Turnushåndbok

Innhold

Turnushåndbok

Denne nettsiden er under arbeid. Og oversikt over ulike arbeidstidsordninger.

1. Forord

Turnusutvalg består av tillitsvalgte og arbeidsgiver.

Utvalgets mandat er å;

  • Lage et veiledningsdokument for arbeid med turnus i kommunen.
  • Vurdere og praktisere lovverket knyttet til turnus.
  • Vurdere saker der turnus skaper frustrasjon og uro ute i virksomhetene.
  • Bidra med veiledning og råd knyttet til turnus.

Denne håndboken tar for seg de sentrale områdene i forhold til Arbeidsplanlegging. For mer inngående litteratur om emnet anbefales det å lese de ulike dokumentene beskrevet i litteraturlisten og henvisningene til de ulike linkene nedenfor.

Ved spørsmål i forhold til denne håndboken eller andre spørsmål knyttet til turnus kontakt utvalget;

Turnusutvalget består av:
Navn E-post
Siri Rugland Ree HTV NSF siri.rugland.ree@sandnes.kommune.no
Katrine Stokka HTV Fagforbundet katrine.askeland.stokka@sandnes.kommune.no
Gøril Monsen Avdelingsleder goril.monsen@sandnes.kommune.no
Eilen Lura Sjursen HTV FO eilen.lura.sjursen@sandnes.kommune.no
Sigrun Homleid, forhandlingssjef sigrun.homleid@sandnes.kommune.no
Yngvar Sannes rådgiver yngvar.sannes@sandnes.kommune.no

 

Formålet med turnushåndboken er å lage felles retningslinjer for arbeidsplanlegging i Sandnes kommune.

I alle enheter med turnus brukes Gat som styringsverktøy. Alle enheter, med turnus og uten, er underlagt Arbeidsmiljøloven (AML § 10.3) og krav ift arbeidstid, jmf AML § 10. Arbeidsgiver har ansvaret for at Arbeidsplaner utarbeides. Arbeidet skal gjøres i samarbeid med de ansatte og deres tillitsvalgte jmf Hovedavtalen. Dersom arbeidsgiver ikke følger opp de bestemmelser eller pålegg som denne loven påbyr kan det medføre straff, jmf AML § 19.

En turnusplan er en systematisk rullerende plan, som går over et visst antall uker, og som viser arbeidstiden og fritiden for de arbeidstakerne som inngår i planen.

 

2. Samarbeidsrutiner

Enhver turnusplan skal utarbeides i samarbeid med tillitsvalgte. Alle enheter skal ha et årshjul for planlegging og endring av turnus (gjelder helg- og høytid). Arbeidsgiver kaller inn tillitsvalgte til drøfting / utarbeidelse av årshjul. 

Link til hovedavtalen Del B

Link til Lovdata, AML § 10 

 

Fysisk møte mellom leder og tv. Dersom virksomheten ikke har egen TV, må HTV kontaktes. Leder ansvarlig for å kalle inn.

I dette møtet skal:
Grunnturnus sies opp eller midlertidig opphører. Fyll ut skjema 12.3.

Plan for framdrift mht. planlegging av ny turnus.

  • Dato for innmelding av ønsker.
  • Dato for når tid turnus er tilgjengelig for kommentarer fra ansatte.
  • Dato for oppstart av ny turnus.
  • Drøftningsavtale for ny turnus skal signeres, se skjema 12.1.

Frister: 

  • Oppsigelsestid, anbefalt 3 måneder før turnusen skal iverksettes.
  • Tillitsvalgte skal ha turnusen til godkjenning 8 uker før iverksettelse (2 uker til å godkjenne).
  • Turnusen publiseres ferdig godkjent av tillitsvalgt 6 uker før iverksettelse. 

 

Utarbeides etter godkjent årshjul.

Det skal utarbeides en forklaring (link til eksempel) for den aktuelle hjelpeplan, denne skal sendes til tillitsvalgte.

Det anbefales at hver avdeling utarbeider en rulleringsplan på forventet arbeid på helg og høytid for den enkelte ansatte. Dette med tanke på arbeidsbelastning. 

Link til formålsparagrafen

Link til helg og høytidsprotokoll, nr. 12.9 (må endres).

