Eiendom

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?


Totalt innsparingsbeløp for Sandnes eiendomsselskap KF er kr 17,6 millioner i 2016 økende til kr 28,3 millioner i 2019

Styringsgruppe for prosjektet har vært styret i Sandnes Eiendomsselskap KF. I tillegg har det vært en prosjektgruppe bestående av representanter fra Sandnes eiendomsselskap kf, Teknisk, tillitsvalgte, HR og øknomi. Verneombudet har også vært representert i prosjektgruppen.

Daglig leder av Sandnes Eiendomsselskap har vært leder og organisert prosjektet for å innfri innsparingskravene. 

Det er opprettet seks arbeidsgrupper:

1. Renhold

2. Energi

3. Standard, FDV

4. Organisering

5. Arealeffektivitet

6. Eksterne leieavtaler

Saken/sluttrapport om omstilling i Sandnes eiendomsselskap KF ble behandlet i styret for selskapet 26. april. Rådmannen har vurdert styrets vedtak, og oppfatter at det ikke er helt samsvar mellom tekst og tallene i tabellen. Rådmannen ser at det er vanskelig å innfri innsparinger på energi når ENØK-investeringer ikke er gjennomført som planlagt og foreslår at ENØK-innsparinger redusereser med kr 6 millioner i 2016, kr 4 millioner i 2017, og kr 2 millioner i 2018. Det presiseres også at innsparinger vedrørende tilsynsvakter og flagging som Sadnens eiendomsselskap ikke har bestillerbudsjett på, i den foreliggende saken er omtalt under Teknisk.

Eiendom - vedtatte innsparingskrav 2016 2017 2018 2019
Redusert ramme eiendom -1026 -1026 -1026 -1026
Andel av reiseinnsparing -29 -29 -29 -29
Ny reduksjon i rammen fra økplan 2015-2018   -1678 -1678 -1678
Ny reduksjon i rammen andel av 70 mill. -3598 -3598 -3598 -3598
Innsparing renhold -2000 -4000 -4000 -4000
ENØK og Enova -10199 -13964 -15310 -17174
Reduserte energiutgifter som følge av ny stilling som ingeniør/tekniker -800 -800 -800 -800
Sum innsparingskrav eiendom -17652 -25095 -26441 -28305
Løste innsparingstiltak 2016 2017 2018 2019
LE1 Redusert ramme i ØP 2015-2019 -1026 -1026 -1026 -1026
LE2 Andel av reiseinnsparing -29 -29 -29 -29
Delsum -1055 -1055 -1055 -1055
Forslag til innsparing (ferdig utredet) 2016 2017 2018 2019
TE1 Renhold -2000 -4000 -4000 -4000

Resultat av utredningsarbeidet:
Rapport fra arbeidsgruppe foreligger og følger saken som (vedlegg 7a og vedlegg 7b). Arbeidsgruppen har beskrevet til sammen 6 tiltak, hvorav tiltak 1 – 3 gir en årlig innsparing på til sammen 3,5 – 4 mill kr etter ett år (2017).
Tiltak 1-3 fra arbeidesgruppen omhandler endring/bortfall av vikarbruk på plasser det er mulig å gjennomføre dette. Det inneholder forslag om å optimalisering av ressursbruken ved bl.a. at noen renholdere får ansvar for større areal eller blir flyttet til plasser der arealet er mer i samsvar med stillingsbrøken. I tillegg omhandler det ny innkjøpsavtale og bruk av rimeligere produkter.

Det forselås også i rapporten at hovedrengjøring på skoler bortfaller, noe som er beregnet å gi en årlig reduksjon på 1,5 mill kr. Det stilles spørsmål til hvorvidt dette kan gjennomføres grunnet forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 13 som stiller krav til årlig hovedrengjøring hvert år. Hvordan dette skal gjennomføres, eksempelvis i løpet av hele året og ikke bare ved skoleslutt, må sjekkes nærmere og det foreslås derfor for inneværende år ikke å iverksette dette forslaget.

Konsekvenser:
Konsekvensene av innføre tiltakene er at kvaliteten på renholdet og produkter blir lavere. Der det er behov for nedbemanning kan dette skje ved naturlig avgang. Sykefraværet kan øke.

