Utviklingsresultat

Imøtekomme framtidens utfordringer

Sandnes kommune jobber kontinuerlig med organisasjonsutvikling for å møte et samfunn i stadig endring. Økt digitalisering gir mer effektive arbeidsprosesser og tjenestene utvikles for å møte innbyggernes behov. Pågående arbeid med kommunereformen tar også utgangspunkt i kommunens forutsetninger for å møte morgendagens utfordringer.

 

Satsing på innovasjon

I 2015 ble utvikling og innovasjon lagt til som et nytt innsatsområde i kommunens arbeidsgiverstrategi. Sandnes kommune skal fremme utvikling og innovasjon ved å våge å tenke nytt og skape nye løsninger som gir verdi for virksomheten, samfunnet og innbyggerne. Satsing på velferdsteknologi har resultert i konkrete prosjekt, men flere andre prosjekt både innen tjenesteutvikling og digitalisering kjennetegnes av høy grad av innovasjon. For mer info om overordnede tiltak innen innovasjonssatsingen rettet mot mellomledere og medarbeidere, se kapittel om medarbeiderresultat.

 

Elektronisk kommune

Sosiale medier

Alle bystyremøtene ble direktesendt under møtene, og i ettertid publisert på YouTube-kanalen UngiSandnes. Filmene vil bli gjort tilgjengelig på kommunens offisielle YouTube-kanal i løpet av 2016. Kommunens offisielle Facebookside fortsetter å øke i popularitet. I løpet av 2015 har siden fått 695 nye «likere», som utgjør en økning på 17 prosent fra 2014. Ved utgangen av 2015 hadde siden totalt 4 759 «likere». Siden er blitt en viktig kanal for to-veis-kommunikasjon med innbyggerne som her gir tilbakemeldinger om stort og smått.

I løpet av 2015 ble 20 nye filmer lagt ut på kommunens offisielle YouTube-kanal. Filmene med flest visninger var "Sandnes kommunes nye intranett- og samhandlingsløsning" som ble avspilt 1 374 ganger, og "Sandnes - Fremtidens byer" som ble avspilt 1 154 ganger

Velferdsteknologi

Velferdsteknologi skal bidra til økt brukersikkerhet, kvalitet og treffsikre tjenester, samt mulighet for å bo hjemme lengst mulig. I 2014 ble det utarbeidet en egen strategi for velferdsteknologi med konkrete tiltak og satsingsområder. Det er etablert ulike nettverk og samarbeidsforum, som NSCC (((Norwegian Smart Care Cluster))) og velferdsteknologisk nettverk i Sør-Rogaland i regi USHT (((Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester Rogaland))). I 2015 ble det vurdert og planlagt flere prosjekter. Det skal søkes om RFF (((Regionalt forskningsfond))) midler til å drive tjenesteinnovasjon sammen med fire andre kommuner i Sør-Rogaland, Inventas og IRIS.

Elektronisk meldingsutveksling av pasientinfo

Elektronisk meldingsutveksling med fastlege og spesialisthelsetjenesten (helsenett) er i stadig utvikling. Totalt i 2015 ble det sendt og mottatt 32 718 meldinger, dette er en økning på 74 prosent fra 2014. Samhandling mellom primær og sekundærhelsetjenesten er blitt mer effektiv. Samhandlingspartnere er utvidet med flere fastleger og helseforetak. Samtidig stilles det større krav til teknologisk kompetanse både i enhetene og hos systemansvarlig/IT.

Mobil omsorg innebærer at omsorgstjenestene har tilgang til å lese og registrere informasjon fra fagsystemene via nettbrett mens de er hjemme hos brukerne. Foreløpig er 38 nettbrett tatt i bruk i to omsorgsdistrikt. Det har vært svært viktig å ivareta informasjonssikkerhet ved slik bruk av nettbrett, noe som har medført økt involvering fra IT.

