Organisasjon

Organisasjon består i hovedsak av interne tjenester som skal støtte kommunens primærvirksomhet gjennom å være utviklingsorientert, en aktiv støttespiller og strategisk partner. Organisasjon forvalter kommunens strategi for ledelse og medarbeiderskap som beskriver hvordan kommunen skal utøve sin rolle som arbeidsgiver. Organisasjon ivaretar arbeidsgiverfunksjon for lærlinger, leverer it-tjenester og sikrer innsyn i og bruk av kommunens arkiver. Det er også organisasjon som betjener og legger til rette for den politiske virksomheten og har overordnet beredskaps- og HMS ansvar som inkluderer både ansatte og innbyggere. Organisasjon kan i tillegg være mange innbyggere sitt første møte med kommunen da servicekontoret veileder innbyggere og er bindeleddet inn til tjenesteområdene.
Organisering av tjenesteområdet:

Organisasjon består av virksomhetsområdene: Dokumentsenter, HR/ HMS, IT, servicekontor og politisk sekretariat. I tillegg har organisasjon en stab som ivaretar fagområdene beredskap, stabsfunksjoner, forhandlinger, personvernombud, kommunikasjon, digitalisering, innovasjon, informasjonssikkerhet og miljøfyrtårn.
Fra mai 2020 ble det tidligere området innovasjon, digitalisering og kommunikasjon fusjonert sammen med organisasjon. Det er igangsatt ett arbeid for å se på organisering av organisasjon nå som to tidligere direktørområder er slått sammen under en direktør.

Litt mer forklaring på områder under:

Politisk sekretariat
Politisk sekretariat betjener og legger til rette for den politiske virksomheten i Sandnes kommune, og er bindeledd mellom folkevalgte, administrasjon og innbyggere. Det er politisk sekretariat som har sekretærfunksjon for kommunestyre, formannskap, administrasjonsutvalg, de faste utvalgene, kommuneplankomite, bydelsutvalg, eldreråd og rådet for personer med nedsatt funksjonsevne. Politisk sekretariat er ansvarlige for gjennomføring av valg, inkludert valgstyret, herunder også saker knyttet til oppnevninger av styrer, råd og utvalg. Politisk sekretariat er en støttefunksjon for ordfører og varaordfører, og har ansvar for ordførerens arrangementer. Videre ivaretas sekretariatfunksjonen for rådmann og for møtene i rådmannens ledergruppe. Andre støttefunksjoner opp mot folkevalgte utføres av politisk sekretariat, deriblant ansvar for godtgjørelse til folkevalgte med mer.

Servicekontoret
Servicekontoret veileder innbyggere innen alle kommunale tjenester. I dialog og ved bistand arbeider servicekontoret med å øke bruken av digitale løsninger. Servicekontoret er lokalisert i 1.etasje i nytt rådhus, og er for mange det første møtet med rådhuset og kommunen. Innbyggere som ikke selv kan gjøre seg kjent med informasjon som er digitalt tilgjengelig oppsøker servicekontoret for bistand. Servicekontoret bidrar til å svare alle henvendelser i et klart språk og evaluerer egne løsninger og informasjon med «innbyggerbriller" på. Servicekontoret er knutepunkt for kommunens tjenester og er tilgjengelige i ulike kanaler; oppmøte, telefon, e-post og Facebook. Kontoret har ansvaret for forhåndsstemmingen ved valg. Her håndteres tidligstemming, ordinær forhåndsstemming, forhåndsstemmer på institusjoner og ambulerende stemmemottak. Funksjon som valgansvarlig er delt mellom servicekontor og politisk sekretariat.

Dokumentsenter 
Dokumentsenteret har ansvar for kommunens dokumenthåndteringssystem. Innsynsløsninger koblet mot dette systemet gjør deler av kommunens arkiver lett tilgjengelig for innsyn for presse og publikum. Dokumentsenteret har en sentral rolle i å langtidssikre relevant dokumentasjon i øvrige systemer i kommunen. Når presse, publikum og tidligere mottakere av kommunale tjenester har behov for innsyn, bistås disse med å spore opp og hente ut det som etterspørres. En jobber for å tilgjengeliggjøre arkivene samtidig som personvernet ivaretas. Dokumentsenteret er sentralt inn i arbeid med digitalisering og effektivisering av kommunens administrative arbeidsprosesser.

