Utviklingsresultat

Innovasjon

Innovasjon har vært et satsingsområde i kommunens arbeidsgiverstrategi siden 2015, og er en integrert del av både nyansattopplæring og lederopplæring. Sandnes kommune skal fremme innovasjon ved å våge å tenke nytt, og skape verdi både for egen virksomhet, for samfunnet og for våre innbyggere. Vi deltar på en rekke arenaer hvor det offentlige, private, universitet og høyskoler deltar for å løse felles utfordringer for framtiden. I 2018 ble det vedtatt å utvikle en strategi for digitalisering, smartby og innovasjon for nye Sandnes kommune. Denne strategien vil bli vedtatt i løpet av 2019 og vil være førende for innovasjonsarbeidet i kommunen. I 2018 ble det vedtatt at det skulle opprettes et eget direktørområde for innovasjon og digitalisering med virkning fra 1. januar 2019. Dette ble gjort for å synliggjøre viktigheten av arbeidet, samtidig som sammenhengene mellom fagfeltene skulle være tydeligere internt og eksternt.

Eksempler på aktuelle innovasjonsprosjekter fra 2018:

• I samarbeid med biblioteket og frivillighetssentralen blir det nå arrangert faste reparasjonskafeer den siste lørdagen i måneden. Her kan man få utført mindre reparasjoner gratis, slik at man forlenger varigheten og unngår å øke avfallsmengdene våre. Reparasjonskafeene vedlikeholder og øker kunnskap om enkle reparasjoner, og er også en fin møteplass i lokalmiljøet.

• «På gulvet» er en veiledningsmetode som er utviklet av barnevernet i Sandnes kommune for foreldre som har behov for en mer praktisk veiledning. Prosjektet er finansiert av fylkesmannen i Rogaland. Bruk av metoden vil videreutvikles og distribueres i 2019.

•  En mobilitetspilot ble i 2018 igangsatt for å vurdere om det var mulig å bruke delebiler for å dekke ansattes behov for kjøring i arbeidstiden. Målet er å fullføre et mobilitetsprosjekt som inkluderer både sykler, sparkesykler og biler.

  I forbindelse med forberedelsen til innflytting i nytt rådhus er det gjennomført en rekke små og noen større innovasjoner i egen organisasjon. Blant det viktigste kan nevnes at innbyggere og besøkende nå i hovedsak skal møtes digitalt, at en stor del av bygget er åpent for publikum og overflødig teknologi og utdaterte løsninger er fjernet. Dette gjelder blant annet besøksregistreringsskjermer for besøkende og manuelle kassaapparat med kontanter i kantine.

Digital kommune

Intranett – samhandlingsløsning
Ny løsning for kommunens intranett er satt i drift. Det er samtidig tatt i bruk flere nye verktøy med stadig utvikling av ny funksjonalitet og nye muligheter for forenklet samhandling og samarbeid. De nye løsningene er skybaserte som muliggjør økt tilgang og økt fleksibilitet med muligheten til tettere samarbeid også med eksterne samarbeidspartnere. Eksempler på dette er G Suite for utdanning og Office 365.

Lønns- og personalsystem
Gat er tatt i bruk i de fleste virksomheter for registrering av sykefravær og korttidsfravær samt variable tillegg. Som arbeidsgiver fikk kommunen pålegg fra myndighetene om å ta imot digitale sykemeldinger fra januar 2018. I den forbindelse utvikler kommunens leverandør integrasjon mellom lønnssystemet og NAV til import av sykemeldinger og eksport av lederopplysninger. Det er og innført digital innlesing av sykemeldinger, samt digital innsending av inntektsopplysninger og krav om refusjon fra NAV.

Lønnssystemet Visma Enterprise HRM er master for persondata og eksporterer data til flere systemer blant annet IDM-systemet (identitets- og tilgangsstyringssystem) som ble satt i drift i 2018.

Identitets- og tilgangsstyring
Løsningen skal benyttes for å oppnå en sikker og effektiv administrasjon av brukertilganger og identitetshåndtering for alle ansatte i kommunens nettverk og fagsystemer. Løsningen ble satt i drift i løpet av 2018 i ulike faser. Etter hvert vil flere systemer bli koblet på, og mer av tilgangstildelingen vil bli automatisert.

