Organisasjon

Økonomi

Organisasjon Regnskap jan-aug Budsjett jan-aug Avvik Årsbudsjett Årsprognose   (mer-/mindreforbruk)
Organisasjon 68297 72470 -4173 125734 -1600

Organisasjon har per august et mindreforbruk på kr 4,2 millioner. Mindreforbruket er knyttet til flere vakante stillinger, sykefravær og svangerskapspermisjoner uten innleie av vikarer og andre innsparingstiltak. Området vil håndtere de vedtatte innsparingene i 2020, og forventer å gå i balanse ved årets slutt. I økonomiplan 2020-23, tiltak O3, ble dokumentsenteret tilført kr 1,6 millioner i driftsmidler til lisens til nytt dokumenthåndteringssystem. Anskaffelsen av systemet er utsatt til 2021, og rådmannen foreslår derfor å redusere rammen til dokumentsenteret med kr 1,6 millioner. 

Samlet estimert kostnad for lønn til lærlinger for alle virksomhetene i Sandnes kommune er kr 33 millioner. I 2020 er budsjettet totalt kr 18 millioner, det mangler dermed kr 15 millioner for å finansiere lærlingene i kommunen. Den stadige økningen i antall lærlinger har vært med på å øke underfinansieringen av ordningen. HR i organisasjonsavdelingen hadde personalansvar for lærlingene i 2019. Lærlingene fikk lønn fra HR, som internfakturerte virksomhetene for lærlingene de ble tildeltEndringen i 2020 er at lærlingene er personalmeldt ute på lærestedene i virksomhetene, og får lønn utbetalt fra disse enhetene. Virksomhetene melder om store merutgifter og utfordringer knyttet til disse lærlingene. På noen enheter kan lærlingene bidra til redusert vikarbruk når lærlingen har opparbeidet seg erfaring på lærestedet, mens tidlig i læreløpet og på enkelte enheter oppleves lærlingene som ekstra bemanning utover budsjett.

Omstilling

Grunnet vakante stillinger vil organisasjon klare å håndtere de vedtatte innsparingene i 2020. I tillegg er etablering av beredskapsvakt, kr 1,3 millioner i 2020 i tiltak O2 i økonomiplan 2020-23, satt på vent og IT- beredskapsvakt, kr 1 million i 2020 i tiltak O5 i økonomiplan 2020-23, er ikke iverksatt fullt ut. 

HR/HMS leier ikke inn vikar ved fødselspermisjon, og klarer derfor å håndtere innsparingskravet i 2020. HR har hatt ekstrautgifter knyttet tibemanningskontor i forbindelse med Covid-19. 
Avdelingen vil være sentral i omstilling og nedbemanningsprosesser, og det er viktig at en har tilstrekkelig med ressurser for å kunne ivareta dette arbeidet i tråd med lov og avtaleverk. Det er nå spesielt søkelys på å revidere overordnet HMS-system, samt vurdere tiltak for å redusere sykefraværet i kommunen. 

For politisk sekretariat foreslås en varig reduksjon på kr 71 000 i datautstyrsbudsjettet til produksjon av ID-/adgangskort for hele kommunen. 

Det er nå startet ett arbeid for å se hvilke oppgaver og ansvar som skal ivaretas av IT-avdelingen og se dette opp mot øvrig digitaliseringsarbeidet i kommunen. IT opplever budsjettet som stramt for å levere et tjenestetilbud til forventet kvalitet i hele organisasjonen. Reduksjon i budsjett vil kunne redusere kvaliteten. 

