Organisasjon, økonomi og kommune felles

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?


Totalt innsparingsbeløp for organisasjon er kr 2,6 millioner i 2016 økende til kr 3,3 millioner i 2017. For økonomi er beløpet kr 2,8 millioner i 2017, og for kommune felles kr 4,2 millioner i 2016 økende til kr 4,8 millioner i 2017 (mandat for omstilling og effektivisering for kommune felles, organisasjon og økonomi).  


Det har vært en felles styringsgruppe for omstilling i organisasjon, økonomi og kommune felles.  

Organisering, digitalisering og effektivisering av arbeidsprosesser har vært tema i arbeidet. 

I økonomi vil det bli anskaffet et innkjøpsovervåkings- og kontraktsoppfølgingssystem. Hensikten er å kontrollere innkjøpsavtaler/kontrakter, automatisere priskontroll og øke bruken av inngåtte rammeavtaler. Dette er forutsatt å gi innsparinger i hele organisasjonen. Dersom det ikke er mulig å innfri innsparingskravet må ytterligere bemanningsreduksjoner i økonomiavdelingen vurderes.  

I økonomi foreslås det å redusere ett årsverk ved kemnerkontoret. 

Organisasjon har ikke funnet en løsning for kr 849 000 fra og med 2017 og vil fortsette arbeidet med dette fram mot økonomiplan for 2017-2020.

Organisasjon - vedtatte innsparingskrav 2016 2017 2018 2019
Redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018 -596 -596 -596 -596
Innsparing reise 3 mill. fra økplan 2015-2018 -106 -106 -106 -106
Ny reduksjon i rammen   -748 -748 -748
Ny reduksjon i rammen andel av 70 mill. -1868 -1868 -1868 -1868
Sum innsparingskrav organisasjon -2570 -3318 -3318 -3318
Løste innsparingstiltak 2016 2017 2018 2019
LO1 Redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018 -596 -596 -596 -596
Fordelt på enhetene
LO2 Innsparing reise 3 mill. fra økplan 2015-2018 -106 -106 -106 -106
Fordelt på enhetene
Delsum  -702 -702 -702 -702
Forslag innsparingstiltak (ferdig utredet) 2016 2017 2018 2019
TO1 Bruk av fond -605      
For å kunne håndtere innsparingen i 2016 må området benytte disposisjonsfond
TO2 Kompetansesjef -618 -853 -853 -853
Det er for tiden en ledig stilling som leder ved sandnes kompetansesenter, dette er en svært liten enhet med kun 2 medarbeidere i tillegg til leder. Styringsgruppen anser at dette ikke er en spesielt effektiv ressursbruk og vil foreslå at enheten avvikles og oppgavene legges inn under HR. 

Konsekvenser:

Tjenesteleveransen til HR vil påvirkes ved en omorganisering. Tjenestene er fram til innflytting i nytt rådhus lokalisert på to forskjellige steder og dette kan gjøre samhandling komplisert. 

Forslag:

En omorganisering der kompetansesenteret legges inn under HR og 1 årsverk som leder ved kompetansesenteret spares inn vil gi en innsparing på kr 618 000 i 2016 økende til kr 853 000 2017.
TO3 Trainee -645 -645 -645 -645
Det er avsatt 1 årsverk til trainee som ikke er benyttet på flere år. Ordningen foreslås avviklet
TO4 1/2 årsverk politisk sek.   -269 -269 -269
Etter at hustrykkeriet ble organisert sammen med politisk sekretariat har oppgavene endret seg mer bort fra de tradisjonelle trykkerioppgavene. Fra innflytting i nytt rådhus vil kommunen ikke ha eget trykkeri. Politisk sekretariat anser det som mulig å spare et halvt årsverk fra og med 2017. 

Konsekvenser:

I dagens situasjon vil reduksjon med et halvt årsverk i 2016 og ytterligere et halvt årsverk i 2017 ikke få større konsekvenser. 