IKT i barnehagen

IKT i barnehagen er blant annet bruk av digitale verktøy i det pedagogiske arbeidet med barna, som pc, kamera, skanner, iPad, smarttelefoner og Smartboard. Det har vært arrangert ulike kurs for personalet om digital kompetanse. Dette er en forutsetning for å gi barna positive opplevelser i bruk av digitale verktøy i barnehagen. IT og to styrere har bidratt i arbeidet med å finne gode programmer og apper som barnehagene kan bruke i arbeidet.

Utsending av brev og bruk av Digital post

Det er nå mulig å sende ut svarbrev fra kommunen digitalt. SvarUt(((SvarUt er en komponent som kobles til kommunenes saksbehandlings- og arkivsystem eller et fagsystem for utsending av digital post))) er koblet til SikkerDigitalPost (SDP). På bakgrunn av privatpersoners fødselsnummer (11 siffer) er SvarUT koblet mot kontaktregisteret og finner den digitale postkasseløsningen vedkommende har valgt, Digipost eller E-boks. Digital post til virksomheter og organisasjoner vil fortsette å gå til Altinn. Foreløpig er denne løsningen tilgjengelig ved utsending av brev fra Public 360. SvarUt vil også etterhvert bli tilgjengelig fra andre fagsystem.

I løpet av 2016 vil Sandnes kommune bidra til at flere innbyggere velger seg digital postkasse.

Nytt intranett – samhandlingsløsning

Høsten 2015 ble det nye intranettet Pulsen lansert. Løsningen er en arbeidsflate for alle ansatte med fokus på samhandling og tilrettelagt informasjon. Den legger til rette for økt delingskultur og bidrar til å redusere manuelle arbeidsprosesser.

E-læring

Det er gjort forsøk med å tilby repetisjonskurs for medikamenthåndtering via e-læring i 2015. Kompetansesenteret vil fortsette å videreutvikle e-læringskurs innenfor ulike temaer som et supplement til klasseromskurs

Identitets- og tilgangsstyring

Høsten 2015 ble det opprettet en prosjektgruppe med mandat til å anskaffe en IKT-løsning for identitets- og tilgangsstyring i Sandnes kommune. Løsningen skal benyttes til å oppnå en sikker og effektiv administrasjon av brukertilganger og identitetshåndtering for alle ansatte i kommunens nettverk og fagsystemer. Det ble arrangert fem dialogmøter med mulige leverandører og ett telefonmøte med IKT Agder for å innhente erfaringer. Arbeidet med å utforme et konkurransegrunnlag for anskaffelsen er påbegynt.

Bredbånd/samband

Det er en sterk økning i antall tilkoblede enheter slik som PCer, mobiltelefoner, nettbrett, låssystem og styringssystem i kommunens nettverk. Dette gir utfordringer for kommunens datatrafikk. Alle enheter bruker internett daglig og dette har en stor konsekvens for tildelt båndbredde til den enkelte resultatenhet. Derfor er det innen samband IT ser den største økningen i behov i sitt fagområde. IT er avhengig av ressurser til drift og investeringer for å holde tritt med denne utviklingen.

Telefoni/Skype

Skype for Business ble satt i drift i 2015. Løsningen ble installert med kobling til det offentlige telenettet. Omtrent 700 telefonnummer er nå flyttet til Skype for Business. Ansatte er fornøyd med løsningen. Dette arbeidet fortsetter i 2016.

IT samarbeid med andre kommuner

K10 er et IKT-forum for de 10 største kommunene i Norge. Forumet er et felles kontaktpunkt mot KS og skal medvirke til at KS/KommIT oppnår sine målsettinger når det gjelder interessepolitikk, strategiutvikling og gjennomføring av felleskommunale prosjekter. Forumet koordinerer arbeidet med felles høringsuttalelser og fremmer felles synspunkter når det gjelder prioritering og gjennomføring av oppgaver i KS/KommIT. I september 2015 vedtok hovedstyret i KS å styrke og videreføre satsingen på digitalisering. For å sikre god forankring og kontinuitet fra KommIT-programmet, er det opprettet et råd for digitalisering i kommunesektoren; KommIT-rådet. Sandnes kommune er representert ved kommunaldirektør for kultur og byutvikling.