Produksjon

Organisasjon 01.01.-31.08.2020 01.01.-31.08.2019 Endring i %
Antall arkiverte dokumenter i Public 360 96160 137074 -29,8 %
Nedgangen antas å være en konsekvens av nedstengingen av samfunnet i forbindelse med covid-19.
Antall opprettede saker i Public 360  37065 10026 269,7 %
Økningen skyldes et stort antall nyopprettede saker som følge av kommunesammenslåingen.
Elektronisk skapte arkiver avlevert til arkivdepot 5062 2034 148,9 %
Antall MB
Antall kurs på Sandnes kompetansesenter 215 239 -10,0 %
Kurs består her av registrerte kurs, utleie av rom og aktivitet (kurs + utleie). Nedgangen skyldes Covid-19.
Antall vikardager formidlet av rekrutteringstjenesten 1188 5074 -76,6 %
Redusert behov for vikarer som følge av nedstengte barnehager ved Covid-19.
Prosentvis løste bestillinger 100 91,78 9,0 %
Antall søkere til rekrutteringstjenesten 180 191 -5,8 %
Antall henvendelser til Servicedesk 13601 13983 -2,7 %
Henvendelser gjelder saker i sakssystem. Nye systemer og digitalisering krever råd og veiledning.
Antall besvarte telefonhenvendelser på IT Servicedesk telefon 9920 0 0,0 %
Nytt system fra 16. mars som muliggjør statistikk.   
Antall besvarte henvendelser på servicekontoret 24163 25195 -4,0 %
Nedgang i henvendelser etter iverksetting av Covid-19 tiltak i samfunnet. Færre besøkende og færre telefoner. 2019 var valgår som genererer mange henvendelser, samt at det var omlegging av utsending av faktura til digitale løsninger vår 2019 som førte til stor mengde ekstra henvendelser.
Antall besvarte telefonhenvendelser på servicekontoret  47239 52110 -9,3 %
Antall besvarte e-post-henvendelser på servicekontoret  4820 3637 32,5 %
Antall besvarte facebook-henvendelser på servicekontoret  508 647 -21,4 %
Antall produserte ID-kort 906 559 62,1 %
Avhengig av ansettelsessvingninger i kommunen og åpning av nybygg. Covid-19 har i perioder ført til større produksjon.
Antall følgere på Facebooksiden 11000 8029 37,0 %
Flere innlegg og større aktivitet på kommunens side.  

 

Medarbeider

Sykefravær

I første perioderapport var sykefraværsrapporter rapportert med utgangspunkt fra ressursstyringssystemet GAT istedenfor kommunens lønns- og personalsystem. En har valgt å gå bort fra dette slik at en får sammenlignbare sykefraværstall, både fra år til år i Sandnes kommune, mellom kommuner og opp mot tall som en rapporterer til KS. 

For organisasjon er sykefraværet lavere i 2020, sammenlignet med 2019. Dette skyldes at lærlingene tidligere var personalmeldt hos HR, mens i 2020 er lærlingene personalmeldt ute på de forskjellige lærestedene i virksomhetene.

Rekruttering

For hele kommunen er det 325 utlyste stillinger, 9 991 søkere og 1 294 er blitt ansattDet ansettes flere per utlysning på fellesutlysningene. Det kan og bli ansatt vikarer når en lyser ut faste stillinger. Dette er grunnen til at utlyste stillinger er lavere enn antall som har blitt ansatt. 

Fremdeles lyses det ut flest stillinger innenfor helse og velferd (sykepleiere), barn og unge (barnehagelærere) og oppvekst skole (undervisningspersonell/lærere).

Digitalisering

Det har blitt innført elektronisk signatur på dokumenter via systemet webcruiter. Dette sparer kommunen tid, kopiering og porto på utsending av brev, kontrakter og dokumenterKommunen mottar også dokumentene raskere tilbake. Dette effektiviserer prosesser knyttet til for eksempel rekruttering.

GAT formidlinger er tatt i bruk for rekrutteringstjenesten. Det er gjennomført opplæring og startet opp i noen barnehager. Løsningen skal først brukes i alle barnehager, men kan på sikt brukes i hele kommunen. Systemet vil gi en god oversikt over ledige vakter, der vikarer kan velg de oppdragene de ønsker.

IT jobber kontinuerlig med forbedring av IT plattform og infrastruktur tilknyttet til denneDette er en forutsetning for mange av digitaliseringsprosjektene i organisasjonen. Det jobbes det internt med automatisering av driftsoppgaver hvor det er forsvarlig og teknisk mulig.