Forslag:

Et halvt årsverk kuttes i politisk sekretariat i 2017 gir en innsparing på kr 269 000. 
Delsum -1868 -1767 -1767 -1767
Mulige innsparingstiltak  (ikke ferdig utredet) 2016 2017 2018 2019
MO1 Omorganisering av området    -849 -849 -849
Delsum   -849 -849 -849
Uløst beløp 0 0 0 0

 

Økonomi - vedtatte innsparingskrav 2016 2017 2018 2019
Redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018 -396 -396 -396 -396
Innsparing reise 3 mill. fra økplan 2015-2018 -72 -72 -72 -72
Ny reduksjon i rammen 1 600 -1 504 -1 281 -1 281
Ny reduksjon i rammen andel av 70 mill. -821 -821 -821 -821
Sum innsparingskrav økonomi  311 -2 793 -2 570 -2 570
Løste innsparingstiltak 2016 2017 2018 2019
LØ1 innkjøpsovervåkings- og kontraktsoppfølgingssystem. 1 500 -1 500 -1 500 -1 500
Rådmannen vil løse innsparingskravet ved å ta i bruk et innkjøpsovervåkings- og kontraktsoppfølgingssystem. Hensikten med programmet er blant annet å sjekke innkjøpsavtaler/kontrakter, automatisere priskontroll, øke bruken av inngåtte rammeavtaler og forbedre kvaliteten i anbudsbeskrivelser. For å få effekt av programmet, er det nødvendig at andelen elektroniske faktura inn til kommunen øker og at det er personellressurser til å mate kontraktsdata inn i systemet samt at systemet må driftes. Rådmannen vil derfor i tillegg til å anskaffe et program, ansette en person til å jobbe med dette i 2016. Første år brukes til å tilrettelegge og mate organisasjonsdata og avtale- og kontraktsdata inn i programmet. Innsparinger beregnes fra 2017 til å bli kr 1,5 millioner og kr 1,3 millioner i 2018 og 2019. 
LØ2 Bruk av fond -119 -223    
For å kunne håndtere innsparingen i 2016 og 2017 må området benytte disposisjonsfond
LØ3 Redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018 -396 -396 -396 -396
Innsparingen er løst ved 
LØ4 Innsparing reise 3 mill. fra økplan 2015-2018 -72 -72 -72 -72
Innsparingen ble håndetert av Kemnerkontoret
Delsum 913 -2 191 -1 968 -1 968
Forslag til innsparingstiltak (ferdig utredet)  2016 2017  2018  2019 
TØ1 1 årsverk reduksjon Kemner -602 -602 -602 -602
I forbindelse med ansettelse av ny kemner ble det gjennomført en mindre omorganisering av kemnerkontoret. Tanken var da at et årsverk skulle overføres fra innfordring/kontormessig kontroll til stedligkontroll. Det er dette årsverket som nå er foreslått tatt bort.

Konsekvenser: 

Det angjeldende årsverket var hovedsakelig ment å bli benyttet i arbeidet med å følge opp de arbeidsgiverne i Sandnes som forsømmer sine plikter når det gjelder innrapportering av lønn og forskuddstrekk for sine arbeidstakere.  Denne oppgaven ble i stor grad endret etter innføringen av a-ordningen 1. januar 2015. Noe som medførte at kontoret hadde tanker om å sette av ressurser til spesifikt å følge opp disse mer operativt med blant annet i større grad fysisk oppmøte, i tillegg til den ordinære kontakten pr telefon, brev o.l. Samtidig skulle stillingen kunne være med å avlaste kontrollgruppen som stadig blir pålagt av Skatteetaten å utføre flere kontroller av arbeidsgiverne i Sandnes.   

Kort oppsummert blir konsekvensen merarbeid på den enkelte medarbeider i kontrollgruppen, samt manglende oppfølging av arbeidsgivere som i større eller mindre grad ikke er a jour med sine forpliktelser.

Forslag: 

Kemnerkontoret reduserer bemanningen med ett årsverk tilsvarende kr 602 000
Delsum -602 -602 -602 -602
Forslag omorganiseringer/vedteksendringer (ferdig utredet)
Opprettelse av stab i økonomiavdelingen
Rådmannen har kommet fram til at det bør opprettes en stab i økonomiavdelingen ved å omfordele oppgaver som i dag ligger i budsjett og analyse og lønn og regnskap. Dette er oppgaver som skatt, rammetilskudd, pensjon, renter og avdrag på lån, lønnsreserve, likviditetsbudsjett, finansforvaltning, prosjektledelse oa. Dette er overordna oppgaver som ikke gjelder økonomioppfølging av resultatenheter eller investeringsprosjekter.

Med opprettelse av en stab ønskes det således å tydeliggjøre ansvar ved at økonomistyring som kommer inn under de lovpålagte skjemaene 1A og 2A skal ligge i stab, mens økonomistyring som gjelder skjemaene 1B og 2B skal ligge til budsjett og analyse. Budsjett og analyse skal således ha ansvar for alt som gjelder resultatenhetenes driftsbudsjett og investeringsprosjektene. Staben får ansvar for andre oppgaver nevnt i første avsnitt. 

