Organisasjon

Økonomi

Organisasjon Regnskap jan-april Budsjett jan-april Avvik Årsbudsjett Årsprognose   (mer-/mindreforbruk)
Organisasjon 42 344 44 327 -1 983 130 098 0

Organisasjon har per april et mindreforbruk på kr 2 millioner. Mindreforbruket er som følge av vakante stillinger, blant annet organisasjonsdirektør. Kristin Bø Haugeland er ansatt som direktør og startet i jobben 18. mai. Ved å holde vakante stillinger ledige deler av året, vil tjenesteområdet klare å håndtere de vedtatte innsparingene i 2020. Området styrer mot balanse ved årets slutt.

Omstilling

 Organisasjon 2020 2021 2022 2023 2024
Generell innsparing Innovasjon og digitalisering -120 -180 -180 -180 -180
Gevinster ved digitalisering -490 -490 -490 -490 -490
Generell innsparing organisasjon -1 120 -1 680 -1 680 -1 680 -1 680
Gevinster ved digitalisering -230 -230 -230 -230 -230
Sum innsparing  -1960 -2580 -2580 -2580 -2580

 

 Foreløpig fordelt innsparing 2020 2021 2022 2023 2024
Generell innsparing Innovasjon og digitalisering -120 -180 -180 -180 -180
Dokumentsenter -149 -149 -149 -149 -149
Fagstab/beredskap -68 -68 -68 -68 -68
HR og HMS -365 -365 -365 -365 -365
IT-drift -412 -412 -412 -412 -412
Politisk sekretariat -63 -63 -63 -63 -63
Servicekontoret  -63 -63 -63 -63 -63
Sum fordelt innsparing -1240 -1300 -1300 -1300 -1300

 Følgende tiltak er innarbeidet eller vurderes i forbindelse med omstillingen:

Forslag innsparingstiltak ferdig utredet 2020 2021 2022 2023 2024
  Vakante   stillinger, redusere bruk av vikar.  -1240        
Alle virksomhetene i organisasjon holder vakante årsverk ledig lengst mulig, kurs og reiser reduseres og vikarbruk reduseres. 

Det foreslås at alle virksomhetene reduserer sitt budsjett med om lag 1 prosent.
 
Uløst innsparing 2020 2021 2022 2023 2024
Sum uløst innsparing -720 -1280 -1280 -1280 -1280

HR/HMS leier ikke inn vikar ved fødselspermisjon, og klarer derfor å håndtere innsparingskravet i 2020. Det er utfordrende å redusere bemanningen på lang sikt med tanke på å skulle utvikle løsninger på overordnet nivå, som kan effektivisere driften i kommunen.
I tillegg er det nødvendig å ha ressurser til å bidra i forebyggende arbeid. Gode ledere er en forutsetning for et sunt arbeidsmiljø. Godt arbeidsmiljø gir lavere sykefravær.

For politisk sekretariat foreslås en reduksjon på kr 71 000 i datautstyrsbudsjettet til produksjon av ID-/adgangskort for hele kommunen. Flere politiske utvalg og flere oppgaver knyttet til økt digitalisering og andre støttefunksjoner gjør at vakant rådgiverstilling ikke kan kuttes i denne omgang, men rådmannen vil ta denne med i fremtidig vurdering.

Bruk av IT er gått fra å være et støtteverktøy til å bli en del av en organisasjons DNA. Det er IT avdelingen sin oppgave å ivareta dette og understøtte kommunens behov knyttet til bruk av verktøy og systemer, og effektivisering av disse.
IT opplever budsjettet som stramt for å levere forventede tjenester til forventet kvalitet i hele organisasjonen. Reduksjon i budsjett vil kunne redusere kvaliteten. I hovedsak som resultat av tid det tar å løse saker, og bistå i prosjekter som igjen kan forsinke effektivisering og gevinstrealisering innenfor digitalisering.

