Økonomi
| Organisasjon (tall i tusen kroner) | Regnskap jan-aug | Budsjett jan-aug | Avvik | Årsbudsjett | Årsprognose (mer-/mindreforbruk) |
| Organisasjon | 73065 | 69441 | 3624 | 119670 | 3000 |
Organisasjon har et samlet merforbruk på kr 3,6 millioner. Merforbruket er knyttet covid-19 relaterte kostnader på kr 4,1 millioner. Prognosen ut året er noe usikker grunnet covid-19 pandemien og tilhørende økte driftskostnader. Tjenesteområdet styrer mot et merforbruk uten tilleggsbevilgninger for utgifter knyttet til covid-19 utgifter og etter bruk av egne fond. Kommunedirektøren foreslår kompensasjon for covid-19 relaterte utgifter på kr 4,1 millioner i perioderapporten. Tjenesteområdet vil i 2021 håndtere de vedtatte innsparingene i Sandnes 2025 innenfor rammen.
IT infrastruktur
Kommunens IT-infrastruktur er snart 5 år gammel, og det er behov for en snarlig oppgradering. Det er iverksatt ulike tiltak for å styrke datasikkerheten i kommunen jamfør ksak 54/21. Kommunedirektøren vil komme tilbake til behov for ny infrastruktur i forslag til ny handlings- og økonomiplan for 2022-2025.
Sykefravær i kommunen
Kommunen har så langt i 2021 et høyt sykefravær. Noe av fraværet er relatert til covid-19, enten ved sykdom eller ved karantene. Kommunedirektøren vil fortsatt arbeide med tiltak for å få redusert sykefraværet. I strategi for ledelse og medarbeiderskap er HMS ett av fem hovedsatsningspunkter. Dette vil bli vektlagt i lederopplæring og lederutvikling som er under planlegging, og det er planlagt flere kurs høsten 2021 innen disse fagområdene. Sandnes kommune er med som pilot i et bransjeprogram rettet mot sykefravær i barnehager og sykehjem. Et viktig tiltak for å få redusert sykefraværet er å revidere kommunens overordnede HMS-system. Sandnes kommune har lite ressurser knyttet til denne type arbeid sammenlignet med andre kommuner. Det er i dag to årsverk knyttet til overordnet HMS og IA-arbeid. Høsten 2021 vil det bli utarbeidet en handlingsplan med mål om å finne ytterligere tiltak som kan iverksettes for å redusere sykefraværet i kommun
Organisasjonsendringer
Det er et kontinuerlig fokus på å finne frem til en hensiktsmessig organisering av tjenesteområdet organisasjon. Fra 1. august 2021 er virksomhetene digitalisering og IT-drift slått sammen til den nye virksomheten digitalisering og IT. Målet er å oppnå bedre samhandling med øvrige tjenesteområder.
I august 2021 tiltrådte ny HR/ HMS-sjef, etter en periode med en midlertidig løsning.
Covid-19
Organisasjon har bidratt aktivt for å løse utfordringer knyttet til covid-19. En har etablert og driftet bemanningskontor, ledet logistikk av vaksinesenteret, bidratt med mange smittesporere og gjennomført et valg i en pandemi med de utfordringer det gir.
Andre forhold
Det har vært en overvannslekkasje på kommunehuset på Forsand med vanninntrengning i arkivrommet. Det er tidligere brukt midler på overføring av bevaringspliktige arkiver til Arkivenes hus, og ingen arkiver av langvarig interesse ble derfor berørt av denne vannskaden.
Produksjon
Produksjonstallene er i hele tall.
| Organisasjon | 01.01.-31.08.2021 | 01.01.-31.08.2020 | Endring i % |
| Antall arkiverte dokumenter i Public 360 | 136966 | 96160 | 42,4 % |
| Økningen skyldes arkivering av 5 systemer fra gamle Forsand kommune i forbindelse med kommunesammenslåingen. | |||
| Antall opprettede saker i Public 360 | 12526 | 37065 | -66,2 % |
| Et høyt tall i 2020 skyldes et stort antall nyopprettede saker som følge av kommunesammenslåingen. | |||
| Elektronisk skapte arkiver avlevert til arkivdepot | 48500 | 5062 | 858,1 % |
| Økningen skyldes arkivering av 5 systemer fra gamle Forsand kommune i forbindelse med kommunesammenslåingen. | |||
| Antall kurs på Sandnes kompetansesenter | 46 | 215 | -78,6 % |
| Kurs består her av registrerte kurs. Nedgangen skyldes covid-19. | |||
| Antall vikardager formidlet av rekrutteringstjenesten | 8104 | 1188 | 582,2 % |
| Et lavt tall i 2020 skyldes blant annet at barnehager var stengt grunnet covid-19. | |||
| Prosentvis løste bestillinger | 96 | 100 | -4,0 % |
| Antall søkere til rekrutteringstjenesten | 94 | 180 | -47,8 % |
| Redusert behov for vikarer som følge av delvis nedstengte barnehager grunnet covid-19. | |||
| Antall henvendelser til Servicedesk | 16151 | 13601 | 18,7 % |
| Antall besvarte telefonhenvendelser på IT Servicedesk telefon | 11621 | 9920 | 17,1 % |
| Antall besvarte henvendelser på servicekontoret | 29248 | 24163 | 21,0 % |
| Stor økning i henvendelser grunnet omlegging i renovasjonen til hageavfallsdunker, covid-19 og jevnt høyt trykk på informasjonsbehov. Det har også vært en økning i antall besøkende fra NAV, da NAV har begrenset åpningstid. | |||
| Antall besvarte telefonhenvendelser på servicekontoret | 59294 | 47239 | 19,2 % |
| Antall besvarte e-post-henvendelser på servicekontoret | 7911 | 4820 | 64,1 % |
| Antall besvarte facebook-henvendelser på servicekontoret | 559 | 508 | 10,0 % |
Medarbeider
Sykefravær
Hittil i år er gjennomsnittlig sykefravær for organisasjon på 3 prosent. Tall for 2021 viser lavere sykefravær enn i 2020. Det er stort fokus på å få redusert sykefraværet i organisasjon, og ledere er tett på sine ansatte. Det arbeides kontinuerlig med reduksjon i sykefraværet.