 

I enkelte enheter er ressursperson for leder i Gat også plasstillitsvalgt. I utgangspunktet er dette en god kombinasjon da tillitsvalgt er med i hele prosessen ift utarbeidelse av turnus. Samtidig kan det i enkelte tilfeller skape ”konflikter”.

For å unngå dette skal følgende retningslinjer gjelde ved godkjenning av turnus;

  • I de tilfeller der ressursperson har hovedansvaret for utarbeidelse av turnus, skal vedkommende ikke godkjenne turnusen som tillitsvalgt. Godkjenningen overlates til annen tillitsvalgt eller hovedtillitsvalgt.

 

3. Turnusplanlegging

Grunnturnus er de faktiske hjemler som avdelingen innehar og hvem som eier de, og skal ligge til grunn for turnusplan (turnusplan heter arbeidsplan i Gat).

En rullerende turnusplan bygger på grunnturnus, inkludert vikariater og andre variabler. 

Omregning av timer
Tid (oppgitt i desimal) x 60 = ant minutter. 
Eks. 0,1 time x 60 = 6 minutter.

Tid (minutter) : 60 = ant timer.
Eks. 15 min : 60 = 0,25 timer.


Regning med stillingsstørrelse

Prosenter omgjøres til del av hel stilling ved å flytte desimalene to plasser til venstre. Eks. 50% = 0,5

For å finne ant timer pr. uke må en ta utgangspunkt i om det er dag stilling (37,5 t/u) eller turnusstilling (35,5 t/u).

For å ha krav på 35,5 t arbeidsuke må ansatte jobbe hver 3. helg. Dersom dette kravet ikke er oppfylt, oppstår et omfangskrav mht innslag av arbeid ml. Kl. 20-06 (nattarbeid) HTA, §5 pkt 5.4.1

Stillingen multipliseres med basis for hel stilling. Eks 0,5 x 35,5 = 17,75 t/ uke.

For å finne stillingsstørrelsen for et bestemt uketimetall dividerer en mot basis for hel stilling. Eks 19 t/ u : 35,5 = 0,5352. For å gjøre om fra desimal til prosent flyttes komma to plasser til venstre. 19 timer i uken blir da 53,52% stilling.

Den samme fremgangsmåten kan benyttes i forhold til omregning av stillingsmengder til uketimer og uketimer til stillingsmengder.

Husk drøfting og oppsigelse av turnusplan i samarbeid med tillitsvalgt før prosessen med ny plan.

Analysearbeidet tar for seg indre og ytre faktorer som påvirker hvordan turnusen skal se ut.

Indre faktorer er todelt;

  1. Behovet til tjenestemottaker.
  2. Behovet til personalet.

Ytre faktorer;

  • Lovgivningen (AML kap 10).
  • Hovedtariffavtalen.
  • Budsjettrammer.
  • Evt samarbeidspartnere.
  • Ferieloven.

 

Utforming av turnusplan kan gjøres på mange måter. En god turnus er avhengig av at det på forhånd er utarbeidet:

  • En døgnrytmeplan.
  • En oversikt over forutsigbare aktiviteter i løpet av døgnet.
  • En bemanningsplan inkludert kompetansebehov.
  • En oversikt over hvor mange personer som er tilstede til de ulike tidene, de ulike dagene i uka.

 

Det er vanlig med prøvetid på dobbel så lang tid som turnusplanen er. Det skal protokollføres når prøvetiden er over og når planen skal evalueres med tillitsvalgte. Jmf. punkt 3.4 under.

 

Evalueringen av planen består av;

  • Faglig vurdering.
  • Budsjettmessig vurdering og
  • Arbeidsmiljømessig vurdering.

 

4. Turnusplaner for helg og høytider

Det er en protokoll LINK på retningslinjer av helgedagsturnus. Denne skal brukes av alle ansatte.
I tillegg er KS sitt B-rundskriv XXX sentralt i dette arbeidet.

 

Helgedager 
Skjærtorsdag, Langfredag, 1. påskedag, 2. påskedag, Kristi Himmelfartsdag, 1. pinsedag, 2. pinsedag,
1. juledag, 2. juledag og 1. nyttårsdag.

Høytidsdager
1. mai og 17. mai.

