6. Utviklingsresultat

Satsing på innovasjon

Utvikling og innovasjon har vært et innsatsområde i kommunens arbeidsgiverstrategi siden 2015. Sandnes kommune skal fremme utvikling og innovasjon ved å våge å tenke nytt og skape nye løsninger som gir verdi for virksomheten, samfunnet og innbyggerne. I 2016 fikk kommunen status som referanseregion (sammen med andre sentrale aktører i regionen) for vårt arbeid med velferdsteknologiske løsninger. Innovasjon var tema for samling for alle ansatte høsten 2016, og innovasjon har blitt innført som en egen del av kommunens lederopplæring.

Eksempler på innovasjonsprosjekter i løpet av året.

• Maptrends: prosjektet skal gi bedre kunnskapsgrunnlag om forflytning og transport i kommunen. Opplysninger fra SIM-kort vil gi nøyaktige data på hvor og hvordan grupper av innbyggere forflytter seg. Prosjektet gjennomføres sammen med Delfi Data, Kolumbus, Unified Messaging Systems ASA (UMS) og HjemJobbHjem.
• Luftkvalitetsmålinger via mikrosensorer: et prosjekt for måling av luftkvalitet i spesielt utsatte områder i Sandnes. Prosjektet tar i bruk mikrosensorer for å måle kvaliteten i stedet for å bygge stasjonære målestasjoner. Prosjektet gjennomføres sammen med LYSE AS og Norsk institutt for luftforskning (NILU) med finansiering fra Regionalt forskingsfond Vestlandet.
• VT-respons: prosjektet skal kartlegge et interkommunalt responssenter for velferdsteknologi, i samarbeid med andre kommunale og regionale partnere. Sandnes kommune leder prosjektet, som gjennomføres med økonomisk støtte fra fylkesmannen i Rogaland.

Elektronisk kommune

Velferdsteknologi

Velferdsteknologi skal bidra til økt brukersikkerhet, kvalitet og treffsikre tjenester, samt mulighet for å bo hjemme lengst mulig. I 2014 ble det utarbeidet en egen strategi for velferdsteknologi med konkrete tiltak og satsingsområder. Det er etablert ulike nettverk og samarbeidsforum som NSCC (Norwegian Smart Care Cluster) og velferdsteknologisk nettverk i Sør-Rogaland i regi av USHT (utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester Rogaland). 

Elektronisk meldingsutveksling av pasientinfo

Elektronisk meldingsutveksling med fastlege og spesialisthelsetjenesten (helsenett) er i stadig utvikling. I 2016 ble det sendt og mottatt 66 898 elektroniske meldinger, en økning på 22 188 fra 2015. Kommunen samhandler nå elektronisk med alle helseforetak i Helse Vest, Oslo universitetssykehus, de fleste fastleger i Sandnes kommune og en del fastleger utenfor kommunen. Samtidig stilles det større krav til teknologisk kompetanse både i enhetene og hos systemansvarlig/IT.

Mobil omsorg innebærer at omsorgstjenestene har tilgang til å lese og registrere informasjon fra fagsystemene via nettbrett mens de er hjemme hos brukerne. Mobil omsorg er i 2016 innført i alle sonene i hjemmesykepleien. Det har vært svært viktig å ivareta informasjonssikkerhet ved slik bruk av nettbrett, noe som har medført økt involvering fra IT.

Digitale innbyggertjenester – helse

K10 er et kommunalt it-samarbeid for landets ti største kommuner. Prosjektets overordnede mål er å etablere digitale innbyggertjenester i første omgang knyttet til hjemmetjenester. Disse tjenestene skal etableres på en nasjonal plattform som etter hvert kan benyttes av alle landets kommuner.

IKT i barnehagen

IKT i barne­ha­gen innebærer blant annet bruk av dig­i­tale verk­tøy i det pedagogiske arbeidet med barna som for eksempel; pc, kam­era, skan­ner, iPad, smart­tele­foner og Smart­board. Det har vært arrangert ulike kurs for personalet om digital kompetanse. Dette er en forut­set­ning for å gi barna pos­i­tive opplevelser ved bruk av dig­i­tale verk­tøy i barne­ha­gen. IT og to styrere har bidratt i arbeidet med å finne gode programmer og apper som barnehagene kan benytte.

Utsending av brev og bruk av Digital post  

Sandnes kommune har i 2016 jobbet videre med å få opp antall digitale postsendinger. Difi har hatt nasjonale kampanjer som kommunen har understøttet blant annet på facebook. Dette har resultert i at flere innbyggere har valgt å benytte sin digitale postkasse.