Status driftstiltak

Nr Tiltakstekst 2020 Status
  Organisasjon    
O1 1 stilling IDM (Identitetsforvaltning)             900 Påbegynt
Årsverket ble foreslått til organisasjon, men er flyttet over til IT i 2020. Stillingen er knyttet til økt arbeid med håndtering av brukeridentiteter og automatisering av prosessene. IT har foreløpig ikke fått ansatt i denne stillingen, og den benyttes nå til innleie av konsulenter for arbeid som må gjøres i tilknytning til fagområdet.
O2 Vaktordning beredskap          1300 Påbegynt
Ordningen er klar, men er satt på vent på grunn av kommunens økonomiske situasjon. 
O3 Ny løsning sak/arkivsystem (dokumenthåndteringssystem)        1600 Påbegynt
Hovedprosjektet er i gang. Forsinket oppstart dels på grunn av covid-19. Rådmannen foreslår i 2020 å fjerne disse driftsmidlene fra budsjettet til dokumentsenteret.
O4 Frittstående arkivkjerne - utvidelse av lisenskostnader             250 Påbegynt
Arkiv er på plass. Det jobbes videre med brukerhåndtering. Innsynsmodul for presse/publikum er ferdigutviklet og vil også bli satt i drift.
O5 Vaktordning knyttet til IT-beredskap og drift 1000 Påbegynt
Telefonkø er opprettet og klar til å tas i bruk. Det å ha en mann på vakt hele døgnet vil ha en estimert kostnad på opp mot kr 1 million. Utfordring knyttet til vaktordningen er at hva denne kan løse av eventuelle problemer som oppstår vil være avhengig av hvem som er på vakt, så det må defineres nærmere hva en vil oppnå med denne vakten og hvilke problemer som skal løses. 
O6 0,6 årsverk reduksjon i Forsand -580 Ferdigstilt
Reduksjon av lederstilling for organisasjon i Forsand er innarbeidet i kommunens budsjett.
O7 Innsparing IT Forsand -1200 Ferdigstilt
Avtalen med Stavanger om drift av IT systemer er avsluttet, og innsparingen er innarbeidet i kommunens budsjett.
O8 Innsparing Personal/HMS -500 Ferdigstilt
Innsparingen er innarbeidet i budsjettet til HR.
O9 Forsand, reiseutgifter overgangsordning 800 Påbegynt
Beløpet er innarbeidet i budsjettet til organisasjon felles. Grunnet Covid-19 er det blitt mindre reiseutgifter en forutsett, og det er mindreforbruk på tiltaket.
O10 Forsand, 0,8 årsverk tillitsvalgt i 2020 700 Ferdigstilt
Beløpet er innarbeidet i budsjettet til tillitsvalgte under organisasjon felles i 2020.
O11 Økt stilling tillitsvalgte 130 Ferdigstilt
Beløpet er innarbeidet i budsjettet til frikjøp tillitsvalgte under HR i fra 2020.
O12 Gevinster ved digitalisering -490 Ferdigstilt
Innsparingsbeløpet er innarbeidet i budsjettene til organisasjon.
O13 Innsparing -1120 Ferdigstilt
Organisasjon klarer å håndtere vedtatte innsparingskrav i 2020 ved vakante stillinger.
  Innovasjon og digitalisering    
D1 Workshops, fasilitering og kompetanseutvikling 250 Ferdigstilt
Innarbeidet i budsjettet til innovasjon og digitalisering.
D2 Medlemskap i nasjonale og regionale nettverk 200 Ferdigstilt
Innarbeidet i budsjettet til innovasjon og digitalisering.
D3 IT-sikkerhet - Holdningsskapende arbeid, phisingtester, nasjonal sikkerhetsuke, interne seminarer og kurs,   konsulentbistand for styringsverktøy med mer.             100 Påbegynt
Som følge av Covid-19 situasjonen er alle fysiske arrangementer avlyst eller avholdt på teams. Holdningsskapende arbeid pågår via teamsmøter.
D4 Medlemskap og deltakelse i DigiRogaland 550 Ferdigstilt
Innarbeidet i budsjettet til innovasjon og digitalisering, og utbetalt derfra til Stavanger kommune.
D5 1 årsverk kommunikasjonsmedarbeider 400 Ferdigstilt
Budsjettmidler til et årsverk er innarbediet, og stillingen er besatt.
D6 Generell innsparing innovasjon og digitalisering -120 Ferdigstilt
Håndteres ved å holde en stilling vakant i 2020.
Publisert: 28.05.2018 14:02
Sist endret: 29.09.2020 13:17