Beredskap
Sandnes kommune har et generelt beredskapsansvar som innebærer sikkerhet og trygghet for alle innbyggere, kommunens virksomhet, ansatte og areal. Situasjonen rundt Covid-19 har vist viktigheten av god beredskap både internt i egen organisasjon og overfor innbyggere. Sandnes kommune inngår i ett regionalt samarbeid om beredskap sammen med kommunene Stavanger, Sola og Randaberg.

HR/HMS
HR/ HMS-avdelingen gir råd og veiledning overfor ledere i arbeidsgiverspørsmål. Strategi for ledelse og medarbeiderskap setter rammer for kommunens arbeid med arbeidsgiverstrategi. Avdelingen ivaretar arbeidsgiverfunksjonen for kommunens lærlinger, rekrutteringstjeneste, kompetanseoppbygging samt revidere/ videreutvikle kommunens overordnede HMS-system. HR/HMS-avdelingen er kommunens kontaktpunkt overfor ekstern bedriftshelsetjeneste.

IT-drift
IT har ansvar for å drifte kommunens IT systemer og gi support til brukerne. Tjenesten deles inn i tre tjenesteområder. Brukerstøtte har ansvar for å bistå brukerne med IT relaterte henvendelser og være en SPOC (Single Point Of Contact) for denne type henvendelser. Operasjonell drift har ansvar for å drifte hele IT løsningen til Sandnes kommune. Utvikling og leveranser har ansvar for videreutvikling av eksisterende IT løsning og prosjekter knyttet til IT.

Informasjonssikkerhet
Informasjonssikkerhet handler om sikring av informasjonsverdier med betydning for både offentlig forvaltning, virksomheter, organisasjoner og enkeltpersoner. Tilgang til informasjon og informasjonssikring skal ikke være to motstridende interesser. Målet med informasjonssikring er å sikre informasjonen mot misbruk.

Kommunikasjon
Kommunikasjon er strategisk rådgiver for kommunens kommunikasjon både eksternt og internt, og har et særlig ansvar for kommunes intranett (Pulsen), hjemmesider og facebookkonto. Avdelingen bidrar med rådgiving og tekstarbeid i ulike prosjekt og oppdrag til alle tjenesteområder og ordfører. Kommunikasjon produserer en rekke filmer til bruk både internt og ekstern. Medierådgivning er en viktig oppgave for avdelingen som nå består av tre årsverk.

Digitalisering og innovasjon
Digitalisering og innovasjon er en pådriver og rådgiver ved innføring og bruk av digitale løsninger. Enheten skal bidra til at digitale løsninger forbedrer og effektiviserer tjenester til innbyggere og næringsliv. Enheten jobber tett sammen med kommunes virksomheter for å realisere og prioritere digitaliseringsprosjekter. Hovedoppgavene er tjenesteutvikling, prosessforbedring, effektivisering og gevinstrealisering.

Miljøfyrtårn
Miljøfyrtårn er en nasjonal sertifiseringsordning som hjelper private og offentlige virksomheter til å drive lønnsomt og miljøvennlig. Miljøfyrtårn har tilpassede krav for ulike bransjer og sertifikatet tildeles etter en uavhengig vurdering. Det leveres årlige miljørapporter og hvert tredje år blir virksomheten resertifisert. Miljøfyrtårn bygger på et operativt HMS system. Alle virksomheter i kommunen er planlagt ferdig sertifisert i løpet av 2023.

Sandnes 2025

Sandnes kommune er i en krevende økonomisk situasjon. Innsparinger ble vedtatt i handlings- og økonomiplan 2020-2023, og grunnet sviktende inntekter må rådmannen innarbeide nye innsparinger i kommende økonomiplanperiode. Innsparingene for 2020 utgjør kr 2,7 millioner og de nye innsparingene utgjør om lag kr 5,3 millioner for organisasjonsavdelingen fra 2021. Samlet skal tjenesteområdet omstille for kr 8,6 millioner i 2021. Organisasjonsavdelingen har vurdert tiltak totalt for avdelingen, og har ikke fordelt busjettreduksjoner pro-rata ut på virksomhetene.