Saksbehandlings- og arkivsystem

Dokumentsenteret er i mål med utrulling av Public 360° til skolene. Nærmere 1 100 lærere og administrativt personale har i løpet av prosjektet blitt opprettet som nye brukere og bortimot 100 kurs er blitt avholdt. Disse kursene kommer i tillegg til den faste kursvirksomheten i regi av dokumentsenteret. Prosjektet har ført til økt tilgjengelighet og bedre informasjonssikkerhet for dokumentasjonen som produseres innen denne sektoren. Korrespondanse mellom skolene og andre kommunale instanser kan nå i større grad gå digitalt.

Både fagsystemet Sats skole og to elektroniske skjemaer er satt opp til å avgi dokumenter direkte til Public 360°. Integrasjoner sparer kommunen for manuelle registeringer og kutter potensielt ned på saksbehandlingstiden etter som dokumentene går direkte til saksbehandler.

Det er også blitt jobbet med langtidsbevaring av dokumentasjonen i DocuLive, forløperen til Public 360°. Både leverandør og Interkommunalt arkiv i Rogaland er inne i bildet sammen med dokumentsenteret for å sikre denne dokumentasjonen for ettertiden.

 

Endringer i organisasjonen og tjenestene

I løpet av 2015 har det foregått prosjekter i tjenesteområdene knyttet til omorganiseringer. I forbindelse med omstilling og effektiviseringsprosjekt ble gjennomgang av organisasjon og ledelse satt på agendaen.

Dette prosjektet, med arbeidsgrupper innen alle tjenesteområdene, pågår fortsatt og vil bli avsluttet i løpet av 2016. Dette kan føre til organisasjonsendringer på sikt.

Endringer i levekårsområdet

Omstillingsarbeidet i levekår fortsetter. Det er besluttet at tjenester til personer med funksjonsnedsettelser skal samles i en ny enhet bestående av botiltakene, avlastningstjenesten og Kvål og Vågsgjerd aktivitetssenter. Samtidig ble det vedtatt å redusere omsorgsdistriktene fra 5 til 4 distrikt. Mestring har endret fra 9 til 7 avdelinger og redusert antall ledere og stab. Felles tildelingskontor ble vedtatt i 2014 og opprettet fra februar 2016.

Samorganisering av tidlig innsats

Ressurshelsestasjonstjenesten, barnevern og veiledere i PPT ble samlet i et tjenestetilbud under barnevern fra 1. januar 2016 (barnevern heter nå barne- og familieenheten). Utgangspunktet var et effektiviseringsarbeid på tvers av resultatenhetene. Dette med sikte på samorganisering av overlappende tiltak og aktiviteter i de tre ulike enhetene. Visjonen er å skape en organisering som tilrettelegger for en helhetlig tjeneste for barn og familier i vår kommune som trenger bistand utover mandatet til våre grunntjenester. Enheten skal legge særlig vekt på å sikre tidlig innsats og lavterskeltilbud.

Fagopplæring til HR

Fagopplæring, som ansvar for lærlingeordningen, flyttet fra Sandnes kompetansesenter til HR-avdelingen(((AKA Personal))) våren 2015.

 

Endringer i styringsmodell

Kommune- og fylkestingsvalg 2015

Kommunestyre- og fylkestingsvalget ble avholdt 14. september 2015. Valgdeltakelsen ved kommunestyrevalget var på 56,1 prosent og ved fylkestingsvalget 54,1 prosent, som er en reduksjon fra 2011 der valgdeltakelsen var henholdsvis 62,7 prosent og 60,2 prosent.