TE2 Renhold, ny renholdsplan   -5000 -5000 -5000

For å redusere renholdskostnadene utover det som foreslås i tiltak TE1, støtter rådmannen foreslaget om å utarbeide ny renholdsplan for alle kommunale bygg fortsetter.                                                         

Konsekvenser:                                                                                                                                                    Totalt sett er det et svært høyt innsparingsbeløp som er foreslås på renhold. Ny renholdsplan og konsekvenser av å innføre en slik plan vil bli utredet i løpet av 2016. Det er først når ny renholdsplan er ferdig utredet at det er mulig å si noe mer konkret om konsekvensene. 

TE3 Energi, innføring av nytt system for energiledelse   -1200 -2000 -2000
Det foreslås å innføre et nytt energiledelses-system. Dette kan innføres i 2017 og gi en innsparing på kr 1,2 millioner i 2017, som øker til kr 2,0 millioner i 2018. 
TE4 ENØK-tiltak -10199 -13964 -15310 -17174
Innsparinger er opprinnelig satt opp på bakgrunn av plan for gjennomføring av ENØK-prosjekter. Se forøvrig omtale under TE5
TE5 Redusert effekt innsparinger ENØK 6000 4000 2000 0

Resultat utredningsarbiedet:

Arbeidsgruppen fikk blant annet i mandat å verifisere innsparingseffekter som følge av allerede vedtatte og nye ENØK-tiltak. Som følge av forsinkelse i ENØK-prosjekter ser rådmannen at det er behov for å forskyve innsparinger som følge av ENØK-tiltak ut i tid. Det foreslås derfor å redusere innsparingsbeløpet med kr 6 millioner i 2016, 4 millioner i 2017 og kr 2 millioner i 2018. 

TE6 Etablering av nedgravde avfallscontainere   -100 -100 -100

Det pågår et arbeide med å erstatte bosscontainere på skoler og BOAS med nedgravde avfallsstasjoner. Dette gjøres av flere grunner; eliminere faren for brannstiftelse, sikre bedre hygieniske/miljømessige forhold og redusere renovasjonskostnadene. I tillegg vil det frigjøres tid for driftsoperatør som årlig utgjør ca kr 15.000 pr anlegg.
Tiltaket krever investeringsmidler, som i gjeldende økonomiplan ligger inne med kr 2,5 mill. For 2016 er det midler til å etablere 6 stk nye nedgravde avfallsstasjoner, og deretter 2 stk pr år.

Konsekvens:
Utover at tiltaket krever investeringsmidler har det utelukkende positiv effekt.

TE7 Utvide sommerstening av basseng   -200 -200 -200

I sommermånedene er det et lavere besøkstall for offentlig bading og redusert aktivitet blant organisasjoner og lag. I dag er kun den ene svømmehallen sommeråpen med 2 dager/uke over 5 uker. Dersom begge sv.hallene sommerstenges fra 15. mai til 20. august er innsparingen beregnet til kr 200.000.

Konsekvenser:
Blant publikum vil bortfall av tilbudet over en utvidet periode oppleves negativt. Bemanningen vil også måtte reduseres i angjeldende periode.

TE8 Endre rutiner for legionellaforebygging   -40 -40 -40

Det brukes relativt store ressurser på å kontrollere og forebygge legionella i dusjanleggene. Tjenesten er hjemlet i forskrift, og det er eier som må vurdere hvilke rutiner som skal følges på det enkelte bygg. Etter flere år har de tiltakene som gjennomføres vist god effekt, dvs at målingene over tid har lagt under grenseverdien for å gjennomføre særskilte tiltak. Tiltakene vil derfor bli videreført på dagens nivå, mens innlevering av vannprøver til analyse i laboratorium endres til 1 gang/år.

Konsekvenser:
Tiltaket anses ikke for å øke risikoen for forekomst av legionella i dusjanleggene.

TE9 Fjerne plantefelt og gress   -150 -150 -150
Det brukes ressurser på å opprettholde plantefelt/bed rundt skolene samt mindre områder med gress. Disse områdene er svært tiltakskrevende og tar opp en del ressurser i vekstsesongen, men oppleves fortsatt som lite vedlikeholdte områder. Totalt er alle skoler gjennomgått og det er 1174,5 m2 som er vurdert som aktuelle arealer. Det foreslås at disse endres og enten blir asfaltert eller flettet inn i større gressområder som kan slås med storklipper. Tiltaket vil kreve en investeringskostnad på 1,5 millioner.

