Personvernerklæring for skolene i Sandnes

Definisjoner (jf. Personvernforordningens (GDPR) artikkel 4):

• Personopplysning: enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person
• Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger
• Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes
• Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Hvem er behandlingsansvarlig?

Kommunedirektøren har ansvar for behandling av personopplysninger i Sandnes kommune. Kommunalsjef skole og rektorer på den enkelte skole er delegert oppgavene knyttet til den daglige håndteringen av personopplysninger for elever i Sandnesskolen.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å tilby deg offentlig tjenester eller utføre lovpålagte oppgaver, herunder

• å ivareta opplæringen av elevene
• å tilrettelegge for tilpasset opplæring
• å planlegge undervisning
• å vurdere elevarbeider
• å rapportere på resultater, orden, oppførsel og fravær
• å kommunisere med elever og foresatte å ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold m.m., for å møte elevens behov så lenge eleven går i Sandnesskolen
• å kunne dokumentere for ettertiden hvordan ovennevnte punkter er ivaretatt å ivareta informasjons- og datasikkerheten

Hva er det rettslige grunnlaget?

For at Sandnesskolen skal kunne behandle opplysninger om deg må vi ha et rettslig grunnlag etter personvernforordningen. Opplæringsloven pålegger kommunen plikter, og for å kunne oppfylle disse pliktene må Sandnesskolen behandle personopplysninger om deg. Opplæringsloven vil derfor være det mest brukte rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine, men likevel ikke den eneste. Her finner du en oversikt over de ulike lovene som regulerer behandlingen av personopplysninger i Sandnesskolen:

• LOV-2023-06-09-30 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) LOV-2018-06-15-38
• Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
• LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova). Merk at ny arkivlov som erstatter denne trer i kraft 01.01.2026
• LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• LOV-2006-05-19-16 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

For behandlinger av personopplysninger som ikke kan knyttes mot en lov, vil vi basere behandlingen på et annet rettslig grunnlag. Dette kan for eksempel være at vi innhenter ditt samtykke.

Hvilke personopplysninger behandles?

De viktigste elektroniske systemene som benyttes i behandlingene i Sandnesskolen finner du her:

• IST Everyday (Oppvekstadministrativt system (OAS))
  • Benyttes til skoleplassering, organisering av klasser, føring av fravær, karakterer, inn-/utmelding av SFO m.m.
  • Typiske personopplysninger vil være navn, adresse, personnummer, telefonnummer for elever og foresatte, fravær, karakterer og vurderinger
  • Data fra IST Everyday arkiveres automatisk etter forhåndsdefinerte kriterier i Documaster arkiv for ettertiden
• Google Workspace for Education (Læringsplattform (LMS))
  • Benyttes som samhandlingsflate i opplæringssituasjoner mellom elev og lærer og i elevgrupper
  • Typiske personopplysninger vil være fornavn, etternavn, e-post adresse, brukernavn, elevarbeider og vurderinger
  • Enkeltdokumenter fra Google kan etter nærmere vurderinger og i tråd med bevaringsbestemmelser i arkivlovgivningen bli overført manuelt til elevmappen i Public 360
• Pedagogiske læringsressurser
  • Det benyttes ulike pedagogiske læringsressurser som inneholder ulik personinformasjon
  • Du finner mer informasjon om prosessen det forventes at den enkelte skole følger dersom de skal ta pedagogiske læringsressurser i bruk og en oversikt over godkjente løsninger på denne siden: Sandnesskolen - startside - Sandnespakken
• Transponder meldingsbok
  • Benyttes som kommunikasjonsløsning mellom skole og foresatte
  • Typiske personopplysninger vil være navn både på elev og foresatte, klassetilhørighet, fravær, telefonnummer og e-postadresse
  • Data fra Transponder arkiveres automatisk etter forhåndsdefinerte kriterier i Documaster arkiv for ettertiden
• Public 360 (sak- og arkivsystem)
  • Benyttes der det ikke er verktøystøtte i andre løsninger til produksjon og arkivering av enkeltvedtak, kommunikasjon med andre offentlige instanser som Barnevernstjenesten, dokumentasjon på spesialpedagogiske tiltak m.m.
  • Typiske opplysninger vil være navn, fødselsnummer, adresse, vurderinger, varsler etc. både på elevene og de foresatte
• Conexus Engage
  • Conexus Engage henter opplysninger fra Utdanningsdirektoratet om nasjonale prøver og kartleggingsprøver. I tillegg legges andre kartleggingsresultater inn i løsningen
  • Av personopplysninger, finner man elevens fornavn, etternavn, skole, klasse og resultater
  • Resultater fra Conexus Engage overføres til Documaster Arkiv
• Klassetrivsel
  • Verktøy til kartlegging av læringsmiljø
  • Systemet registrerer navn, e-post, gruppetilhørighet, organisasjonstilhørighet m.m.
• Dysmate
  • Kartleggingsverktøy for elevenes lese- og skriveferdigheter
  • Systemet registrerer navn, fødselsdato, gruppetilhørighet og organisasjonstilhørighet
• Flyt PPT (fagsystem for den pedagogisk-psykologiske tjenesten)
  • Benyttes som verktøystøtte for pedagogisk-psykologisk tjeneste
  • Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer for elever og foresatte samt vurdering og behandling knyttet til pedagogisk-psykologisk tjeneste
  • Data fra Flyt PPT arkiveres automatisk etter forhåndsdefinerte kriterier i Documaster arkiv for ettertiden
• Bibliofil Biblioteksystem
  • Benyttes av skolebibliotekene til å holde oversikt over utlån og av bøker og ressurser
  • Personopplysninger som behandles i løsningen er fødselsnummer, etternavn, fornavn, fødselsdato, skole, klasse, adresse etc.

