Innsyn i opplysninger om deg selv

Partsinnsyn og GDPR

Forvaltningsloven sikrer at du har rett til innsyn i opplysninger som omhandler deg selv når du er part i en sak. Dette gjelder ofte i rettighetsdokumentasjon som elev, barnevern, helsejournal og lignende. I Norge har vi lenge hatt en personvernlov og personvernet har fått økt fokus med innføring av den nye personvernforordningen. Denne har fokus ikke bare på hvilke opplysninger som finnes om deg, men hvor og hvordan de behandles. Mer informasjon om personvern.

Hvilke opplysninger har Sandnes kommune om deg?

De fleste enheter som arbeider ut mot kommunens innbyggere produserer dokumentasjon. Det betyr at vi har arkiver knyttet til barnehage, skole, helsestasjonstjeneste, barnevern, rusoppfølging, boligsosiale tilbud, tilbud knyttet til psykisk helse og annet. 

Det må være et kommunalt tilbud for at det skal finnes dokumenter i Sandnes kommune. Ønsker du å vite mer om hvilke enheter som er en del av Sandnes kommune kan du se på vårt organisasjonskart. Det er viktig å understreke at både organisering av, og navn på, enheter har endret seg flere ganger i Sandnes kommune historie. Du kan ha mottatt tjenester fra enheter som ikke er oppført på dagens organisasjonskart.

Be om innsyn

Hvis du ønsker innsyn i deler av arkivene til Sandnes kommune så kan du benytte vårt skjema for å be om dette. Vi ber om at du fyller det ut så nøye som du har mulighet til og ikke krysser av for tjenester du ikke har mottatt. Dette sikrer en bedre og raskere saksbehandling. Skjemaet som du kan fylle ut finner du her:

Be om innsyn

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor har Sandnes kommune data om deg?

Sandnes kommune er forpliktet gjennom arkivloven til å bevare arkivverdig dokumentasjon for ettertiden. Dette inkluderer rettighetsdokumentasjon på individnivå som viser at innbyggerne i Sandnes kommune har fått de tjenester og tilbud som de er lovpålagt å få.

Hvor lang tid tar det å få svar?

Vanlig saksbehandlingstid i Sandnes kommune er opptil en måned. Men hvor lang tid det tar å få svar vil avhenge av hvor mye dokumentasjon man etterspør og hvor komplisert den er. Hvis man ønsker spesifikk dokumentasjon raskt er det lurt å gi tilstrekkelig informasjon, være spesifikk og kun be om dokumentasjonen man ønsker i innsynsforespørselen.

Hvorfor må du legitimere deg?

Sandnes kommune sender kun ut dokumentasjon til personer som har identifisert seg. Vi gjør dette for å sikre at det kun er riktig mottaker som mottar dokumentasjonen.

Hvorfor er deler av dokumentasjonen du har mottatt sladdet?

I dokumentasjonen kan det også ligge opplysninger om andre. I skoledokumentasjon kan det for eksempel være andre elever som blir nevnt. Du har ikke rett til å få innsyn i disse opplysningene og de vil forbli unntatt offentlighet etter hjemmel i lov. Sandnes kommune vil opplyse i svarbrev når vi har sladdet dokumentasjonen og hvorfor.

Kan du be om innsyn på vegne av andre?

Du kan kun be om innsyn på vegne av andre hvis du har omsorg for personen eller at du fungerer som fullmektig for personen. Som foresatt har man rett til innsyn i barnas dokumentasjon frem til de er 16 år for helsejournaler, og 18 år for andre journaler. Fullmektig, som ikke er advokat, må fremvise fullmakt for at vi skal behandle innsynsforespørselen. Advokater trenger ikke fremvise fullmakt i henhold til Forvaltningsloven § 12.

Hvorfor finnes det ikke dokumentasjon om deg?

Selv om du har mottatt tjenester i Sandnes kommune er det ikke sikkert at vi har dokumentasjon om deg. Det kan skyldes flere ting. Det er ikke alt som er arkivverdig nå som var arkivverdig tidligere og en god del dokumentasjon kan, i tråd med lovverket, ha blitt slettet. Det er også et større fokus på dokumentasjon i dag og vi har bedre rutiner for å fange dokumentasjon som oppstår nå enn tidligere.

Hvem får se at du ber om innsyn?

Ber du om innsyn i graderte opplysninger eller bruker vårt skjema for å be om innsyn i dine personopplysninger er dette unntatt offentligheten og du blir ikke publisert på postlisten med navn. Det er allikevel flere i organisasjonen som blir involvert i vurdering av dokumentasjonen. Kommunen har en egen innsynsgruppe som vil diskutere saken, fagenheten hvor dokumentasjonen oppstod vil muligens bli bedt om å ta offentlighetsvurdering og hvis det blir bedt om innsyn i saker som fremdeles er aktive blir alltid leder for fagenheten involvert. Dokumentasjonen du ber om innsyn i vil på ny bli registrert i kommunens sakarkivsystem og vil bli kontrollert og journalført av en arkivar i kommunens Dokumentsenter.  

Hvor finner du vitnemålet ditt?

Sandnes kommune har kun vitnemål fra ungdomsskolen. Ønsker du vitnemål fra videregående opplæring er det Rogaland fylkeskommune som er ansvarlig for dette. Det raskeste i begge tilfeller kan være å sjekke: vigo.no, men merk at dette kun fungerer som en kopi. Trenger du offentlig versjon må du fremdeles kontakte kommune eller fylkeskommune.