Konsekvenser:
Utover at tiltaket krever investeringsmidler og minsker grønne felt rundt skolene vil det utelukkende ha positiv effekt.

TE10 Utfasing innbruddsalarmer   -120 -120 -120

Driftskostnadene pr innbruddsalarmanlegg er i snitt ca kr 6.000. I tillegg til detektering og varsling har alarmanlegget en preventiv effekt. Ved stadig flere bygg installeres i dag videoovervåking. Slike anlegg har også vist seg å ha forebyggende effekt gjennom redusert hærverk, bidrar til identifisering av gjerningspersoner og oppklaring av saker hvor det er forvoldt skader. Fra et eiersynspunkt kan behovet for innbruddsalarmer i de fleste tilfellene elimineres der det er montert kamera. Før det foretas reduksjon av antall innbruddsalarmanlegg må det foretas en ros-analyse basert på stedlige forhold.

Konsekvenser:
Det er usikkert om risikoen for innbrudd vil øke.
En svakhet med innbruddsalarmanleggene er blindalarmer. Årsaken til utløst alarm blir sjelden oppklart. Gjennom året medfører dette utrykninger for et sekssifret beløp. Ved å redusere antall innbruddsalarmer med 20, oppnås en årlig besparelse på ca kr 120.000.

TE11 Ny driftsmodell driftsoperatører   -1300 -1300 -1300
Det er fremmet forslag til ny driftsmodell der driftsoperatørene skal arbeide i team som får ansvar for alle byggene i en sone. Hvert team vil representere en tverrfaglig kompetanse innenfor bygningsmessige fagområder og tekniske anlegg. Omstillingen forventes å gi en bedre utnyttelse av ressursene. Som følge av endringen må det også utarbeides nye arbeidsplaner/årshjul for tjenesteområdet. I denne sammenheng er det behov for anskaffelse av elektronisk system for logistikk som verktøy for beskrivelse, fordeling og rapportering av oppdragene. Antatt etableringskostnad er ca kr 500.000.

Forslaget til ny organisering innen driftsseksjonen i Byggdrift følger som sak 39-16 vedlegg 4

Konsekvenser
Konsekvensen er at daglig vedlikehold blir redusert ytterligere. Småfeil kan ikke prioriteres. Det må samles opp til en gang pr uke og måned. For barnehager, små omsorgsboliger og andre mindre bygg vil vi kun ivareta lovpålagte oppgaver. Daglig vedlikehold vil bli nedprioritert.
Nedbemanning tilsvarende 2 årsverk vil kunne skje ved naturlig avgang, alternativt omplassering eller oppsigelser.
Delsum -6199 -22074 -26220 -30084
Forslag omorganiseringer/vedteksendringer (ferdig utredet)
OE1 Organisering

Det er foretatt en gjennomgang av ulike modeller for å organisere arbeidet med Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunens bygg. Muligheter for å redusere de administrative kostnadene knyttet til FDV  er vurdert. Tjenestene både hos «SEKF» og «Teknisk» med underliggende avdelinger som «Bydrift» og «Byggdrift», samt samspillet mellom disse enhetene er vurdert. I utredningen er det også sett på muligheten for at teknisk skal kunne selge sine tjenester til andre.


Resultat av utredningsarbeidet:
Det foreslås å endre forvaltningsavdelingen i SEKF ved at denne organiseres i tre soner med en bygningsansvarlig og en teknisk innen hver sone. Det samme skjer i byggdrift hvor det opprettes team på 7 personer med desentralisert base innen hvert sone. Bestiller / utfører modellen opprettholdes men tydeliggjøres bedre. Det vises for øvrig til anbefalingene i sluttrapportene som følger saken som vedlegg 7d og vedlegg 7e