I tillegg til nevnte løsninger, har alle elever hver sin digitale enhet. De digitale enhetene er kommunal eiendom og sentralt administrert og konfigurert for å redusere sannsynligheten for sikkerhetsbrudd.

I det daglige arbeidet på skolen vil det fremdeles foreligge personopplysninger på papir. Disse skal oppbevares på forsvarlig måte.

Hvor hentes opplysninger fra?

Personopplysninger som behandles av Sandnesskolen kan komme fra elevene selv, foresatte, pårørende, det sentrale folkeregisteret, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.

Sandnes kommune abonnerer på sikkerhetstjenester fra Helse- og kommuneCERT. Blant disse tjenestene får man meldinger om kontoinformasjon på avveie (brukernavn og/eller passord). Disse meldingene inneholder ofte informasjon om hvilke nettsider kontoinformasjonen har lekket fra. Hvis elevene benytter Sandnesskolen-kontoen til å opprette kontoer på nettsider, kan slike meldinger si noe om elevenes internettaktiviteter.

Deling og overføring av personopplysninger

I utgangspunktet vil ikke Sandnesskolen dele personopplysningene dine.

Det er imidlertid noen unntak fra denne hovedregelen:

• Sandnesskolen kan være pålagt gjennom lov å utlevere opplysninger til andre offentlige instanser. Eksempler på andre instanser er i dette tilfellet Barnevernstjenesten og Politiet
• Som offentlig instans er kommunen underlagt Offentlighetsloven. Det kan da bli gitt innsyn i personopplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt. Et eksempel på dette er innsyn i klasselister
• Ved skolebytte innad i kommunen (avgrenset til skoler hvor Sandnes kommune er skoleeier), for eksempel i overgangen fra barne- til ungdomsskolen, vil elevmappe overføres til ny skole
• Når eleven går fra grunnskole til videregående opplæring overføres personopplysninger til VIGO IKS (Fylkeskommunen) i forkant av søknadsprosess. Overføringen inneholder kontaktopplysning og sluttvurderinger fra grunnskolen
• Ved samtykke fra deg, for eksempel ved søknad på særskilt grunnlag, samarbeid med andre instanser og lignende. Samtykke vil innhentes som en del av disse prosessene, hvor foresatte også deltar
• Ved bruk av noen av de digitale pedagogiske læringsressursene, inkludert tilleggstjenestene til Google Workspace for Education, deles det noen personopplysninger med leverandør. Sandnesskolen skal alltid gjennomføre balansevurderinger (personvernet opp mot den pedagogiske verdien) av disse løsningene

Hvilke rettigheter har du?

Personvernforordningen gir elever i Sandnesskolen og deres foresatte en del rettigheter. Det er likevel verdt å merke seg at det er en sammenheng mellom hvilket rettslig grunnlag som ligger til grunn for en behandling av personopplysninger og hvilke rettigheter man har. Man har med andre ord ikke alle disse rettighetene i alle tilfellene.  Sandnesskolen vil likevel strekke seg for å imøtekomme alle henvendelser om rettighetene etter personvernforordningen.

• Informasjon om behandlingen: I tilfeller hvor personvernerklæringen ikke er dekkende, kan du be om mer informasjon
• Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn som elever
• Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet. Dersom dette ikke lar seg etterkomme, kan rettigheten imøtekommes ved å supplere med informasjon
• Sletting av informasjon: Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er nødvendige for behandlingen. Et eksempel på dette er ikke-arkivverdige opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger er nødvendige på ungdomstrinnet
• Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Sandnesskolen sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre
• Dataportabilitet: Elevene kan selv enkelt hente ut eget innhold fra Google Suite for Education via Google Takeout. Dette kan gjøres frem til kontoen slettes 3 måneder etter endt skolegang eller hvis eleven forlater Sandnesskolen ila. grunnskolen
• Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du vil ønske å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige. I påvente av en avklaring vil Sandnesskolen begrense den aktuelle behandlingen. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest
• Les om dine rettigheter på datatilsynet.no her

Kontakt

Se kommunens generelle personvernerklæring her.