Fakturabehandling

Innhold

Fakturabehandling

Faktura til Sandnes kommune

Fakturaadresse

Sandnes kommune
Fakturamottak
Postboks 450
4302 Sandnes

Alle fakturaer til Sandnes kommune skal sendes elektronisk standardformatet EHF.

Elektronisk adresse: 9908:964965137
Organisasjonsnummer: Sandnes kommune 964965137


Ny kommune 1. januar 2020
Forsand og Sandnes kommuner slås sammen 1. januar 2020, og da vil overstående fakturaadresse også gjelde ny kommune.


Små og mellomstore bedrifter uten eget fakturasystem
Mange små og mellomstore bedrifter har ikke eget fakturasystem som kan produsere elektronisk faktura direkte. Alternativet for disse er å registrere faktura i en nettbasert fakturaportal eller via egen nettbank.

På anskaffelser.no finner du en oversikt over Fakturasystemer og enkle fakturaportaler som kan levere Elektronisk handelsformat (EHF).

 

Merking av faktura

  • Deres referanse er et obligatorisk felt i EHF-standarden. Sandnes kommune krever at resultatenhetens referansenummer, også kalt ansvarsnummer, skal stå i dette feltet. Dette er enten et 4- eller 6-siffret nummer. Det er viktig at det settes en prefiks bestående av bokstavene ‘’SK’’, f. eks SK1234. Merk at det ikke skal være mellomrom mellom SK og den numeriske delen av referansen.
    • Deres referanse i xml-fila: AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID
  • Bestillers navn og/eller enhet skal også fremkomme på fakturaen.
     
Elektronisk faktura

Alle fakturaer til Sandnes kommune skal sendes elektronisk, i formatet EHF. Dette er i tråd med myndighetene sitt pålegg til offentlige virksomheter. Vår elektroniske adresse er 964965137 (org.nr.).

Sandnes kommune har dessverre ikke mulighet til å motta fakturaer per e-post i PDF-format. Har du spørsmål om levering av faktura til Sandnes kommune, ta gjerne kontakt på e-post.

Følgende kommunale foretak og interkommunale selskap omfattes også av kravet til elektronisk faktura:

Selskap Organisasjonsnummer
Rogaland Brann og Redning IKS Org. 886884702
Sandnes Eiendomsselskap KF Org. 912882470
Sandnes Kunst- og Kulturhus KF Org. 999339700
Sandnes Parkering KF Org. 988999326
Sandnes Parkeringsdrift AS Org. 990201498
Sandnes Tomteselskap KF Org. 993360198

 

Ny kommune 1. januar 2020

Forsand og Sandnes kommuner slås sammen 1. januar 2020, og da vil overstående fakturaadresse også gjelde ny kommune.

 

Faktura fra Sandnes kommune

Sandnes kommune forsøker å sende alle fakturaer digitalt, som eFaktura, Vippsfaktura, via digital postkasse (Digipost eller eBoks) eller som vedlegg i en e-post. Hvis dette ikke er mulig blir fakturaen levert som papirfaktura i postkassen din.

Hvem avgjør hvordan en faktura sendes?

Sandnes kommune som fakturautsteder kan ikke påvirke hvilken kanal du vil få fakturaen i. Du styrer dette fullt og helt på egen hånd. Før fakturaen sendes gjøres det et oppslag mot de ulike kanalene i en preferert rekkefølge, og fakturaen sendes i den øverste rangerte kanalen som er aktiv.

Rekkefølgen er som følger:

  1. Avtalegiro
  2. eFaktura
  3. Vipps Regning
  4. Digital postkasse innbygger
  5. E-post
  6. Blankett/Papir

AvtaleGiro

Avtalegiro er automatisk betaling. Den fungerer som tidligere ved at du oppretter eller avslutter avtalen gjennom banken din.

Varselet om avtalegirotrekk vil bli sendt på papir dersom du ikke har nettbank.

Navn på varselet er ‘’Belastningsoppgave’’ og skal ikke betales.

Dersom du har Avtalegiro, vil betalingsvarselet bli forsøkt distribuert digitalt. Fakturablanketten vil ikke ha noe girodel til brevgiro.

En god løsning for deg som ikke har nettbank eller andre digitale løsninger vil da være å opprette AvtaleGiro, så får du tilsendt belastningsoppgave i posten.


eFaktura

eFaktura er et godt alternativ til AvtaleGiro. Vi vil anbefale alle våre kunder å opprette eFakturaavtale i banken. eFaktura sikrer at fakturaen kommer kjapt frem, samt at den er ferdig utfylt, slikt at du slipper å taste kontonummer, KID og beløp.

eFaktura har tre ulike varianter:

  1. Aktiv eFakturaavtale, som er ordinær eFaktura.
    Hvis du ikke ønsker dette, må du avslutte eFakturaavtalen i nettbanken.