Produksjon

  01.01.-30.04.2020 01.01.-30.04.2019 Endring i %
Organisasjon      
Antall arkiverte dokumenter i Public 360 59616 66301 -10 %
Fjorårets tall (46 275) er oppjustert.
Antall opprettede saker i Public 360  28549 5688 402 %
Kraftig oppsving i antall opprettede saker grunnet "blanke ark" etter kommunesammenslåing.
Antall innsynsbegjæringer i Public 360 441 439 0 %
Inkluderer innsynsforespørsler fra offentlig postliste og innsyn i eiendomsinformasjon. Nytt i 2019 er innsyn i eiendomsinformasjon inkludert. Derfor er tallet høyere i år.
Antall kurs på Sandnes kompetansesenter 126 147 -14 %
Kurs består her av registrerte kurs, utleie av rom og aktivitet (kurs +  utleie). Nedgangen skyldes Covid-19.
Antall vikardager formidlet av rekrutteringstjenesten 2486 2849 -13 %
Redusert behov for vikarer som følge av nedstengte barnehager ved Covid-19.
Prosentvis løste bestillinger 94 90 4 %
Antall søkere til rekrutteringstjenesten 184 200 -8 %
Antall henvendelser til Servicedesk (saker i sakssystem) 7185 8717 -18 %
Nye systemer og digitalisering. Krever en del råd og veiledning.
Antall besvarte telefonhenvendelser på IT Servicedesk telefon 4558 0 0 %
Nytt system fra 16. mars som muliggjør statistikk.
Antall besvarte henvendelser på servicekontoret 12574 14216 -12 %
Merkbar nedgang i henvendelser etter iverksetting   av Covid-19 tiltak i samfunnet. Færre besøkende og færre telefoner.  
Antall besvarte telefonhenvendelser på servicekontoret  22705 26612 -15 %
Antall besvarte e-post-henvendelser på servicekontoret  2454 2425 1 %
Antall besvarte facebook-henvendelser på servicekontoret  246 88 180 %
Antall produserte ID-kort 376 338 11 %
Avhengig av ansettelsessvingninger i kommunen. Covid-19 har ført til større produksjon.
Innovasjon og digitalisering      
Antall følgere på Facebooksiden 10500 7618 38 %
Flere innlegg og større aktivitet på kommunens side.

Medarbeider

Sykefravær

Fra februar 2020 er sykefraværstall hentet fra GAT. Tidligere har disse tallene blitt hentet ut fra Visma. Det kan være noen utslag. Fraværet nå inkluderer helg, og vil derfor være noe høyere.

Rekruttering

For hele kommunen er det 472 utlyste stillinger, 6 536 søkere og 525 er blitt ansatt. Det ansettes flere per utlysning og på fellesutlysningene. Det kan også bli ansatt vikarer når en lyser ut faste stillinger. Dette er grunnen til at utlyste stillinger er lavere enn antall som har blitt ansatt.

Fremdeles lyses det ut flest stillinger innenfor helse og velferd (sykepleiere), barn og unge (barnehagelærere) og oppvekst skole (undervisningspersonell/lærere).

Digitalisering

Det har blitt innført elektronisk signatur på dokumenter via systemet Webcruiter.

Dette sparer kommunen tid, kopiering og porto på utsending av brev, kontrakter og dokumenter. En får dokumentene raskere tilbake. Dette effektiviserer prosesser knyttet til for eksempel rekruttering.

GAT formidlinger er tatt i bruk for rekrutteringstjenesten. Det er gjennomført opplæring og startet opp i noen barnehager. Løsningen skal først brukes i alle barnehager, men kan på sikt brukes i hele kommunen. En skal her ha god oversikt over til enhver tid ledige vakter, der vikarer kan velg de oppdragene de ønsker.

IT jobber kontinuerlig med forbedring av IT plattform og infrastruktur tilknyttet til denne. Noe som er en forutsetning for mye av digitaliseringsprosjekter i organisasjonen. I denne forbindelse jobbes det internt med automatisering av driftsoppgaver hvor det er forsvarlig og teknisk mulig.