Dager med høytidstillegg (gjelder lønn) 
I tillegg til dagene ovenfor skal det utbetales helligdagstillegg på følgende dager; Julaften, nyttårsaften, pinseaften etter kl 12.00, påskeaften (hele dagen) og onsdag før skjærtorsdag etter kl. 12.00.

AML § 10-10. Søndagsarbeid.
(1) Det skal være arbeidsfri fra kl. 18.00 dagen før en søn eller helgedag og til kl. 22.00 dagen før neste virkedag. Jul-, påske- og pinseaften skal det være arbeidsfri fra kl. 15.00 til kl. 22.00 dagen før neste virkedag. Arbeid innenfor disse tidsrom regnes som søn- og helgedagsarbeid.

 

  • F1 – lovbestemt ukentlig fridag etter AML § 10-8(2). Skal omfatte et helt døgn og strekke seg over 35 timer. Etter avtale med tillitsvalg kan det kortes ned til 28 timer. (AML § 10-8 (3)
  • F2 – ekstra ukefridag.
  • F3 – helgefridag etter AML § 10-8(4).
  • F4 – godgjøringsfridag. Fridag (timer) man kan få hvis man har arbeidet en helgedag. Baserer seg på ant timer man har arbeidet på en helgedag. Differansen (0,33 %) utbetales.
  • F5 – erstatningsfridag. Gis dersom F1 faller på bevegelig helgedag. Skal gis innen en måned (hvis ikke annet er avtalt), eventuelt utbetales ordinær lønn (7,1 timer for 35,5 timers uke). Kan gis på dagvakt onsdag før skjærtorsdag, likevel ikke tradisjon for det. Bør unngås ettersom det utbetales høytidstillegg etter kl.12.00. Bør heller gi F4 frem til 12.00 og F3 etter kl. 12.00 (F43).

 

Arbeidsgivers styringsrett ift F4-dag.
Etter HTA pkt 5.32 kan arbeidsgiver etter drøftelser bestemme at helge- og høytidstillegg skal avspaseres i stedet for å utbetales. Initiativ om drøftelse kan komme fra begge parter. Fører ikke drøftelsene frem til enighet kan arbeidsgiver ensidig avgjøre om det skal gis kompensasjon i form av fritid i stedet for godtgjøring etter bestemmelsenes pkt 5.31.

 

Turnusutvalget anbefaler at hver enkelt avdeling utarbeider rulleringsplan i forhold til helg/ høytid (se skjema XXX). Rulleringsplanen skal gå i forhold til stillingsnummer, ikke navn. I rulleringsplanen bør disse forhold være med;

  • Hvilken periode av høytiden den enkelte skal arbeide, for eksempel jul.
  • Når tid det er forventet at vedkommende skal arbeide julaften.


5. Ønsketurnus

Det må utarbeides protokoll for ønsketurnus for hver enkelt avdeling. LINK protokoll.

Ønsketurnus er en fleksibel arbeidstidsordning for turnuspersonell der den ansatte selv har stor medvirkning i forhold til egen arbeidstid. Det er viktig at alle ansatte er med på å bygge opp systemet som passer best for deres organisasjon. Det betyr at det kan være ulike varianter i Sandnes kommune. Selv om flertallet i en avdeling velger ønsketurnus kan ansatte velge å gå i sin ordinære grunnturnus. De er da utenfor ønsketurnusordningen.

Selv om man har ønsketurnus på avdelingen skal man hele tiden forholde seg til lov og avtaleverket (Arbeidsmiljøloven (AML) og Hovedtariffavtalen (HTA)). Det medfører at de ansatte må sette seg inn i dette. Den enkelte avdeling må lage protokoll med fagforeningene før iverksettelse av ønsketurnus.

Ønsketurnus er avhengig av at arbeidsgiver / leder klarer å delegere fra seg Arbeidsplanleggingen til sin ressursperson(er) i avdelingen. Ressurspersonen(e) i avdelingen skal sikres opplæring i Arbeidsplanlegging og Gat (for de avdelinger som bruker det). Arbeidsgiver har styringsretten over turnus. For arbeidstaker handler det om å gi og få. Anbefaler grupper på 6-12 personer. Det kan være hensiktsmessig å dele gruppene inn i forhold til fagkompetanse.