Det foreligger ikke vedtak om konkrete budsjettreduksjoner fra 2020. I løpet av 2020 er ledige stillinger holdt vakante, og det er naturlig å vurdere om disse stillingene skal reduseres som faste innsparinger i budsjettet. Rådmannen foreslår budsjettreduksjoner på en 100 prosent vakant rådgiverstilling ved politisk sekretariat og en 100 prosent vakant rådgiver ved innovasjon og digitalisering. Arbeidsoppgaver vil bli fordelt på andre ansatte, og en vil vurdere om det er innovasjonsprosjekter hvor kommunen må redusere sitt engasjement.

Fra 2021 foreslår rådmannen reduksjoner som 100 prosent vakant rådgiverstilling innen kommunikasjon, andre mindre vakante stillinger i organisasjonsavdelingen, justering av budsjett for bedriftshelsetjeneste og mindre bruk av konsulenter og kompetanseheving. I tillegg foreslås det at beredskapsvakt for beredskapvedtatt i handlings- og økonomiplan 2020-2023 blir videre utsatt, men at en vil vurdere dette på nytt i løpet av 2021.

Ut fra en risikovurdering vurderer en det slik at disse reduksjonene kan gjennomføres uten at det går ut over ansatte eller tjenestetilbud i alvorlig grad.

Mål 1: Sandnes skal være et inkluderende og mangfoldig samfunn

For Sandnes kommune betyr målet at alle, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsevne og seksuell orientering, opplever likeverd. Strategien for likestilling, inkludering og mangfold skal være en veiviser for organisasjonen og skal følges opp med tiltak i tjenesteområdene og i virksomheteneI strategi for ledelse og medarbeiderskap er det satt spesielt søkelys på at Sandnes kommune skal være en inkluderende arbeidsgiver med stolte medarbeidere og at en skal arbeide systematisk og strategisk med helse, miljø og sikkerhet.

Strategi 1: Sandnes skal skape gode og likeverdige livsvilkår for alle

Digitale ferdigheter
Behovene til tjenesteområdene utredes og tilrettelegges i samarbeid med IT. Innen skole- og barnehageområdene satses det videre på økt bruk av digitale verktøy.

Strategi for ledelse og medarbeiderskap
Sandnes kommune sin Strategi for ledelse og medarbeiderskap har definert klare og tydelig mål slik at kommunen fremstår som en ansvarlig arbeidsgiver som ivaretar likestilling, inkludering og mangfold.

Strategi 2: Sandnes skal sikre god dialog med innbyggere

Samhandling mellom det offentlige og publikum er i økende grad digital. Sandnes kommune arbeider kontinuerlig for å gjøre digitale løsninger til det beste alternativet for kontakten med innbyggerne og bistå dem som har vanskeligheter med å benytte seg av slike løsninger. Digital analfabetisme kan bli en utfordring dersom løsninger som velges blir for krevende å bruke. Sandnes kommune skal derfor sikre at løsninger som utvikles ikke virker ekskluderende, men ivaretar flest mulige behov. Løsningene skal være

  • enkle og lett forståelige

  • universelt utformede og brukerorienterte

  • relevante

  • sammenhengende internt og på tvers av forvaltningsnivå

Mål 2: Sandnes kommune skal være en attraktiv kommune

Sandnes kommune arbeider for å bli et smartere samfunn, gjennom å sette innbygger i fokus og ta i bruk ny teknologi, innovative metoder, samarbeid og samskapning for å bli mer bærekraftig, attraktiv og tilpasningsdyktig.

Strategi 4: Sandnes kommune skal inspirere og tilrettelegge for sunn mobilitet

Mobilitetstiltak for å legge til rette for at flere ansatte sykler, går eller benytter kollektive transportmidler til og fra jobb og på arbeidsreiser er viktige bidrag til den samlede mobilitetsomstillingen i kommunen. Kommunen tilbyr medlemskap i HjemJobbHjem-ordningen for ansatte. Gjennom denne ordningen er det også satt ut bysykler i sentrum og på sentrale målepunkt utenfor sentrum.