Mangelfullt kontaktregister i Public 360 har forsinket realiseringen av gevinstene som det er mulig å ta ut fra SvarUT (SvarUT er et komponent som kobles til kommunens saksbehandlings- og arkivsystem eller et fagsystem for utsending av digital post). Det er påbegynt et prosjekt for opprydding, supplering og framtidig vedlikehold av registeret. Når dette prosjektet er ferdigstilt vil langt flere dokumenter som sendes ut fra Public 360 bli lest elektronisk av innbyggere og organisasjoner.

Nytt intranett – samhandlingsløsning

Etter halvannet års drift er den nye samhandlingsløsningen blitt godt implementert i organisasjonen. Tilgang til informasjon er bedre og bruk av samarbeidsrom er stor. Videre utvikling av løsningen er forskjøvet til 2017.

E-læring

Sandnes kommune har inngått avtale med KS læring. Dette er en delingsarena for kommunene av kurs, både klasserom og e-læringskurs. Ny kursplattform ble tatt i bruk januar 2017. Legemiddelhåndteringskurs via e-læring, både obligatorisk og repetisjonskurs, ble iverksatt høsten 2016.

I desember 2016 startet Sandnes kommune med opplæringsplaner for alle nyansatte og alle nye ledere. Opplæringsplanene inneholder informasjon og sjekkliste over hva kommunen mener nyansatte og nyansatte ledere bør være gjennom når de starter i Sandnes kommune. Dette skal foreløpig være i tillegg til nyansattkurs. Kommunen vil etter hvert bygge ut med e-læring. Framover vil det også være mulig å bygge ut opplæringsplaner for hvert enkelte tjenesteområde eller enhet, men foreløpig er planene laget slik at de favner alle kommunens ansatte.

Integrasjon, lønns- og personalsystem

Sandnes kommune har vært pilot på integrasjon mellom lønnssystem Visma og rekrutteringsverktøy Webcruiter. Løsningen ble tatt i bruk fra september 2016. Målet er å ha gjenbruk av personopplysninger og sikre bedre og mer effektiv arbeidsflyt for ledere. Forenkling av administrasjon knyttet til fraværsregistrering har kommet på plass i løpet av 2016, og flere skoler har tatt i bruk ressursstyring for administrasjonen via GAT.

Etablering av nytt datasenter

Kommunen har etablert et fleksibelt, energieffektivt og topp sertifisert datasenter i GreenMountain. For å sikre tilgjengelighet til kommunens systemer er det lagt opp til løsninger som bidrar til økt driftssikkerhet og forenklet daglig drift. Prosessene med å etablere nytt datasenter startet etter beslutning om at det ikke skulle bygges datasenter i nytt rådhus. Eksisterende datasenter i rådhuset er utdatert og lite energieffektivt og fases ut i løpet av 2017. 

Ny løsning for «sikker sone»

Ny løsning for sikker sone er etablert. Løsningen gir en enklere pålogging ved at ansatte bruker samme brukernavn og passord til sikker sone som pålogging til pc-ene. Løsningen gir også ansatte mulighet til å benytte «selvbetjent passord reset» (SMS løsning) for å komme inn i sikker sone.

Office 365 for skole

Elever og ansatte har fått tilgang til Office 365 (OneDrive). Tjenesten gir tilgang til personlig skylagringstjeneste hvor det er mulig å lagre inntil 1 TB data, samt deling av dokumenter og mapper med interne og eksterne brukere. Tjenesten gir også tilgang til å kunne installere Office på inntil 5 enheter for alle ansatte (for eksempel hjemmemaskin, bærbar PC og nettbrett). Data som er lagret i Office 365 er tilgjengelig for alle typer enheter uavhengig av hvilke nettverk enhetene er koblet til, noe som gir en økt fleksibilitet og tilgjengelighet.

Identitets- og tilgangsstyring

Høsten 2015 ble det opprettet en prosjektgruppe med mandat til å anskaffe en IKT-løsning for identitets- og tilgangsstyring i Sandnes kommune. Løsningen skal benyttes for å oppnå en sikker og effektiv administrasjon av brukertilganger og identitetshåndtering for alle ansatte i kommunens nettverk og fagsystemer. Anbudskonkurranse ble kunngjort i mai 2016 og leverandør av løsning ble valgt høsten 2016. Arbeidet med å implementere løsningen er påbegynt.

Telefoni/Skype

Skype for Business ble satt i drift i 2015. Det ble i 2016 kjøpt ny sentralbordløsning for kommunen (Trio 6.2). Dette var nødvendig som følge av overgang til Skype som telefonisystem. Ved utgangen av 2016 er det fortsatt flere telefonnummer som ikke er flyttet til Skype for Business fra den gamle telefonsentralen i rådhuset. Dette arbeidet er planlagt avsluttet i løpet av 2017.