Sandnes kommune deltok som ved valgene i 2011 og 2013 i forsøk med elektronisk manntall, som fortsatt er en suksess. Nytt fra de to foregående valgene er at forsøk med stemmegivning over internett er avsluttet. Valggjennomføringen gikk generelt sett bra. Det var mye lengre kø ved avlukkene i de aller fleste valglokalene enn det har vært ved tidligere valg. Det samme rapporteres fra flere andre kommuner.

På grunn av en ny funksjonalitet i EVA (det valgadministrative datasystemet) gikk rapporteringen av valgresultatene svært raskt, og resultatene ble fortløpende publisert på den nye nettsiden www.valgresultat.no.

Det var videre høy aktivitet knyttet til arbeidet med oppnevning av styrer, råd og utvalg, og i det konstituerende møtet i bystyret 20. oktober 2015 var 73 saker oppe til behandling. Det ble arrangert folkevalgtopplæring, og det ble også innført ny elektronisk løsning for møtedokumenter. Sandnes kommune tok i bruk iPader og eMeetings, og opplæring ble gitt.

Innføring av parlamentarisme

Bystyret vedtok i juni 2012 å innføre parlamentarisme fra og med høsten 2015. I det konstituerende møtet 20. oktober 2015 valgte bystyret å ikke innføre parlamentarisme .

Barn og unges medvirkning

Barn og unges bystyre (BUBS) ble gjennomført med representanter fra alle barneskoler og ungdomsskoler i kommunen. Sandnes unge bystyre har avholdt månedlige møter der de har behandlet egne saker, og saker på høring. Ung ordfører har benyttet fem minutters taletid i starten av ordinære bystyremøter og halvårlige dialogmøter med utvalg for kultur og oppvekst har blitt gjennomført. Organiseringen av Sandnes unge bystyre ble i 2015 evaluert og vedtatt videreført som en hensiktsmessig form for ungdomsmedvirkning. Rutiner for saksgang har blitt forbedret. Kommunen startet i 2015 et tverrfaglig arbeid i forbindelse med opprettelse av en arbeidsgruppe for Sjumilssteget, der kommunen skal arbeide med implementering av FNs barnekonvensjon. Sandnes valgte i dette arbeidet å arbeide spesielt med barn og unges medvirkning

Kommunereformen

Kommunene Gjesdal, Hå, Klepp, Randaberg, Sandnes, Sola, Stavanger og Time innledet i begynnelsen av 2015 et samarbeid om å utrede tema som gjelder kommunesammenslåing og kommunereform for de åtte kommunene. Endelig rapport om arbeidet var ferdig i juni 2015, og det er etablert en egen web-portal for prosessen MinNyeKommune.no.

Målet med reformen er større og mer robuste kommuner med økt makt og myndighet for å møte morgendagens utfordringer og stadig økte forventninger fra innbyggerne. Se her for ekspertutvalgets rapport om kriterier for god kommunestruktur.

Sandnes bystyre behandlet rapporten fra fellesutredning og veien videre i arbeidet med kommunereformen i bsak 89/15. Bystyret mener at Sandnes er en robust kommune i dag. En ny kommune med Stavanger er ikke naturlig. Dersom nabokommuner ber om det er Sandnes positiv til å delta i drøftinger.

Sola kommune inviterte Sandnes, Randaberg og Stavanger til et første møte om kommunestruktur. Møtet ble avhold 10. november uten Randaberg, som takket nei til invitasjonen. Referat fra møtet finner du her .

Det ble på møtet besluttet å gjennomføre nabosamtaler og felles innbyggerundersøkelse, samt å engasjere ekstern fasilitator fra KS til å lede samtalene. Resultatene av dialogen skal ende i et prinsippdokument som viser mulighetene ved en eventuell ny kommune.

Det er også avholdt møte med Gjesdal kommune utfra deres invitasjon om dialog. Kommunene er enige om ikke å gå videre i Gjesdal sitt initiativ om grensejustering ved Figgjo.