Rekruttering
Det er utlyst 460 stillinger for hele kommunen - flere av disse er fellesutlysninger eksempelvis ved ledighet i forbindelse med nytt skole- og barnehageår. Det har vært totalt 11 815 søkere og 2 384 er blitt ansatt. Det kan bli ansatt vikarer når en lyser ut faste stillinger. Dette og fellesutlysninger er grunnen til at utlyste stillinger er lavere enn antall som har blitt ansatt. Fremdeles lyses det ut flest stillinger innenfor helse og velferd (sykepleiere), barn og unge (barnehagelærere) og oppvekst skole (undervisningspersonell/lærere). Tallene for 2021 i tabellen under er fra perioden 1. januar til 31. august.
|
Type aktivitet |
Jan | Feb | Mar | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Totalt |
| Nye annonser | 82 | 80 | 60 | 62 | 58 | 46 | 19 | 53 | 460 |
| Nye CV-er | 313 | 565 | 523 | 421 | 310 | 254 | 187 | 310 | 2883 |
| Søknader | 921 | 3071 | 1762 | 1856 | 1468 | 871 | 699 | 1167 | 11815 |
| Kandidater ansatt | 175 | 238 | 308 | 418 | 481 | 420 | 165 | 179 | 2384 |
| Kandidater gitt tilbud | 109 | 189 | 379 | 385 | 396 | 298 | 67 | 185 | 2008 |
Digitalisering
Covid-19 situasjonen har påvirket arbeidet og prioriteringer med digitalisering. Det er blant annet tatt i bruk nye løsninger for logistikk og dialog med innbyggere for gjennomføring av vaksineringen i Sandnes kommune.
Arbeidet med robotisering og forenkling av arbeidsprosesser pågår kontinuerlig. Innen tjenesteområdet organisasjon har en økt bruken av robotteknologi for å forenkle ansettelsesprosessen, noe som vil frigjøre tid for ledere i kommunen. Det er anskaffet en ny skjemakatalog for å forenkle og digitalisere dialog, saksbehandling og arkivering.
Status driftstiltak
Tall i tusen kroner
| Nr | Tiltakstekst | 2021 | Status |
| Organisasjon | |||
| O2 | Generell innsparing organisasjon fra 2020 | -620 | Ferdigstilt |
| Innarbeidet i budsjettet. | |||
| O3 | Omstilling 2025 | -2615 | Påbegynt |
| Påbegynt og status rapporteres på i eget kapittel, Sandnes 2025. | |||
| O4 | Omstilling 2025 Kommunikasjon 1,00 årsverk reduksjon | -748 | Ferdigstilt |
| Innarbeidet i budsjettet. | |||
| O5 | Omstilling 2025 Dokumentsenter 0,35 årsverk reduksjon | -480 | Ferdigstilt |
| Innarbeidet i budsjettet. | |||
| O6 | Omstilling 2025 Servicekontoret 0,10 årsverk reduksjon | -100 | Ferdigstilt |
| Innarbeidet i budsjettet. | |||
| O7 | Omstilling 2025 Innovasjon og digitalisering reduksjon i workshop | -150 | Ferdigstilt |
| Innarbeidet i budsjettet. | |||
| O8 | Omstilling 2025 Kostnadsreduksjon PC og mobil | -500 | Påbegynt |
| Fordeling av kostnadsreduksjoner ut til virksomhetene i kommunen er påbegynt. | |||
| O9 | Omstilling 2025 Reversering av mobbeombud | -700 | Ferdigstilt |
| Innarbeidet i budsjettet. | |||
Sist oppdatert: 28.07.2021