  2. eFaktura YesToAll, hvor det ikke fremgår at du har en aktiv avtale med Sandnes kommune, men har akseptert eFaktura fra alle fakturautstedere.
    Hvis du ikke ønsker dette, må du slå av YesToAll i nettbanken.

  3. Vipps Regning som kommer frem i nettbanken (denne metoden er ny i 2019).
    Hvis du ikke ønsker dette, gå inn i Vippsappen og slå av visning av Vipps Regninger i nettbanken.

Faktura via Vipps Regning

Vipps Regning forutsetter at du benytter Vipps, og har aktivert Vipps Regning inne i appen. Betaling av regninger i Vipps er veldig enkelt og man bestemmer selv om betalingen skal skje umiddelbart eller ved forfallsdatoen som står på fakturaen.

Vipps Regning er et produkt der fakturaen fullt og helt er sendt til Vipps. Samtidig finnes det også en variant hvor en eFaktura vises i Vipps. Dette styres av innstillinger inne i Vippsappen.

Vipps kommer stadig med nye oppdateringer av sin app for å bedre funksjonalitet og brukeropplevelsen. Vipps som selskap tar selv beslutninger om hvilke innstillinger som følger med en oppdatering. Eksempelvis har det blitt lansert oppdateringer som inneholder automatisk samtykke i å motta fakturaer på Vipps. Mange har reagert på at de ikke har gjort dette valget, men valget er gjort i det du har lastet ned oppdateringen.

Dersom du ikke ønsker å motta Vipps Regning, eller visning av eFaktura i appen, må du gå inn på innstillingene i appen og deaktivere dette.

Dette gjøres slik:

  • Logg deg inn i Vipps-appen
  • Klikk på "profil" nederst til høyre
  • Klikk på "betalingsvalg"
  • Under regninger ser du "motta regninger i Vipps". Klikk på til høyre så den blir gråhvit. Vipps Regninger er nå deaktivert

Husk at hvis du deaktiverer Vipps Regninger før en utestående faktura er betalt, må du betale fakturaen manuelt. Du finner betalingsinformasjonen på fakturaen i Vipps.


Faktura i Digipost / eBoks

For å motta faktura på Digipost eller eBoks må man ha opprettet en digital postkasse hos en av disse. Dersom du allerede har avtale om eFaktura eller avtalegiro med kommunen vil disse være foretrukket foran Digital Postkasse.

Fakturaer sendt til Digital postkasse innbygger (Digipost/eBoks) er å anse som fullverdige postleveranser. Varsling via SMS eller e-post på mottatt post styres fullt og helt på dine varslingsinnstillinger inne i din digitale postkasse, og kan ikke styres eller overstyres av Sandnes kommune.

Dersom du velger å motta post i Digipost/eBoks, vil du også motta fakturaer her. Dersom du ikke vil motta post og fakturaer digitalt, må du aktivere en høyere rangert kanal eller deaktivere den digitale postkassen. Reservasjon av digital post fra offentlig sektor utføres på www.norge.no/reservasjon


Faktura som vedlegg i e-post

Ønsker du å få fakturaen tilsendt som et PDF-vedlegg til e-post, kan du kontakte oss for å få registrert din epostadresse i vårt system. Vi må presisere at dersom du har andre digitale kanaler som avtalegiro, eFaktura, Vippsfaktura eller Digital postkasse, vil disse bli foretrukket fremfor epost.

Dersom du ønsker at fakturaene skal sendes til en annen e-postadresse, må dette meldes inn til kommunen.

Dersom du allerede mottar fakturaer på e-post og heller ønsker å motta fakturaen per post/papir, så er dette også noe som må meldes inn til kommunen.


Faktura levert i postkassen

Dersom vi ikke får treff i noen digitale kanaler, vil fakturaen bli levert i postkassen på samme måte som tidligere. Den eneste forskjellen du vil merke er at utseende på fakturaen er noe endret. Den nye blanketten har ikke girodel i bunnen, så om man ønsker å benytte brevgiro må man fylle ut en tom giroblankett. Tomme giroblanketter fås i banken, eller på servicekontoret i kommunen. På servicekontoret kan du også få hjelp til utfylling av giro dersom dette er ønskelig.


Kontakt servicekontoret

Hvis du lurer på noe kan du kontakte servicekontoret på telefonnr. 51 33 60 00, eller epost servicekontoret@sandnes.kommune.no.

Åpningstider for servicekontoret er mandag-fredag kl. 08.30-15.15.

 

Publisert: 23.05.2019 12:31
Sist endret: 03.09.2019 10:26