Mål 3: Sandnes kommune skal være en ansvarlig og offensiv samfunnsutvikler

Sandnes kommune skal være er en attraktiv arbeidsplass som tilrettelegger for fleksibilitet, utvikling og arbeidsglede. Strategi for ledelse og medarbeiderskap skal peke på de innsatsområdene kommunen må være god på for å utvikle organisasjonen og medarbeiderne. Kommunens ledere har et stort ansvar for å både skape gode arbeidsplasser og ha et høyt faglig nivå på tjenestene. Det er viktig at kommunen tilbyr et lederopplæringsprogram som setter lederne i stand til å ivareta dette ansvaret.

I Sandnes kommune skal det satses på kunnskapsbygging som gjør kommunen bedre i stand til å møte framtiden. Evnen til å henge med i utviklingen innen ny teknologi, nye samarbeidsformer, nye ledelsesformer og nye næringer vil være helt avgjørende for at Sandnes skal være en attraktiv kommune å bo og jobbe i.

God sikkerhetskultur og stabile IKT-løsninger er sentralt for at befolkningen og sentrale brukere skal ha tillit til at alle systemer, nettverk og digitale tjenester som driftes av Sandnes kommune er sikre og pålitelige. Organisasjonsavdelingen vil ha ansvar for å øke organisasjonens kompetanse og bevissthet omkring informasjonssikkerhet.

Sammenheng og samspillet mellom it-drift og innovasjon og digitalisering er viktig og avgjørende for hvor gode og effektive digitale løsninger kommunen utvikler og drifter. Organisasjon vil derfor jobbe videre med intern organisering og tydeliggjøring av ansvar i arbeidet med digitalisering. Fortsatt fokus på innovasjon, digitalisering og effektivisering av alle tjenester vil være særlig viktig. Covid-19 pandemien har vist at kommunen er omstillingsdyktig i bruk av teknologi, og raskt kan realisere nye tjenester. Disse erfaringene tar organisasjon med seg i fremtidig arbeid med digitalisering.

Strategi 1: Sandnes kommune skal møte framtidens vekst og behov

For å møte fremtidens vekst og behov vil økt bruk av innovasjon, teknologi og digitale løsninger være viktige for å opprettholde og øke dagens tjenesteproduksjon innenfor gjeldende rammer. 

Bruk av digitaliseringsfond og midler knyttet til "digital strategi"

Dagens økonomiske situasjon gjør at rådmannen anbefaler at digitaliseringsfondet strammes inn slik at bruk krever realiserbar økonomisk gevinst. 

Når det gjelder midler knyttet til “Digital strategi” er det ønskelig å tydeliggjøre prioriteringer og satsningsområder for bruk av disse midlene:

  • Øke den digitale kompetansen blant ansatte og innbyggere.

  • Fjerne unødvendige prosesser og teknologiske løsninger.

  • Øke fokuset på innbyggernes ønsker og behov ved å følge ambisjonen om en-dør-inn og en-stemme-ut.

  • Forenkle og automatisere saksbehandling for å forbedre kapasitet og kvalitet.

  • Tilby proaktive tjenester.

  • Sikre standardisering og unngå fragmenterte løsninger.

  • Prioritering av informasjonssikkerhet og personvern.

IT
IT er per i dag på et minimumsnivå bemanningsmessig i forhold til forsvarlig drift og brukerstøtte av kommunens nettverk og fagsystemer. Det er igangsatt ett arbeid for å se på arbeidsprosesser opp mot digitalisering for å sikre at alle ledd i prosessene blir ivaretatt nå og i fremtiden.

Dokumentsenteret
Dokumentsenteret skal jobbe for mer automatisert arkivering slik at saksbehandlere bruker mindre tid på dette og kvaliteten på arkivene blir bedre. Dette skal gjøres ved å:

  • Tilgjengeliggjøre for intern og ekstern bruk både av analogt og digitalt skapte arkiver.

  • Legge til rette for at flere datasystemer i kommunen også ifølge arkivlovgivningen kan regnes som fullelektroniske.