Utredninger som ikke fremmes som tiltak
XE1 Arealeffektivisering

Mandat, arbeidsgruppe «Arealeffektivisering»:
Mandatet bygger på bystyrevedtak i sak 175/14 hvor det fremgår følgende vedr «Funksjonskrav og arealkrav offentlige bygg»:
Bystyret ber rådmannen sammen med eiendomsforetaket om å foreta en gjennomgang av dagens funksjonskrav og arealkrav for skoler, barnehager og andre offentlige bygg. Denne gjennomgangen bør også beskrive hvordan våre krav er i forhold til eventuelle nasjonale krav/føringer og også hvordan øvrige ASSS kommuner praktiserer.
Videre skal gruppen vurdere sambruk av lokaler med formål å utnytte bygningsmassen i større grad over hele dagen. Det utarbeides oversikt over bygg / lokaler som disponeres av lag og organisasjoner med tanke på å se hvorvidt bruken er formålstjenlig.
Det er opprettet undergrupper for de enkelte byggkategoriene i kommunen. Det har vært oppstartsmøter i alle gruppene. Det er ikke lagt fram noen konkrete forlag per i dag, men arbeidet skal ferdigstilles før påske.

Resultat av utredningsarbeidet:
Arbeidet er inndelt i fire undergrupper etter byggkategori. Arbeidet pågår fortsatt. Forslagene vil bli sendt på høring til respektive fagutvalg og deretter behandles i styret for Sandnes eiendomsselskap KF. Bystyret får saken til endelig behandling 20. juni

XE2 Eksterne leieavtaler

Det ble gitt i mandat å gå gå gjennom eksisterende leieavtaler med hensyn til utløp av leieperiode og arealeffektivitet i henhold til leiepris ved eventuelt reforhandling og inngåelse av nye avtaler. Nøkkelstørrelse er kr per arbeidsplass.
Det er et pågående arbeid med å lage en oversikt over avtaler som det kan være rimelig å inngå kontraktsforhandlinger for. Det er per i dag iverksatt forhandlinger i forhold til to eksterne leiekontrakter.

Resultat av utredningsarbeidet:
Arbeidet har ikke medført konkrete langsiktige besparelser som reduserer kostnadene til SEKF. I stor grad åpner ikke inngåtte leieavtaler for reforhandling i leieperioden, og de avtaler som en kunne tenkt seg endret er i stor grad knyttet til leieobjekter som snart skal rives og at leiebeløpene allerede av den grunn er lave. Selskapet vil i sitt videre arbeid ha fokus på å få til gode avtaler ved senere anledninger, der kostnader pr arbeidsplass vil ha fokus. 

XE3 Fjerne byggteknisk døgnvakt
Byggdrifts døgnvakt ble innført for å ivareta SK`s formålsbygg utenom ordinær arbeidstid. Det tenkes da på akutte hendelser, feil eller skader, som må løses omgående, samt skadebegrensning i de tilfeller der det er aktuelt.
Det finnes i dag flere vaktordninger, men dette er den eneste som går på bygninger.
Lederne for de andre vaktordningene har informert om at de ikke kan innlemme Byggdrifts vakt i deres.

Loggføring viser at behovet for en vaktordning er til stede. I tillegg til Byggdrifts vakt, er det i rammeavtalene for alle byggtekniske fag tatt inn krav om vaktordning. I disse kontraktene er det beskrevet krav til responstid og aksjonsplan ved utrykning. Dessuten er det ekstern avtale om alarmmottak og utrykningstjeneste for alle detekterte alarmer.

Kostnaden for Byggteknisk døgnvakt i 2015 var kr 650.000.

Konsekvenser:
Dersom døgnvakt skal fjernes resulterer dette i at resultatenhetslederne eller andre medarbeidere må håndtere de bygningsmessige situasjoner som oppstår utenom ordinær arbeidstid.
Tiltaket medfører ingen nedbemanning, kun bortfall av vakttillegg samt leasingkostnader.
Bortfall av Byggteknisk døgnvakt vil gi økning i bruk av utrykningstjenester fra eksterne leverandører. Dette er ikke kostnadsberegnet.

Innsparing
Nedlegging av Byggteknisk døgnvakt vil øke bruk av eksterne leverandører ved akutte hendelser. Reell innsparing vil således kunne bli lavere enn kr 650.000.
XE4 Overføre ansvar for sansehager til resultatenhetene
Det er i alt 7 stk sansehager i Sandnes kommune. 7 av 8 BOAS har egen sansehage, men i forskjellige størrelse. En sansehage er en hage tilrettelagt med planter, murer, avskjerminger og forskjellige typer underlag. Utforming og materialvalg skal stimulere til at brukerne skal få utfolde sanseinntrykket og koble av. Sansehagene er drevet sammen med resten av anlegget og en kan derfor ikke fastslå eksakt timetall for driften.