Digitalisering av eiendomsarkiver

Det er inngått avtale om skanning av kommunens arkiver innenfor byutvikling. Servicetorget og saksbehandlere i Sandnes kommune bruker ofte arkivet i forbindelse med eiendomsopplysninger. Målet med digitaliseringen er å bevare informasjonsverdien som ligger i dagens papirarkiv. Digitalisering gjør også at arkivene blir lettere tilgjengelig, enklere å finne fram i samt hente ut opplysninger fra, både for interne og eksterne brukere. Digitaliseringen er startet og prosjektet vil fullføres innen september 2018.

Saksbehandlings- og arkivsystem

Dokumentsenteret har kjørt to parallelle prosjekter med utrulling av Public 360 til henholdsvis barnehagene og til omsorgsdistriktene. Ved årsskiftet hadde alle de fire omsorgsdistriktene og EFF (enhet for funksjonshemmede) tatt i bruk Public 360. For barnehagene er alt gjort klart for videre utrulling i løpet av første kvartal 2017. Prosjektene er i tråd med Sandnes kommunes målsetting om digitale førstevalg for alle arbeidsprosesser og rutiner.

Det er gjennomført en større oppgradering av Public 360 som ble langt mer utfordrende enn antatt. Dette har bundet opp betydelige ressurser både i kommunen og hos leverandør over tid og har ført til at andre planlagte prosjekter har blitt utsatt til 2017 (for eksempel opprydding i kontaktregisteret, kontraktsmodulen og generelt arkiv).

Det er blitt jobbet videre med langtidsbevaring av dokumentasjonen i DocuLive, forløperen til Public 360°. Både leverandør og Interkommunalt arkiv i Rogaland er inne i bildet sammen med dokumentsenteret for å sikre denne elektronisk skapte dokumentasjonen for ettertiden.

Dokumentsenteret har sammen med barnevern, levekår, Interkommunalt arkiv, IT og leverandørene jobbet for å få integrert de elektroniske fagsystemene Familia og Profil med en godkjent arkivkjerne. Først når dette er på plass vil disse systemene være helt fullelektroniske og dermed papirløse.

Papirløse møter i bydelsutvalgene

Med bakgrunn i bydelsutvalgenes tilbakemeldinger i høringsrunde vedtok bystyret i juni 2016 å innføre papirløse møter i bydelsutvalgene, noe som effektiviserer arbeidsprosessen til folkevalgte, sekretariatet og administrasjonen.

Omstilling og endringer i organisasjonen

I løpet av 2015 og 2016 har det foregått prosjekter i tjenesteområdene knyttet til omorganiseringer. I forbindelse med omstilling og effektiviseringsprosjekt ble gjennomgang av organisasjon og ledelse satt på agendaen.

Organisasjonsendringene ble iverksatt i 2016.

Oppvekst skole

Oppvekst skole fikk ny direktør fra januar 2016. Som en forlengelse av gjennomført omstillingsprosjekt i tjenesteområdet, har en i 2016 utarbeidet ny finansieringsmodell for Sandnesskolen fordi tidligere modell bidro til skjev fordeling mellom skolene. Arbeidet med ny finansieringsmodell ble sluttført i desember 2016, og skolenes budsjett for 2017 blir fordelt etter ny modell.

Oppvekst barn og unge

Som følge av omstilling og effektiviseringsprosjektet har det vært en omorganisering i barnehagene. Det pågår et prosjekt fram til barnehageår 2017/2018. 11 barnehager er slått sammen til 4 områder med felles ledelse. Barne- og familieenheten omorganiserer avdelingene sine på bakgrunn av samordning av ressurser knyttet til tidlig innsats.

Levekår

Den nye enheten EFF, enhet for funksjonshemmede, ble iverksatt fra mai 2016. Alle botiltak, avlastningstiltak og aktivitetssentrene Kvål og Vågsgjerd tilhører denne enheten. Antall omsorgsdistrikt ble redusert til 4.

Det har vært flere organisasjonsendringer i de 4 omsorgsdistriktene som felles ledelse og sammenslåing av avdelinger. Flyktningeenheten har opprettet 3 avdelinger.

Kultur og byutvikling

I ny «strategiplan» for Sandnes kulturskole ble det vedtatt at det i kulturskolen skulle vurderes en mindre organisasjonsendring i administrasjonen. Ny organisasjonsmodell som styrker ledelsen ble vedtatt i rådmannens ledergruppe. Kulturskolens tidligere inspektører har nå rolle som avdelingsledere. Det betyr at de nå har personalansvar for eget område, i tillegg til metodisk og pedagogisk lederansvar. Alt pedagogisk personale sorterer nå direkte under en av disse tre. Rektor leder ledergruppe, merkantil og stab.