Beredskap
Kommunen er sårbar ved hendelser som oppstår i perioder uten ordinær bemanning, som høytider og ferier. Sandnes kommune mangler i dag en vaktordning knyttet til generell beredskap. Den overordnede kommunale beredskapsordningen håndterer driftstekniske oppgaver, men ikke generell beredskap. I økonomiplan for 2020-2023 ble det avsatt midler til en beredskapsordning for generell beredskapSom følge av kommunens økonomiske situasjon er dette ikke iverksatt enda, men vil bli vurdert nærmere i 2021.

Strategi 2: Sandnes kommune skal utøve et bevisst samfunnsansvar

Organisasjonskultur
Å skape en felles identitet, tillit og tilhørighet på tvers av kommunen krever målrettet arbeid. God ledelse, sterkt medarbeiderskap samt medbestemmelse er viktig i arbeidet med organisasjonskultur. Her vil vedtatt strategi for ledelse og medarbeiderskap være sentral. 10-faktor medarbeiderundersøkelse gjennomføres hvert annet år og vil bli gjennomført og fulgt opp våren 2021.

HR/HMS
Kommunens HMS-system på overordnet nivå revideres og videreutvikles, og en skal etablere ett system som fanger opp behov for forbedringer i organisasjonen. Kommunens overordnede HMS-håndbok skal revideres i 2021. Tall og statistikk er viktig for å sikre at beslutninger tas på riktig grunnlag, for å se utvikling og trender, og for å måle effekten av iverksatte tiltak. HR/HMS skal i perioden ha økt søkelys på nøkkeltall og analyse.

Lederutvikling
Ny strategi for ledelse og medarbeiderskap vil danne grunnlaget for opplæring og utvikling, og lederne må få den rette kompetansen for å lede etter kommunens prinsipper.

Ledere skal legge til rette for at medarbeider utvikler seg og tar ansvar slik at det skapes resultater som sikrer at organisasjonen når sine mål. Økt grad av digitalisering, innovasjon og endring forventes å gi mer effektiv ressursbruk, høyere kvalitet i tjenestene og økt gjennomføringsevne. Dette stiller store krav til styring og ledelse av enhetene, og det er viktig at lederne blir rustet med gode verktøy for utøvelse av godt lederskap.

Lederutvikling vil bli fulgt opp på tre ulike nivåer:  

  • Informasjon/ dialog med rådmannen
  • Lederutvikling
  • Lederopplæring

Strategi for ledelse og medarbeiderskap vil danne den røde tråden i arbeidet med å videreutvikle våre ledere.

Kompetanse
Alle nyansatte medarbeidere og ledere tildeles automatisk kompetanseplaner i basiskompetanse ved oppstart som en del av kommunens «onboarding». Målet er at alle medarbeidere skal ha to kompetanseplaner; en ansattplan og en fagplan. HR/HMS har ansvaret for innholdet i ansattplanen og tjenesteområdene i fagplanene. Det skal arbeidet med å utvikle e-læringskurs.

Det skal utdannes fagkompetanse i tråd med de overordnede målene i «Samfunnskontrakt for flere læreplasser» i samarbeid med tjenesteområdene.

Lærlingeordningen
I de senere år har Sandnes kommune arbeidet for å øke antall læreplasser i kommunen. Kommunen har ett viktig samfunnsansvar for at ungdommer får en læreplass, og dette vil kunne være med på å sikre nyrekruttering på sikt. Lærlingeordningen er imidlertid ikke fullfinansiert, og utgiftene dekkes av de virksomheter som bruker lærlinger. En økning i antall lærlinger gir ekstra underdekning av utgifter for kommunen. Det er imidlertid lite økonomisk handlingsrom til å endre på dette nå, men rådmannen vil følge situasjonen videre. Rådmannen er imidlertid bekymret for at de økonomiske reduksjoner som gjennomføres på virksomhetsnivå kan gi mindre økonomisk handlingsrom til å bruke lærlinger.