Ønsketurnus tar utgangspunkt i grunnturnus. Med dette menes det at antall vakter (oppmøte)/ timer du har i grunnturnus danner grunnlag for antall vakter (oppmøte)/ timer du skal ha i ønsketurnus. Det er opp til den enkelte når og i hvilken form vedkommende ønsker å arbeide. Arbeidsgiver gjør en avregning i forhold til grunnturnus med hensyn til antall aftenvakter og lørdag/ søndagsvakter vedkommende skulle hatt i løpet av et år, evt halvt år og hva som faktisk er gått. Det kan da skrives A-konto for evt pluss eller minus timer ift kv/ natt tillegg og lørdags-/ søndagstillegg.

Det skal utarbeides døgnrytmeplan og bemanningsplan (dette gjøres ofte ifbm grunnturnus). Det bør være mest mulig like vaktkoder (få vakter av hver kategori)

Ved helg- og høytid gjennomføres ønsketurnus som på vanlig måte.

Ferieutregning, følge praksis vedrørende fastsettelse av ferie.

 

Forslag til selve prosessen ved ønsketurnus

Fase 1 – ønskefase

Ansatte leverer inn sine ønsker innen fastsatt dato.

Fase 2 – tilpasningsfase

Turnusmøte (gjelder papirversjon og MinGat) Gruppene møtes og det gjøres eventuelle endringer ift ønske og bemanningsplan. Turnusmøte avholdes senest i turnusuke 4. Turnusutvalget anbefaler senest turnusuke 3.

Gruppen skal levere fra seg en turnus som dekker behovet ift bemanning (kompetanse og antall) den enkelte dag.

Fase 3 – godkjenningsfase

Leder kikker gjennom turnus. Ved behov for endringer tar leder kontakt med involverte parter og ber om å få gjøre endringer. Leder kan komme med forslag ift hva som er best i forhold til driften. Når partene er kommet til enighet iverksettes turnus av leder. Arbeidsgiver har styringsrett ift at turnus samsvarer med behovet i avdelingen.

 

Godkjenning av ny ønsketurnusperiode

Leder sender mail til tillitsvalgte før turnus er iverksatt og klar for gjennomsyn.

 

6. XXX

Gjennomsnittsberegning av arbeidstid (AML §§10-5)
Maks vaktlengde: 10 timer.
Etter avtale med hovedtillitsvalgt: 12,5 timer.
Godkjenning fra Arbeidstilsynet eller fagforeningens sentrale ledd:13 timer
Maks timer pr syv dager: 48 timer.
Etter avtale med tillitsvalgte 54 timer

Hvilepauser (AML § 10-9)
For vaktlengde over 5 ½ time; 20 minutter inkludert i arbeidstiden.
For vaktlengde over 8 timer, 30 minutter inkludert i arbeidstiden.
Medarbeideren skal være tilgjengelig i pausen.


Daglig fritid (AML § 10-8)
11 timer, etter avtale med tillitsvalgte minimum 8 timer hviletid mellom vakter,
i henhold til protokoll.


Ukentlig fritid (AML § 10-8)
35 timer, etter avtale med tillitsvalgte minimum 28 timer sammenhengende fri i løpet av uken, fortrinnsvis i forbindelse med F1 dag.


Saldotid i bank
Medarbeider kan opparbeide seg saldotid i bank (alle banker utenom ferie). Maks 10 timer i minus, og 45 timer i pluss. Ny praksis 1. juni 2020: Alt over 45 timer slettes ved månedsskiftet.

Partene har inngått avtale om gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid. LINK vedlegg.

Lovtekst og retningslinjer for passiv nattvakter

Lovens utgangspunkt

Aml §10-4. 2 For arbeid som helt eller i det vesentlige er av passiv karakter, kan arbeidstiden forlenges med inntil halvparten av de passive periodene, men ikke med mer enn to timer i løpet av 24 timer og ti timer i løpet av sju dager. Arbeidstilsynet kan når arbeidet er særlig passivt, gi samtykke til at arbeidstiden forlenges utover det som er fastsatt i første punktum, men slik at arbeidstiden ikke overstiger 13 timer i løpet av 24 timer. Den alminnelige arbeidstiden må ikke overstige 48 timer i løpet av sju dager.