Teknisk

Direktør for oppvekst barn og unge har høsten 2016 i tillegg vært midlertidig direktør på teknisk. Ny direktør tiltrer i 2017. Teknisk har også gjennomgått omorganiseringer dette året. Bymiljø har omorganisert, byttet navn og tatt over VA. Park, idrett og vei har blitt egen resultatenhet med tilhørende avdelinger.

Organisasjon

HMS/BHT har blitt splittet og BHT (bedriftshelsetjenesten) er egen enhet med leder fra desember 2016. HMS-sjefen gikk inn i fagstab organisasjon fra april 2016. Sandnes kompetansesenter ble en del av HR i februar 2016.

Økonomi

Økonomi har opprettet egen fagstab fra juni 2016 som rapporterer til direktør.

Endringer i styringsmodell

Konsernstyring og ledelse 

I 2016 ble det praktisert faste dialogmøter hvor daglige ledere i kommunale foretak og rådmannen møttes. Temaer for årets møter har blant annet vært økonomistyring, arbeidsgiver- og lønnspolitikk, datterselskaper i foretakene, mer offentlighet og kommunens styringssystemer. I tillegg har ordfører avholdt felles møte med styreledere og daglig ledere i foretakene. Innspill om sammensetning av foretaksstyrer til kommunens uttalelse om ny kommunelov var et av temaene i 2016. Det legges opp til å ha slikt møte 1-2 ganger i året framover.

Barn og unges medvirkning

Barn og unges bystyre (BUBS) ble i 2016 gjennomført for 20. gang i Sandnes.

Sandnes unge bystyre (SUB) arrangerte utveksling i samarbeid med Sandnes kommune, ungdom fra Labin i Kroatia, og samarbeidspartner i Sunn by nettverket; Grad Labin. Prosjektet ble gjennomført med EU-midler (Erasmus pluss).

SUB har gitt høringssvar, behandlet politiske saker og fremmet egne saker gjennom hele året. Temaspesifikke workshops og prosesser i elevråd ved skolene har blitt gjennomført i tillegg til ordinære månedlige møter. Dialogmøter har blitt gjennomført med utvalg for kultur og oppvekst, og Sandnes unge bystyre har holdt innlegg ved hvert bystyremøte med unntak av ett.

Det har i 2016 blitt lagt spesielt til rette for innspill til Kommunereformen, og medvirkningsprosess i forbindelse med ny kommuneplan for Sandnes i perioden 2019-2035 ble startet.

Kommunereformen

Sandnes, Stavanger og Sola kommune utarbeidet våren 2016 et prinsippdokument som viste muligheter ved en ny kommune bestående av de tre. Dokumentet var grunnlaget for en folkeavstemning i mai 2016. I Sandnes ble valgoppslutningen på 32,6 prosent. 18,2 prosent stemte for etablering av en ny kommune, 80,9 prosent stemte mot og 0,9 prosent stemte blankt. På bakgrunn av folkeavstemningen ble det ikke funnet grunnlag for å danne en ny kommune med Stavanger og Sola.

Som en del av arbeidet med folkeavstemningen ble det vurdert muligheter for elektronisk stemmegiving over internett. Tilsynsutvalget i Sandnes kommune vedtok i møtet 18. april 2016 å ikke legge til rette for dette.

I etterkant av folkeavstemningen i Sandnes, ønsket Forsand kommune nabosamtaler med Sandnes og Gjesdal kommune. Det ble ikke enighet om et prinsippdokument mellom de tre kommunene.

Forsand og Sandnes gikk videre med nabosamtaler og vedtok et prinsippdokument som beskrev mulighet ved å opprette en ny kommune bestående av de to eksisterende. Bystyret i Sandnes og kommunestyret i Forsand vedtok høsten 2016 at de ønsket å slå seg sammen, og vedtak ble oversendt fylkesmannen i Rogaland. Fylkesmannen ga en negativ tilråding til sammenslåingen mellom Sandnes og Forsand, og tilrådet at Forsand skal slå seg sammen med Strand kommune. Sandnes og Forsand har holdt fram prosessen med å etablere en ny kommune fram mot endelig vedtak i Stortinget i juni 2017. Det ble i desember 2016 valgt representanter til en midlertidig fellesnemnd som skal lede arbeidet med å bygge ny kommune fram til etablering av den nye kommunen 1. januar 2020.