Etablering av nytt datasenter
Kommunen har etablert et fleksibelt, energieffektivt og topp sertifisert datasenter i GreenMountain. For å sikre tilgjengelighet til kommunens systemer er det lagt opp til løsninger som bidrar til økt driftssikkerhet og forenklet daglig drift. Prosessene med å etablere og sette i drift nytt datasenter ble ferdigstilt i 2018.

Digitalisering av eiendomsarkiver

Arbeidet med digitalisering av eiendomsarkiver vil fullføres i første del av 2019. Arkivene innenfor plan, byggesak, geodata og landbruk er fullført, og gjort tilgjengelige for saksbehandlere og innbyggere i Sandnes kommune. Arkivene innenfor PIV (park, idrett, vei og gravlunder) og VAR utbygginger er planlagt ferdig før april 2019. Disse arkivene vil også bli gjort tilgjengelige for innbyggere og saksbehandlere.

Digitalisering av papirbaserte arkiv
Flere av kommunens sentrale arkiv er digitalisert i 2018. Dette gjør at arkivene blir lettere tilgjengelig, enklere å finne fram i og hente ut opplysninger fra, både for interne og eksterne brukere.

Anskaffelse av robot teknologi (RPA – Robotic Process Automation)
I 2018 er det anskaffet programvare for robotteknologi som muliggjør at flere oppgaver kan robotiseres og automatiseres. Forprosjektet starter tidlig i 2019 og skal ferdigstilles innen mars 2019, der minimum to prosesser skal robotiseres og minimum fem prosesser skal kartlegges for mulig robotisering. Forprosjektet inkluderer oppsett av nødvendig programvare, samt etablering av rammeverk for kartlegging av arbeidsprosesser.

Digitalisering av sosialtjenester DigiSos
Digitale innbyggertjenester for NAV (DigiSos) ble tatt i bruk november 2018. DigiSos gir sosialtjenestens brukere bedre og enklere tilgjengelige tjenester. Alle brukere skal kunne kommunisere med NAV digitalt, uavhengig om de mottar statlige eller kommunale tjenester. Prosjekter fikk i løpet av en måned over 50 prosent av søknadsmassen inn via ny digital løsning.

I tillegg er kartlegging og uttesting av DigiHelse startet opp høst 2018 i tre avdelinger. Dette prosjektet er fortsatt i oppstartsfase med uttesting.

Digitalisering i Sandnesskolen

Oppvekst skole er godt i gang med den digitale satsingen i Sandnesskolen. Satsingen er forankret i vedtatt kompetanseutviklingsstrategi for Sandnesskolen. Satsingen har som målsetting å få på plass en til en dekning med digitalt verktøy for alle elever og ansatte i Sandnesskolen. Dette ble gjennomført i 2018. Den trådløse infrastrukturen er utbedret på skolene. Sandnesskolen iverksatte også bruk av G Suite for Education som felles elektronisk plattform fra høsten 2017. Denne plattformen erstatter tidligere plattformer som har blitt brukt. Prosjektet er vedtatt i økonomiplan 2017-2020, både med tanke på innkjøp av digitale enheter og oppdatering av trådløs infrastruktur.

Digitalisering i oppvekst barn og unge

• I 2018 ble arbeid med anskaffelse av et nytt oppvekst administrativt system startet opp og anbudskonkurranse ble arrangert. Systemet skal ivareta funksjonalitetene som er relevante for opptak, drift og toveiskommunikasjon mellom foresatte og barnehagen. Avtale med leverandør forventes inngått i begynnelsen av 2019. Prosjektet har som mål at nytt system skal være operativt innen skolestart 2019/2020.
• E-læringsprogrammet som er utarbeidet i forbindelse med satsingen “Den utviklingsstøttende barnehagen” nyttes i stor grad, og ansatte melder tilbake om høy nytteverdi.
• IKT i barnehagen innebærer bruk av digitale verktøy i det pedagogiske arbeidet med barna. Arbeid med dette pågår i barnehagene.
• Høsten 2018 ble alle fødselsmeldinger fra SUS mottatt elektronisk i helsestasjonstjenester. Denne enheten har startet opp et arbeid for å innføre elektroniske nyhetsbrev til målgruppene.
• Elektronisk samhandling mellom Helse Stavanger og kommunen på fødselsepikrise for mor og barn foretas nå i nær 100 prosent av utskrivingene. Virksomheten har iverksatt et arbeid for å innføre utsendelse av digitale nyhetsbrev til foreldre.

