Retningslinjer for filming og fotografering på jobb

Å filme og fotografere

Når du tar bilder eller filmer i jobbsammenheng (på arbeidsplassen din eller ute når du er på jobb) stilles det strenge krav til deg som fotograf. Du må alltid innhente samtykke fra alle som direkte eller indirekte kan gjenkjennes før du filmer eller tar bilder.

1. Vurder om det er nødvendig å ta bilde eller filme.
2. Gjør deg alltid til kjenne når du filmer eller tar bilder i arbeidstiden. Husk at du representerer kommunen. Fortell hva materialet skal brukes til.
3. Vurder om det er forsvarlig å ta bilde av eller filme arbeidsplassen din. Hvordan får bildet eller filmen kommunen til å fremstå?
4. Dersom du tar bilder av eller filmer personer må du innhente skriftlig samtykke fra hver enkelt. Bruk kommunens standardiserte skjema «Samtykke til behandling av bilder og film».
5. Dersom du tar bilder av eller filmer barn og unge må du være ekstra varsom. Dette krever skriftlig samtykke fra foreldrene. Husk at voksne har et ekstra stort ansvar for å beskytte barn, og må ta ekstra forholdsregler for å oppbevare materialet på en trygg måte. Unngå å ta bilder som er for tett på (portrettbilder), og unngå å ta bilder i sårbare eller uheldige situasjoner.
6. Bilder og film av ansatte i arbeidssituasjon krever muntlig samtykke.
7. Sandnes kommune har bruksrett til bilde- og videomateriale som er produsert av ansatte på jobb.​​​​​​​

Å lagre bilder og film

Når du tar bilder eller filmer i jobbsammenheng må du være ekstra varsom med hvor og hvor lenge dette innholdet blir lagret.

1. Filene må lagres forsvarlig på kommunens dataservere (for eksempel OneDrive), og på en måte som gjør det enkelt for kolleger å finne dem.
2. Pass på at du sletter filene fra din egen telefon eller ditt eget kamera, og at du også sletter filene fra dine private lagringssteder. På enkelte enheter skjer lagringen i skyen automatisk, og da må du slette bildene og filmene manuelt.
3. Slett jevnlig: Slett eldre bilder og filmer med jevne mellomrom. Ikke glem den digitale vårrengjøringen!

Å dele bilder og​​​​​​​ film

Det finnes en rekke regler for deling du må forholde deg til. Det viktigste er at du alltid innhenter samtykke fra alle som direkte eller indirekte kan gjenkjennes før du publiserer.

1. Lovlighet: Del aldri bilder av andre uten deres samtykke. Dette er spesielt viktig når det gjelder barn og unge.
2. Type bilde: Gjør en grundig vurdering av om innholdet er egnet for deling. Bruk filter eller dårligere oppløsning når det er mulig - det gjør bildene mindre interessante for uvedkommende.
3. Unngå identifisering: Ikke vis bilder og film av ansiktene til barn og unge i sosiale medier. Vær ytterst varsom med å vise ansikter også på skolens eller barnehagens hjemmesider.
4. Mengde: Del færrest mulig bilder og filmer.
5. Kanalbruk: Vær bevisst på hvordan du deler bildene. Alt må ikke ligge åpent.
6. Slett jevnlig: Gå gjennom tidligere publiserte bilder og filmer. Rydd opp og slett med jevne mellomrom.
7. Vær varsom med å publisere bilder av deg selv på arbeidsplassen, iført arbeidstøy og eller/i arbeidssituasjon. Da kan det fremstå som om du representerer kommunen selv om du publiserer innhold som privatperson.

Samtykkeskjema

Samtykke til behandling av bilder og film (DOCX)
Personvernerklæring
​​​​

Om disse retningslinjene

Disse retningslinjene er utarbeidet av kommunikasjonsavdelingen og informasjonssikkerhetssjef i Sandnes kommune, og er godkjent av kommunedirektørens ledergruppe våren 2022.