Vakt på vaktrom er passiv tjeneste, som gir arbeidsgiver anledning til å forlenge arbeidstiden etter § 10-4 (2). Dette innebærer at den ukentlige arbeidstiden kan være inntil hhv 13 og (gjennomsnittlig) 48 timer, dvs ikke begrenset av HTA, Fellesbest punkt 4.2 (37,5 eller 35,5 t/u).

HTA kap 1 §4.3.1. ”vakt på vaktrom er passiv arbeidstid. Arbeidstid regnes som 1:1…. en time på vaktrom skal betales med 1/3 timelønn…”

Hovedpunkter:

  • Eventuell etablering bestemmes av arbeidsgiver etter drøftinger med de tillitsvalgte.
  • Kan pålegges av arbeidsgiver og avtales med den enkelte arbeidstaker.
  • Forlenget arbeidstid er alminnelig arbeidstid.
  • Uttrykkes ved at antall timer forlenget arbeidstid oppgis sammen med stillingsstørrelsen, f eks slik: 35,5 timer + 6 timer forlenget arbeidstid pr uke. Godtgjøres som ordinær lønn.
  • Vil kunne få anvendelse også for deltidsansatte.
  • I ft full stilling skal det uttrykkes på følgende måte. F eks 35,5 t/ u + 6 t forlenget arbeidstid.

 

Overtid

Vi skal se bort fra utvidet arbeidstid (opptil 2 t) Vi tar altså utgangspunkt i ansettelsesprosenten. Inntil man har funnet en løsning i Gat må dette regnes ut manuelt.

 

Personalmelding

Personalmeldingen skal deles inn i 3 id’er:

  1. % nattvaktdel – pga nattvakttillegg
  2. % dag/kveldstilling
  3. x-vakt – pga beregning av overtid

Skriv for eksempel i notatfeltet: pga passiv nattvakt skal hun ha 67% ansettelse, lønn i 50%

 

Utlysing av stilling

Den skal lyses ut med ansettelsesprosenten, men det skal stå tydelig i annonseteksten at pga passiv vakt utbetales med 1/3 timer, og at det utgjør x% lønn i denne stillingen.

 

9. Avbestilling av avtalte vakter jmf avtaleretten, AML og HTA

Det avtalerettslige utgangspunktet og hovedregel er at en inngått avtale er bindende for begge parter. Du som har sagt ja til å jobbe ekstravakt må stille i avdelingen på avtalt tidspunkt, og arbeidsgiver må betale lønn for ditt arbeid. Det samme gjelder ved inngått muntlig avtale. Det anbefales at avtalen dokumenteres skriftlig, f.eks. gjennom en sms-utveksling, mail, og i Gat. 

Du har rett på lønn for hele den/de avtalte vaktene. En avtale om en ekstravakt er en avtale om midlertidig tilsetting med de oppsigelsesfrister som følger av dette. Arbeidsgiver kan be deg la være å komme på jobb, men er ikke dermed fritatt for lønnsplikten.

Unntaket er: Dersom ekstravakten genererer overtid. Arbeidsmiljøloven setter vilkår for bruk av overtid.(AML 10-6) Hvis dette vilkåret bortfaller faller også hjemmelen for bruk av overtid bort. Ansatte har da ingen rettigheter ifht lønn dersom vakten bli avlyst, men det minnes om betalingsbestemmelsen for fremmøte.(HTA 6.7)

Andre unntak kan være avtaler mellom ansatte og arbeidsgiver i henhold til prinsippene i avtaleretten.


10. Vedlegg

10.1 Drøftingsavtale for ordinær turnus (grunnturnus) (PDF)

10.2 Protokoll grunnturnus/ ønsketurnus (PDF)

10.3 Oppsigelse/ midlertidig opphør av Grunnturnus (PDF)

10.4 Sammenfall av flere tillegg etter hovedtariffavtalen (PDF)

10.5 Vedlegg Avtale om samlet daglig arbeidstid inntil 16 timer (PDF)

10.6 Vedlegg Søn- og helgedagsdøgn – (OBS! Gjelder arbeidsdøgn og IKKE betaling) (PDF)

10.7 Vedlegg bytte fridager (PDF)

10.8 Retningslinjer for gjennomføring av helgedagsturnus i Sandnes Kommune (PDF)

10.9 Vedlegg årshjul (PDF)

 

Publisert: 05.11.2019 12:00
Sist endret: 04.02.2020 14:54