Omstilling og endring i organisasjonen

Det har i 2018 blitt gjort noen organisasjonsendringer. Tydeliggjøring av rollene virksomhetsleder og avdelingsleder bidro til en strukturell endring i noen av virksomhetene. Flere enheter har opprettet avdelingsledernivå og nye avdelinger. Disse blir nevnt under sitt respektive tjenesteområde. I 2018 har det vært utskiftninger både på virksomhetsledere og avdelingsledere.

Oppvekst skole
Oppvekst skole har i 2018 tildelt budsjettrammene til sine enheter via en tildelingsmodell. Denne ble endret i 2017. Endringen innebærer at kommunaldirektør har lagt ut alle midler allerede ved årets start. Unntaket er midler tildelt gjennom økonomiplanen for kompensasjon av elevtallsvekst. Disse midlene tildeles gjennom høstjustering når nye elevtall foreligger (per 1. september). Gjennom endringen har en ønsket å sikre en større forutsigbarhet ute på den enkelte enhet. 2017 ble sett på som et innkjøringsår i forhold til ny tildelingsmodell. I 2018 ser en at modellen stort sett fungerer godt, men at noen skoler har vansker med å dekke lovpålagte krav til elever med spesialundervisning med midlene som er tildelt.

Opplæringsloven kapittel 9 A (elevenes skolemiljø) krever mer dokumentasjon og administrasjon fra skolene, og kommunaldirektøren har et behov for tettere oppfølging av skolene i slike saker. I 2018 ble det derfor overført en stilling fra Altona skole- og ressurssenter til kommunaldirektørens stab.

Oppvekst skole tok i 2017 over ansvaret for Forsand skole. Dette ansvaret er videreført i 2018. Ansatte på Forsand skole har i dag tilbud om å delta på kurs i regi av FBU og Altona. Skoleledelsen følger samme program som skolelederne i Sandnes.

Oppvekst barn og unge

• 26 barnehagevirksomheter er fra januar 2018 redusert til 12 virksomhetsområder.
• Det ble gjort en intern omorganisering av helsestasjonstjenester fra 1. februar 2018 for å samle fag, og for å styrke ledelse.

 Fram mot Nye Sandnes:

• Sandnes kommune har inngått vertskommuneavtale med Forsand kommune. Sandnes kommune har overtatt all myndighet etter barnehageloven med unntak av enkeltvedtak som barnehageopptak og vedtak om spesialpedagogisk hjelp. Sandnes har nå barnehagefaglig ansvar for Forsand barnehage. Ansatte i Forsand barnehage skal fremdeles være ansatt i Forsand kommune, og Forsand skal ha arbeidsgiveransvaret for disse.
• Det ble inngått vertskommuneavtale mellom Sandnes og Forsand vedrørende barnevernvakt gjeldene fra 1. januar 2019.
• Det ble også inngått en samarbeidsavtale som gir Forsand anledning til å benytte Sandnes kommunens konsultasjonsteam mot vold og overgrep.
• Forsand kommune sa opp sin samarbeidsavtale med PPT Midt Ryfylke og det ble i 2018 startet et arbeid for at Sandnes overtar ansvar for PPT Forsand fra august 2019.
• Helsestasjonstjenester har fra 2018 levert jordmortjeneste og merkantil tjeneste til Forsand.
• Det er utarbeidet milepælsplaner for virksomhetene innenfor tjenesteområdet som skal sikre nødvendige beslutninger og tilrettelegging fram mot 1. januar 2020.
• Det er inngått avtaler om lønn-, budsjett- og regnskapsoppgaver.

Levekår

Omsorgsdistriktene ble omorganisert 1. september 2018, fra fire distrikt til to sykehjemsenheter og en enhet for hjemmetjenester og korttidsrehabilitering. Sykehjemsenhetene har fått navnene sykehjem øst og sykehjem vest, med totalt to virksomhetsledere. Her er alle bo- og aktivitetssentrene samlet. Sandnes helsesenter og alle enheter knyttet til hjemmetjenestetilbud (hjemmetjenester og dagsenter) i Sandnes kommune ble samlet under en virksomhet med navn EHR (enhet for hjemmetjenester og rehabilitering).