Konsekvenser:
Brann og rømningsveier kan bli gjengrodd uten vedlikehold.
Sansehagene vil bli overgrodd og ubrukelige etter kort tid uten fast vedlikehold. Beskjæring, gjødsling, feiing og klipping er helt nødvendig for at beboerne skal komme frem i sansehagen da stier og gangarealer er laget så smale som mulig for å gi effektiv bruk.
Beboerne på BOAS vil få dårligere tilbud. Redusert vedlikehold vil forringe anlegget og vil over tid miste sin hensikt. Helhetsinntrykket på hele anlegget vil falle og det blir ekstraarbeid med å ta igjen etterslepet dersom en velger å gå tilbake til ordinær drift.
De ansatte/ pårørende og frivillige må ta over vedlikeholdsansvaret for sansehagene dersom de skal tilbringe tid der.
XE5 Nye tømmerutiner for overvannskummer
Tømming av sandfang omgjøres fra dagens ordning med adhook tømming når oversvømmelse til periodisk tømming hvert 2, eller 3. år. Intern slamsugebil i Teknisk VA- drift må benyttes til jobben.

Konsekvens
Sandnes eiendomsselskap faktureres direkte fra utfører som gjør tømmejobben. Dette vil plassere økonomisk sikkerhet hos bestiller.

Innsparing
Tiltaket har en økonomisk effekt ved at det gir en mer effektiv drift.
XE6 Redusert kjøp av driftstjenester
Driftstjenestene omfatter periodiske og forefallende arbeide i bygningene, samt drift og vedlikehold av uteanleggene. I tillegg utføres brukerstyrte tjenester. Leveransene er basert på tjenestebeskrivelser som har vært tilnærmet uendret siden 2007. Bemanningen har siden blitt redusert, samtidig som det årlig er blitt tilført økt areal.
For å møte innsparingskravene er det nødvendig å utnytte ressursene optimalt, foreta streng prioritering av oppdragene og velge bort tjenester som ikke er kritisk avgjørende i forhold til å kunne oppfylle myndighetskrav. Dette må skje ved at det utarbeides nye tjenesteavtaler.
For å oppnå en innsparing på henholdsvis kr 2,5 og 5,0 mill. måtte antall årsverk bli redusert. Ett årsverk utgjør en kostnad på ca kr 600.000. Nedbemanning vil da utgjøre henholdsvis 2 årsverk i trinn 1 og 6 årsverk i trinn 2. Dette i tillegg til innsparingene som er foreslått i tiltak 1 til 13.

Konsekvenser
• Nedbemanning/oppsigelser
• Reduserte tjenestenivå
• Bortfall av brukerstyrte tjenester
• Økt forfall
• Flere akutte skader
• Verdiforringelse
• Dårlig omdømme

Innsparing
Sparte driftsutgifter ved nedbemanning vil over tid medføre ytterligere økning av vedlikeholdsetterslep og verditap.

Vurdering:
Kutt og innstramning av driftsbudsjettene gjennom flere år har allerede resultert i kostnadsreduksjon og nedbemanning av antall stillingshjemler for driftspersonell i bydrift og byggdrift. Bare de to siste årene er budsjettet redusert med kr 3 mill., noe som tilsvarer ca 5 årsverk. Driftsoperatørene har i dag ansvar for flere bygg som utgjør ca 14.000 m2 pr årsverk. Ytterligere nedbemanning vil ha direkte konsekvenser for driftssikkerheten og forsterke den negative tilstandsutviklingen av bygningsporteføljen. Dessuten må det påregnes en økning i kjøp av tjenester eksternt for å erstatte bortfall av forefallende driftsoppgaver som utføres i egenregi. Her må det imidlertid tas hensyn til bestiller-utførermodellen som er vedtatt av bystyret.
Uløst beløp -10398 -1966 834 2834
Publisert: 24.07.2017 09:42
Sist endret: 24.07.2017 09:42

Facebook ikon Twitter logo Del på epost Print side Twitter logo