Driftstiltak

Nr Tiltakstekst 2020 Status
  Organisasjon    
O1 1 stilling IDM (Identitetsforvaltning)             900 Påbegynt
Årsverket ble foreslått til organisasjon, men er flyttet over til IT i 2020. Stillingen er knyttet til økt arbeid med håndtering av brukeridentiteter og automatisering av prosessene. IT har foreløpig ikke fått ansatt i denne stillingen, og den benyttes nå til innleie av konsulenter for arbeid som må gjøres i tilknytning til fagområdet.
O2 Vaktordning beredskap          1300 Påbegynt
Ordningen er klar, men er satt på vent på grunn av kommunens økonomiske situasjon. 
O3 Ny løsning sak/arkivsystem (dokumenthåndteringssystem)        1600 Påbegynt
Forprosjekt er ferdig, og det arbeides videre med tiltaket. Status oppdateres i andre perioderapport.
O4 Frittstående   arkivkjerne - utvidelse av lisenskostnader             250 Påbegynt
Arkiv er på plass, og det jobbes med videre implementering.
O5 Vaktordning knyttet til IT-beredskap og drift
   
         1000 Påbegynt
Telefonkø er opprettet og klar til å tas i bruk. Men utredning av hvordan denne beredskapen skal virke, og organisering av denne med tilhørende kostnadsberegning er ikke startet.
O6 0,6 årsverk reduksjon i Forsand              -580 Ferdigstilt
Reduksjon av lederstilling for organisasjon i Forsand er innarbeidet i kommunens budsjett. 
O7 Innsparing IT Forsand        -1200 Ferdigstilt
Avtalen med Stavanger om drift av IT systemer er avsluttet, og innsparingen er innarbeidet i kommunens budsjett.
O8 Innsparing Personal/HMS            -500 Ferdigstilt
Innsparingen   er innarbeidet i budsjettet til HR.
O9 Forsand, reiseutgifter overgangsordning             800 Påbegynt
Beløpet er innarbeidet i budsjettet til organisasjon felles. Grunnet Covid-19 er det blitt mindre reiseutgifter en forutsett, og det er mindreforbruk på tiltaket.
O10 Forsand, 0,8 årsverk tillitsvalgt i 2020             700 Ferdigstilt
Beløpet er innarbeidet i budsjettet til tillitsvalgte under organisasjon felles i   2020. 
O11 Økt stilling tillitsvalgte             130 Ferdigstilt
Beløpet er innarbeidet i budsjettet til frikjøp tillitsvalgte under HR i fra 2020.
O12 Gevinster ved digitalisering            -490 Ferdigstilt
Innsparingsbeløpet er innarbeidet i budsjettene til organisasjon.
O13 Innsparing        -1120 Påbegynt
Organisasjon klarer å håndtere vedtatte innsparingskrav i 2020 ved vakante stillinger. Til denne sak om   perioderapport vil det gis en status på omstillingsarbeidet.
  Innovasjon og digitalisering    
D1 Workshops, fasilitering og kompetanseutvikling             250 Ferdigstilt
Innarbeidet i budsjettet til den nye enheten innovasjon og digitalisering.
D2 Medlemskap i nasjonale og regionale nettverk             200 Ferdigstilt
Innarbeidet i budsjettet til den nye enheten innovasjon og digitalisering.
D3 IT-sikkerhet - Holdningsskapende arbeid, phisingtester, nasjonal sikkerhetsuke, interne seminarer og kurs,   konsulentbistand for styringsverktøy med mer.             100 Påbegynt
Det er ikke brukt av disse midlene per april. Som følge av Covid-19 situasjonen er alle fysiske arrangementer avlyst eller avholdt på teams. Holdningsskapende arbeid pågår via teamsmøter. 
D4 Medlemskap og deltakelse i DigiRogaland             550 Påbegynt
Innarbeidet i budsjettet til den nye enheten Innovasjon og digitalisering. Skal utbetales til Stavanger kommune.
D5 1 årsverk kommunikasjonsmedarbeider             400 Ferdigstilt
Budsjettmidler til et årsverk er innarbediet, og stillingen er besatt.
D6 Generell innsparing innovasjon og digitalisering -120 Påbegynt
Håndteres ved å holde stilling vakant i 2020. Forslag til fremtidige løsninger følger av denne sak om perioderapport.
Publisert: 28.05.2018 14:02
Sist endret: 08.06.2020 09:32