Rekruttering
HR er total leverandør av rekrutteringstjenester i organisasjonen og bistår i all lederrekruttering samt rekruttering av spesialiserte rådgiverstillinger. I dag er det nærmere 400 ledere som rekrutter egne medarbeidere. Det er viktig å arbeide målrettet med å sikre høy rekrutteringskompetanse i organisasjonen og sikre prosesser i tråd med gjeldende retningslinjer og lov- og avtaleverk.

HMS og IA
Arbeidsmiljøet påvirker ansattes helse og jobbengasjement samt kvaliteten på tjenestene som leveres. Satsningen på et inkluderende arbeidsliv (IA) skal bidra til redusert sykefravær og et positivt arbeidsmiljø. God HMS-kultur og systematisk oppfølging er med på å styrke kvaliteten på tjenester og arbeidsmiljø. Systemer og rutiner for å ivareta ansattes medvirkning er viktig for å få kunnskap om arbeidsforholdene i organisasjonen og skape godt samarbeid mellom partene.

HR/HMS skal i perioden:  

  • Vurdere tiltak for å redusere sykefraværet. En skal vurdere å få til ett samarbeid med NAV Sandnes om virksomhetsorganisert oppfølging. Dette vil gi ledere færre saksbehandlere å forholde seg til ved sykefraværsoppfølging.

  • Tilby grunnopplæring i arbeidsmiljø til verneombud og ledere.

  • Arbeide videre med HMS-opplæring slik at obligatorisk grunnopplæring kan settes sammen av ulike kursmoduler som er tilpasset rolle og organisatorisk tilhørighet.

  • Videreutvikle bruken av avvikssystemet Compilo og ha spesielt fokus på å få en god avvikskultur organisasjonen. 

  • Øke bruken av statistikken i Compilo for å bidra til at organisasjonen i større grad arbeider risikobasert. 

Digitalisering og robotisering 
HR/HMS arbeider aktivt med digitalisering og robotisering, og avdelingen kartlegger prosesser som kan meldes inn som Robot Process Automation (RPA) prosjekt. Målet er å gjøre det lettere for ledere å ivareta sin rolle og ansvar.

Lønnspolitikk
Sandnes kommune skal være konkurransedyktige på lønn. Kommunen må beholde og rekruttere dyktige medarbeidere.  

  • Kommunens lønnspolitikk skal være basert på likeverd og være tydelig kommunisert innad og utad. 

  • Avlønning skal vurderes på tvers av områdene og fastsettes på likeverdige vilkår. 

Informasjonssikkerhet
Ved økt digitalisering og effektivisering må informasjonssikkerhetsarbeidet styrkes for å minimalisere uønskede hendelser. I et stadig mer digitalisert samfunn er det behov for å sette søkelyset på sikkerhet, spesielt med hensyn til flere dataangrep. 

Tiltak:  

  • Kontinuerlig oppmerksomhet på sikkerhet og kunnskap innen informasjonssikkerhet innad i kommunen. Ny lovgivning og retningslinjer (personvernforordningen GDPR og Datatilsynet) stiller krav til hva som skal gjennomføres innen informasjonssikkerhetsarbeidet.

  • Kartlegging viser at det er et stort behov for å bruke ressurser på kompetanseheving hos ledere og ansatte.

  • Holdningsskapende arbeid internt, testing og oppfølging av påvist sårbarhet samt bidra til informasjon og opplæring i forbindelse med Nasjonal sikkerhetsmåned (oktober) for hele organisasjonen.

  • Utvikling og implementering av styringssystem innen informasjonssikkerhet.

Strategi 3: Sandnes kommune skal arbeide målrettet for å oppfylle klimaforliket

Sandnes kommune som arbeidsgiver er en av de største virksomhetene i regionen. Kommunen er derfor bevisst på at en gjennom virksomheten innvirker på ytre miljø og klimaendringer. Skal Sandnes kommune kreve at næringslivet og resten av samfunnet gjennomfører ressurskrevende miljøtiltak, må kommunen gå foran som et godt eksempel og samtidig være åpne om hva som gjøres.

Sandnes kommune har derfor valgt å bli en del av ordningen Miljøfyrtårn, og har som mål å sertifisere alle kommunens virksomheter innenfor denne ordningen innen 2023.

Publisert: 12.10.2017 10:03
Sist endret: 26.10.2020 13:45