Bakgrunnen for en slik omfordeling av oppgaver er flere. Det er de siste årene lagt flere oppgaver til Budsjett og analyse. Dette gjelder bl.a. økonomi- og aktivitetsrapporter som nå fremmes månedlig, opprettelse av eiendomsforetak som har krevd og krever svært mye, likviditetsbudsjett, større saksutredninger og annet. I dag fordeles saker som skal til politisk behandling på alle rådgiverne i budsjett og analyse. Det er ønskelig med mer spesialisering på det å skrive saksframlegg samtidig som det er viktig at økonomirådgivere i Budsjett og analyse har tilstrekkelig tid til de oppgavene de primært er satt til å utføre. Strammere rammer framover vil sannsynligvis gi økt behov for at økonomirådgivere følger resultatenhetene enda tettere. 
Finansområdet ble styrket i økonomiplanen og foreslått lagt som stilling på Lønn og regnskap. Det er ønskelig at også denne stillingen legges til stab da det er nærhet mellom oppgavene som gjelder finansforvaltning og likviditetsbudsjett og renter og avdrag som også foreslås lagt til stab. Som tidligere vil flere personer i både lønn og regnskap og i stab være involvert i kommunens arbeid med finansforvaltning.

Målet med opprettelse av stab er således å tydeliggjøre hvem som har ansvar for hva og spesialisere noen oppgaver.

Forslaget har vært oppe i rådmannens ledergruppe, medbestemmelsesmøter og i AMU. Det har ikke vært sterke motforestillinger mot forslaget.
Uløst beløp 0 0 0 0

 

Kommunen felles, rådmannens stab - vedtatte innsparingskrav 2016 2017 2018 2019
Rådmannens staber
Redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018 -208 -208 -208 -208
Ny redusert ramme i 2017 og 2018   -208 -208 -208
Innsparing reise 3 millioner fra økonomiplan 2015-2018 -67 -67 -67 -67
Ny innsparing 70 millioner fordelt -525 -525 -525 -525
Sum rådmannens staber -800 -1 008 -1 008 -1 008
Kommunens fellesutgifter
Redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018 -17 -17 -17 -17
Ny redusert ramme for kirkelig fellesråd i 2017 og 2018   -293 -293 -293
Ny innsparing 70 millioner fordelt -2 772 -2 772 -2 772 -2 772
Sum kommunens fellesutgifter -2 789 -3 082 -3 082 -3 082
Politisk virksomhet
Ny redusert ramme i 2017 og 2018   -177 -177 -177
Innsparing reise 3 millioner fra økonomiplan 2015-2018 -51 -51 -51 -51
Ny innsparing 70 millioner fordelt -514 -514 -514 -514
Sum politisk virksomhet -565 -742 -742 -742
Sum innsparingskrav kommunen felles, rådmannens stab -4 154 -4 832 -4 832 -4 832
Løste innsparingstiltak 2016 2017 2018 2019
LF1 Reiseinnsparing og redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018, rådmannens staber -275 -275 -275 -275
Innarbeidet og saldert fra 2015.
LF2 Redusert ramme fra økonomiplan 2015-2018, kommune felles -17 -17 -17 -17
Innarbeidet og saldert fra 2015.
LF3 Redusert tilskudd til kirkelig fellesråd, andre trossamfunn og regionale idrettshaller -962 -1 255 -1 255 -1 255
Ny innsparing på kr 70 millioner ble lagt inn i økonomiplan 2016-2019. Kommune felles sin andel av innsparingen var totalt kr 2,772 millioner. Denne innsparingen ble videre fordelt med kr 635 000 til kirkelig fellesråd, kr 75 000 til andre trossamfunn og kr 252 000 til regionale idrettshaller, totalt kr 962 000. Reduksjonen vil påvirke kirkens mulighet til å opprettholde eksisterende aktivitet og et tilfredsstillende løpende vedlikehold av kirkebyggene og andre trossamfunns mulighet til å opprettholde eksisterende aktivitet. Tilskuddet til kirkelig fellesråd reduseres ytterligere med kr 293 000 fra og med 2017.
LF4 Reiseinnsparing fra økonomiplan 2015-2018, politisk virksomhet -51 -51 -51 -51
Innarbeidet og saldert fra 2015.
Delsum -1 305 -1 598 -1 598 -1 598
Forslag innsparingstiltak (ferdig utredet) 2016 2017 2018 2019
TF1 Kutt i vakante stillinger, rådmannens stab -1 000 -1 000 -1 000 -1 000

Resultat av utredningsarbeidet:
Kravene til innsparinger innenfor rådmannens stabsenheter er løst ved kutt i vakante stillinger, med totalt kr 1 million årlig fra og med 2016.


