløsning.

Det er også mulig å samle oppgaver og gjøremål som skal utføres i ulike systemer en plass, for eksempel på Pulsen. Ledere og ansatte kan da få informasjon over dagens eller ukens oppgaver med direkte link til de konkrete oppgavene i systemene. Målet bør være å få til direkte linker til oppgavene slik at mans slipper flere klikk og for eksempel kommer rett inn på den spesifikke fakturaen, personalmeldingen eller referatet som skal godkjennes.

Det er forbundet kostnader med å anskaffe og vedlikeholde moduler og løsninger som skissert og tilgjengelige fondsmidler på området vil bli benyttet. Det vil bli lagt vekt på å anskaffe systemer der det er mulig å realisere gevinster. Rutiner, retningslinjer og filmer som kan brukes som veiledning på intranett og som grunnlag for opplæring bør også prioriteres. Det er og startet opp et arbeide med å kartlegge kommunens HRM- og økonomisystemer.

I tråd med strategi for digitalisering har en som mål å se på alle manuelle arkiv innen lønn og regnskap, og få startet en prosess for digitalisering av alle nye bilag.

I forbindelse med kommunens planlagte ID-håndteringssystem vil HRM bli masterdata for personopplysninger og organisasjonsstrukturen som overføres til andre datasystemer i kommunen.

Digitalisering, forbedring av rutiner og effektivisering medfører at ressurser frigjøres på noen områder og kan benyttes på områder med økt behov. Det frigjøres nå blant annet ressurser i forbindelse med mindre scanning av fakturaer. Ledige ressurser blir blant annet benyttet til å styrke ressurser til vederlagsberegninger for sykehjemsplasser i tråd med at det blir flere plasser og høyere gjennomstrømming på de plassene vi har. Dårligere økonomiske tider medfører også at det er og behov for å bruke mer ressurser på innfordring.

Målsetninger og strategier for neste økonomiplanperiode

De viktigste målsetningene og strategiene for tjenesten er:

Kommunens tilgjengelige ressurser forvaltes optimalt og i tråd med politiske vedtak

Strategier for å nå målet:

• Sammenligne ressursbruk med andre kommuner
• Måle og holde fokus på produksjon, aktivitet og resultater
• Foreslå omprioriteringer

Skatteinnfordringen er blant de beste i landet.

Strategier for å nå målet:

• God informasjon til enkeltbetalere og grupper
• Bidra til korrekt regnskapsføring i bedrifter
• Digitalisere innfordringsarbeidet  

Arbeidsprosesser er digitale og effektive.

• Strategier for å nå målet er beskrevet i eget avsnitt 

Økonomi drift

Tusen kroner