En avdeling under Flyktningeenheten ble lagt ned.

Kultur og byutvikling og teknisk

For kultur og byutvikling og teknisk var det ingen organisatoriske endringer av enheter. Noe lederskifte i enkelte enheter. Prosess for omorganisering per 1. januar 2019 er satt i gang.

Organisasjon

Organisasjon har ikke hatt noen organisatoriske endringer i 2018, men det har vært noe lederendringer i løpet av året.

Økonomi

Økonomi har ikke hatt noen organisatoriske endringer i 2018, men det har vært noe lederendringer i løpet av året.

Kommunesammenslåing

Av viktige saker kan nevnes tilsetting av rådmann i januar og toppledergruppe i mars måned, og administrativ organisering samt lokalisering av funksjoner i Forsand og Sandnes. På økonomiområdet er det framlagt måltall fra de to kommunene med ulike alternativer for økonomimodell i nye Sandnes.

Det er også gjennomført en overordnet ROS-analyse på selve sammenslåingsprosessen. Resultatene viste størst risiko og konsekvens på områdene sviktende eierskap til prosess, manglende tilgang til ressurser og mulig omdømmetap.

Det er startet opp arbeid med Strategi for reiseliv og turisme og Strategi for digitalisering, innovasjon og Smartby. Dette er en oppfølging av prinsippdokumentets ambisjoner.

Det har ikke vært gjennomført tradisjonelle folkemøter. Innbyggere, ansatte og andre interesserte har hatt god mulighet til å følge utviklingen av nye Sandnes gjennom nettsiden: www.nyesandnes.no. Her legges all vesentlig informasjon om reformarbeidet ut, både som skriftlig dokumentasjon, aktuelle nyheter og ikke minst er det mulig å følge alle møter i PSU og FN direkte på nett-tv. Det ligger også offentlig journal på nettsidene. Gjennom denne kanalen har informasjonsbehovet blitt godt ivaretatt. Ellers har dagspresse og mediene i stor grad dekket politiske spørsmål omkring nye Sandnes.

Man har hatt fire temagrupper arbeidende gjennom 2018, bestående av politikere fra begge kommuner:

1. Identitet, symboler og felles kultur.
2. Lokaldemokrati.
3. Delegasjonsreglement og godtgjørelse for folkevalgte.
4. Forberedelse til valg 2019.

De administrative arbeidsgruppene ble sammensatt av fagpersoner fra Forsand og Sandnes innenfor de ulike stabs- og tjenesteområdene og med tillitsvalgte fra begge kommuner. Av større arbeidsprosesser kan nevnes avslutning av arkiver i eksisterende kommuner og tilrettelegging av nødvendig innsyn for ny kommune, kartlegging av alle IT-systemer og behov for migrering, forberedelse av budsjett og økonomiplan 2020-2023, innplassering av stillinger, kart, matrikkel og gjennomgang av samarbeidsavtaler og eierskap.

Det er også startet opp et arbeid med arbeidsgiverstrategi for nye Sandnes like før utgangen av året. Innføring av nytt saksbehandlings- og arkivsystem i prosjektorganisasjonen har vist seg mer krevende enn antatt. Dette har gitt nyttige erfaringer med hensyn til framtidig valg av sky-løsning for ny kommune. På noen områder er tjenestene kommet langt når det gjelder faglig utvikling og fellesskap mellom de to kommunene.

Skoleområdet var først ute da Forsand skole ble en del av Sandnesskolen gjennom en vertskommuneavtale skoleåret 2017/18. Det er også inngått avtaler vedrørende barnehage, jordmortjeneste, øyeblikkelig hjelp-plasser, legevakt, tilsynsordning barnevern, byggesaksbehandling og startlån. Videre er det felles lønnskjøring, og personvernombud har oppgaver i begge kommuner.

Gjennom eksisterende avtaler og sammenfletting av tjenestene arbeider de to kommunene seg stadig nærmere effektiv felles drift og målsettingen om gode tjenester til innbyggerne.

Hele årsmeldingen for Nye Sandnes kommune kan leses i denne linken