Konsekvenser:
Kutt i vakante stillinger medfører en begrensning i ressurser til analyse- og utredningsarbeid i saksområdene generelt. Gjennomføring av nye store utviklingsprosjekter innenfor kommunikasjonsområdet og eierstyring er det ikke rom for. Oppfølging og forbedring av eksisterende prosjekter har prioritet.


Forslag:
Innsparingstiltak gjennomføres.

TF2 Reduserte utgifter til kurs og reiser, politisk virksomhet -100 -100 -100 -100

Resultat av utredningsarbeidet:
For å løse innsparingene på politisk virksomhet foreslås det en årlig reduksjon fra og med 2016 i utgifter til kurs og reiser på kr 100 000.


Konsekvenser:
Kravene til innsparinger innenfor politisk virksomheter vil i hovedsak bli løst med reduksjon i ordinære driftsmidler. Det betyr begrensning i ressurser til reise og deltakelse på seminarer og konferanser for folkevalgte.


Forslag:
Innsparingstiltak gjennomføres.

TF3 Redusert utbetaling til tapt arbeidsfortjeneste, politisk virksomhet -264 -241 -241 -241

Resultat av utredningsarbeidet:
For å løse innsparingene på politisk virksomhet foreslås en årlig reduksjon fra og med 2016 i utbetalinger i forbindelse med tapt arbeidsfortjeneste på om lag kr 250 000. Dette tiltaket henger sammen med tiltaket over, hvor det reduseres i reisevirksomheten.


Konsekvenser:
Redusert reisevirksomhet vil medføre lavere utbetalinger til tapt arbeidsfortjeneste. Videre vil møteeffektivitet og overholdelse av godkjent møteplan bli viktig for å holde denne delen av driftsutgiftene innenfor rammen.


Forslag:
Innsparingstiltak gjennomføres.

TF4 Reduserte utgifter kopiering utvalgene, politisk virksomhet -150 -150 -150 -150

Resultat av utredningsarbeidet:
For å løse innsparingene på politisk virksomhet foreslås en årlig reduksjon fra og med 2016 i kopieringsutgifter hos utvalgene på kr 150 000.

Konsekvenser:
Kravene til innsparinger innenfor politisk virksomheter vil i hovedsak bli løst med reduksjon i ordinære driftsmidler. Elektroniske saksdokumenter må tilstrebes brukt i alle utvalg så langt som praktisk mulig.

 
Forslag:
Innsparingstiltak gjennomføres.

TF5 Redusere formannskapets reserverte tilleggsbevilgninger   -200 -200 -200

Resultat av utredningsarbeidet:
For å løse innsparingene på politisk virksomhet foreslås det å redusere budsjettet til formannskapets reserverte tilleggsbevilgninger med kr 200 000 fra og med 2017.

Konsekvenser:
Å redusere formannskapet reserverte tilleggsbevilgninger med kr 200 000 fra og med 2017 vil medføre at færre organisasjoner og lag får tilskudd, eller at tilskuddene blir redusert.


Forslag:
Innsparingstiltak gjennomføres.

Delsum -1 514 -1 691 -1 691 -1 691
Mulige innsparingstiltak (ikke ferdig utredet) 2016 2017 2018 2019
MF1 Seniorpolitikk -3 500 -3 500 -3 500 -3 500
Det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal vurdere og eventuelt komme med endringer i gjeldende seniorpolitikk i Sandnes kommune. Arbeidet skal være ferdig utredet til framleggelse av økonomiplan 2017-2020, og det anslås et innsparingspotensial på om lag kr 3,5 millioner.
Delsum -3 500 -3 500 -3 500 -3 500
Uløst beløp (positivt beløp tilsvarer høyere innsparing enn vedtatt krav) 2 165 1 957 1 957 1 957
Publisert: 24.07.2017 09:42
Sist endret: 24.07.2017 09:42

Facebook ikon Twitter logo Del på epost Print side Twitter logo